Le devoir le plus fondamental de tout propriétaire de commerce de détail, grand ou petit, est de s'assurer que le stock approprié est disponible dans les bonnes quantités. Pour remplir cette obligation, votre système de gestion des stocks doit disposer d'un suivi précis des stocks. Cet article explique ce qu'est un système de suivi des stocks par code-barres. Il vous donne également un aperçu du système de suivi des stocks pour les petites entreprises et des systèmes de suivi des stocks de détail qui vous seraient utiles.
Système de suivi des stocks
La pratique d'une entreprise qui suit régulièrement chaque article de stock qu'elle possède est connue sous le nom de suivi des stocks. Bien que le terme « inventaire » ait de nombreuses significations, les plus typiques sont « matières premières », « produits non finis » et produits « prêts à vendre ». Vous avez accès à des données telles que vos niveaux de stock précis, l'emplacement de chaque article ou SKU, les statuts de livraison à jour et d'autres informations relatives aux stocks avec suivi des stocks. Chaque lieu d'une entreprise qui interagit avec l'inventaire dispose d'un suivi des stocks, y compris les entreprises de fabrication et de production, les entrepôts, les points de vente au détail, etc.
Il n'a jamais été aussi crucial de s'assurer que les clients peuvent acquérir ce qu'ils veulent avec le moins de travail possible, en particulier avec les géants de la vente au détail en ligne, ce qui place les petites entreprises du secteur du commerce électronique sous une forte pression. Si les clients ne trouvent pas ce qu'ils recherchent, ils le trouveront sans doute assez facilement chez un concurrent personnalisé que vous aurez du mal à reconquérir.
Par conséquent, il est crucial de gérer efficacement les stocks. Afin de surveiller correctement les niveaux de stock et de tenir compte des changements dans la demande des consommateurs, votre système de gestion des stocks doit également être à la hauteur de la tâche. Afin de maximiser la valeur à vie du client et de répondre aux attentes croissantes des consommateurs, cela est cependant essentiel.
Système de suivi des stocks de codes à barres
Un moyen efficace pour les entreprises de suivre les stocks consiste à utiliser un système de suivi des stocks par code-barres. Lorsqu'un produit contient un code-barres, il est scanné et immédiatement synchronisé avec un logiciel de gestion des stocks à l'aide d'un appareil mobile portable.
Bien que la gestion des stocks à la main ou avec des feuilles de calcul soit une option, cela demande beaucoup de travail et est sujet aux erreurs humaines. Pour cette raison, de nombreuses entreprises utilisent les codes-barres pour gérer plus efficacement leur inventaire. Il existe deux types de système de suivi des stocks de codes-barres :
#1. Codes-barres 1D
Les biens de consommation ont souvent des codes-barres unidimensionnels, qui sont le type de code-barres le plus répandu. Les étiquettes pour codes-barres 1D présentent un design distinctif de lignes noires verticales sur fond blanc. L'espacement des lignes permet au lecteur de code-barres de reconnaître les informations sur le produit.
# 2. Codes à barres 2D
Des motifs de points, de carrés et d'autres formes sont utilisés dans les codes à barres bidimensionnels pour coder les données. Ces codes-barres peuvent contenir plus de données que les codes-barres 1D, telles que des informations sur le site Web, des photos et de l'audio, grâce à leurs mises en page complexes. Les gens peuvent scanner les codes QR avec leurs smartphones pour accéder aux sites Web, ce qui en fait l'un des types de codes-barres 2D les plus répandus.
Comment fonctionne le suivi des stocks de codes-barres ?
L'adéquation d'un système d'inventaire de codes à barres pour votre entreprise doit être établie avant la mise en œuvre. Ce système sera probablement utile si vous supervisez tout type d'inventaire physique.
- Vous conservez l'inventaire dans un entrepôt : la manipulation de centaines, voire de milliers de produits sans mécanisme pour en assurer le suivi peut s'avérer difficile.
