Lorsque vous avez besoin de certaines informations sur une entreprise, ses produits ou ses services, il y a de fortes chances que vous consultiez son site Web ou l'une de ses plateformes de médias sociaux. Les entreprises utilisent des systèmes de gestion des connaissances pour diffuser des informations à leurs clients ou employés. Ce serait épuisant si une entreprise devait répondre à toutes les requêtes de ses clients. C'est pourquoi les entreprises intègrent un système de gestion des connaissances pour gérer leur base de connaissances. Il existe différents types de systèmes de gestion des connaissances, et leur objectif est la diffusion des connaissances, qui profite à toutes les parties impliquées dans un système.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des connaissances?
Lorsque nous parlons de système de gestion des connaissances (KMS), nous nous référons à tout outil utilisé par les entreprises pour organiser les informations et documenter ces informations pertinentes de manière à ce que les employés et les clients puissent facilement y accéder et les comprendre.
Les informations en question peuvent être n'importe quoi, des questions fréquemment posées (FAQ) aux manuels, articles, éthique, etc. Chaque entreprise doit s'efforcer d'avoir un système de gestion des connaissances, non seulement pour mettre à jour ses employés, mais aussi pour éduquer les clients ou toute personne ayant besoin d'informations relatives à leur produit, service, valeurs, etc. Vos clients, ainsi que vos employés, font face à divers défis au quotidien. À tout moment, ils auront besoin de vous pour clarifier quelque chose ou les aider dans une situation difficile.
Si vous avez déjà visité un site Web et vu une colonne avec les questions fréquemment posées, cliquer dessus vous donnera une liste de plusieurs questions que vous aurez peut-être sur l'exploitation des produits, services ou à peu près tout ce que vous voulez savoir. . C'est l'un des exemples de systèmes de gestion des connaissances. L'entreprise comprend que ses clients ou ses employés ont des tonnes de questions et plutôt que de s'épuiser à essayer de répondre aux questions, ils ont intégré un système qui fournit des réponses et d'autres informations pertinentes et garantit qu'il peut être facilement accessible à toute personne qui en a besoin.
En général, nous pouvons également dire qu'un système de gestion des connaissances est un outil qui aide les entreprises à rassembler leurs informations organisationnelles, puis à les organiser et à les présenter de manière pratique et facile pour les utilisateurs ou toute personne à la recherche de l'information.
Quels sont les types de système de gestion des connaissances ?
En ce qui concerne le système de gestion des connaissances (KMS), il existe trois types distincts. Nous pourrions assister à la montée d'autres dans le futur grâce à la recherche. Voici les principaux types de KMS disponibles pour les systèmes de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise, le système de travail des connaissances et les techniques ou approches intelligentes.
#1. Systèmes de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise
Grâce aux systèmes de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise, les entreprises peuvent désormais se concentrer sur l'optimisation des processus métier plutôt que de perdre du temps à rechercher des données. En effet, tout ce sur quoi vous pourriez éventuellement perdre du temps a été rassemblé, stocké et diffusé. De cette façon, les utilisateurs peuvent librement accéder et utiliser les connaissances.
Les systèmes de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise sont classés en trois types. Il s'agit de systèmes de connaissances structurés, de systèmes de connaissances semi-structurés et de systèmes de réseaux de connaissances.
Systèmes de connaissances structurés
Vous pouvez simplement voir le système de connaissances structuré comme la personne qui maintient officiellement les connaissances documentées dans une organisation à l'aide de certains outils ou bases de données. En ce qui concerne les connaissances officielles, il peut s'agir de procédures, de techniques, de meilleures pratiques, de rapports de recherche et de livres blancs, d'études de cas, d'informations sur les employés, d'informations sur le conseil d'administration et les investisseurs, etc.
Systèmes de connaissances semi-structurés
Les systèmes de connaissances semi-structurés prennent en charge les connaissances d'une entreprise qui ne font pas partie de ses documents officiels. Il utilise un autre support pour organiser, suivre et stocker ces connaissances.
