Les responsables RH rencontrent quotidiennement divers problèmes, mais aucun n'est plus intensif que le recrutement et l'intégration des employés. La demande est insatiable, mais le vivier de talents se rétrécit progressivement. Malgré la pénurie de talents, trouver le bon candidat est devenu plus important que jamais. Néanmoins, une fois que la personne appropriée est trouvée, une tâche encore plus importante se dessine. Ainsi, dans cet article, nous parlerons davantage de l'intégration des employés, de sa liste de contrôle, de son processus et de sa formation.
Après avoir passé d'innombrables heures à chercher, trouver, interviewer et recruter les personnes idéales, si la nouvelle recrue part pour un pâturage plus vert, tous vos efforts seront vains et vous serez de retour à la case départ.
Qu'est-ce que l'intégration ?
L'intégration est une expression de l'industrie des ressources humaines faisant référence au processus d'introduction d'une personne nouvellement embauchée dans une entreprise. Également connue sous le nom de socialisation organisationnelle, l'intégration est un aspect crucial pour aider les employés à comprendre leurs nouveaux rôles et leurs nouveaux besoins. C'est le processus qui leur permet de s'intégrer au reste de l'entreprise. Diverses actions entrent dans le processus d'intégration, de l'offre d'emploi à la formation de l'équipe.
Combien de temps dure l'intégration ?
L'intégration peut durer de quelques semaines à un an, bien que l'intégration la plus efficace prenne généralement au moins quelques mois. Une fois le processus d'intégration terminé, les employés doivent se sentir confiants et capables.
Bien qu'il n'y ait pas de règle absolue sur la durée du processus d'intégration d'un nouvel employé, il est important d'être minutieux. De nombreuses entreprises ont un processus d'intégration qui dure environ un mois ou quelques semaines, ce qui met les nouveaux employés en danger de se sentir dépassés par leurs nouvelles tâches et de ne pas se connecter avec le reste de l'entreprise.
De nombreux professionnels des RH recommandent qu'un processus d'intégration dure 90 jours, bien que certains spécialistes proposent que le processus dure jusqu'à un an. Cela garantit que les employés obtiennent les ressources dont ils ont besoin pour se familiariser avec l'organisation, assimiler leur formation et se sentir en confiance dans l'exercice de leurs fonctions comme prévu.
Intégration des employés
L'intégration des employés est définie différemment par chaque organisation. Bien que le processus soit presque identique, la durée et les tâches impliquées rendent chaque programme d'intégration unique.
Certains responsables RH semblent penser que le processus d'intégration consiste simplement à remplir des documents pour les nouvelles recrues. Cependant, les membres de l'équipe les plus intelligents et les plus motivés ont une vision différente de ce qu'est l'intégration. Ils prennent en compte toute la période allant du moment où une offre est publiée jusqu'au moment où un employé devient un contributeur précieux à l'organisation pour faire partie de l'intégration des employés.
À partir du moment où vous faites une offre jusqu'à ce que la personne commence à jouer un rôle, l'embarquement a lieu. Pourtant, le temps nécessaire pour y parvenir peut différer d'une entreprise à l'autre. Certaines entreprises considèrent l'intégration comme un événement d'une journée, tandis que d'autres la considèrent comme un processus de 18 mois. Néanmoins, presque toutes les entreprises commencent le processus d'intégration des employés immédiatement après la remise d'une lettre d'offre à un employé potentiel.
L'embarquement, c'est tout ce qui se passe pendant cette période, comme le programme d'orientation, le plan de formation, la mise en place d'indicateurs de performance et la création d'une boucle de rétroaction.
Qu'est-ce que le workflow d'intégration des employés ?
Le flux de travail d'un employé à l'embarquement est une série d'étapes prédéfinies qui exposent un nouvel employé à l'environnement et à la culture de l'entreprise. Un processus d'intégration sans faille est essentiel pour que les entreprises s'engagent tôt auprès de leurs employés et leur offrent une expérience d'intégration positive. Le processus d'intégration consiste en une variété d'activités telles que l'orientation des nouveaux employés, la formation, la socialisation, etc.