- Les codes-barres sont nécessaires pour les produits que vos fournisseurs ou marchands vous achètent, même si vous pouvez fonctionner sans système de gestion des stocks utilisant des codes-barres.
Pourquoi le suivi des stocks de codes-barres est-il utilisé ?
Lorsqu'une entreprise devient plus sophistiquée, certaines tâches doivent être automatisées afin de répondre à la demande. Pour deux raisons, le contrôle des stocks entre dans cette catégorie :
- Les inventaires manuels sont fastidieux et consomment des ressources qui peuvent être utilisées pour des efforts plus productifs.
- Le maintien manuel des niveaux de stock augmente le risque d'erreurs humaines, qui peuvent entraîner des erreurs coûteuses, des omissions et des pertes de matériel.
Ces deux problèmes peuvent être résolus avec un système de codes-barres. Vous pouvez rapidement mettre à jour vos enregistrements d'inventaire en scannant le code-barres plutôt qu'en saisissant manuellement les SKU dans une feuille de calcul. Dans le temps qu'il faudrait pour saisir manuellement quelques caractères, vous pourriez suivre des dizaines d'éléments.
Comment commencer à utiliser un système de suivi des stocks de codes à barres pour les petites entreprises
Voici comment utiliser un système de suivi des stocks par code-barres pour les petites entreprises :
#1. Établissez vos SKU
Il est maintenant temps de construire une base de données de vos unités de gestion de stock (SKU) ou codes universels de produit (UPC) afin de simplifier la gestion des stocks. Chaque élément d'un inventaire doit avoir un ou plusieurs des descripteurs suivants :
- Tailles des marchandises
- Coût d'achat
- Le minimum dont vous avez besoin pour votre inventaire
- La description physique d'un article
#2. Choisissez un système de suivi des stocks de codes-barres
Sans système logiciel de gestion des stocks, les codes-barres sont inutiles. Pour réduire les erreurs et automatiser davantage les processus de votre entreprise, QuickBooks Enterprise inclut des fonctionnalités de lecture de codes-barres.
#3. Choisissez les types de codes-barres que vous souhaitez utiliser
Le choix du code-barres dépend de la quantité de données que vous devez y coder. Les codes-barres 1D devraient suffire si vous n'avez besoin de suivre qu'une quantité modeste de données et que vous avez une petite quantité d'inventaire.
#4. Créez vos codes-barres maintenant
Pour créer les codes-barres qui accompagnent votre inventaire, utilisez votre système logiciel d'inventaire. Un générateur de codes-barres dans QuickBooks Enterprise génère un code spécial pour chaque article.
#5. Mettez des codes-barres sur votre inventaire
L'étape la plus simple et la plus cruciale de la procédure est celle-ci. Utilisez une imprimante code-barres pour imprimer vos étiquettes, puis collez-les sur chaque article. Assurez-vous que l'étiquette est visible afin qu'elle puisse être rapidement scannée.
Système de suivi des stocks pour les petites entreprises
Comme nous savons l'importance d'un système de suivi des stocks pour les petites entreprises, pourquoi ne pas en obtenir un pour votre petite entreprise dès aujourd'hui ? Vous ne savez pas lequel choisir ? Voici le système de suivi des stocks pour les petites entreprises que vous pouvez utiliser :
#1. Gestion des stocks périodiques
Si vous recherchez une alternative à la gestion quotidienne des stocks, envisagez de passer à un système d'inventaire périodique. Cela peut arriver chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre ou chaque année. Vous n'avez pas besoin de logiciel de gestion d'inventaire pour le système. Au lieu de cela, chaque article de l'inventaire est compté manuellement et enregistré dans des écritures de journal.
L'avantage d'adopter un système de gestion des stocks périodiques est qu'il est facile à mettre en place et à entretenir. Il est donc parfait pour les petites entreprises qui ne maintiennent pas d'inventaires importants.
