Il n'y a qu'une seule chance d'établir une bonne première impression lors de l'intégration. Une simple procédure d'intégration avec un peu de paperasse et un manuel de l'employé a suffi à de nombreuses entreprises pour s'en sortir avant la pandémie. De nombreuses entreprises ont perdu des clients potentiels en raison de leur processus d'intégration médiocre. Par conséquent, nous ne voulons pas que vous fassiez la même erreur et avons recherché les meilleures pratiques d'intégration. Continuez à lire pour en savoir plus sur les meilleures pratiques d'intégration des employés.
Meilleures pratiques d'intégration
L'intégration est l'une des phases finales du processus d'embauche. Les procédures d'intégration de chaque employeur peuvent varier en termes de formalité et de structure, mais une réussite sera avantageuse pour les deux parties.
Ainsi, les nouvelles recrues pourront commencer à contribuer rapidement à votre organisation et seront en mesure de s'adapter rapidement aux capacités et aux attitudes nécessaires à leur nouveau poste.
Nos meilleures recommandations pour le faire correctement sont présentées ci-dessous :
#1. Communication régulière
Du moment où ils acceptent l'offre jusqu'au moment où ils commencent à travailler pour vous, il est essentiel de maintenir l'intérêt de votre nouvelle recrue. Ils peuvent se sentir plus à l'aise et s'enthousiasmer pour votre entreprise et votre service.
Les meilleurs candidats voudront naturellement commencer tout de suite, alors pensez à tout ce qu'ils pourraient faire avant de commencer à travailler pour vous qui leur serait utile à leurs débuts dans le poste.
#2. Pensez à vous inscrire en ligne
L'utilisation d'une approche en ligne présente divers avantages. Les formulaires peuvent être remplis à l'avance et saisis dans votre système, ce qui permet de gagner du temps le premier jour et de permettre au nouvel employé et à son responsable de se concentrer sur des tâches plus critiques. Votre procédure d'intégration peut être différente si vous employez un télétravailleur à temps plein.
#3. Soyez conscient de la date d'arrivée et du plan.
Un nouvel employé ne souhaite rien de plus que de se présenter dès son premier jour et de découvrir qu'il n'était pas du tout attendu ou que sa direction n'avait pas adéquatement planifié son arrivée.
Cela donne une image pauvre, négligente et désorganisée de l'entreprise. Assurez-vous que tous les laissez-passer, postes de travail, logiciels, comptes et autorisations sont préparés et que vous êtes informé de l'heure à laquelle ils devraient arriver.
#4. Faire une introduction
Une introduction à l'entreprise et une introduction de base spécifique au rôle doivent être données le premier jour. Considérez les compétences supplémentaires requises, telles que les procédures de santé et de sécurité, car vous êtes tenu par la loi de vous assurer que votre personnel est bien informé dans ces domaines.
#5. Choisissez un mentor ou un copain.
Si cela ne fait pas déjà partie de votre procédure d'intégration, pensez à désigner un copain ou un mentor. Le nouvel employé se sentira à l'aise de poser des questions « de tous les jours » à un collègue plus expérimenté, questions qu'il ne voudra peut-être pas poser à son patron.
Meilleures pratiques d'intégration des employés
#1. Avant le premier jour de travail de votre nouvel employé, commencez l'intégration
De nombreuses entreprises commettent l'erreur de retarder l'orientation et l'intégration jusqu'au premier jour de travail du nouvel employé. Mais souvent, il faudra des jours, des semaines, voire des mois à partir de la réception d'une offre d'emploi jusqu'à ce que votre nouvelle recrue commence son nouveau travail.
#2. Établir de fantastiques procédures d'embauche et d'accueil
Une excellente première impression peut être faite en offrant une excellente expérience d'embauche. Cependant, ce processus d'embauche implique bien plus que d'envoyer aux nouveaux membres de votre équipe une tasse de café ou une liste des réglementations commerciales.
