Rédiger un procès-verbal est important pour chaque réunion. Et si vous êtes secrétaire ou qu'on vous a confié la tâche de prendre des notes lors d'une réunion, il est important de comprendre ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire lors de la rédaction d'un procès-verbal. Ici, nous avons décomposé le concept de procès-verbal de réunion avec un échantillon de cinq étapes que vous devez inclure lors de la rédaction du procès-verbal.
Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion ?
Les procès-verbaux de réunion sont un compte rendu écrit des discussions et des décisions prises lors d'une réunion. Celles-ci s'appliquent à tout type d'organisation au sein d'une société, comme les conseils d'administration, les équipes de direction et les investisseurs.
Un procès-verbal de réunion doit être rédigé pour toute réunion nécessitant un compte rendu officiel. Ce dossier écrit peut ensuite être utilisé pour informer les membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à ce qui s'est passé ou pour garder une trace des choix et des éléments d'action qui peuvent être revus. Par conséquent, les procès-verbaux des réunions précédentes peuvent être utilisés pour prendre des décisions organisationnelles futures.
Les organisations à but non lucratif, les organismes gouvernementaux, les écoles, les entreprises publiques et les syndicats font partie des groupes qui sont généralement tenus de tenir des procès-verbaux de réunion.
Pourquoi sont-ils appelés procès-verbaux de réunion ?
Le terme « procès-verbal » n'a rien à voir avec le temps, ce qui est un fait intéressant concernant les procès-verbaux de réunion. Il dérive en fait de l'expression latine "minutie" (qui signifie bagatelles ou détails). Certaines sources affirment que l'expression « procès-verbal de réunion » est initialement née au XVIIIe siècle, directement du latin « minuta scriptura », qui signifie « petites notes ».
En d'autres termes, les procès-verbaux de réunion sont les détails (ou un bref résumé) de ce qui s'est passé lors d'une réunion.
À quoi servent les procès-verbaux de réunion ?
Les procès-verbaux des réunions servent de dossier historique des conversations, des décisions et de la stratégie à long terme de l'entreprise. Les participants peuvent utiliser le procès-verbal de la réunion comme un enregistrement pour référence future afin d'identifier les types de progrès qui se sont produits.
Les personnes qui n'ont pas assisté à la réunion mais qui ont besoin d'être informées des décisions et des prochaines étapes, en revanche, peuvent se référer au procès-verbal.
Quels sont les types de procès-verbaux pour une réunion ?
Les procès-verbaux de réunion sont classés en trois catégories. Ils sont les suivants : action, discussion et verbatim.
#1. Procès-verbal d'action
Les procès-verbaux d'action sont le type de procès-verbal de réunion le plus courant. Cette forme de procès-verbal, également connu sous le nom de procès-verbal décisionnel, ne fournit que les conclusions atteintes et les mesures à prendre, et non la discussion qui a eu lieu tout au long du processus décisionnel. Les procès-verbaux d'action fournissent un résumé des décisions prises lors d'une réunion. Les réunions telles que les réunions du conseil d'administration, du conseil ou des audiences nécessitent fréquemment des procès-verbaux d'action.
Parce qu'il n'est transmis qu'en interne, il a un style informel et peut être écrit sous forme de puces. Le preneur de minutes participe fréquemment aux discussions des réunions. Ces procès-verbaux sont simples, peuvent être enregistrés rapidement et sont exacts.
#2. Procès-verbaux
Il s'agit d'un compte rendu textuel de toutes les discussions et décisions. Le procès-verbal d'une réunion est un enregistrement de chaque mot prononcé. Ils sont souvent longs et difficiles à parcourir pour une information spécifique. Un compte rendu textuel d'une réunion est rarement requis, à l'exception des audiences du procès et du Congrès.
Les comptes rendus textuels sont souvent assez longs. Il est difficile pour le preneur de notes de capturer les procès-verbaux textuels, et l'enregistrement du dialogue avec un microphone pourrait être très utile pour la relecture des procès-verbaux. Les comptes rendus textuels, par opposition aux comptes rendus d'action et de discussion, se concentrent sur des déclarations individuelles plutôt que sur un accord général.