#2. Gestion des stocks perpétuels
Les systèmes de gestion des stocks gardent perpétuellement une trace des stocks. Cela implique que lorsque des articles sont achetés ou que de nouveaux stocks sont reçus, les modifications des niveaux de stock sont effectuées automatiquement et les achats et les retours sont immédiatement enregistrés dans vos comptes de stock. Les entreprises ont besoin d'un logiciel, généralement un système de point de vente ou un logiciel de gestion des stocks, afin d'utiliser le système perpétuel.
Les principaux avantages d'un système de gestion des stocks perpétuel sont de ne pas avoir à créer d'écritures de clôture et de toujours consulter les informations les plus récentes sur les niveaux de stock, ce qui aide les organisations à commander uniquement la bonne quantité de marchandises.
#3. Système de suivi des stocks de codes à barres
Chaque produit vendu est identifié par un numéro grâce à des systèmes d'inventaire par code-barres. Le fabricant et le fournisseur des marchandises, leur emplacement, leur poids, la quantité de chaque article en stock et d'autres détails peuvent tous être représentés par les numéros de code à barres.
L'utilisation de systèmes d'inventaire à code-barres est liée aux inventaires en cours. Le programme d'inventaire peut être utilisé pour scanner le code-barres unique de chaque produit lorsqu'il est acheté, vendu ou transporté. Cela modifie instantanément les niveaux d'inventaire et d'autres données.
#4. Systèmes d'identification par radiofréquence (RFID)
Les ondes radio sont transmises d'un dispositif de lecture à une étiquette (une petite puce) dans la technologie RFID. Les données de l'étiquette, qui comprennent souvent un numéro d'identification d'inventaire ou des données spécifiques au produit comme les numéros de stock et de lot et les dates de fabrication, sont lues par le lecteur.
Les systèmes de codes à barres sont améliorés par les systèmes d'inventaire RFID. Ils ne nécessitent pas de balayage en ligne de mire et peuvent lire les balises à une distance de 40 pieds. Pour cette raison, les systèmes RFID sont une option appropriée pour les entreprises qui gèrent des entrepôts ou des installations de distribution à stocks importants et à plusieurs niveaux.
Système de suivi des stocks de détail
Avec un système de suivi des stocks de détail, vous pouvez gérer correctement et efficacement vos marchandises. Les systèmes de gestion des stocks sont utilisés par les détaillants pour rationaliser et automatiser le processus d'inventaire pour leurs opérations quotidiennes en magasin.
La gestion des bons de commande, les avertissements de faible stock, les ordres de transfert, le regroupement, l'inventaire multi-sites, la synchronisation des stocks multicanaux, la répartition des coûts d'atterrissage, les inventaires et les capacités de rapport d'inventaire sont des fonctionnalités courantes du logiciel. Vous pouvez suivre votre inventaire, synchroniser les ventes et les niveaux de stock, et déterminer quoi réapprovisionner et quand. Votre chaîne d'approvisionnement sera plus efficace et vos performances de vente augmenteront avec un système de gestion des stocks compétent. Voici le système de suivi des stocks de détail que vous devez connaître
#1. Boutique Magique
Un système de gestion des stocks robuste est inclus dans le système de point de vente (POS) connu sous le nom de Magestore. Il est natif de Magento et fonctionne bien pour les boutiques omnicanales pour synchroniser tous les canaux de distribution et de vente. Avec un accès simple depuis n'importe quel appareil et navigateur, vous pouvez centraliser toutes les activités et données sous un seul backend. Cela donne à votre magasin de détail flexibilité et sécurité.
# 2. Shopify
Quel que soit l'emplacement, la plate-forme de commerce électronique de Shopify permet aux propriétaires d'entreprise de vendre davantage de leurs articles en ligne. Il fournit une vitrine virtuelle avec des thèmes professionnels et un créateur de site Web sur le Web où vous pouvez gérer les listes de produits et développer votre marque.