Envisagez de créer une liste de contrôle pour les nouvelles embauches qui comprend certaines des pratiques de nouvelle embauche suivantes pour aider votre nouvel employé à démarrer rapidement et à le préparer non seulement pour son premier jour dans son nouveau poste, mais également pour son premier mois :
- Envoyez un appel et un e-mail pour saluer le nouvel employé.
- Envoyez une trousse de bienvenue aux nouveaux employés.
- Mettre en place l'équipement de travail et les ressources pour la nouvelle recrue.
- Créer un horaire et un programme pour une orientation.
- Donnez des occasions de saluer vos collègues
#3. Inclure les hauts dirigeants dans l'établissement de la culture organisationnelle.
Votre service des ressources humaines n'est pas le seul en charge de l'onboarding. Le développement d'un nouveau programme d'intégration des employés impliquera souvent des spécialistes des ressources humaines, mais l'exécution des activités d'intégration est le devoir de l'ensemble de l'organisation, y compris les membres de l'équipe, les superviseurs et les cadres supérieurs.
Impliquer un haut dirigeant, tel qu'un fondateur, donne à cette personne l'occasion de discuter des principes de l'entreprise et des comportements acceptables tout en aidant les nouveaux employés à saisir la culture et l'histoire de l'entreprise.
#4. Utilisation du logiciel d'intégration
Qu'il s'agisse de remplir les documents de recrutement ou de mener des programmes d'orientation et de formation pour les nouveaux employés, un processus d'intégration efficace implique une grande variété d'emplois et d'activités.
De nombreuses sociétés de logiciels SIRH proposent des solutions d'intégration automatisées et intégrées qui réduisent le besoin de formulaires papier, suppriment la saisie de données redondantes et rationalisent la procédure.
#5. Avec votre employé, établissez une fiducie entre vifs.
Que ce soit entre les membres de l'équipe ou entre un gestionnaire et un membre de son équipe, un accord de confiance est la pierre angulaire d'une ou plusieurs relations de travail productives. Il doit être élaboré, documenté, évalué et mis à jour régulièrement en commun en tant que document évolutif.
Meilleures pratiques d'intégration des nouveaux employés
Parce qu'elle prépare les individus à leurs rôles, l'intégration est cruciale pour les nouvelles recrues. S'assurer que leur transfert se passe le mieux possible est votre responsabilité en tant que leader. Des procédures d'intégration saines sont la clé.
Vous pouvez garder votre équipe contente et productive dès le départ en adhérant aux meilleures pratiques d'intégration de ces cinq employés.
#1. Apprenez le fonctionnement de votre nouvel employé.
Parce que chaque personne est unique, il est essentiel de comprendre la meilleure méthode pour intégrer la recrue dans la main-d'œuvre. Découvrez ce qu'ils espèrent retirer de leur travail, comment ils préfèrent être traités et comment ils abordent le travail en général.
En apportant les améliorations nécessaires qui faciliteront mieux leur transfert, vous pourrez faciliter l'intégration après avoir compris ces facteurs.
#2. Décrivez-leur les membres et les départements essentiels de l'équipe.
La présentation de talents nouvellement embauchés à des travailleurs chevronnés est l'un des éléments les plus cruciaux de l'intégration. Pensez aux personnes avec lesquelles leurs employés collaboreront fréquemment. Assurez-vous qu'ils rencontrent les personnes essentielles, y compris les chefs d'équipe.
#3. L'intensité de votre entraînement doit être équilibrée de manière appropriée.
Il est essentiel de réfléchir à la quantité de formation que vous offrez aux nouveaux employés avant de les intégrer. Chacun a ses inconvénients et il peut être simple de se surentraîner ou de se sous-entraîner.
Ils surchargent le personnel de connaissances lorsqu'il y a un excès de formation. Le cerveau humain ne peut pas retenir autant d'informations, contrairement à ce que vous pensez qui les aiderait à rattraper leur retard plus rapidement.