Systèmes de réseaux de connaissances
En ce qui concerne les systèmes de réseaux de connaissances, ces gars-là sont chargés de transformer les connaissances non structurées et non documentées en connaissances explicites. Ceux-ci sont ensuite stockés dans une base de données.
#2. Systèmes de travail du savoir
Les entreprises établissent des systèmes de travail de la connaissance pour permettre à des sections spécialisées du personnel, telles que les ingénieurs, les concepteurs de produits, les chercheurs, les architectes, les scientifiques, les analystes financiers, etc., de produire un nouveau savoir-faire pour l'organisation.
#3. Techniques intelligentes
Les entreprises utilisent des techniques et des technologies d'intelligence artificielle pour capturer les connaissances individuelles et collectives et élargir la base de connaissances organisationnelles.
D'autres incluent;
- Recherche et perspicacité
- Un forum communautaire en ligne
- Systèmes de gestion de l'apprentissage
- Bases de connaissances du service client
Exemples de systèmes de gestion des connaissances
Voici quelques exemples de systèmes de gestion des connaissances disponibles pour les entreprises ;
# 1. Canva
Le système de gestion des connaissances de Canva facilite l'accès aux documents de démarrage et de dépannage. Ils reconnaissent que les interactions des consommateurs avec leur produit et leur site Web sont essentielles à leur succès global.
#dix. Evernote
Evernote est un choix populaire pour les systèmes de gestion des connaissances en raison de sa simplicité d'affichage des informations. La barre de navigation vous regarde fixement pour que vous n'ayez pas à la chercher. C'est assez visible et accessible. Que vous soyez un client ou un employé, vous serez dirigé vers où commencer votre recherche d'informations en évidence.
#3. Mou
Le style décontracté est ingénieux. Je veux dire, ces gars-là combinent littéralement des messages lourds de marque avec une iconographie sur mesure pour représenter les problèmes d'une manière nouvelle et intéressante. Lorsqu'un utilisateur interagit avec Slack, chaque section se développe pour afficher une liste utile de sous-thèmes et d'articles connexes tout en restant pour ancrer la navigation principale.
#4. Instagram
Même pour les personnes qui ne maîtrisent pas la technologie, l'approche d'Instacart en matière de gestion des connaissances est simple à exécuter. Ils ont une barre de recherche bien en vue et se concentrent sur des images simples qui répondent aux questions fréquentes des clients, telles que le fonctionnement d'Instacart, combien cela coûte et comment commander. Instacart répond aux besoins des clients en mettant ces informations sous forme de FAQ, satisfaisant les clients sans faire perdre de temps à personne. Ils ont également une interface utilisateur conviviale et, en plus de cela, garantissent également que tout ce que les utilisateurs recherchent est pris en compte.
Meilleur système de gestion des connaissances
Chaque jour, les entreprises commencent à voir la nécessité d'intégrer un système de gestion des connaissances dans leur fonctionnement pour les aider à exécuter leurs tâches quotidiennes en douceur. Eh bien, vous conviendrez avec moi qu'il n'y a rien d'extatique à ce sujet tant que vous n'êtes pas confronté à un choix de logiciel KMS à adopter. Avec autant d'options parmi lesquelles choisir, vous pouvez être perplexe quant à la base de connaissances qui convient le mieux à votre entreprise. Il y en a des tonnes disponibles, mais consultez ce qui suit;
#sept. Freshworks
Si vous voulez un outil de gestion des connaissances assez facile à utiliser, vous pouvez rechercher Freshworks. Il est particulièrement intuitif et aide à développer et entretenir des relations avec les clients tout au long de leur parcours. Dans l'ensemble, vous aurez surtout des clients satisfaits et une main-d'œuvre heureuse
Principales caractéristiques de Freshworks
Voici les principales fonctionnalités de Freshworks
- Appelez à l'aide si vous avez besoin de solutions
- Aide aux robots
- Aligner les équipes des différents départements.
