Répondre aux attentes de vos clients est essentiel dans une économie en ligne dominée par d'énormes détaillants comme Amazon. Le temps qu'il vous faut pour expédier les produits en est un élément important.
Par conséquent, comment pouvez-vous dépasser les attentes des clients, comprendre les performances jusqu'au niveau de l'article et éviter de perdre du temps qui pourrait être consacré à la création de votre entreprise ?
En mettant en place un bon suivi des stocks. Nous passerons en revue certaines des meilleures pratiques de suivi des stocks dans cet article. Nous commencerons par définir le suivi des stocks, puis passerons en revue les principaux avantages et obstacles. Ensuite, nous verrons comment suivre les stocks et comparer le système de suivi des stocks à la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Qu'est-ce que le suivi des stocks ?
Le suivi des stocks correspond aux systèmes et aux procédures qu'une entreprise utilise pour surveiller la manière dont les matières premières ou les produits finis se déplacent dans la chaîne d'approvisionnement. Crucial pour produire des revenus, l'objectif est d'avoir la bonne quantité de stock pour répondre à la demande des consommateurs.
Qu'est-ce que l'inventaire?
L'inventaire est un actif à court terme sur un bilan qui représente des fournitures ou des articles qui se convertissent en revenus par le biais d'une transaction de vente. Il existe différentes techniques de gestion des stocks. L'inventaire est considéré comme un passif dans les techniques de la chaîne d'approvisionnement qui tentent de maintenir l'inventaire bas, maigre ou jusqu'à ce que la demande stimule l'offre.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des stocks ?
Les systèmes de suivi des stocks suivent les stocks tout au long de votre chaîne d'approvisionnement, de la commande au transit, à la réception, au stockage et à l'exécution des commandes, ainsi que les processus de retour, d'échange et de garantie, si nécessaire.
Les entreprises utilisent des données de suivi des stocks fiables et en temps réel pour réduire les coûts, évaluer les modèles de chaîne d'approvisionnement et augmenter les revenus. Ces éléments de suivi sont fréquemment inclus dans les systèmes de gestion des stocks.
Qu'est-ce qui est suivi dans le suivi des stocks ?
Les systèmes de suivi des stocks peuvent souvent surveiller les données suivantes :
#1. Niveaux de stock mis à jour
Cette valeur indique la quantité de chaque article que vous possédez actuellement. Il est essentiel de maintenir ces données à jour afin que vous sachiez si vous avez suffisamment de stock pour les procédures de votre entreprise, telles que la création de nouveaux articles ou la satisfaction des demandes des clients. De plus, vos niveaux de stock servent de base aux autres données suivies.
#2. Emplacements d'inventaire
Dans le meilleur des cas, votre inventaire ne doit pas être conservé trop longtemps au même endroit. (Si c'est le cas, il s'agit soit d'un stock à rotation lente, soit d'un stock mort.) Une fois que la marchandise est entrée dans votre entrepôt, elle se déplace au fur et à mesure qu'elle est triée et catégorisée, puis stockée, puis finalement collectée et envoyée à l'étape suivante de votre approvisionnement. chaîne. Comme votre stock ne reste pas dans une position fixe, il est crucial de garder une trace de sa localisation afin que vous sachiez où le trouver si nécessaire.
#3. Précision de l'inventaire
Il s'agit d'un indicateur de performance clé (KPI) qui fait référence au rapport entre l'inventaire suivi et l'inventaire physiquement présent en votre possession. Ces chiffres devraient idéalement être les mêmes, mais il peut y avoir des variations dues à des facteurs tels que le vol, les dommages, les erreurs de calcul et les pénuries de fournisseurs. La précision de l'inventaire révélera l'ampleur de toute différence. La précision des stocks, tout comme les niveaux de stock, est essentielle au bon fonctionnement de vos processus métier.
