Le déménagement de bureaux est une annonce difficile à dire à haute voix pour certaines personnes en raison des raisons du déménagement. Cela pourrait être le résultat d'un modèle d'entreprise réussi. Parfois, c'est le résultat de la bonne fortune, mais d'autres fois, c'est le résultat d'une mauvaise gestion. Certaines entreprises ont connu une croissance phénoménale grâce à leurs services au cours des dernières années, ce qui les a amenées à envisager de déménager leurs bureaux. C'est l'une des nombreuses bonnes raisons de choisir un nouvel emplacement pour votre entreprise ! Les fonds de l'entreprise peuvent également inciter à déménager. Le loyer de votre établissement a peut-être augmenté ou vous n'êtes peut-être plus rentable dans votre région. Comme vous pouvez le voir, une société peut déménager pour plusieurs raisons. Quelle que soit la raison, le déménagement du bureau est important. Par conséquent, il est nécessaire de disposer d'une liste de contrôle pour le déménagement des bureaux.
Qu'est-ce qu'un déménagement de bureau ?
La relocalisation des bureaux fait référence au déplacement des activités de l'entreprise qui sont actuellement exercées dans le bâtiment exclu vers le nouvel immeuble de bureaux dans le cadre du processus de relocalisation des bureaux.
Comment planifier un déménagement de bureau ?
Sans une planification, une préparation et une organisation appropriées, le déménagement d'un bureau peut être une épreuve chaotique, frustrante et chronophage. S'il s'agit de votre premier déménagement, vous ne savez peut-être pas par où commencer ni ce qu'il faut rechercher dans un bon plan. Voici quelques plans pour une relocalisation de bureau réussie.
#1. Désigner une personne ressource
Attribuez la responsabilité principale du déménagement à vous-même ou à quelqu'un d'autre au sein de votre organisation. Vous pourriez considérer cette personne comme le coordinateur du déménagement du bureau. Il ou elle doit être un maître de la logistique, un porte-parole efficace de votre organisation et un penseur rapide dans les situations de crise.
En règle générale, il est préférable de garder les équipes de planification pour les projets plus petites. L'équipe de la liste de contrôle du déménagement du bureau sera dirigée par le coordinateur du déménagement interne, et son travail constituera la base du nouvel aménagement de votre bureau.
#2. Choisissez des dates cruciales
Découvrez quand votre bail actuel expire, quand vous voulez déménager, quand vous voulez signer un nouveau bail, quand vous voulez commencer et terminer la construction de votre nouveau lieu de travail, et quand vous voulez être complètement emménagé.
#3. Créer un plan complet
Le responsable de la relocalisation doit avoir une stratégie globale qui peut être facilement communiquée à la haute direction et au reste de la main-d'œuvre. Les échéanciers, les responsabilités attribuées et les autres développements du projet doivent tous être clairement affichés dans ce plan.
Si possible, il serait idéal d'utiliser une application de gestion de projet qui est actuellement utilisée régulièrement au sein de votre organisation, car cela faciliterait la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe. Commencez avec un modèle complet qui spécifie quelles étapes sont cruciales, comme celle-ci ou celle-ci.
De plus, le nombre et le type de personnel en place, ainsi que la taille globale de l'entreprise, détermineront l'étendue des exigences logistiques associées aux services de relocalisation. Alors que les grandes organisations peuvent construire à partir de zéro, les petites entreprises peuvent simplement louer une structure existante et emménager.
#4. Déterminez le type d'installations en milieu de travail dont vous avez besoin
L'espace de travail idéal peut varier considérablement en fonction de la nature de l'entreprise qui vous emploie. Si vous souhaitez que votre nouveau bureau soit l'environnement le plus propice au travail et à la croissance, il est essentiel que vous identifiiez vos incontournables dans le cadre du plan de relocalisation.
#5. Établissez le fournisseur de relocalisation que vous utiliserez
Tout d’abord, déterminez si vous vous occuperez de tout l’emballage et du déménagement, ou si vous embaucherez services de déménagement complets. Un coordinateur de déménagement professionnel peut gérer la logistique du déménagement lui-même si vous faites appel à une entreprise de déménagement à service complet. Votre entreprise de déménagement s'occupera de toute la logistique, il n'est donc pas nécessaire de l'inclure dans votre plan de projet. Néanmoins, vous devez prendre en compte le temps nécessaire pour trouver et embaucher les meilleurs déménageurs de bureaux à service complet adaptés à votre emploi du temps.
