L'analyse d'emploi permet aux entreprises de comprendre complètement la nature d'un emploi. Il aide à formuler des descriptions de poste améliorées et des programmes de formation et de développement efficaces, contribue à un environnement de travail plus sûr et à une planification plus efficace de la main-d'œuvre, et est essentiel à la gestion des performances.
L'analyse des tâches touche à plusieurs responsabilités essentielles des RH, elle doit donc être effectuée correctement afin d'acquérir des données précises et fiables. Dans cet essai, nous passerons en revue tout ce que vous devez savoir sur l'analyse d'emploi. Commençons !
Qu'est-ce que l'analyse de poste ?
Une analyse de poste est un processus méthodique d'identification et de définition des responsabilités, des besoins et de la nature spécifiques d'un poste. Cela implique de décomposer le travail en plus petits morceaux, de collecter des données sur chaque unité, puis d'analyser les données pour déterminer les compétences et les capacités requises pour la tâche.
Un principe clé de l'analyse des tâches est que vous analysez la tâche plutôt que la personne qui l'exécute. Même si certaines approches d'analyse des emplois permettent d'acquérir des données auprès des travailleurs, le résultat final est une description du travail, pas des personnes.
Pour faire ressortir toutes les informations importantes et les détails d'un emploi, une analyse d'emploi doit se concentrer sur les facteurs suivants.
- Fonctions et tâches : Le type, la fréquence et la complexité avec lesquels les fonctions et tâches spécifiées sont exécutées.
- Environnement: Les températures, les odeurs et les personnes hostiles sont des exemples d'environnements de travail.
- Outils et équipement: Outils et équipements utilisés pour mener à bien le travail.
- Relations: Relations interpersonnelles et interpersonnelles.
- Exigences : Les connaissances, les compétences et les capacités nécessaires pour mener à bien le travail.
Types de données d'analyse des emplois
Il existe trois types de données d'analyse d'emploi :
- Activités de travail: Informations sur les activités spécifiques qui composent un travail.
- Attributs du travailleur : Informations sur les qualités requises par les employés pour exécuter leur travail.
- Contexte de travail : Informations sur les environnements internes et externes du poste.
Pourquoi une analyse de poste est-elle importante ?
#1. Planification des ressources humaines
Une partie qualitative des besoins en personnel est l'analyse de l'emploi, qui analyse les exigences de l'emploi en termes de compétences, d'attributs et d'autres caractéristiques humaines. Cela facilite la division du travail en professions distinctes.
#2. Sélection, recrutement et placement
Pour employer une bonne personne pour le poste, il est essentiel de comprendre les critères du poste ainsi que les caractéristiques de la personne qui fera le travail. Ces informations proviennent de la description de poste ou de la description de poste et aident la direction à adapter les exigences du poste aussi étroitement que possible aux attitudes, talents et intérêts des employés, etc.
#3. Développement et formation :
L'analyse des tâches établit des normes acceptables de rendement au travail. Aide à la gestion des programmes d'apprentissage et de développement.
#4. Évaluation du travail
L'analyse des emplois sert de base à l'évaluation des emplois. L'objectif d'une évaluation d'emploi est d'établir la valeur relative de l'emploi, qui à son tour aide à décider de la rémunération de l'emploi.
#5. Évaluation des performances
Les données de l'analyse des tâches établissent une norme de performance définie pour chaque tâche. Le rendement des employés peut être mesuré objectivement par rapport à la norme de rendement au travail.
#6. Conception d'un travail
Les ingénieurs industriels peuvent utiliser les informations d'analyse des emplois pour développer des emplois en procédant à un examen approfondi des éléments de l'emploi.
#7. Santé et sécurité
La direction peut prendre des mesures correctives pour assurer la sécurité des travailleurs et réduire le risque de divers dangers afin d'éliminer les conditions dangereuses.
#8. Promotions
La majorité de l'analyse des emplois est basée sur des politiques efficaces. Des politiques efficaces de promotions et de mutations peuvent être élaborées.
#9. Conseils d'emploi
La description de poste, qui est basée sur l'analyse des postes, aide les candidats à déterminer le poste pour lequel ils possèdent les capacités et les capacités requises.
#dix. Relations en milieu de travail
L'analyse des tâches est la base de la résolution des conflits qui peuvent survenir en raison de la qualité de la performance requise des travailleurs.
Comment procédez-vous pour effectuer une analyse de poste ?