#4. Frais de portage
Il s'agit du montant total que vous dépensez pour stocker, conserver et posséder des stocks. Cela couvre combien vous dépensez pour le loyer, la main-d'œuvre, le stockage et les dépenses applicables, et la sécurité. Les coûts de possession peuvent vous indiquer combien de temps votre entreprise peut continuer à stocker cet inventaire avant de perdre de l'argent. Les stocks à rotation lente et les stocks morts sont les deux principaux contributeurs aux coûts de possession élevés, donc si vous cherchez à réduire ces dépenses, vous devrez trouver un moyen de retirer ou de vendre les choses.
#5. Rotation des stocks
Le taux auquel votre inventaire est vendu est appelé rotation des stocks. Une valeur plus élevée signifie des ventes plus fortes, tandis qu'une valeur plus faible représente des ventes plus faibles. La rotation des stocks peut vous informer de la performance de votre entreprise et vous indiquer si votre stratégie de vente doit être modifiée. Pour calculer le vôtre, utilisez notre calculateur gratuit de rotation des stocks.
#6. Réorganiser les niveaux
Un point ou niveau de réapprovisionnement est la quantité de stock restant pour un certain article qui doit être remplacé ou réapprovisionné. Les points de réapprovisionnement sont essentiels pour éviter les ruptures de stock (situations où un vendeur est en rupture de stock).
#7. Évaluation de l'inventaire
Lorsqu'une entreprise produit ses états financiers, cette pratique est utilisée pour calculer la valeur des stocks invendus. La valorisation des stocks attribue une valeur financière à votre stock résiduel, qui doit être ajoutée à votre bilan. Cela peut également aider à calculer votre rotation des stocks.
Pourquoi le suivi des stocks est-il requis ?
#1. Amélioration de la visibilité des stocks
Avec le suivi des stocks, vous pouvez voir chacun de vos produits depuis la minute où ils entrent dans votre entrepôt ou votre zone de stockage jusqu'à leur départ. Cela signifie que vous pourrez voir l'emplacement actuel de chaque produit, le stock disponible, les commandes d'achat et de vente pertinentes, etc.
#2. Éviter la pénurie
Avec un inventaire précis de ce que vous avez, vous pouvez également déterminer ce que vous n'avez pas et remplacer votre stock en temps opportun. Cela vous évitera de manquer de choses et de perdre des ventes clés. Selon un sondage Peoplevox, 34 % des entreprises ont déclaré avoir livré leurs commandes en retard parce qu'elles n'avaient pas les produits en magasin mais n'en étaient pas conscientes au moment de passer la commande.
#3. Meilleure prévision des stocks
Obtenir un décompte précis de votre stock à différentes périodes de l'année peut vous aider à déterminer ou à prévoir la quantité de stock dont vous aurez besoin pour répondre à la demande future. Cela peut vous aider à faire des choix d'achat éclairés et à éviter les surstocks ou les sous-stocks.
Selon une analyse de McKinsey & Company, les organisations peuvent réduire leurs dépenses d'inventaire de 10 % simplement en évitant les stocks excessifs et insuffisants.
#4. Suivi de plusieurs emplacements
Les entreprises qui stockent des produits dans différentes zones de stockage ou entrepôts peuvent avoir plus de difficulté à suivre l'ensemble de leur inventaire. Plus d'entrepôts signifie des chaînes d'informations de localisation plus longues, plus d'endroits où égarer les marchandises, plus d'endroits pour compter les étagères, plus d'endroits pour organiser la livraison, etc. Par conséquent, certains systèmes de suivi des stocks permettent de suivre de nombreux emplacements sur une seule plateforme. L'accès à vos données à un seul endroit peut certainement aider à réduire la complexité de ces données.
#5. La détection des erreurs est désormais plus rapide.
Le suivi régulier de vos niveaux de stock peut également vous aider à identifier très tôt les irrégularités, qu'elles signalent des erreurs, des baisses ou des pics de ventes ou des dépenses imprévues. Si vous repérez ces problèmes dès le début, vous pouvez les résoudre avant qu'ils ne causent trop de dégâts.