Services de déménagement de bureau
Il peut être stressant d'organiser un déménagement de bureau. Le démontage et le remontage impliquent une série interminable de tâches, dont chacune doit être accomplie sans faute ou l'entreprise perdra de l'argent. L'utilisation des services et des entreprises de relocalisation de bureaux de Chipman garantit une transition en douceur avec le moins de perturbations pour votre entreprise.
Avantages des services de déménagement de bureaux
Les déménagements de bureaux sont connus pour causer des temps d'arrêt inattendus, du stress et même l'étrange maladie des travailleurs le jour du déménagement. Cependant, l'embauche de services de déménagement de bureau peut atténuer le stress, raccourcir la transition et assurer le succès dans le nouvel emplacement. Voici quelques-uns des avantages des services de déménagement de bureaux.
#1. Détendez-vous et oubliez le transport
Vous craignez que le camion de déménagement loué ne soit pas assez grand pour accueillir les bureaux, les ordinateurs et les meubles de la salle de repos de votre bureau ? L'embauche de services et d'entreprises de déménagement de bureaux professionnels, tels que Perry Moving & Storage, est le moyen le plus simple de transporter vos affaires de A à B. Ils sont experts dans la relocalisation d'articles volumineux, volumineux ou gênants et sont heureux de le faire. Pour toi.
#2. Économiser de l'argent
Les services et les entreprises de déménagement de bureaux professionnels sont parfois perçus à tort comme étant d'un coût prohibitif, mais c'est rarement le cas. Lorsque les coûts des temps d'arrêt supplémentaires, de la baisse de productivité et des biens endommagés sont pris en compte, il devient clair que l'embauche de professionnels est l'option la plus rentable. Les pros sont formés pour transporter des articles d'un endroit à un autre sans causer de dommages ni de dommages aux articles déplacés ou à l'un de vos employés qui pourraient vous aider. En prime, vous n'aurez pas à dépenser d'argent pour les dépenses liées au déménagement, telles que la location d'un camion, du matériel de déménagement professionnel, des caisses d'emballage, etc.
#3. Réduire au minimum les pertes de productivité
Vous pouvez confier vos affaires de bureau aux mains rapides et prudentes de services et d'entreprises de déménagement de bureaux professionnels. Cela implique que vous pouvez réduire la durée de fermeture de votre entreprise avant de perdre de l'argent. Dans le monde commercial, le temps c'est de l'argent, il est donc important de prioriser les opérations de restauration le plus tôt possible.
#4. Expérience
Lorsque vous passez un contrat avec des services ou des entreprises de déménagement de bureaux, vous avez accès à une équipe d'experts qualifiés possédant une connaissance approfondie des processus de déménagement et d'installation. Lorsque vous travaillez avec des experts, ils s'occuperont des détails, comme repérer les fils qui ont été oubliés ou déterminer comment réorganiser les meubles pour accueillir les prises électriques mal situées.
Qu'est-ce qui devrait être inclus dans un forfait de déménagement?
Afin de déménager avec succès pour le travail, il est important d'avoir des conversations approfondies sur vos désirs et vos préoccupations avec votre entreprise. Vous pouvez tirer le meilleur parti des négociations de votre forfait de réinstallation avec votre nouvelle entreprise si vous prenez le temps d'examiner attentivement le contenu de votre forfait et d'identifier les domaines dans lesquels vous avez besoin d'une assistance supplémentaire. Ce sont des choses à inclure.
- Payez des ajustements ou des primes.
- Aide aux frais immobiliers.
- Remboursement de déménagement.
- Date de début flexible.
- Visites gratuites.
Check-list Déménagement du bureau
Déménager un bureau est un petit inconvénient pour un propriétaire d'entreprise ou un entrepreneur en démarrage qui se traduirait par plus de revenus ; le choix a déjà été fait de s'agrandir pour servir plus de clients ou de réduire les frais généraux. Il est temps de passer à autre chose et d'obtenir une liste de contrôle de déménagement de bureau maintenant que vous avez signé un nouveau bail.
Les listes de contrôle de déménagement de bureau sont beaucoup plus difficiles et déroutantes que les déménagements à domicile, et même une erreur mineure pourrait faire perdre de l'argent à votre entreprise. De plus, le déménagement d'un bureau est une tâche difficile pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Non seulement tout le personnel du bureau est déplacé, mais également toute la machinerie, l'électronique, les luminaires, les ordinateurs et le mobilier. Par conséquent, vous voulez vous assurer que tout se passe le mieux possible, car toutes ces choses, y compris le personnel, sont ce qui paie les factures. En organisant vos tâches dans un calendrier à l'aide d'une liste de contrôle de déménagement de bureau, vous saurez toujours quoi faire ensuite et si vous êtes ou non sur la bonne voie pour déménager dans les délais.