#1. Obtenir des informations sur un emploi.
Le personnel actuel doit être observé et interrogé. Encouragez le personnel à s'acquitter de ses obligations et soyez aussi explicite que possible dans sa description. Lisez le manuel d'instructions ou la documentation qui explique votre situation actuelle. Examinez votre description de poste existante par rapport à ce que vos employés disent et font. Gardez une trace des résultats par département ou par poste individuel. Créez un compte distinct pour chaque tâche et expertise requises pour le poste.
#2. Déterminer l'importance de chaque tâche et capacité.
Une fois que vous avez déterminé quels talents sont nécessaires pour accomplir chaque tâche, vous pouvez classer la difficulté de chaque tâche et compétence. Déterminez les capacités les plus importantes de chaque région. Prenez note des talents qui sont débutants et de ceux qui exigent plus d'expérience. Vous pouvez avoir des opinions différentes sur ce travail parce que vous pensiez qu'il s'agissait d'un élément important du travail.
#3. Étudiez les normes de l'industrie.
Dans votre analyse d'emploi, recherchez les données de statut pour vous assurer que vous êtes connecté à vos employés actuels. Utilisez les informations des publications gouvernementales et des groupes d'entreprises pour valider vos conclusions. Cherchez l'aide d'un expert sur le sujet qui peut clarifier les tâches que vous devez remplir afin d'exécuter votre travail. Comparez votre réseau et vos données à ceux d'autres entreprises.
#4. Les descriptions de poste et les normes devraient être révisées.
Faites une liste pour chaque travail et compétence après avoir identifié et découvert les qualifications les plus importantes requises pour exécuter le travail. Utilisez-le pour modifier une description de poste existante ou pour en créer une nouvelle basée sur votre analyse. Créez un ensemble de critères pour chaque poste qui intègre les commentaires de votre personnel ainsi que vos propres observations de travail. Incluez les attentes auxquelles vous avez peut-être répondu ou non, mais qui sont basées sur des directives professionnelles tirées de votre enquête.
#5. Apporter des modifications basées sur les données.
Examinez toute l'organisation. Déterminez si la bonne tâche est affectée à la bonne tâche en fonction de l'analyse. Si vous découvrez qu'un travail dans un service convient mieux à une autre équipe, transférez les tâches à un autre travail. Vous pouvez également découvrir que certains départements gèrent un plus grand volume de travail que d'autres. Vous pouvez utiliser les données d'analyse des postes pour identifier des stratégies de transfert des responsabilités professionnelles en fonction des capacités de chaque poste.
Quelle est la différence entre une analyse de poste et une description de poste ?
L'analyse des tâches peut être définie comme le processus d'acquisition d'informations sur une tâche spécifique. Ces données comprennent les connaissances, les compétences et les capacités pour un travail productif. Il est bénéfique dans la préparation des descriptions de poste et des descriptions de poste.
Une description de poste est un document qui précise les fonctions, les responsabilités, les devoirs, les pouvoirs et les agents associés au poste.
En termes simples, l'analyse d'emploi fait référence à une évaluation et à une appréciation approfondies d'un certain travail. Par conséquent, une description de poste est une déclaration qui décrit un certain travail.
Quelles sont les parties d'une analyse de poste ?
#1. Poste
Le poste et l'employé qui occupe ce rôle dans l'organisation sont appelés le poste. Le système de rémunération de l'organisation est construit autour du statut de l'emploi. Les professions et les titulaires d'emplois bien rémunérés génèrent de meilleurs rendements que les emplois moins bien rémunérés.
#2. Description de l'emploi
Chaque circonstance est distincte des autres puisqu'elle implique un ensemble unique de tâches et d'obligations, par exemple. Expérience, compétence et connaissances. Ces activités, obligations, fonctions et responsabilités sont décrites en détail dans la description de poste.
#3. Valeur de l'emploi
La valeur du travail est le calcul de la valeur du travail dans une organisation. En d'autres termes, la valeur de l'emploi est une estimation de la contribution de l'emploi à l'objectif ultime de l'organisation.
Quelles sont les méthodes disponibles pour effectuer une analyse de poste ?
#1. Entrevues
Une méthode pour créer une description de poste appropriée consiste à demander à un employé des détails sur son travail. Les employeurs se renseigneront sur les responsabilités spécifiques ainsi que sur la ventilation des fonctions exercées par les employés dans un certain poste.