Il a la réputation de fournir des options de paiement simples, des interfaces transparentes et une gestion opérationnelle efficace, y compris la surveillance des produits, la gestion des magasins et les statistiques de performances. Les fonctions fondamentales de contrôle des stocks pour les détaillants sont fournies par le système de gestion des stocks Shopify, qui est inclus dans le package.
#3. Vente au détail à vitesse réduite
Pour les petits magasins de détail, Lightspeed combine la gestion des stocks et le logiciel de point de vente. Grâce à la connectivité entre les commandes passées en personne et en ligne, Lightspeed, une plateforme conçue exclusivement pour les magasins physiques et en ligne, aide les entreprises à suivre leur inventaire et leurs ventes. Il s'agit d'une solution mobile complète basée sur le cloud qui améliore la gestion de vos magasins et de votre service client tout en rationalisant votre chaîne d'approvisionnement.
Lightspeed Retail fournit un excellent logiciel de gestion des stocks en plus de son offre principale, qui est le point de vente. Associé à plusieurs connecteurs, il peut gérer les bons de commande, maintenir l'inventaire et exécuter les commandes des clients. Avec un ordinateur portable, un iPad ou un téléphone portable, vous pouvez gérer les stocks, les clients, le personnel et les ventes.
#4. Carré pour la vente au détail
Un système de point de vente basé sur le cloud pour les détaillants appelé Square for Retail a des fonctionnalités similaires au logiciel d'inventaire de détail. Square fournit aux propriétaires de magasins des informations et des données pertinentes, traite les transactions rapidement et simplifie la gestion des stocks. Ce système de gestion des stocks est le plus largement utilisé et recommandé pour les nouveaux propriétaires d'entreprise. Pour les organisations de vente au détail, Square offre un service de registre complet, une variété de fonctionnalités puissantes et une interface facile à utiliser.
Le contrôle des stocks, le traitement des paiements, la gestion des relations avec les clients, le reporting et la gestion du personnel sont des fonctions importantes. Tout équipement Square peut s'intégrer à la fonction de traitement des paiements intégrée de Square.
#sept. Vendre PDV
Vend est un logiciel de point de vente et d'inventaire de vente au détail qui s'exécute dans le cloud et peut évoluer pour s'adapter à tout type d'entreprise dans le secteur de la vente au détail. Il peut vous aider à gérer votre entreprise en magasin, en ligne et en déplacement, que vous dirigiez un petit, moyen ou grand établissement de vente au détail. Une grande variété de fonctionnalités sont disponibles dans le logiciel pour gérer les ventes, les stocks, les informations client et les expériences client. Il comporte une application spécifique pour les appareils iOS et est compatible avec une variété de gadgets, y compris les PC, les Mac et les iPad.
Pour les propriétaires de commerce de détail, Vend agit effectivement comme un guichet unique. Sa tarification est juste et suffisamment flexible pour répondre aux besoins et aux ressources de diverses entreprises.
Qu'est-ce qui est suivi exactement ?
Généralement, un système de suivi des stocks peut garder un œil sur les données suivantes :
#1. Un inventaire actuel
La quantité de chaque ressource que vous possédez est indiquée par ce nombre. Ces informations doivent être continuellement mises à jour afin que vous puissiez déterminer si vous disposez d'un stock suffisant pour toutes vos opérations commerciales, y compris la production de nouveaux produits et l'exécution des commandes des clients. De plus, les données supplémentaires qui sont suivies ont une base dans vos niveaux de stock.
#2. Emplacements pour Stock
Votre stock ne devrait pas rester trop longtemps au même endroit, même dans le meilleur des cas. (Si c'est le cas, il s'est transformé en stock à rotation lente ou en stock mort.) Dès que l'inventaire atteint votre entrepôt, il est déplacé au fur et à mesure qu'il est trié et catégorisé, puis stocké, et enfin récupéré et transféré vers le suivant étape dans votre chaîne d'approvisionnement. Étant donné que votre stock ne reste pas au même endroit tout le temps, il est essentiel de savoir où il se trouve afin de pouvoir le localiser rapidement en cas d'urgence.