#1. Révisez votre bail
Vous avez une résiliation anticipée de bail ? Avez-vous besoin de réparer des dégâts avant le déménagement ? Y a-t-il des dispositions dans le bail dont vous devez être au courant? Pour vous assurer de ne rien manquer, posez-vous ces questions et lisez attentivement le bail.
#2. Renseignez-vous auprès des entreprises de déménagement
Vous pouvez économiser de l'argent et assurer un déménagement sans heurts en comparant les devis de déménagement des meilleures entreprises. Plus tôt vous commencez à chercher, mieux c'est. Vous devriez obtenir de nombreuses offres car ces entreprises de déménagement ont souvent de longs retards qui peuvent durer des mois. Tenez également compte de l'équipement que vous déplacez. Les grosses machines peuvent nécessiter un transporteur spécialisé puisque toutes les entreprises de déménagement ne sont pas équipées pour les manipuler.
#3. Créer un plan de dépenses et un budget
Un budget est essentiel, cela ne fait aucun doute. Déterminez combien d'argent vous aurez besoin pour déménager et quels services vous aurez besoin tout de suite mais dont vous pourrez vous passer si nécessaire. De nombreuses entreprises, par exemple, demandent aux déménageurs d'emballer des fournitures de bureau pour les travailleurs. C'est un accessoire plutôt qu'un incontournable. Il est possible d'économiser de l'argent en demandant aux travailleurs d'emballer leurs propres affaires.
Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'argent dans le budget pour payer les dépenses de réinstallation du personnel. Même si votre entreprise est très petite, cela consommera un pourcentage important de vos fonds. Il s'agit de la liste de contrôle de déménagement de bureau la plus cruciale.
#4. Nommer un groupe de travail
Il est crucial de nommer une équipe de planification pour coordonner bon nombre des éléments de cette liste de contrôle de déménagement de bureau. Déménager un bureau est une entreprise majeure, il est donc important de travailler avec des professionnels fiables.
C'est pourquoi beaucoup veulent travailler avec une entreprise de déménagement professionnelle comme ARC. Ici, nous nous occupons de tous les détails pour que vous n'ayez pas à le faire. Vous aurez plus de facilité et l'entreprise ne perdra aucun revenu en raison d'un arrêt de la production.
Comment communiquez-vous avec un déménagement de bureau ?
- Exprimez-vous sincèrement. Afin d'avoir des conversations productives, vous devez d'abord être sincère dans vos intentions.
- Boostez la communication de haut en bas.
- Commencez tôt.
- Nous vous assisterons dans toutes les facettes de votre déménagement de bureau.
Entreprises de déménagement de bureaux
Déménager votre bureau par vous-même peut être une épreuve stressante. L'embauche d'entreprises de relocalisation commerciales ou d'un service de relocalisation spécialisé dans les transferts de bureaux peut considérablement réduire l'impact sur la productivité et le moral tout au long de la transition. De plus, si vous envisagez un transfert de bureau ou une relocalisation, vous voudrez entrer en contact avec l'une des entreprises que nous avons recommandées ci-dessous. Gardez à l'esprit qu'avant d'accepter tout travail, tout service de déménagement fiable se fera un plaisir de vous fournir un devis gratuit et sans obligation.
#1. Déménagements Tsi-Tsi
TSi-TSi Removals est une société de déménagements commerciaux basée dans l'Oxfordshire qui dessert une grande variété d'entreprises locales. Ce sont des experts dans la relocalisation des lieux de travail avec un minimum de temps d'arrêt. Une équipe de déménageurs emballera, chargera, déchargera et déballera tous vos biens dans le cadre de leur service complet de déménagement à domicile. Leurs alternatives pour un transfert de bureau sans stress garantiront que le déménagement de votre bureau se déroule sans encombre.
#2. Experts en déménagement et stockage
Située à Londres, Removals & Storage Experts est une société d'entreposage qui propose des déménagements de bureaux à service complet pour alléger le fardeau de ses clients. Ils ont une vaste expérience de l'entreposage et des déménagements en entreprise et fournissent un service complet qui comprend l'emballage, le transport, l'entreposage et la livraison. Les embaucher signifie que vous et votre équipe n'aurez pas à lever le petit doigt (ou à vous rendre à l'entrepôt) jusqu'à ce que vous demandiez expressément le contraire.
#3. Déménagements d'horlogerie
Clockwork Removals a 25 ans d'expérience en relocalisation d'entreprise et comprend la logistique. Ils affectent un chef de projet à chaque client pour réduire les coûts, raccourcir les chaînes d'approvisionnement et minimiser les temps d'arrêt de l'entreprise.