#2. Observations
Un employeur peut également choisir d'observer les employés pendant qu'ils exécutent leur travail, en notant les activités qu'ils accomplissent ainsi que les capacités requises pour ces tâches. Les observations fonctionnent bien pour les processus impliquant des tâches physiques et des résultats de produits.
#3. Enquêtes
Les enquêtes sont utilisées pour déterminer la fréquence à laquelle une tâche est accomplie ou la fréquence à laquelle un ensemble de compétences est utilisé. Ces enquêtes peuvent être des formulaires très organisés dans lesquels les employés utilisent une échelle pour répondre à des questions liées à l'emploi. Les sondages peuvent également être utilisés de façon plus décontractée pour poser des questions ouvertes au personnel.
#4. Journaux de travail
Les employeurs peuvent demander un compte rendu écrit du travail quotidien pendant une période de temps spécifique. Cela permet à un employé de fournir une description détaillée de ses activités professionnelles habituelles ainsi que du temps requis pour chaque tâche.
Quand faut-il effectuer une analyse de poste ?
Comme première phase du processus de recrutement, une analyse de poste doit être effectuée. La rédaction d'une analyse clarifie vos besoins et vos attentes. Il rassemble également les informations nécessaires à la construction d'une description de poste.
Quels sont les inconvénients de l'analyse des tâches ?
#1. Ça prend du temps
L'inconvénient le plus important du processus d'examen des emplois est sa longueur. Il s'agit d'un inconvénient important, en particulier lorsque l'emploi change régulièrement. Cela accentue les préjugés personnels : si le superviseur ou l'analyste travaille pour la même entreprise, le processus peut inclure ses préférences et ses aversions personnelles. Il s'agit d'un obstacle important à la collecte de données fiables et exactes.
#2. Effort humain excessif
Le processus nécessite une quantité importante de travail humain. Étant donné que chaque tâche nécessite des informations uniques et qu'il n'y a pas de modèle fixe, des données personnalisées doivent être collectées pour chaque tâche. Pour collecter et enregistrer les données relatives à la commande, le processus doit être effectué de manière indépendante.
#3. Compétences inadéquates
C'est un gaspillage des ressources de l'entreprise si l'analyste n'est pas conscient de l'objectif du processus d'analyse des tâches et n'a pas les capacités nécessaires pour le mener à bien. Pour recueillir des données fiables, vous devez être formé.
#4. Capacités mentales insuffisantes
Enfin, les talents mentaux tels que l'intelligence, les traits émotionnels, les connaissances, la compétence, le mental et l'endurance sont des choses intangibles qui ne peuvent être directement visualisées ou évaluées. Les gens se comportent différemment dans diverses situations. Par conséquent, il est impossible d'établir des repères généraux pour les talents mentaux.
Qui effectue une analyse de poste ?
Le service des ressources humaines de l'employeur ou un analyste d'emploi/consultant certifié peut entreprendre l'analyse d'emploi.
Exemples d'analyse de poste
Examinons deux exemples de la façon dont une analyse complète de l'emploi pourrait apparaître dans la pratique.