Techniques de suivi des stocks
Les méthodes de suivi des stocks diffèrent selon votre secteur, le type de biens que vous vendez et la quantité que vous stockez. Considérez les principes, la technologie et les techniques de gestion de la chaîne d'approvisionnement suivants.
#1. Suivi manuel des stocks
Les personnes qui ne sont pas prêtes à investir dans un système de suivi des stocks suivent fréquemment leur inventaire avec un stylo et du papier. Cette stratégie vous oblige à mettre à jour une fiche de données principale qui catégorise tous les stocks à des périodes régulières ou chaque fois qu'une transaction se produit.
#2. Système de carte
Kanban, souvent connu sous le nom de méthode de signe visuel ou de carte, est un système juste à temps (JIT) pour limiter les stocks excédentaires. Au lieu d'essayer de prévoir la demande, Kanban est un système pull dans lequel des cartes sont utilisées pour suivre le stock, la production et l'inventaire et signaler quand il en faut plus. Le système a été créé par des constructeurs automobiles japonais et le nom Kanban est dérivé du mot japonais pour un signe.
#dix. Feuilles de calcul
Les feuilles de calcul sont utilisées pour organiser et catégoriser de vastes volumes de données. Néanmoins, la saisie et la gestion manuelles des données sont sujettes aux erreurs et ne sont ni efficaces ni évolutives.
#4. Systèmes comptables
En combinant les systèmes de comptabilité et de gestion des stocks, vous pouvez créer un puissant outil de suivi des stocks. Il affiche non seulement des vues détaillées de votre inventaire et de vos produits, mais également comment certaines décisions d'inventaire affectent la rentabilité de votre entreprise.
Les systèmes de gestion des stocks assurent le suivi des stocks et des stocks, estiment la demande et fournissent des rapports. Ils offrent également un service à la clientèle et de la formation. Ils sont plus efficaces lorsqu'ils sont combinés avec la comptabilité et le traitement des paiements.
#5. Logiciels open source
Pour la gestion des stocks, certaines petites entreprises utilisent des logiciels open source. Ces plates-formes ont souvent des interfaces, des tableaux de bord de base et des capacités de suivi. Néanmoins, il leur manque souvent de nombreuses fonctions complexes, telles que l'interaction avec le reste de vos systèmes, ce qui entraîne un silo de données. Un autre inconvénient est l'absence de service client et de formation.
# 6. Logiciel en tant que service (SaaS)
Un système SaaS avec des fonctionnalités de suivi des stocks vous permet de suivre sans effort les marchandises. Ceci est particulièrement avantageux pour les startups qui ne sont pas prêtes pour une solution complète de gestion des stocks d'entreprise.
#7. Logiciel infonuagique
La majorité des solutions SaaS sont basées sur le cloud et adaptées aux mobiles. Ils sont également compatibles avec d'autres logiciels. Les entreprises qui ont besoin de faire évoluer la gestion des stocks pour différentes personnes effectuant le suivi des stocks sur plusieurs sites bénéficient de la flexibilité et des économies de coûts des solutions cloud.
#8. Solution interne
Les applications de suivi d'inventaire personnalisées peuvent être créées par des organisations disposant de ressources internes suffisantes pour planifier, concevoir, développer et déployer leurs propres systèmes de gestion d'inventaire sur site. L'avantage est un système adapté aux besoins spécifiques de l'entreprise, avec des fonctionnalités spécialisées et un support technique interne pour aider au dépannage du système.