Clockwork aide les entreprises britanniques à travailler à domicile. livrer, installer et remplacer l'équipement en toute sécurité. Clockwork aide les entreprises à configurer leur espace de travail alors que de plus en plus d'employés retournent au travail.
Combien d'argent les entreprises donnent-elles pour la relocalisation ?
Les paiements, par exemple, peuvent aller de 2,000 100,000 $ à XNUMX XNUMX $ par an, bien que cela varie considérablement selon le plan et l'individu.
Combien coûte un forfait de déménagement typique ?
Les organisations peuvent engager des coûts importants lorsqu'elles doivent déplacer un employé. Selon American Relocation Connections (ARC), une entreprise de relocalisation d'entreprise, le coût typique d'un forfait de relocalisation se situe entre 19,309 24,216 $ et 72,627 97,116 $ pour les locataires et entre XNUMX XNUMX $ et XNUMX XNUMX $ pour les propriétaires.
Annonce de déménagement de bureau
L'une des étapes les plus importantes d'un déménagement de bureau réussi est de dire aux gens que vous déménagez. Que vous soyez une startup ou une entreprise Fortune 500, vos employés et clients apprécieront votre souci du détail.
Il est facile d'oublier l'importance de faire une annonce officielle et une liste de contrôle lorsque vous vous concentrez sur la myriade de détails impliqués dans le déménagement du bureau. Cependant, que votre entreprise compte une centaine ou un millier d'employés, le déménagement d'un bureau n'est pas quelque chose qui peut être géré avec une simple annonce de refroidisseur d'eau. La relocalisation d'un bureau nécessite une planification et une préparation approfondies de la part de tous les employés, y compris la logistique comme les déplacements, l'emplacement, le stationnement, les installations et même la relocalisation.
Si vous possédez une entreprise qui interagit directement avec le public, comme un magasin de détail ou un restaurant, il est crucial de donner à vos clients un préavis suffisant avant le déménagement. Même si vous ne l'êtes pas, il est important qu'ils sachent comment entrer en contact avec vous et où vous vous trouvez afin que les affaires puissent continuer comme d'habitude avec le moins d'interruptions possible.
Raisons pour lesquelles il est important de faire une annonce de déménagement de bureau
En informant tout le monde du changement à venir, vous pouvez garder tout le monde sur la même longueur d'onde et vous assurer que l'annonce du déménagement du bureau se déroule sans accroc.
#1. Communiquer le changement aux employés
Les employés ont besoin de temps pour absorber les nouvelles et s'adapter aux changements, ce qui est au cœur de la plupart des entreprises. La façon dont vous l'annoncez dépend de la taille de l'organisation, mais une communication claire est cruciale dès le départ. Toute annonce de bureau doit être faite bien avant le déménagement pour annuler la spéculation. Il doit être clair et concis sur la direction que prend l'entreprise, pourquoi et où exprimer ses opinions.
#2. Passer le mot aux clients et aux collègues
Si des clients visitent votre lieu de travail, ils devront savoir où vous serez. Même si vous ne les voyez pas, informez-les des changements. La qualité du travail peut en pâtir si le personnel a du mal à déménager, ce qui pourrait affecter les clients. Les clients ont besoin d'être rassurés sur le fait que faire affaire avec vous ne nuira pas à leurs intérêts.
L'envoi d'un e-mail de base de données avec la date du déménagement, les nouvelles coordonnées et la personne à contacter pour plus d'informations peut suffire. Pour apaiser les angoisses des clients, il peut être important de discuter avec eux individuellement. C'est la partie la plus cruciale de l'annonce de déménagement du bureau.
#3. Canaux que vous pouvez utiliser pour votre annonce de bureau
C'est l'ère numérique, il existe donc de nombreuses options de transmission. Bien sûr, le site Web de votre entreprise, l'intranet et un e-mail direct seront les premiers points de contact pour la plupart, mais ne négligez pas le pouvoir d'une annonce de déménagement de bureau de journal bien placée, d'un communiqué de presse ou d'une lettre manuscrite à votre personnel et clients.
Tout le monde ne verra pas l'annonce de votre déménagement de bureau dans les médias traditionnels, il peut donc être utile d'utiliser les médias sociaux pour passer le mot. Les plateformes de médias sociaux comme LinkedIn, Instagram et Facebook sont idéales non seulement pour faire une annonce publique, mais aussi pour dialoguer avec le personnel et le public en fournissant des mises à jour régulières sur le processus au fur et à mesure qu'il se déroule.