#1. Exemple d'analyse de poste de vente
| Profession | Commercial |
| Classification | Employé à plein temps |
| Département | Ventes |
| Localisation | Mill Creek, État de Washington |
| Niveau de rémunération | Niveau I |
| Exigences de l'emploi | |
| Résumé du poste | S'assure que les clients actuels disposent des produits et services dont ils ont besoin. Identifie et poursuit de nouveaux marchés et pistes de clients et présente des clients potentiels. Suit un processus de vente qui consiste à contacter des prospects, à effectuer un suivi, à présenter des produits et services et à conclure des ventes. Crée des rapports et des projections de ventes hebdomadaires, mensuels et trimestriels. Atteint les objectifs de vente annuels. |
| Fonctions professionnelles | – Générer des prospects– Créer des listes de clients– Contacter les prospects et négocier avec eux– Faire le suivi avec les prospects et les clients existants– Conclure des ventes– Maintenir les dossiers des clients– Créer et présenter des rapports de vente |
| Compétences | – Maîtrise des programmes de bureautique– Maîtrise du CRM– Bon service à la clientèle et compétences interpersonnelles– Bonnes compétences en communication |
| Structure de rapport | – Relève directement du directeur national des ventes– Personne ne relève de ce poste– Doit assister à la réunion annuelle des ventes |
| Exigences des employés | |
| Éducation | – Baccalauréat en commerce, finance, marketing, économie ou dans un domaine connexe – Au moins cinq ans d'expérience en vente |
| Compétences | – S'adapte à l'évolution des besoins et des attentes des clients– S'adapte aux changements du marché– Peut faire en toute confiance des centaines d'appels à froid par semaine– Capable de travailler confortablement dans un environnement en évolution rapide |
| Environment | – Cadre de bureau à volume élevé– Assis à un bureau presque toute la journée– Voyage pour rencontrer des clients |
| Certifications et licences | – Permis de conduire de l'État de Washington– National Association of Sales Professionals' Certified Professional Sales Person– American Association of Inside Sales Professionals' Certified Inside Sales Professional |
| Facteurs de succès | |
| Augmenter les ventes | – Augmenter les ventes basées sur les recommandations de 10 % par an – Augmenter la pénétration des canaux de marché de 12 % la première année |
| Développer le département des ventes | – Former au moins un nouveau vendeur junior |
#2. Exemple d'analyse d'emploi de niveau d'entrée
| Profession | Editeur adjoint |
| Classification | Employé à plein temps |
| Département | Production de livres |
| Localisation | Malibu, Californie |
| Niveau de rémunération | Niveau III |
| Exigences de l'emploi | |
| Résumé du poste | Assiste le rédacteur en chef et l'éditeur dans le développement et la livraison des manuscrits. Révise et corrige des manuscrits. Conceptualise et propose des histoires. Soutient le rédacteur en chef et assure la coordination avec d'autres départements, tels que la production et les ventes. Rédige des communiqués de presse et commercialise de nouveaux livres. Trouve de nouveaux auteurs. |
| Fonctions professionnelles | – Effectuer des tâches éditoriales pour soutenir le rédacteur en chef– Trouver et contacter de nouveaux auteurs– Réviser et apporter des modifications aux documents– Assister aux dédicaces, aux lectures et aux lancements de livres |
| Compétences | – Maîtrise des logiciels de publication assistée par ordinateur – Bonne gestion du temps – Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois – Bonnes compétences interpersonnelles – Bonnes compétences en communication |
| Structure de rapport | – Relève du rédacteur en chef et de l'éditeur– Personne ne relève du rédacteur en chef adjoint |
| Exigences des employés | |
| Éducation | – Baccalauréat en anglais, littérature, journalisme ou dans un domaine connexe |
| Compétences | – Capacité à lire rapidement et à identifier les erreurs et le flux– Solides compétences en écriture et en lecture– Capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément– Prospérer dans les délais |
| Environment | – Ambiance de bureau au rythme effréné– Assis à un bureau la plupart du temps– Voyager pour réserver des événements 50 % du temps |
| Certifications et licences | – Permis de conduire de l'État de Californie – Membre de l'American Copy Editors Society |
| Facteurs de succès | |
| Améliorer l'efficacité | – Réduire le temps de réalisation des projets de 15 %– Identifier des programmes innovants pour améliorer le montage |
| Développement des affaires | – Trouver au moins dix nouveaux bons auteurs chaque année– Former des stagiaires |
Le résultat de votre analyse d'emploi ne doit pas nécessairement être identique à l'exemple d'analyse d'emploi ci-dessus. Apportez des modifications pour le rendre plus pertinent pour votre organisation et votre poste.
Conclusion
L'analyse des tâches est une technique intelligente et éprouvée qui joue un rôle distinct dans la gestion des ressources humaines. En effet, une analyse de poste bien exécutée aura un impact sur les résultats commerciaux. Grâce à une formation ciblée et à une gestion efficace des performances, les professionnels des RH peuvent utiliser ces données pour prendre de meilleures décisions d'embauche et assurer une meilleure performance au travail.
Pour réussir, cependant, vous devez adopter une approche systématique pour couvrir tous les éléments clés du travail, comme expliqué dans les étapes du processus discutées.
L'analyse des tâches est également une technique chronophage. Pour effectuer une analyse complète de l'emploi, il faudra remplir des questionnaires ou interroger des dizaines de personnes, ce qui sera un exercice coûteux. Vous devez constamment vous demander si une analyse complète de l'emploi en vaut la peine. Vous devez également tenir compte de la nature en constante évolution du travail – même si cela peut être une raison pour effectuer l'analyse de l'emploi en premier lieu.
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Bibliographie