#3. Compte rendu des discussions
Les procès-verbaux de discussion, également appelés procès-verbaux anecdotiques, sont des enregistrements de l'accord des discussions qui ont conduit aux conclusions et aux actions nécessaires. Dans la plupart des cas, des procès-verbaux de discussion sont conseillés. Le rédacteur du procès-verbal doit souligner les idées importantes soulevées par le groupe tout en évitant d'enregistrer des remarques personnelles. Les procès-verbaux de discussion sont similaires aux procès-verbaux d'action en ce sens qu'ils incluent les discussions qui ont lieu pendant le processus de prise de décision.
La minute de discussion est l'option idéale pour organiser des réunions de comité, des réunions du personnel, etc. En conséquence, le procès-verbal sera sous forme de paragraphes, soigneusement divisés en sections et organisés selon la séquence des discussions.
Les personnes sont rarement appelées par leur nom dans ce type de procès-verbal, car les actions et les discussions seront prises par un conseil et seront donc indiquées en tant que conseil ou comité dans le procès-verbal. La secrétaire rédigera le procès-verbal car elle ne participera probablement pas à la conversation et sera donc libre d'enregistrer le procès-verbal de manière appropriée.
Quel que soit le type de procès-verbal, tous les procès-verbaux doivent être succincts et précis, et pour ce faire, les notes doivent être écrites correctement dans le bon ordre et le bon style. Comme indiqué précédemment, rendez la rédaction de notes aussi simple que possible en faisant quelques préparatifs préliminaires avant la réunion.
Le procès-verbal devrait également aider toute personne qui n'a pas pu assister à la réunion à comprendre ce qui s'est passé, éliminant ainsi la nécessité d'une autre réunion pour clarifier les mêmes discussions.
Pourquoi les procès-verbaux de réunion sont-ils importants ?
Les procès-verbaux de réunion fournissent des preuves de pourquoi et comment une société a fait certains choix. Cela peut être utile pour répondre à toute demande de renseignements sur les décisions qui ont été prises ou les discussions qui ont eu lieu.
L'importance des procès-verbaux de réunion peut être décomposée ainsi :
- Ils sont un enregistrement des décisions et des actes d'un groupe.
- Ils servent de rappel de qui a été assigné des tâches.
- Les procès-verbaux font foi des délais.
- Ils sont utiles pour les personnes qui ne sont pas là lorsque les choix sont faits.
Les procès-verbaux des réunions peuvent fournir une protection juridique à votre entreprise en plus de servir de compte rendu officiel des conversations et des conclusions. La diligence raisonnable est fréquemment documentée dans les procès-verbaux de l'entreprise. Cela peut ensuite être officialisé et documenté pour prouver les pratiques éthiques et équitables de l'organisation.
Quelles sont les cinq étapes à inclure dans la rédaction d'un procès-verbal de réunion ?
La rédaction d'un procès-verbal de réunion comporte cinq étapes :
#1. Pré-planification
Une réunion bien planifiée contribue à un procès-verbal efficace. Il est beaucoup plus facile d'enregistrer un procès-verbal si le président et le secrétaire ou le rédacteur du procès-verbal collaborent pour s'assurer que l'ordre du jour et la réunion sont bien pensés. Par exemple, selon la structure de la réunion et les outils utilisés, le rédacteur du procès-verbal pourrait collaborer avec le président pour établir un format de document qui sert d'ordre du jour ainsi qu'un aperçu du procès-verbal.
Les étapes impliquées dans la pré-planification comprennent :
Indiquer l'ordre du jour de la réunion
Au minimum, obtenez une copie de l'ordre du jour de la réunion et utilisez-la comme référence ou cadre pour prendre des notes, organiser le format de votre procès-verbal de réunion et créer le procès-verbal - avec la séquence et la numérotation des choses sur le procès-verbal de la réunion correspondant à celles du ordre du jour.