#3. Précision des stocks
Le rapport entre la quantité de stock suivi et la quantité de stock physiquement présente en votre possession est appelé KPI (Key Performance Indicator). Bien qu'il soit idéal que les deux chiffres correspondent, il peut y avoir des différences en raison de problèmes tels que le vol, les dommages, les erreurs de calcul et les pénuries de fournisseurs. Vous pouvez évaluer l'ampleur de ces différences en examinant la précision de l'inventaire. Pour que vos processus commerciaux fonctionnent efficacement, la précision des stocks est tout aussi importante que les niveaux de stock.
#4. Frais de transport
Il s'agit de la somme globale d'argent dépensée pour conserver, stocker et posséder vos biens. Vous devez prendre en compte le montant que vous dépensez pour la sécurité, le personnel, le stockage et les dépenses connexes. Vous pouvez déterminer combien de temps votre entreprise peut conserver cet inventaire avant de commencer à perdre de l'argent en examinant vos frais de port. Les deux principales causes des coûts de possession élevés sont les stocks à rotation lente et les stocks morts, vous devrez donc trouver un moyen d'enlever ou de vendre les choses si vous souhaitez réduire vos coûts de possession.
#5. Évaluation de l'inventaire
Lors de la préparation des états financiers d'une entreprise, cette procédure est utilisée pour déterminer la valeur des stocks invendus. Votre inventaire restant reçoit une valeur financière par le biais de l'évaluation des stocks, qui doit être incluse dans votre bilan. De plus, cela peut être utilisé pour calculer votre rotation des stocks.
#6. Mouvement d'inventaire
Le rythme auquel vos marchandises sont vendues est appelé rotation des stocks. Des ventes plus fortes sont indiquées par une valeur plus élevée, et des ventes moins bonnes sont indiquées par une valeur plus faible. Si votre entreprise se porte bien ou si votre approche commerciale doit être améliorée, la rotation des stocks peut vous renseigner. Pour déterminer le vôtre, utilisez notre calculateur gratuit de rotation des stocks.
#7. Réorganiser les niveaux
Le niveau précis de stock pour un certain article en dessous duquel il doit être réapprovisionné ou remplacé est appelé point ou niveau de réapprovisionnement. Les points de réapprovisionnement sont nécessaires pour éviter les ruptures de stock (situations où un vendeur est en rupture de stock).
Pourquoi le système de suivi des stocks est-il nécessaire ?
Le système de suivi des stocks est nécessaire car :
#1. Une meilleure visibilité des stocks
Vous pouvez suivre chacun de vos produits au fur et à mesure qu'ils se déplacent dans votre entrepôt ou votre installation de stockage, depuis leur arrivée jusqu'au moment de leur départ, en utilisant le suivi des stocks. Vous aurez ainsi accès à des informations sur l'emplacement actuel de chaque produit, les niveaux de stock, les commandes d'achat et de vente pertinentes, etc.
#2. Prévenir les pénuries
Vous pouvez déterminer ce que vous n'avez pas et remplir votre stock à temps si vous avez un décompte précis de vos possessions. En faisant cela, vous pouvez éviter de manquer de fournitures et de perdre des ventes intéressantes. Dans un sondage Peoplevox, 34% des entreprises ont déclaré avoir livré leurs commandes en retard car elles n'avaient pas les articles en stock, même si elles ne le savaient pas au moment où la commande a été passée.
#3. Prévisions d'inventaire améliorées
Vous pouvez prévoir la quantité de stock dont vous aurez besoin pour répondre à la demande future si vous disposez d'un décompte précis de votre stock à différents moments de l'année. Cela pourrait vous aider à faire des choix d'achat judicieux et à éviter le surstockage ou le sous-stockage. Selon une analyse de McKinsey & Company, les entreprises peuvent réduire leurs dépenses d'inventaire de 10 % en évitant le surstockage et le sous-stockage.