#9. Fournisseurs de services tiers
L'externalisation de la gestion des stocks et de la logistique à un fournisseur de logistique tiers (3PL) libère de l'espace, du temps et des ressources pour les détaillants et les entreprises de commerce électronique 100 % en ligne. Ces organisations logistiques tierces reçoivent, stockent, transfèrent et suivent les stocks de leurs clients. Avec cette technique, vous économisez les dépenses d'entrepôts physiques et utilisez la livraison directe pour gérer les stocks, mais vous risquez également des coûts supplémentaires, une perte de contrôle, des systèmes désynchronisés et des problèmes de communication.
Défis du suivi des stocks
L'adoption de systèmes et de processus de suivi des stocks présente des obstacles courants lors de la croissance d'une entreprise.
#1. Mise à l'échelle :
Le temps consacré au suivi manuel des stocks est un gaspillage de ressources. Les processus de suivi manuel ne doivent pas être mis à l'échelle pour correspondre à l'expansion des stocks ou à la demande des clients. Envisagez de passer à un logiciel de suivi ou à une plate-forme complète de gestion des stocks avec des options de réapprovisionnement et d'approvisionnement automatisées.
#2. Logistique multi-sites
Les entreprises disposant de nombreux sites d'entrepôt et de chaînes d'approvisionnement mondiales ont besoin d'un système permettant un suivi continu et en temps réel des matériaux et des articles envoyés, reçus et stockés. La collecte et la distribution de ces données entre des solutions qui ne peuvent pas communiquer peuvent être difficiles.
#3. Différents systèmes :
L'utilisation d'un système pour le suivi des stocks et d'un autre pour la comptabilité ou la planification de la demande prend du temps, est redondante et sujette aux erreurs. Un logiciel moderne de gestion des stocks connecte tous les systèmes pour améliorer l'efficacité des commandes et la gestion financière.
Meilleures pratiques pour le suivi des stocks
Même après avoir sélectionné la meilleure méthode de suivi, il reste encore des étapes à suivre pour garantir l'exactitude du décompte des stocks à chaque étape. Voici quelques points cruciaux à retenir lors du suivi des stocks :
#1. L'étiquetage doit être prioritaire.
Lors de la réception d'un article qui sera ajouté à l'inventaire de l'entreprise, l'étiqueter le plus rapidement possible devrait être la priorité absolue. L'étiquetage peut changer en fonction de la forme de suivi des stocks utilisée, comme le code-barres ou le marquage RFID. Organiser les choses selon le système de l'entreprise rendra le processus d'allocation de l'espace d'inventaire beaucoup plus facile.
#2. Utilisez la prévision de la demande.
La planification de la demande des consommateurs peut aider une entreprise à prévoir la quantité de stocks qui sera nécessaire à un moment donné. De plus, la préservation des données de la demande passée le long de l'itinéraire est essentielle pour la planification des achats de stocks. L'utilisation de données historiques aide à identifier les modèles de marché et à déterminer la meilleure stratégie pour répondre aux situations changeantes en termes d'inventaire futur.
#3. Maintenir une alimentation de secours.
La planification de la demande est extrêmement bénéfique, mais elle n'est pas garantie. Par conséquent, les entreprises devraient envisager de constituer un inventaire de secours en cas d'augmentation de la demande. Ce stock doit être composé d'articles non périssables pouvant être stockés les jours de pluie.
#4. Faire l'inventaire pendant le transport.
De nombreuses entreprises accordent la priorité au décompte des stocks car il se trouve dans l'emplacement principal de l'inventaire. La probabilité de perdre un décompte précis augmente à mesure que les articles progressent dans le processus d'inventaire. Les entreprises doivent s'assurer que les stocks sont comptés à chaque étape, en particulier lors du transport.
#5. Effectuez des vérifications de routine.
Même après avoir sélectionné une technologie de suivi appropriée, une entreprise doit développer un système de comptage régulier des stocks. Le contrôle qualité garantit que tout l'inventaire disponible est utilisable. Garder les informations d'inventaire aussi à jour que possible se traduira par un processus de gestion plus facile à toutes les étapes.
#6. Rendre le système de suivi plus automatisé.
