Rapport mensuel : modèle, exemples et comment en rédiger un bon

Rapport mensuel

La rédaction d'un rapport mensuel est un outil précieux pour présenter vos réalisations et vos tâches en cours à votre entreprise. Lorsque vous passez en revue vos niveaux de performance et de productivité les plus récents, le processus de production de rapports peut également responsabiliser votre équipe. Voyons un format de rapport mensuel détaillé qui nous aidera à rédiger ou à créer un bon rapport mensuel.

Qu'est-ce qu'un rapport mensuel ?

Un rapport mensuel récapitule toutes les actions réalisées et en cours sur un projet au cours d'un mois donné. Les rapports mensuels sont utilisés par les chefs de projet pour informer les clients de la dérive de la portée, des menaces sur le calendrier, le budget ou les ressources, et d'autres problèmes. Le rapport mensuel offre également un aperçu des tâches du projet qui doivent encore être accomplies.

Les rapports mensuels doivent être brefs mais complets, couvrant les activités et actions importantes réalisées ainsi que les objectifs pour le mois suivant.

Composants de base d'un rapport mensuel

#1. Étiquette et titre

Pour vous assurer que toute personne lisant votre rapport comprend de quoi il s'agit, donnez-lui un titre et une étiquette clairs et précis, y compris des informations clés telles que le type de rapport, la période couverte par le rapport, la date de soumission du rapport, le nom du service ou de l'équipe, et votre propre nom. Prenons le format du titre d'un mensuel dans l'exemple ci-dessous.

Mise en situation :

SMARTASSET.COM

RAPPORT MENSUEL DE L'ÉQUIPE DE CONFORMITÉ DE JANVIER 2020

Compilé par Jane Reed

Date de soumission : 3 février 2020

#2. Format

Avant de rédiger votre premier rapport mensuel, vérifiez auprès de votre superviseur s'il existe un modèle spécifique que vous devriez suivre. Donc, si votre organisation ou service n'a pas de modèle, demandez à votre patron s'il a des préférences pour la mise en page de votre rapport.

#3. Réalisations et statuts actuels

Utilisez des listes à puces pour présenter de manière concise tout ce qui a été réalisé au cours du mois et le statut de toutes les initiatives en cours.

Mise en situation :

  • Achèvement d'un examen ligne par ligne des normes de réglementation des licences d'évaluation de chaque État.
  • Les demandes d'approbation pour l'introduction à l'évaluation immobilière ont été soumises à l'Illinois, à New York et au Montana ; le délai d'exécution prévu pour l'Illinois est de trois semaines et de quatre à six semaines pour New York et le Montana.
  • L'Alabama et la Géorgie ont approuvé le cours.
  • En Californie, j'ai assisté à une convention industrielle.
  • Le processus de certification pour le développement de la formation continue est terminé.

Décrivez vos objectifs pour le mois à venir.

Votre rapport mensuel doit inclure des informations sur la planification du mois à venir. Bien que cet article ne doive pas être exhaustif, il doit souligner que vous et votre équipe avez établi des objectifs précis pour un avenir proche.

Mise en situation :

Objectifs et plans de mars 2020

  • Commencez à examiner les lois sur les licences des courtiers immobiliers dans chacun des 50 États.
  • Soumettez des demandes d'approbation de cours d'évaluation intermédiaire en Caroline du Sud, en Arkansas, au Texas et en Indiana.
  • Stephen et Christine assisteront à la réunion trimestrielle du Florida Appraisal Board à Orlando.
  • Commencer le processus de conception de cours pour trois nouveaux cours de formation continue en immobilier.

Donnez un résumé

Si nécessaire, rédigez un résumé de l'état d'avancement de votre équipe ou de votre travail individuel.

Mise en situation :

L'équipe de conformité a eu un mois productif en janvier 2020. Nous avons terminé notre examen des réglementations sur les licences d'évaluation des États, soumis des demandes d'approbation de trois cours aux organismes de réglementation des États, reçu l'approbation des cours de deux États, assisté à un événement de réseautage en Californie et terminé neuf processus de certification d'un mois afin que nous puissions aller de l'avant avec le développement de programmes de formation continue. Julie Connor mérite une reconnaissance particulière pour ses efforts acharnés en contactant 50 organismes de réglementation par téléphone et par e-mail pour confirmer que nos données étaient correctes.