Pourquoi l'intégration efficace des employés est-elle importante ?
L'intégration des employés est la première interaction qu'un employé a avec l'entreprise après le long processus d'entretien.
- Si l'expérience ne répond pas aux attentes, votre employé peut regretter d'avoir accepté l'offre d'emploi.
- Un processus d'intégration médiocre peut modifier leurs perspectives. Cela leur donne des idées préconçues sur l'entreprise et finit par forcer les employés à démissionner plus tôt.
- Un processus d'intégration des employés solide est nécessaire pour aider vos nouvelles recrues à s'installer dans leur emploi, à connaître l'organisation, à obtenir des éclaircissements sur leurs objectifs de travail et à développer une relation positive avec les autres employés.
- Une expérience d'intégration remarquable permet non seulement aux employés de se sentir les bienvenus, mais les aide également à se fondre plus rapidement dans la famille organisationnelle actuelle.
- Les responsables RH sont déjà surchargés. La simple perspective de s'attaquer à l'énorme quantité de paperasse nécessaire au processus d'embarquement suffit à déclencher des cauchemars.
Ainsi, raccourcir le processus d'intégration impressionne non seulement les nouveaux employés, mais diminue également la charge de travail de l'équipe RH.
Processus d'ambarquement
Lorsqu'un employé potentiel accepte une lettre d'offre, il devient un membre officiel de l'organisation. Le processus d'intégration comprend les étapes suivantes.
#1. Informer les employés des politiques et des avantages sociaux de l'entreprise.
Donnez des informations détaillées sur les politiques et les avantages sociaux des employés lors de leur premier jour dans l'organisation. Tout, de la conformité à l'assurance en passant par les responsabilités fiscales, la politique d'entreprise sur les congés, la diversité et l'inclusion, doit être couvert dans la session ou le matériel de formation. À ce stade, demandez à l'employé de signer tous les documents de conformité confirmant officiellement son appartenance à l'organisation.
Si les signatures numériquesOpens a new window sont autorisées sur les documents de conformité étatiques/fédéraux dans votre pays, vous pouvez utiliser le logiciel d'intégration des employés pour communiquer la documentation appropriée aux nouveaux employés avant leur premier jour dans l'entreprise. Cela signifie qu'ils peuvent remplir toutes les obligations de conformité à l'avance et devenir des membres contributeurs de l'équipe dès le premier jour.
#2. Clarifier le rôle
Qu'est-ce qu'un employé doit faire exactement dans le cadre de son travail ? Une ventilation de toutes leurs tâches quotidiennes est nécessaire pour aider les gens à comprendre leur fonction. Qui communique ces informations ? Le responsable est le mieux placé pour fournir une image claire de ce que le rôle d'un employé impliquera à ce stade du processus d'intégration.
Ces informations doivent être fournies au cours des 30 premiers jours de travail, au fur et à mesure que le nouvel employé apprend et s'approprie lentement sa fonction. Dans ce processus, il est également nécessaire d'indiquer à l'employé avec qui il doit collaborer pour faire son travail les membres de ses propres équipes ainsi que les membres d'autres équipes ainsi que la matrice de rapport pour ces partenariats.
#3. Faciliter la formation
Le supérieur immédiat est la meilleure personne pour faciliter la formation dans le cadre du processus d'intégration à long terme. Même l'employé le plus expérimenté doit bénéficier d'une session de formation pour comprendre le fonctionnement des processus dans sa nouvelle entreprise ou sa nouvelle équipe.
Les entreprises peuvent commencer à donner cette formation avant même le premier jour des travailleurs dans l'organisation. Les supports de formation de base peuvent être envoyés par e-mail et les employés peuvent recevoir un résumé des tâches qu'ils sont censés accomplir via le logiciel d'intégration des employés.