#2. Wiki Zoho
Si vous êtes à la recherche d'un outil de système de gestion des connaissances qui établit des relations et facilite également le partage d'informations, votre meilleur pari peut être Zoho Wiki
Fonctionnalités clés de Zoho Wiki
Voici les principales fonctionnalités de l'outil Zoho Wiki KMS ;
- Contrôle d'accès avec sécurité
- Vous pouvez personnaliser votre interface
- Modifiez les informations dans le logiciel de la base de connaissances.
#3. Aidejuice
Chaque entreprise a un besoin spécifique qu'elle doit mettre en évidence avant d'intégrer un système de gestion des connaissances. Si tout ce que vous voulez est d'améliorer votre support client et de travailler plus efficacement avec les membres de votre équipe, votre meilleur pari peut être Helpjuice.
Principales caractéristiques de Helpjuice
Voici les principales fonctionnalités de l'outil Helpjuice KMS ;
- Il a différents thèmes, vous pouvez donc choisir de le personnaliser
- Il a une option de recherche très rapide pour localiser les informations.
- Il révèle l'analyse des informations que vous consommez pendant l'utilisation
#4. Guide Zendesk
Le guide Zendesk vous permet de fournir une assistance complète en libre-service aux utilisateurs finaux tout en permettant à vos agents de mieux assister les clients. L'une des choses étonnantes à propos de Zendesks est qu'il vous permet de lancer un centre d'aide.
Fonctionnalités du système de gestion des connaissances de Zendesk
Voici les principales fonctionnalités de l'outil de gestion des connaissances de Zendesk
- L'interface utilisateur est assez simple à utiliser.
- Elle fournit des solutions de billetterie via des systèmes de gestion des connaissances.
- Apportez un large éventail de modifications ou de mises à jour à vos données
Choisir le système de gestion des connaissances parfait pour votre entreprise
Il ne suffit pas de décider d'intégrer un KMS dans votre entreprise, vous devez essayer d'identifier quel système de gestion des connaissances est idéal pour votre organisation. Consultez les conseils suivants pour choisir le KMS idéal pour votre entreprise.
#1. Recherche efficace
L'un des éléments clés qu'une entreprise doit avoir à l'esprit lors du choix de son KMS est une recherche robuste. Assurez-vous que celui que vous décidez d'intégrer dans votre système doit être celui dont la recherche est intelligente et modifie les résultats en fonction de la pertinence de l'utilisateur. C'est frustrant lorsque vous recherchez quelque chose et que vous devez être redirigé ou parcourir des tonnes d'autres fichiers pour accéder à ce que vous voulez.
Assurez-vous donc que lors de la sélection, vous recherchez un KMS qui indexe toutes les informations sur tous les types et formats de fichiers, rendant toutes les ressources de votre entreprise consultables.
#2. Intégrations
Choisissez un système de gestion des connaissances capable d'intégrer toutes les plateformes que vos employés utilisent en un seul endroit.
#3. La flexibilité
Assurez-vous de choisir un KMS flexible et évolutif. Plus comme celui qui peut s'adapter à un environnement en pleine croissance, car votre entreprise va certainement se développer. Votre système de gestion des connaissances est-il capable de stocker plus d'informations au fur et à mesure que votre entreprise les accumule ? Acceptera-t-il une clientèle ou une main-d'œuvre croissante? Un système de gestion des connaissances évolutif peut vous faire gagner du temps et des efforts pour déplacer ultérieurement toute la base de connaissances de votre entreprise entre les technologies.
#4. Mesures de sécurité
S'il doit être facilement accessible, il doit également pouvoir mettre en place des mesures de sécurité, afin que les informations appartenant à un nombre limité de personnes ne soient pas accessibles à tous. Il y a donc un besoin d'autorisation et de contrôle d'accès pour gérer le flux d'informations
#5. Analyses, informations et rapports
Les rapports et les analyses vous permettent d'évaluer l'efficacité de vos pratiques de gestion des connaissances. Ils peuvent vous aider à déterminer combien de membres et comment ils utilisent la base de connaissances de l'entreprise. Ceci est essentiel pour élargir la base de connaissances et la garder utile.