Autres choses à considérer

Voici quelques autres éléments auxquels vous devez penser lorsque vous souhaitez rédiger un rapport mensuel :

Votre superviseur peut demander un aperçu financier rapide de vos dépenses pour le mois. Inclure un tableau dans votre document peut être l'approche la plus efficace pour transmettre vos chiffres.

Si le but d'un rapport mensuel est de rendre compte rapidement de vos actions du mois, il est également important de remercier les collègues qui ont fait partie de votre équipe ou qui vous ont aidé. Assurez-vous d'inclure leurs noms dans le rapport et, bien sûr, que leurs noms sont correctement orthographiés.

Lorsque vous souhaitez créer un nouveau rapport mensuel, passez en revue les précédents. Certains projets et activités, tels que la soumission de demandes aux autorités de l'État, peuvent prendre beaucoup de temps à accomplir. Faites une comptabilité approfondie de tout ce que vous avez fait et accompli.

Comment rédiger ou créer un bon rapport mensuel

Rapport de projet est un outil efficace pour la gestion sur et hors projet. Le rapport d'avancement mensuel est souvent un registre auquel on peut se référer en cas de litige. Tous les membres du projet ont le devoir professionnel de rendre compte avec précision du projet au mieux de leurs capacités en utilisant les données disponibles à ce moment-là.

Le rapport mensuel est également un mécanisme permettant d'influencer des changements significatifs sur un projet. Cependant, si personne ne lit le rapport ou s'il est trop compliqué, il perd sa raison d'être et son efficacité. Voici cinq conseils à garder à l'esprit lorsque vous écrivez ou créez votre rapport mensuel pour vous assurer qu'ils apportent une valeur significative au projet.

#1. Conception graphique

Lorsque vous rédigez votre rapport mensuel, remplacez le texte par un tableau ou une figure dans la mesure du possible. Lorsqu'il s'agit d'élaborer des rapports simples et faciles à comprendre, l'adage « une image vaut mille mots » est on ne peut plus vrai. De grands volumes de données peuvent être facilement expliqués à l'aide de graphiques et d'autres mesures. Nous suivons la règle selon laquelle plus votre rapport monte dans la chaîne alimentaire, plus il est important de résumer les données à un «niveau de cinquième année». Cela ne veut pas dire que les cadres supérieurs sont des élèves de cinquième année, mais leur temps est limité et un rapport textuel confus peut les laisser dans l'ignorance des véritables problèmes du projet.

#2. Substituez des phrases longues et compliquées à de courtes déclarations significatives

De nombreux membres de l'équipe de projet commettent l'erreur de taper des phrases interminables alors qu'ils pourraient en dire beaucoup plus avec beaucoup moins. Les rapports de projet ne sont pas censés être agréables. Ils devraient être remplis de faits, de chiffres et d'observations. Ainsi, un excellent rapport devrait montrer où en est le projet, où il se dirige, les préoccupations importantes et comment ils traitent ces problèmes.

#3. Les numéros de page doivent être inclus dans la table des matières

Un lecteur peut n'exiger qu'un seul fait, chiffre ou énoncé de votre rapport mensuel. Facilitez-leur la recherche des informations dont ils ont besoin. Assurez-vous que chaque section est bien nommée et a un numéro de page dans la table des matières. Rien ne frustre plus les lecteurs que de prendre un rapport et de voir que la table des matières manque de numéros de page. Si vous ne souhaitez pas inclure de numéros de page, appelez-le un « plan de rapport » plutôt qu'une « table des matières ».

#4. Vérifier le corps du texte pour les pièces jointes

Des pièces jointes au rapport sont incluses pour fournir aux lecteurs plus d'informations au besoin. Créez une remarque ou une observation dans le rapport mensuel et renvoyez le lecteur aux pièces jointes appropriées s'il souhaite examiner les données ou informations à l'appui.