Les entreprises paient-elles plus pour la relocalisation ?
Les employeurs fournissent généralement une aide financière aux travailleurs qui doivent déménager en raison d'opportunités d'emploi. Selon les circonstances, un employeur peut offrir de payer une partie des frais de réinstallation d'un travailleur ou accorder une allocation monétaire au travailleur pour couvrir les frais de déménagement.
Qui sont les acteurs du déménagement de bureaux ?
Le projet a l'influence la plus positive ou négative sur les principales parties prenantes. Les personnes indirectement impactées par le projet sont considérées comme des parties prenantes secondaires. Les employés, les clients, les fournisseurs et l'entreprise de déménagement seront tous touchés par un projet de déménagement du bureau. Les membres du personnel du bureau actuel seront directement touchés.
Dois-je fermer mon entreprise le jour du déménagement ?
Selon le type d'entreprise que vous dirigez, votre nombre d'employés et vos préférences personnelles, vous pouvez décider d'arrêter les opérations le jour de votre déménagement. Certaines entreprises décident d'envoyer quelques employés dans un endroit éloigné pour répondre aux téléphones et vérifier les e-mails tandis que d'autres décident de consacrer une journée entière au déménagement avant de reprendre leurs activités normales. Assurez-vous que vos clients sont informés à l'avance si vous décidez de fermer pour une journée ou plus et faites tout ce qui est en votre pouvoir pour répondre à leurs besoins avant le changement.
Pourquoi les entreprises déménagent-elles leurs bureaux ?
Les entreprises énumèrent fréquemment ces cinq facteurs comme justification des changements d'emplacement. La nécessité de s'étendre sur de nouveaux marchés, la nécessité de mettre à jour des installations ou des équipements, le désir de réduire les dépenses ou d'augmenter les flux de trésorerie, et les considérations de qualité de vie en font partie.
Dois-je demander à mes employés de m'aider à déménager ?
Bien que cela puisse sembler être un moyen fantastique d'économiser de l'argent en faisant travailler vos employés pendant que vous déménagez, cela pourrait mettre votre entreprise en danger. Lorsque vos employés contrôlent le transfert, vous n'êtes pas couvert pour les objets brisés et vous pouvez être tenu responsable des blessures qu'ils subissent. Donner à votre bureau la protection dont il a besoin tout en garantissant une relocalisation sûre et efficace vous donne la tranquillité d'esprit dont vous avez besoin.
Qui devrait emballer le bureau ?
Pour assurer la sécurité de vos meubles, appareils électroniques et objets sensibles pendant le transport, votre entreprise de déménagement peut gérer tous les emballages pour vous. Vous pouvez soit demander aux membres du personnel de nettoyer leurs bureaux et leurs classeurs, soit votre entreprise de déménagement peut s'en charger pour vous.
Comment la relocalisation augmente-t-elle l'efficacité ?
Cela a amélioré l'environnement de travail. En donnant à votre équipe l'accès à des espaces de travail bien meilleurs et plus grands avec des outils et des équipements plus modernes, la relocalisation de vos activités commerciales peut contribuer à augmenter l'efficacité et les niveaux de production.
Conclusion
Le processus de relocalisation du siège social de votre bureau ne sera pas simple, mais il ne doit pas être stressant ni prendre trop de temps. La relocalisation offre une opportunité de revitaliser votre entreprise, d'inspirer votre main-d'œuvre et de réduire les coûts. C'est une excellente occasion de réfléchir aux principes et à la culture de votre organisation, ainsi que d'évaluer l'efficacité du travail d'équipe et de la communication.
FAQ sur la relocalisation de bureaux
Qui sont les parties prenantes dans un déménagement de bureau ?
Dans un déménagement de bureau, les employés sont les parties prenantes les plus évidentes.
Pourquoi une entreprise déménagerait-elle ?
Cinq facteurs clés poussent une entreprise à déménager. Les préoccupations concernant la main-d'œuvre et la main-d'œuvre, l'expansion vers de nouveaux marchés, la mise à jour d'infrastructures désuètes, la réduction des dépenses et l'augmentation des profits, l'amélioration de la qualité de vie des travailleurs sont autant de facteurs à prendre en compte.
Pourquoi une entreprise doit-elle être relocalisée avec beaucoup de prudence ?
Les opérations et les résultats d'une entreprise sont vulnérables à un certain nombre de menaces potentielles lorsqu'elle déménage. L'entreprise pourrait subir des pertes dues à des dépenses imprévues, la perte de personnel clé, la perte de relations avec les clients, les fournisseurs et les employés, etc.
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