L'accès aux connaissances peut prendre du temps et constituer un problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. Ils ont des informations à communiquer avec leur personnel, leurs clients et le grand public, mais pas nécessairement de manière efficace pour le faire. Heureusement, il existe des logiciels basés sur les connaissances qui résolvent spécifiquement ce problème. Les logiciels de base de connaissances et les logiciels d'assistance sont des systèmes de gestion des connaissances qui facilitent l'accès à des informations sur quelque chose. Dans cet article, nous allons passer en revue la signification d'un logiciel de base de connaissances, ses avantages et des exemples. Vous pouvez en savoir plus sur les logiciels de base de connaissances gratuits et open source que vous pouvez utiliser à votre avantage.
Qu'est-ce qu'un logiciel de base de connaissances ?
Un logiciel de base de connaissances est une base de données dans laquelle vous pouvez stocker et accéder à des informations. Un logiciel de base de connaissances est un type de logiciel de gestion des connaissances. Imaginez-le comme une bibliothèque en ligne en libre-service avec toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin pour effectuer votre travail, y compris des connaissances sur les biens, les services et les opérations commerciales de votre entreprise.
Une base de connaissances, généralement accessible en ligne, permet à une entreprise de rassembler, d'organiser et de récupérer facilement des informations à usage interne (ou pour vos clients ou le grand public).
Les logiciels basés sur les connaissances permettent aux entreprises de libérer les membres du personnel des tâches répétitives de questions-réponses et leur permettent de se concentrer sur le travail compliqué et créatif qu'ils font le mieux.
Une base de connaissances devient plus utile à mesure que votre équipe s'agrandit. Il permet également aux membres du personnel d'échanger des informations vitales, une formation cruciale, des directives d'intégration, etc.
Pourquoi un logiciel de base de connaissances est-il important ?
Vous n'êtes peut-être pas sûr de l'importance de consacrer des fonds à la création d'une base de connaissances en ligne. Donc, dans cette section, nous allons vous expliquer l'importance de ce logiciel.
#1. Il améliore la productivité des employés
Selon un rapport, les employés passent 1.8 heures par jour à rechercher des informations. Cela influence la productivité. Un logiciel de base de connaissances permet au personnel de trouver plus facilement des informations rapidement.
De plus, à mesure que les environnements hybrides prolifèrent, les employés doivent se connecter à la base de connaissances centralisée afin d'exceller dans leurs responsabilités.
#2. Cela soulage le fardeau du support client
En automatisant la majorité des demandes d'assistance client de routine, vous pouvez donner à votre personnel d'assistance plus de temps pour travailler sur des problèmes plus complexes. Vous pouvez accomplir davantage avec moins de ressources et moins d'agents de support si vous disposez d'une base de connaissances.
le libre-service augmente le plaisir du client.
La majorité des clients préfèrent résoudre leurs problèmes par eux-mêmes sans contacter votre équipe d'assistance. Lorsqu'un consommateur a besoin d'appeler l'assistance pour poser des questions sur votre service ou produit, une rencontre qui aurait pu prendre dix secondes prend désormais dix minutes.
Si vous leur offrez le choix du libre-service, ils seront plus heureux et plus dévoués à vous.
#3. Il fournit un support client 24h/7 et XNUMXj/XNUMX
Votre base de connaissances est toujours disponible, contrairement à votre personnel de support client. Une base de connaissances en libre-service peut offrir un support client à toute heure de la journée, quel que soit le fuseau horaire dans lequel se trouvent vos clients, réduisant ainsi le temps qu'ils doivent attendre qu'un membre de votre personnel soit disponible. Une base de connaissances élargit la portée mondiale de votre entreprise.
#4. Il augmente le bonheur des employés
Le moral général de vos employés sera relevé lorsque les questions répétées seront automatisées, car ils auront plus de temps pour un travail important.
N'oubliez pas que la création d'une base de connaissances n'est pas destinée à remplacer la communication en face à face ; il est plutôt destiné à soutenir votre équipe tout en offrant aux clients un accès facile aux informations dont ils ont besoin.