#4. S'intégrer à la culture organisationnelle
L'assimilation à la culture organisationnelle est un processus continu. Pourtant, lorsqu'un employé rejoint l'organisation, les responsables RH et les responsables d'équipe doivent lui fournir une vision large de la culture. Comment peuvent-ils faire cela? Une méthode consiste à s'assurer que la vision et l'énoncé de mission de l'entreprise reflètent sa culture.
#5. Aider à créer des liens sociaux avec des collègues
Si ce n'est pas entièrement de la responsabilité du manager/RH, c'est à lui de permettre la communication entre les collaborateurs, même si certains salariés sont peu ouverts à l'intégration. Cela implique de favoriser un environnement dans lequel les amitiés entre collègues sont favorisées.
Plusieurs entreprises utilisent le système de compagnonnage des nouveaux employés, dans lequel un employé est chargé d'aider le nouvel employé à naviguer sur le lieu de travail, des activités liées à l'emploi aux questions administratives et tout le reste.
Liste de contrôle d'intégration
Une liste de contrôle d'intégration est une technique permettant aux responsables du recrutement d'organiser les étapes nécessaires pour aider les nouvelles recrues tout au long de leurs premiers jours et mois dans une entreprise. La liste de contrôle garantit que chaque étape clé du processus d'intégration des nouvelles recrues est terminée. Il sert de point de départ pour les procédures spécifiques à l'emploi.
Mais, vous devez savoir que remplir une liste de contrôle d'intégration ne se transforme pas nécessairement en une intégration réussie. Le meilleur processus d'intégration établit un équilibre entre les besoins de l'employé, comme l'aider à incarner la culture de l'entreprise, et les événements pratiques inattendus.
Qu'est-ce qui devrait être inclus dans une liste de contrôle d'intégration ?
Voici quelques éléments que toute liste de contrôle d'intégration devrait avoir :
- Processus de recrutement
- Rôle du salarié
- L'établissement d'objectifs
- Formation professionnelle
- Introduction à la culture d'entreprise
- Dates d'enregistrement
- Rencontre avec d'autres employés ou supérieurs
- Documentation
- Apprentissage du produit
Formation d'intégration
Un programme de formation et d'intégration réussi peut aider les nouveaux employés à se sentir bien accueillis, à s'adapter à la culture de votre entreprise et à devenir productifs plus rapidement. La formation des nouvelles recrues et les possibilités d'apprentissage continu peuvent également vous aider à retenir les membres qualifiés de l'équipe.
Voici six excellentes pratiques pour vous aider à affecter considérablement les nouveaux employés lors de la formation et de l'intégration.
#1. Établir les compétences de base dès le début.
Préparez vos nouvelles recrues à leurs responsabilités en les aidant à établir certaines compétences de base au cours de leurs 30 premiers jours. Cela peut englober tout ce qu'ils doivent apprendre pour s'épanouir dans leurs rôles, tels que la connaissance et la messagerie des produits, les outils, les compétences non techniques et les interactions d'équipe interfonctionnelles.
#2. Mettez en valeur les points forts des membres de votre équipe.
La majorité du temps, la formation se concentre sur l'identification des domaines de croissance d'un employé et sur l'amélioration de ses compétences les plus faibles. Pourtant, il est également crucial de cultiver les forces des membres de votre équipe. L'apprentissage basé sur les forces peut augmenter l'engagement des employés jusqu'à 23 % et réduire l'attrition de 73 %.
#3. Augmentez la durée d'embarquement de 90 à 365 jours.
En moyenne, les nouvelles recrues atteignent un taux de productivité de 25 % au cours de leur premier mois, un taux de productivité de 50 % au cours de leur deuxième mois et un taux de productivité de 75 % au cours de leur troisième mois. Pourtant, une nouvelle recrue peut mettre jusqu'à un an pour atteindre son potentiel de performance maximal.