#4. Suivi de plusieurs emplacements
Il peut être difficile pour les entreprises de suivre leur stock si elles utilisent différents entrepôts ou installations de stockage pour conserver leurs marchandises. Vous aurez des chaînes d'informations de localisation plus longues, plus de zones pour égarer des articles, plus d'endroits pour compter les étagères, plus de sites pour organiser la livraison, et ainsi de suite si vous avez plusieurs entrepôts. C'est pourquoi certains systèmes permettent de suivre plusieurs magasins depuis la même interface. La complexité de ces données peut être considérablement réduite en ayant toutes vos données accessibles en un seul endroit.
#5. Détection d'erreur plus rapide
Vous pouvez détecter très tôt des anomalies, qu'elles représentent des erreurs, des baisses ou des augmentations des ventes, ou des coûts imprévus, en surveillant constamment vos niveaux de stock. Si vous pouvez identifier ces problèmes avant qu'ils ne deviennent sérieux, vous pouvez les résoudre.
Même si la surveillance des stocks semble être une opération assez simple, elle peut être assez difficile lorsqu'il y a plus de produits impliqués, comme c'est le cas pour les grandes entreprises. Le suivi manuel de vos affaires n'est plus une option au-delà d'un certain point. Une méthode de suivi des stocks pourrait être utile dans cette situation. Le logiciel qui vous aide à suivre le mouvement et l'emplacement de votre inventaire est appelé un système de suivi des stocks. Même s'il existe des systèmes autonomes utilisés uniquement pour le suivi des stocks, la majorité des systèmes de suivi des stocks sont en fait un composant du logiciel de gestion des stocks.
Quel est le meilleur programme pour suivre l'inventaire ?
Voici le meilleur programme pour suivre l'inventaire :
- Meilleur ensemble : Cin7 Orderhive.
- Idéal pour les entreprises B2B : inFlow.
- Idéal pour les magasins de détail : Lightspeed Retail.
- Idéal pour les restaurants : Upserve.
- Idéal pour la fabrication : Megaventory.
- Meilleure option gratuite : Inventaire Zoho.
Quel est le moyen le plus simple de suivre l'inventaire ?
L'utilisation d'un logiciel de gestion des stocks fiable et convivial est la meilleure méthode pour suivre votre inventaire. Vous pouvez également utiliser des codes-barres et des codes QR pour automatiser des opérations autrement chronophages et sujettes aux erreurs, recevoir des notifications en temps réel, ajouter des photos importantes à votre liste d'inventaire, etc., à l'aide d'un logiciel de gestion des stocks.
Comment gérer l'inventaire dans Excel ?
Voici comment gérer l'inventaire dans Excel :
- Évitez les pièges et les erreurs avec l'inventaire Excel
- Mettre à jour immédiatement
- Utiliser le nuage
- Prendre le temps de consolider les données
- Passez en revue vos données
- Audit et examen
- Savoir quand mettre à niveau
Quelles sont les 5 étapes pour des systèmes d'inventaire efficaces ?
Voici les 5 étapes pour des systèmes d'inventaire efficaces :
- Créez un système pour obtenir des informations précises et accessibles sur votre inventaire
- Créez un processus unique personnalisé pour votre type d'entreprise
- Gardez un œil sur les tendances contemporaines de l'industrie
- Préparez-vous aux fluctuations de l'offre et de la demande
Dernières pensées
Même dans le meilleur des cas, il peut être difficile de satisfaire vos clients. Cette difficulté ne fait que croître. Le bon logiciel de gestion des stocks peut vous offrir de nombreux avantages, tels qu'une productivité améliorée, une efficacité accrue et une visibilité plus claire. Néanmoins, les vrais gagnants seront sans le savoir vos consommateurs en raison de ces avantages.
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Bibliographie