Conseils pour s'entraîner à améliorer une base de connaissances
Maintenant que vous savez comment créer votre site Web de base de connaissances, nous avons quelques bonnes pratiques et des conseils pour vous aider dans votre cheminement.
- Découvrez des autres. N'ayez pas peur d'enquêter sur les bases de connaissances d'autres entreprises et d'utiliser ce que vous trouvez sur votre propre site Web.
- Obtenir les commentaires des consommateurs. Vous ne pouvez apprendre et vous améliorer que de cette façon.
- Parcourez votre contenu. Établissez des moments récurrents pour revoir le matériel de votre base de connaissances, ajouter du nouveau contenu et supprimer des éléments obsolètes.
- Lors de la création de votre base de connaissances, soyez prudent. Lorsque vous décidez comment accéder à votre base de connaissances, gardez à l'esprit l'expérience utilisateur et assurez-vous qu'elle est disponible.
- Sélectionnez l'application de base de connaissances appropriée.
- Engagez votre personnel de service à la clientèle.
- Simplifiez la prise de contact avec l'assistance. Votre base de connaissances n'est pas un obstacle qui empêche les clients de parler avec une personne en direct.
Logiciel de base de connaissances gratuit
Un logiciel de base de connaissances gratuit est une base de données en libre-service accessible à tous ceux qui recherchent des informations sur votre entreprise ou ses produits. Avec l'aide de ce logiciel, vous pouvez organiser, échanger et gérer des données et des informations cruciales dans un emplacement pratique. Fondamentalement, les outils de base de connaissances vous permettent d'aider vos clients même lorsqu'aucun de vos agents n'est en ligne, ce qui vous permet d'économiser des ressources clés comme du temps et de l'argent.
Principales caractéristiques du logiciel de base de connaissances gratuit
Voici les principales caractéristiques à rechercher dans un logiciel gratuit de gestion des connaissances :
- Un moteur de recherche simple et rapide à utiliser.
- Une collection de contenu.
- Un tableau de bord simple qui présente toutes les informations en un seul endroit.
- Évolutivité
- Rapports précis.
- Utilisation gratuite, ou à tout le moins, essais gratuits
- Intégrations tierces.
- Transfert de connaissances fluide.
- Autorisation des paramètres.
Étapes pour créer un logiciel de base de connaissances gratuit
Vous pouvez créer et maintenir un logiciel de base de connaissances gratuit en suivant ces étapes.
- Créez-le
- Configurez-le
- Personnaliser
- Remplissez-le de contenu
Top 5 des logiciels de base de connaissances gratuits de 2023
- document360.
- Bitrix24.
- Gourou.
- Confluence.
- Bureau Zoho.
Logiciel de base de connaissances personnelles
Une base de connaissances personnelle (PKB) est un outil numérique utilisé pour transmettre, enregistrer, puis récupérer ultérieurement les informations personnelles d'une personne. Elle diffère d'une base de données standard en ce sens qu'elle contient des informations personnelles et subjectives du propriétaire que d'autres pourraient ne pas trouver intéressantes ou avec lesquelles ils ne seraient pas d'accord.
Il est important de noter qu'un PKB consiste principalement en connaissances plutôt qu'en informations ; en d'autres termes, il ne s'agit pas d'une collection de documents ou d'autres sources qu'une personne a rencontrées, mais plutôt des connaissances condensées du propriétaire qu'il a tirées de ces sources ou d'autres sources.
Quels sont les avantages d'un logiciel de base de connaissances personnelle ?
Vous bénéficiez des avantages suivants d'un logiciel PKB compétent :
- Génération et formulation de connaissances : un bon outil de gestion des connaissances personnelles aide à retenir les idées et les concepts, à les explorer et à développer de nouvelles informations et perspectives. À l'aide d'un solide logiciel PKB, vous pouvez élargir vos connaissances en découvrant et en créant de nouveaux liens entre des éléments de connaissances précédemment accumulés.
- La capture de connaissances vous permet de saisir des connaissances avant qu'elles ne disparaissent éphémèrement. À quelle fréquence observez-vous quelque chose que vous pensez être essentiel mais ne le stockez pas tout de suite et l'oubliez ensuite complètement ? De plus, même après avoir mis en signet un site Web crucial, il peut soudainement disparaître. Il peut être très utile de le stocker localement.