#4. Embarquement en petits groupes
L'intégration de nouveaux employés dans des groupes peut stimuler l'apprentissage collaboratif tout en créant un sentiment immédiat de camaraderie et en favorisant une culture forte. Selon les recherches, lorsque les employés se sentent connectés à l'entreprise et à sa culture, leurs performances s'améliorent jusqu'à 22 %.
#5. Reconnaissez les premières réalisations des membres de votre équipe
Reconnaître les membres de l'équipe pour leurs réalisations lors de l'intégration montre à quel point votre entreprise apprécie la formation, l'apprentissage et le développement des nouveaux employés. Cela encourage également les membres de l'équipe à participer à de futures activités d'apprentissage, car la reconnaissance incite 85 % des employés à être plus performants.
#6. Élaborer des stratégies de développement à long terme des employés.
Au cours du processus d'intégration, discutez des objectifs de carrière à long terme avec les nouveaux membres de votre équipe et créez des plans de croissance correspondants afin qu'ils puissent participer à l'apprentissage continu. Cela donnera aux nouveaux employés une idée de leur avenir au sein de votre organisation, ce qui entraînera un engagement et une satisfaction précoces des employés.
Quelles sont les 4 phases de l'intégration ?
4 phases d'intégration des employés :
- Préembarquement.
- Intégration et accueil des nouveaux collaborateurs.
- Formation.
- Transition vers le nouveau rôle.
Quel est le but de l'intégration ?
L'intégration aide les nouvelles recrues à s'adapter aux aspects sociaux et de performance de leur travail, leur permettant de devenir rapidement des membres efficaces et contributeurs de l'organisation. Ce rapport, L'intégration des nouveaux employés : optimiser le succès, fournira les ressources dont vous avez besoin pour développer un processus d'intégration efficace dans votre entreprise.
Quelle est la différence entre l'adhésion et l'intégration ?
L'orientation est le processus qui se déroule peu de temps après qu'un employé commence à le sensibiliser à la culture de l'entreprise et au travail qui doit être fait. Cela peut durer une semaine ou un mois. L'intégration, en revanche, est un long processus qui peut prendre jusqu'à trois mois ou un an.
Qu'est-ce qu'un exemple d'intégration ?
Faire visiter le bureau au nouvel employé et le présenter aux autres employés. Emmener la nouvelle recrue déjeuner le premier jour. Vérifier régulièrement avec la nouvelle recrue.
Quels sont les 5 C de l'intégration ?
Les 5c représentent la conformité, la clarification, la culture, les connexions et la vérification.
L'intégration signifie-t-elle l'embauche ?
Oui. Le processus d'intégration de nouveaux employés dans l'organisation est appelé « intégration ».
À qui profite l'intégration ?
L'intégration est importante car elle acclimate les employés à leurs rôles, aux valeurs de l'entreprise et aux offres de l'entreprise. Il engage également les employés, produisant des travailleurs qui se consacrent au succès de l'entreprise et aide à la rétention des nouvelles recrues en leur faisant sentir qu'ils font partie de l'équipe.
De quelles compétences avez-vous besoin pour l'intégration ?
Jetons un coup d'œil aux compétences répertoriées dans une description de poste typique d'expert en embarquement :
- Capacités de communication.
- Capacité à travailler en équipe efficace.
- Expérience avec les systèmes Microsoft Office et SIRH.
- Connaissance du droit du travail.
- Bonnes capacités de gestion du temps.
Conclusion
Un outil d'intégration solide devrait motiver les nouveaux employés à explorer sans hésitation le nouveau terrain de l'entreprise. Grâce à un processus d'intégration automatisé, les nouvelles recrues peuvent passer moins de temps à remplir des documents et plus de temps à se renseigner sur les principes de l'entreprise, à explorer le lieu de travail et à se faire de nouveaux amis.
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Bibliographie