Quels sont les 2 principaux types de systèmes de gestion des connaissances ?
Les systèmes de travail des connaissances, les systèmes de gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise et les approches intelligentes sont les trois principales catégories de systèmes de gestion des connaissances.
Quels sont les 4 processus clés de la gestion des connaissances ?
Selon les résultats, le processus de KM est divisé en quatre étapes : collecte, stockage, distribution et utilisation des connaissances.
Quelles sont les cinq composantes de la gestion des connaissances ?
L'évaluation doit porter sur les cinq éléments fondamentaux de la gestion des connaissances : les personnes, les processus, la technologie, la structure et la culture.
Quels sont les objectifs de la gestion des connaissances ?
L'objectif du processus de gestion des connaissances est d'échanger des points de vue, des idées, des expériences et des informations afin de s'assurer qu'ils sont disponibles au moment et à l'endroit appropriés pour des décisions éclairées. Il vise également à accroître l'efficacité en minimisant le besoin de redécouverte des connaissances.
Comment introduire la gestion des connaissances ?
La gestion des connaissances fait référence à l'administration méthodique des actifs de connaissances d'une entreprise dans le but d'ajouter de la valeur et de satisfaire les besoins tactiques et stratégiques. Il comprend les programmes, les procédures, les plans et les techniques qui soutiennent et améliorent la collecte, l'analyse, l'évaluation et le partage des connaissances ainsi que leur génération.
Quels sont les avantages de la gestion des connaissances ?
Avantages de la gestion des connaissances :
- plus de flexibilité organisationnelle.
- prise de décision plus rapide et plus efficace.
- solution plus rapide aux problèmes.
- plus de production d'innovation.
- contribué au développement et à l'avancement des employés.
- partage de connaissances spécialisées
- dialogues améliorés.
- procédures commerciales renforcées.
Quels sont les 5 principaux obstacles à la gestion des connaissances ?
Découvrez les 5 principaux obstacles au partage d'informations dans les paragraphes suivants, ainsi que les solutions :
- Contraintes de temps.
- Manque de volonté de changer.
- Absence d'implication.
- Des outils trop complexes.
- préoccupations concernant son emploi.
Quels sont les avantages d'un système de gestion des connaissances ?
- Offrir un meilleur service aux clients et aux employés.
- Stimuler la croissance et l'innovation.
- Cela réduit les coûts.
- Évitez la redondance.
- Il améliore la prise de décision.
- Aide à garder une trace des idées
- Il facilite la recherche d'informations
Quelles sont les fonctionnalités de la gestion des connaissances ?
- Convivialité
- Stockage en ligne.
- Mises à jour instantanées
- La fonctionnalité de recherche
- Système de rétroaction
- Coopération
- Accessibilité et facilité d'utilisation
- Intégration avec des outils tiers
- Analyses et rapports intégrés
- Personnalisation
- Application Mobile
Conclusion
Chaque entreprise doit disposer d'un système de gestion des connaissances, qu'il s'agisse d'une petite, moyenne ou grande entreprise. Il rend ses informations facilement accessibles aux employés et aux clients.
FAQ sur le système de gestion des connaissances
Quels sont certains des outils utilisés pour créer un KMS efficace ?
- Intranet
- Extranet
- Système de gestion documentaire
- Système de gestion de contenu
- Système d'aide à la décision
- Wiki
- Entrepôt de données et ainsi de suite
Qu'est-ce que le cycle de gestion des connaissances ?
Le cycle de gestion des connaissances (KMC) décrit les étapes suivies pour recueillir, analyser et diffuser des informations au sein d'une organisation afin de créer des connaissances utiles.
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Référence