- L'organisation des connaissances est très utile pour vous aider à accéder aux informations pertinentes lorsque vous en avez besoin.
- La gestion et la récupération des connaissances sont probablement les composants les plus importants d'une base de connaissances personnelles : il s'agit de la capacité de stocker en permanence des connaissances dans un emplacement facilement accessible, prêt à être récupéré à tout moment dans le futur. La connaissance étant difficile à acquérir, il est crucial de la conserver dans une méthode pérenne. Considérez-le comme votre cerveau de secours.
- Indépendance des connaissances : bien que vous ayez actuellement accès à un ensemble important d'informations organisationnelles, ces connaissances ne vous seront plus disponibles une fois que vous aurez quitté une entreprise. Même après avoir quitté cette entreprise, vous pouvez utiliser un programme de base de connaissances personnelles pour conserver les informations pertinentes pour vous et vos domaines d'expertise.
Comment fonctionne le logiciel de base de connaissances personnelles ?
Les « éléments de connaissance » sont ce qu'un tel système appelle ses éléments de construction fondamentaux. Chaque système de connaissances personnelles utilise ces éléments comme une unité de base que l'utilisateur développe, manipule et réorganise pour représenter son modèle mental.
Ces éléments varient dans la granularité et la substance des nombreux systèmes de connaissances personnelles. Les éléments de connaissance peuvent être simplement des mots ou des concepts, mais ils peuvent également être des liens vers d'autres sites Web ou des notes en texte libre.
Enfin et surtout, ces éléments de connaissance peuvent être en texte libre ou avoir des types particuliers et d'autres caractéristiques.
Logiciel de base de connaissances open source
Le logiciel de base de connaissances Open Source est une base de données d'informations librement modifiables et accessibles au public. Cela implique que n'importe qui peut consulter, compléter et modifier les informations sur le secteur ou l'entreprise, en veillant à ce qu'elles soient toujours d'actualité et en favorisant le libre échange d'idées. Les bases de connaissances open source sont des outils extrêmement utiles qui soutiennent la croissance, l'innovation et la coopération des entreprises.
Exemples de logiciels de base de connaissances open source
- phpMaFAQ
- eXo
- maBase
- LogiqueDOC
- logseq
- OuvrirKM
- Guide Zendesk
- OpenDocMan
- Pile de livres
- PHPKB
- Documenter
- DocuWiki
L'avantage d'utiliser un logiciel de base de connaissances open source
Voici quelques avantages du logiciel de base de connaissances open source que vous ne pouvez tout simplement pas négliger.
#1. C'est souvent gratuit
L'avantage le plus évident des logiciels open source, en particulier par rapport aux options SaaS plus coûteuses, est sans aucun doute celui-ci. Il ne fait aucun doute qu'un logiciel libre qui aide à gérer les connaissances de votre entreprise est un gain significatif, que votre budget pour développer une base de connaissances soit minime en raison de choix liés à l'entreprise ou que vous soyez simplement une start-up souhaitant réduire ses dépenses mais organisation de l'information en place.
#2. Vous êtes responsable pendant la construction
Un logiciel open source vous donne la possibilité de créer une plate-forme entièrement configurable qui fait tout ce que vous voulez et rien de ce que vous ne voulez pas, contrairement à d'autres types de logiciels de base de connaissances qui offrent la simplicité et la commodité d'avoir tout essentiellement plug and play.
En d'autres termes, vous avez l'autorité et le contrôle qui accompagnent la conception d'une application de base de connaissances personnalisée. Cela signifie que personne ne peut apprendre à survivre.
#3. Intégration avec votre système actuel.
L'open source est, de par sa nature même, assez polyvalent, ce qui en fait le choix naturel pour ceux qui cherchent à ajouter de nouveaux logiciels à leur système existant.
Il est extrêmement inhabituel que la base de connaissances que vous créez avec du code open source ne fonctionne pas avec votre configuration actuelle, bien que malheureusement, cet avantage ne soit offert qu'aux personnes qui créent leurs systèmes complets à partir de zéro.