D'autre part, une formation inadéquate est également inefficace. En disant au personnel de tout gérer de manière indépendante avec peu d'assistance, vous leur dites effectivement cela.
#4. Assurez-vous d'utiliser des critiques constructives
Il ne faut pas s'attendre à la perfection d'un nouvel employé car personne n'est parfait. Pour encourager l'apprentissage par l'échec, il est utile d'établir une culture. Cela fait partie de leur donner des commentaires qui les prépareront pour le long terme.
#5. Maintenez votre dialogue.
Tout au long du processus d'intégration, vous devez assurer le suivi de vos nouvelles recrues à plusieurs reprises. À moins que vous ne le demandiez directement, vous ne pouvez pas dire comment une nouvelle recrue s'adapte.
Renseignez-vous sur leurs progrès, les domaines dans lesquels ils ont besoin d'aide et toute question qu'ils pourraient encore avoir. Assurez-vous de bien entendre leurs opinions, car cela les incitera à proposer des suggestions qui peuvent en fin de compte améliorer votre entreprise.
Meilleures pratiques d'intégration des clients
#1. Construisez pour vos clients une carte de cheminement claire.
Créez un chemin clair pour que vos clients voyagent dans un premier temps. Pendant le processus d'intégration, rien ne pourrait être plus déprimant que de voir votre client ne pas savoir quelle sera la prochaine étape. Pour vos clients, créez une expérience bien pensée.
#2. Reconnaître les besoins du client
Si vos clients ont vécu une rupture émotionnelle lors de l'intégration, c'est peut-être parce que vous ne faites pas très attention à ce qu'ils ont à dire. Les entreprises doivent être conscientes des exigences et des problèmes de leurs clients. Faites attention aux composants d'intégration qu'ils ne comprennent pas et à ceux qu'ils trouvent peu clairs. Ensuite, concentrez-vous sur l'amélioration de cette caractéristique de l'expérience ou sur la simplification de l'explication qui l'accompagne.
#3. Établir des objectifs et des délais.
Prérégler les attentes d'un client est une bonne idée avant qu'il ne commence à utiliser un produit ou un service. Ce faisant, vous pouvez construire une image plus claire de ce que vous leur donnerez et avoir une idée décente de ce qu'ils veulent faire de votre offre.
#4. Posséder une mentalité de résolution de problèmes.
Pendant le processus d'intégration, tout ne se déroulera pas comme prévu. Même si vous adhérez au modèle d'intégration du client, il se peut que vous oubliiez certains éléments en raison de divergences contextuelles avec votre client.
L'adresse de votre client est peut-être hors de portée de votre fournisseur 3PL, ou le service qu'il essaie d'utiliser n'est pas ce dont il a besoin. Une approche de résolution de problèmes est utile dans des situations comme celles-ci.
#5. Automatisez les actions de routine
L'une des méthodes les plus simples pour accélérer un processus d'intégration consiste à développer un cadre d'intégration client reproductible. Chaque fois qu'une intégration a été effectuée à la volée, du temps est perdu à la fois pour l'entreprise et pour le client. Automatisez ce qui peut l'être, alors.
Meilleures pratiques d'intégration virtuelle
#1. Commencer tôt le processus d'intégration
Les entreprises distantes reportent souvent le début du processus d'intégration jusqu'au premier jour de l'employé. À notre avis, le meilleur plan d'action commence bien avant que le nouveau membre de votre équipe ne se présente au travail.
Dès que la procédure d'embauche du nouveau personnel est terminée, envoyez une trousse de bienvenue.
#2. Créez et distribuez un calendrier ou un ordre du jour d'intégration.
En plus de livrer du swag, nous vous conseillons d'inclure un ordre du jour dans votre dossier de bienvenue qui détaille le calendrier d'intégration de votre nouvelle recrue et les deux premières semaines.
Cela calme leur anxiété initiale en leur donnant un aperçu de ce qui s'en vient (sans les submerger).