De plus, l'ordre du jour et/ou les convocations contiennent des informations qui doivent figurer dans le procès-verbal, telles que les noms de tous les participants à la réunion, y compris les invités ou les intervenants documents qui sont envoyés avec l'ordre du jour ou distribués en réunion – copies (numériques ou copie papier) des documents à distribuer doivent être conservés avec le procès-verbal de la réunion pour référence future et partage avec ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion (et d'autres tels que déterminés par la réunion)
Définir les attentes
Lorsque vous vous lancez dans un nouveau rôle de rapporteur ou de secrétaire, assurez-vous de demander au président du comité ou du conseil quelles sont ses attentes à l'égard de votre rôle au cours de la réunion, ainsi que le niveau de détail qu'il attend dans les minutes. Par exemple, si votre conseil d'administration ou votre comité traite des motions ou vote sur des points/questions, déterminez si vous devez fournir les noms des personnes qui présentent des motions, appuient des motions, etc. Si vous avez affaire à de telles procédures, vous (et votre président) devriez consulter les Robert's Rules of Order.
#2. Prise de notes pendant les réunions
Avant de commencer à prendre des notes, il est essentiel de comprendre le type d'informations que vous devrez documenter pendant la réunion. Comme indiqué précédemment, votre organisation peut avoir du matériel mandaté et un format maman spécifique que vous devez suivre, mais les procès-verbaux de réunion incluent généralement les éléments suivants :
- La date et l'heure de la réunion
- Noms des participants à la conférence et de ceux qui n'ont pas pu y assister
- Acceptation des procès-verbaux des réunions précédentes ou des corrections/modifications
- Décisions sur chaque point à l'ordre du jour
- Les nouveaux éléments commerciaux doivent être conservés
- Date et heure de la prochaine réunion
Comment prendre de bonnes notes ?
Voici quelques conseils pour vous aider à prendre de meilleures notes :
- Créer un plan - Comme indiqué précédemment, avoir un plan (ou un modèle) basé sur l'ordre du jour vous permet de simplement griffonner des commentaires, des décisions, etc. sous chaque élément au fur et à mesure. Envisagez de mettre de l'espace sous chaque élément de votre plan pour les notes manuscrites, puis imprimez-les et utilisez-les pour collecter des minutes si vous prenez des notes à la main.
- Cochez les participants lorsqu'ils entrent dans la salle - si vous connaissez les participants à la réunion, vous pouvez les cocher au fur et à mesure qu'ils arrivent ; sinon, demandez aux gens de se présenter au début de la réunion ou faites circuler une liste de présence qu'ils peuvent cocher eux-mêmes.
- Enregistrez les jugements ou les notes sur les éléments d'action dans votre plan dès qu'ils se produisent pour garantir l'exactitude.
- Si nécessaire, demandez des éclaircissements. Par exemple, si le groupe continue sans parvenir à une résolution ou à une conclusion évidente, demandez des éclaircissements sur la décision et/ou les étapes futures impliquées. Vous ne pourrez pas suivre si vous essayez de supprimer le dialogue textuellement, alors écrivez (ou tapez) simplement (et clairement) uniquement les choix, les devoirs, les étapes d'action, etc.
- Enregistrez-le - littéralement, si vous craignez de ne pas pouvoir suivre la prise de notes, envisagez d'enregistrer la réunion (par exemple, sur votre smartphone, iPad, appareil d'enregistrement, etc.), mais assurez-vous que les participants sont conscients qu'ils sont en cours d'enregistrement. Bien que vous ne deviez pas utiliser la bande pour construire une transcription mot à mot de la réunion, elle peut être utile si vous avez besoin d'éclaircissements.
#3. Rédiger ou transcrire des procès-verbaux
Lorsque la réunion est terminée, compilez vos notes et rédigez le procès-verbal. Voici quelques pointeurs qui pourraient être utiles :
- Essayez d'écrire le procès-verbal le plus rapidement possible après la réunion, alors que tout est encore frais dans votre esprit.
- Examinez votre plan et apportez les modifications ou clarifications nécessaires. Assurez-vous que toutes les décisions, actions et motions sont entièrement documentées.
- Assurez-vous d'inclure suffisamment d'informations.