Il existe des moyens d'utiliser les API pour s'assurer que tout fonctionne ensemble, même si vous intégrez un logiciel de base de connaissances open source dans un SaaS déjà existant.
#4. La capacité à s'auto-héberger
Le logiciel open source est certainement la meilleure option pour vous si vous préférez savoir et comprendre où votre propre système de base de connaissances est hébergé (et si vous ne faites vraiment confiance qu'à vos propres serveurs).
Contrairement aux alternatives SaaS, qui sont hébergées par le fournisseur du logiciel, la majorité des accords open source vous permettent d'héberger votre logiciel sur votre propre serveur.
Logiciel de base de connaissances du service d'assistance
Le logiciel de connaissances du service d'assistance est un outil que les entreprises utilisent pour gérer les tickets de la création à l'achèvement et également pour répondre aux questions et problèmes des clients. De plus, il offre aux agents une vaste sélection de ressources et d'équipements qui favorisent la collaboration.
Plusieurs éléments fondamentaux d'un logiciel de centre d'assistance comprennent :
- Points de contact
- Chat d'équipe pour le système de gestion des tickets
- Support omnicanal (téléphone, médias sociaux, e-mail)
- Bases de connaissances ou FAQ
- Filtres et recherche
Les solutions d'entreprise et les systèmes de billetterie pour les petites entreprises peuvent être distingués. Bon nombre de ces solutions de service d'assistance comportent des bases de connaissances, mais elles sont généralement assez simples et ne servent que de complément à l'offre principale.
Vous vous retrouvez souvent avec un peu plus que quelques FAQ pour vos clients si vous choisissez le module complémentaire de base de connaissances fourni avec votre service d'assistance. Le vrai logiciel de base de connaissances est beaucoup plus complet et avancé.
Avantages du logiciel Helpdesk
Le logiciel Helpdesk peut vous être utile, à vous et à votre entreprise, de plusieurs manières, notamment :
- Le logiciel Helpdesk vous permet de suivre les discussions avec les clients, les révisions de documents et de conserver tous vos tickets dans un seul système,
- Le logiciel d'assistance peut également vous aider à traiter plus rapidement les tickets d'assistance client.
- Il permet la collaboration en permettant à plusieurs membres de l'équipe d'utiliser le même système.
- Des étiquettes basées sur la priorité ou des options d'escalade sont disponibles pour les tickets. Fréquemment, les tickets de logiciel de service d'assistance que vous adressez peuvent également être traduits en matériel de base de connaissances. En conséquence, vous pouvez aider de nombreux clients avec un petit effectif.
Exemples de logiciels de base de connaissances Help Desk
- Point d'aide
- Zendesk
- Freshdesk
- Aidejuice
- Service d'assistance ProProfs
- Bureau LiveAgent
Quelle est la meilleure base de connaissances ?
- Help Scout : le meilleur logiciel combiné d'assistance et de base de connaissances.
- Guru : Meilleur logiciel de base de connaissances interne.
- Document360 : Meilleur logiciel de base de connaissances gratuit.
- Obsidian : meilleur logiciel de base de connaissances personnelles.
- HelpJuice : Meilleur logiciel de base de connaissances autonome en libre-service.
- Zendesk : Meilleur logiciel de base de connaissances pour les entreprises.
- BookStack : Meilleur logiciel de base de connaissances open source.
- inSided : meilleur logiciel de base de connaissances pour créer une communauté.
- Confluence : meilleure solution de base de connaissances pour les entreprises utilisant Jira.
Qu'est-ce qu'un exemple de base de données basée sur les connaissances ?
Les bases de connaissances sont également similaires à des lieux ou des installations comme une bibliothèque publique, une base de données d'informations sur un certain sujet ou des sites Web comme whatis.com.
Quelle est l'importance du logiciel de base de connaissances ?
Un logiciel de base de connaissances aide à réduire les coûts de votre entreprise. Votre entreprise peut tirer des avantages significatifs d'une base de connaissances bien implémentée, comme une augmentation de la productivité des agents, des réponses plus rapides aux appels, moins de temps consacré à la formation, etc. Ces indicateurs nécessitent tous du temps et des ressources. C'est pourquoi l'utilisation d'un système de base de connaissances est importante.