Les logiciels de suivi des stocks deviennent de plus en plus fiables à mesure que l'intelligence artificielle progresse. Envisagez d'utiliser ce logiciel pour simplifier le processus de comptage et améliorer l'efficacité globale de la gestion des stocks.
Qui utilise le suivi des stocks ?
Le suivi des stocks est crucial pour les organisations de tous types et de toutes tailles. Il est crucial pour déterminer la relation entre la satisfaction du client et l'offre et la demande de stocks.
Dans les grandes organisations, il peut y avoir un rôle dédié à cela, comme un gestionnaire d'inventaire.
Néanmoins, les stocks sont suivis par la personne chargée de gérer la gestion des stocks et de fournir des données précises sur les produits accessibles afin que les chefs d'entreprise puissent prendre des décisions éclairées sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement et les ventes.
Qu'est-ce qu'une liste de suivi des stocks ?
Les listes de suivi des stocks sont un type de contrôle des stocks dans lequel le stock est organisé par catégorie, description, quantité et emplacement. Ces listes sont mises à jour et enregistrées manuellement ou numériquement à l'aide d'un logiciel de suivi des stocks.
Comment puis-je organiser mon inventaire gratuitement ?
Les petites entreprises avec peu d'inventaire et peu de personnel peuvent économiser de l'argent sur les logiciels en suivant manuellement l'inventaire à l'aide de feuilles de calcul. Il existe également un logiciel gratuit de suivi des stocks open source disponible sur Internet. Pourtant, ces systèmes sont sujets aux erreurs humaines, manquent de fonctionnalités qui peuvent faire économiser de l'argent à votre entreprise, ne sont pas évolutifs, isolent vos données et manquent de fonctionnalités de support client et de personnalisation.
Suivi des stocks et gestion de la chaîne d'approvisionnement
Le suivi des stocks est essentiel à une bonne gestion de la chaîne d'approvisionnement. Il s'agit d'une facette importante de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, et le suivi des stocks comporte plusieurs éléments. Il ne s'agit pas seulement de savoir combien de choses vous avez à un endroit précis à un moment précis.
Vous devez également suivre les stocks des fournisseurs, les retours des clients (qui sont inévitables) et les marchandises endommagées (idem). Si vos systèmes de gestion des stocks échouent dans l'un de ces domaines, vos consommateurs souffriront très certainement des retards de livraison et des commandes inexactes ou incomplètes.
Pour garantir une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement, vous devez vous assurer que votre compréhension des besoins de vos clients et vos méthodologies de prévision sont à jour. En d'autres termes, anticiper ce que les consommateurs voudront et quand ils le voudront. La saisonnalité est un facteur important à considérer à cet égard. Nous avons tous entendu parler de la ruée vers Noël, mais ce n'est pas le seul changement saisonnier dont il faut être conscient.
Assurez-vous également que vos partenaires de la chaîne d'approvisionnement conviennent bien. Le maintien de relations positives avec la chaîne d'approvisionnement est essentiel au succès de votre entreprise. Et, surtout, une meilleure expérience client globale. Avant de sélectionner des partenaires, effectuez des recherches approfondies.
Conclusion
Le suivi des stocks peut faire ou ruiner votre entreprise. Cependant, avec la bonne stratégie et les bonnes ressources, vous pouvez gérer les stocks tout en développant votre entreprise et en offrant une expérience client exceptionnelle. Un suivi précis des stocks vous permet de prendre des décisions plus éclairées et fondées sur des données concernant l'équilibre entre l'offre et la demande, l'estimation des délais de livraison des produits et l'optimisation de votre chaîne d'approvisionnement.
La sélection du meilleur système de suivi des stocks pour vous aider à gérer votre activité de commerce électronique est une décision cruciale. Avec plus de sites permettant aux clients d'acheter en ligne chaque jour, le suivi des stocks peut aider votre entreprise à attirer facilement l'attention des clients.
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Bibliographie