#3. Donner des tâches simples pour encourager la confiance et la facilité
Préparez quelques activités simples que vos nouvelles recrues doivent accomplir au début pour les aider à gagner en confiance avant qu'un travail important ne soit nécessaire. Fournissez-leur des formulaires RH à remplir, demandez-leur de visionner une vidéo rapide, configurez leurs profils logiciels Slack et PM, et plus encore.
#4. Planifier une formation virtuelle
Envisagez d'ajouter quelques sessions de formation virtuelles à l'horaire de votre nouvelle recrue. Vous pouvez leur fournir des liens vers des didacticiels Internet, des films de formation internes ou des présentations Google Slides pour des présentations pendant la formation. Ils peuvent rattraper leur retard sur leur emploi du temps à l'aide de ceux-ci.
#5. Planifiez des réunions en ligne avec des individus et des groupes pour présenter l'équipe
Tout le monde peut rencontrer ses collègues virtuellement dans un cadre moins intimidant. Le programme doit inclure quelques appels vidéo, en commençant par de plus petits groupes de travailleurs avec lesquels ils interagiront souvent.
Quels sont les 5C de l'intégration ?
Les 5C de l'intégration sont :
- Conformité
- Clarification
- Culture
- Connexion, et
- Vérifie à nouveau
Quelles sont les 3 phases de l'intégration des employés ?
Lorsque les équipes RH utilisent le terme « onboarding », elles impliquent essentiellement tout ce qui se passe pour qu'une nouvelle recrue commence son rôle après avoir signé une lettre d'offre. Ces différentes activités se répartissent souvent en trois phases qui se chevauchent :
- Administration
- Orientation, et
- Activation.
À quoi ressemble une bonne intégration client ?
Vous maintenez l'engagement client avec un bon processus d'intégration. Leur utilisation réussie de votre produit résultera de votre aide pour les aider à comprendre et à expérimenter la valeur qu'il offre. Mais plus important encore, cela leur fournira une motivation pour revenir et l'utiliser à plusieurs reprises. Augmentation des conversions d'essai.
Comment créer une liste de contrôle d'intégration ?
Pour créer une liste de contrôle d'intégration, procédez comme suit :
- Analyser les exigences du poste.
- Ils doivent diviser la liste de contrôle en sections.
- Faites une liste des conditions préalables à l'embauche.
- Faites une liste des tâches pour le premier jour.
- Donnez-leur des tâches à accomplir tout au long de leur première semaine.
- Après le premier mois, vérifiez avec eux.
Comment pouvez-vous améliorer l'intégration des clients ?
L'intégration de nouveaux employés doit être simple et flexible. Les perceptions favorables des clients à l'égard de votre marque et leur probabilité de devenir des clients sont renforcées lorsqu'ils constatent la rapidité, le confort, la sécurité et la commodité dont vous faites preuve lors de l'intégration.
FAQ sur les meilleures pratiques d'intégration
Quelles caractéristiques définissent un système d'intégration réussi ?
Un processus d'intégration réussi établit un équilibre entre la transmission des connaissances, la création d'enthousiasme et la promotion des relations. Les entreprises peuvent fournir aux nouvelles recrues les connaissances, les contacts et les ressources dont elles ont besoin pour se sentir suffisamment à l'aise et en confiance pour effectuer un excellent travail en organisant soigneusement le processus d'intégration.
Qui doit gérer le processus d'intégration ?
Le responsable des recrutements est la personne idéale pour fournir au nouvel employé la formation nécessaire pour réussir dans son poste, qui est l'un des éléments les plus cruciaux de l'intégration.
Conclusion
Vous pouvez voir que le processus d'intégration est essentiel après le processus d'embauche. Suivez les étapes décrites dans cet article pour que vos employés et clients se sentent chez eux et qu'ils aient une bonne impression de vous en tant que RH.
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Bibliographie