Quels sont 6 exemples de logiciels de base de données ?
Le logiciel de base de données est utilisé pour créer, modifier et maintenir des fichiers et des enregistrements de base de données, ce qui simplifie la création, la saisie, la modification, la mise à jour et la création de rapports sur les fichiers et les enregistrements.
- MySQL
- SQL Server
- MongoDB
- Base de données Oracle
- PostgreSQL
- Informix
- Sybase.
Quels sont 3 exemples de programmes de base de données ?
Des exemples de programmes de base de données incluent
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
Comment créez-vous un système de base de connaissances ?
- Effectuez des recherches pour déterminer le type de base de connaissances dont vous avez besoin. Comprendre l'utilité d'une base de connaissances est une chose.
- Déterminez le type de base de connaissances.
- Développer une structure de base de connaissances.
- Établir des PME pour créer du contenu.
- Rédiger des ressources de connaissances.
- Télécharger des ressources sur la plateforme partagée
- Mettre à jour le contenu souvent
Comment démarrer une base de connaissances ?
Avant de commencer une connaissance, vous décidez d'abord à quoi va servir votre base de connaissances. Ensuite, vous pouvez décrire ses composants fondamentaux. Après quoi, vous devez organiser les matériaux et le contenu que vous utiliserez pour votre base de connaissances. Restez cohérent en développant de nouveaux articles pour votre base de connaissances, en les optimisant pour la visibilité des moteurs de recherche et en les publiant. Enfin, obtenez des commentaires et apportez des améliorations.
Combien coûte la création d'une base de connaissances ?
Le coût d'une base de connaissances varie généralement. Le coût minimum d'une base de connaissances peut aller de 5 USD par utilisateur pendant un mois à plus de 400 USD par utilisateur et par mois si vous calculez le coût par utilisateur.
En conclusion,
Sachant maintenant qu'il existe un moyen plus simple et plus économique de stocker et d'accéder aux informations, vous pouvez créer un lieu où vos agents peuvent partager leurs connaissances et où vos clients peuvent résoudre leurs problèmes. Il est essentiel de bien identifier vos besoins avant de rechercher un logiciel de base de connaissances pour les satisfaire. Un logiciel de base de connaissances sera particulièrement utile pour le service client.
FAQ
Quelles sont 2 applications des systèmes basés sur la connaissance ?
Un système de base de connaissances peut vous être bénéfique à bien des égards. Créer une plateforme pour accéder à toutes les informations dont vous avez besoin peut être passionnant. Avec un système de base de connaissances,
- Vous pouvez mettre toutes les informations dans un endroit pratique pour le public.
- Clarifiez les réponses.
- Donnez à votre entreprise une apparence élégante, moderne et fiable.
Comment créer un logiciel de base de connaissances ?
- Sélectionnez les composants fondamentaux de votre base de connaissances.
- Sélectionnez les informations de la base de connaissances.
- Acceptez la façon dont les articles de votre base de connaissances sont organisés.
- Rédigez les articles pour votre base de connaissances.
- Inclure des images dans votre message.
- Rendez votre base de connaissances publique.
- Analysez et améliorez votre écriture
Comment puis-je devenir une fiche info Google ?
- Créez un compte Google si vous n'en avez pas déjà un.
- Recherche sur Google.
- Trouvez le panneau de connaissances de l'entité que vous représentez en le recherchant.
- Cliquez sur Revendiquer ce panneau de connaissances en bas.
- Examinez les détails.
- Connectez-vous à l'un des sites Web officiels ou aux comptes de médias sociaux de l'organisation.
- Ensuite, vous sélectionnez les informations dont vous avez besoin.
Quelle est la différence entre une base de données et une base de connaissances ?
Une base de connaissances est une collection d'articles qui fournit aux utilisateurs des informations utiles sous la forme d'articles. Cependant, une base de données est un outil qui contient des données brutes. Contrairement aux bases de données, les bases de connaissances permettent d'acquérir et de comprendre relativement facilement des informations sur des problèmes et des thèmes particuliers.
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