#5. Rédigez un résumé analytique puissant

Un rapport mensuel n'est pas la même chose qu'un mémoire universitaire. La vérité est que la plupart des lecteurs ne liront que le résumé et quelques autres sections. Alors, utilisez le résumé pour faire valoir votre argument et inspirer une action à l'échelle du projet. S'il y a des problèmes, n'ayez pas peur de les soulever. Si vous ne traitez pas les préoccupations immédiatement, elles reviendront hanter l'équipe du projet.

Types de rapport mensuel

Les rapports mensuels sont classés en trois types :

#1. Rapport d'état mensuel

Un rapport d'étape mensuel est fréquemment remis au superviseur pour faire le point sur les plans et les activités de l'employé. Il sera presque certainement envoyé au responsable du superviseur en complément de son propre rapport. Il sert également de registre des antécédents professionnels d'un employé et constitue une ressource utile lors des évaluations de rendement annuelles.

#2. Rapport de projet mensuel

Cette forme de rapport ne nécessite pas autant de détails qu'un rapport de projet hebdomadaire, mais elle fournit une vue d'ensemble des développements du projet. Les parties prenantes sont généralement intéressées par le suivi du budget, des dépenses, de la qualité des résultats du projet, ainsi que des risques, des problèmes et des questions influençant le projet.

#3. Rapport d'avancement mensuel

Les entrepreneurs, d'autre part, créent un rapport d'avancement mensuel pour donner au client une idée de l'état actuel du projet. En raison de leur emplacement, le client et l'entrepreneur peuvent ne pas se voir régulièrement. Le client peut ne pas avoir assez de temps pour suivre l'avancement du projet. Un rapport mensuel sur l'état du projet agit comme un canal de communication essentiel entre l'entrepreneur et le client, dans ce cas, le rapport doit donc être aussi complet que possible.

Comment dois-je introduire un rapport ?

Un résumé ou une introduction est toujours la première partie de votre rapport que vous commencez à rédiger. Cela ne devrait prendre qu'une ou deux pages pour donner à votre lecteur un aperçu rapide de vos conclusions ou résultats.

Comment puis-je créer un bref rapport ?

Un bref rapport comprend des détails importants sur un certain sujet qui visent à éduquer le lecteur. Un rapport peut être remis oralement ou par écrit sous forme de mémo ou de lettre. Il comprend souvent un aperçu du rapport, des informations générales, un objectif clair et une conclusion.

À quoi servent les rapports ?

Les résultats de la recherche sont présentés et discutés dans des rapports. La justification de la recherche, une description de la méthodologie de recherche, les constatations, les résultats, une discussion logique et des conclusions/recommandations sont tous donnés au lecteur.

Une introduction est-elle nécessaire pour un rapport ?

Et l'introduction est cruciale pour tout rapport. Le lecteur doit être convaincu que le rapport contient des informations dignes d'intérêt dans cette section, qui est souvent la plus lue.

Résumé

Il est essentiel de se rappeler que le rapport doit être exempt de tout problème grammatical ou typographique et que la façon dont le rapport a été présenté représente la personnalité et le professionnalisme de son auteur.

Foire aux questions sur le rapport mensuel

Qu'est-ce qui fait un bon rapport mensuel ?

Un bon rapport comprend toutes les informations dont votre équipe de direction a besoin pour prendre des décisions. Incluez un aperçu de haut niveau de la carte de pointage de votre organisation ou service pour leur faciliter la tâche. Le contenu de ce tableau de bord doit être structuré dans l'ordre dans lequel il sera lu.

Qu'est-ce qu'un rapport de gestion mensuel ?

Les rapports de gestion mensuels sont des documents qui examinent et évaluent mensuellement les performances financières et opérationnelles de votre entreprise. Ces rapports permettent à votre équipe de direction de suivre les performances passées et présentes de votre entreprise et de prendre des décisions commerciales éclairées.

Qu'est-ce qu'un rapport d'avancement mensuel ?

Le terme « rapport d'avancement mensuel » ou « rapport d'avancement » fait référence à un rapport d'avancement des travaux qui répond aux normes prescrites par le propriétaire/gestionnaire de projet.

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