- Nous proposons de donner une brève description de chaque action effectuée, ainsi que le raisonnement sous-tendant la décision, dans le procès-verbal du conseil d'administration.
- S'il y a eu beaucoup de débats avant l'adoption d'une motion, indiquez les principaux arguments pour et contre.
- Modifier pour plus de concision et de clarté afin que les minutes soient faciles à lire.
Voici quelques éléments à garder à l'esprit en ce qui concerne le format des procès-verbaux de réunion :
- Maintenir l'objectivité.
- Utilisez le même temps partout.
- En dehors de l'enregistrement des motions et des secondes, évitez de mentionner des noms.
- Les observations personnelles doivent être évitées ; le procès-verbal ne doit contenir que des faits.
- N'essayez pas de résumer d'autres documents si vous avez besoin de vous y référer. Précisez simplement leur emplacement ou joignez-les en annexe.
#4. Partage ou distribution de procès-verbaux de réunion
Avant de distribuer le procès-verbal de votre réunion, assurez-vous que le président a examiné, mis à jour et/ou approuvé le procès-verbal pour distribution. À moins que et jusqu'à ce que cela se produise, ils ne constituent pas un compte rendu officiel d'une réunion. Un procès-verbal peut également être formellement autorisé avant le début de la réunion suivante, selon votre Conseil.
La méthode de partage ou de distribution sera déterminée par les technologies utilisées par vous et votre entreprise. Étant donné que les procès-verbaux et autres documents peuvent générer beaucoup de papier, il est idéal d'utiliser une approche de partage sans papier. Par exemple, si vous utilisez un programme de traitement de texte (tel que Microsoft Word) qui ne prend pas en charge le partage en ligne, vous souhaiterez peut-être créer un fichier PDF du document et l'envoyer par e-mail avec les pièces jointes ou les documents de réunion. Si vous utilisez tous Google Docs pour les invitations à des réunions, les agendas et d'autres partages de documents, vous pouvez simplement "partager" le document avec ce groupe une fois qu'il est terminé. Les membres du comité ou du conseil d'administration peuvent simplement consulter les documents en ligne, économisant ainsi quelques arbres !
Partage en nuage
Si votre organisation utilise un système de gestion des membres basé sur le cloud, vous pouvez publier le procès-verbal sous forme de page Web et restreindre l'accès au comité ou aux membres du conseil d'administration en fonction de vos besoins. Vous pouvez créer un intranet en ligne sécurisé pour votre conseil et vos comités en utilisant des pages Web réservées aux membres.
#5. Classement/stockage des procès-verbaux de réunion
La plupart des comités et conseils examinent et approuvent ou modifient le procès-verbal au début de la réunion suivante. Une fois que vous avez apporté les modifications essentielles, les procès-verbaux devront ensuite être archivés pour référence future. Certaines entreprises peuvent les conserver en ligne (par exemple, dans des documents Google ou SkyDrive) et les sauvegarder également sur un disque dur externe. Vous devrez peut-être également imprimer et stocker des copies papier ou les soumettre à un membre du personnel ou au président pour classement.
Exemple de compte rendu de réunion
Voici un exemple de ce à quoi ressemble une minute de réunion :
Existe-t-il un modèle de compte rendu de réunion ?
Bien sûr, il existe des modèles de procès-verbaux de réunion. En voici un :
Qu'est-ce qui ne doit pas être inclus dans les procès-verbaux de réunion ?
Les procès-verbaux de réunion ne doivent pas inclure d'opinions personnelles ou de remarques de jugement. Chaque déclaration doit être aussi objective que possible. Évitez de prendre des notes sur chaque chose qui est dite. Le procès-verbal doit être bref et décrire les principaux sujets de la réunion.
En conclusion,
Les procès-verbaux de réunion sont essentiels - après tout, ils capturent les informations essentielles d'une réunion. Mais prendre et préparer des procès-verbaux ne doit pas être une corvée fastidieuse. Avec ce que nous avons dit dans cet article, la rédaction de procès-verbaux de réunion ne devrait plus être un problème pour vous.
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