Pour maintenir la légalité de votre entreprise et la sécurité de vos salariés, il est primordial de veiller à la conformité RH. Pour réduire le risque juridique de l'entreprise, une équipe dédiée à la conformité des ressources humaines ou une personne RH désignée est chargée de négocier les différentes règles et réglementations fédérales et étatiques. Les RH aident à prévenir les responsabilités potentielles, les pénalités et les controverses qui pourraient nuire à la réputation de l'entreprise de cette manière. Dans cet article, nous expliquerons ce que signifie la conformité RH, son travail, sa formation, ses logiciels et son importance.
Roulons !!!
Conformité RH
L'élaboration de politiques et de procédures pour garantir que votre entreprise se conforme aux lois et réglementations en vigueur en matière de travail et d'emploi est connue sous le nom de conformité des RH. Les RH ne se contentent pas de vérifier que les réglementations sur le lieu de travail sont conformes à la législation nationale et locale, mais elles appliquent également les politiques pour garantir que tous les employés les respectent.
Parce que tous les employeurs sont tenus de respecter leurs obligations légales, la conformité RH est essentielle pour votre entreprise. La non-conformité peut entraîner des amendes, des pénalités ou même des poursuites judiciaires qui pourraient être néfastes pour les affaires. En d'autres termes, afin de protéger leur entreprise, les responsables RH doivent donner la priorité à la conformité RH.
Au sein des RH, il existe de nombreuses variations dans l'observation. Nous allons commencer par quatre :
- Conformité légale : La conformité légale implique la mise en pratique et le respect des règles établies par le gouvernement concernant l'emploi et le lieu de travail.
- Conformité réglementaire : ce sujet chevauche parfois la conformité légale, mais il y a une différence dans le fait que votre entreprise doit se conformer aux réglementations d'une autorité de réglementation particulière.
- Conformité contractuelle : Comme il se doit, la conformité contractuelle fait référence au respect par votre organisation des règles et conditions auxquelles elle est soumise.
- Conformité aux lois syndicales : certaines entreprises peuvent travailler avec des employés syndiqués. La Screen Actors Guild, par exemple, représente près de 100,000 XNUMX acteurs et techniciens.
Emploi Conformité RH
Vous trouverez ci-dessous quelques emplois sur lesquels vous pouvez travailler en tant que travail de conformité RH :
#1. Emploi de responsable de la conformité, de l'audit et des politiques RH
Workday servant de base à son département interdivisions Global HR Operations, Flutter entreprend actuellement une transition RH passionnante. Les marques et divisions de Flutter recevront des services de haute qualité et des solutions RH agiles et évolutives de ce centre d'excellence pour les personnes. Afin de piloter et de soutenir des initiatives dans des domaines tels que la récompense ; talent, engagement, apprentissage; audit, politique et conformité, une nouvelle fonction de support des services spécialisés collaborera avec des équipes RH expertes.
#2. Emploi de conseiller en conformité RH
Ce poste, qui relève du responsable des services partagés RH, est chargé de s'assurer que toutes les tâches administratives RH nécessaires, y compris l'embauche, le licenciement et toutes les vérifications réglementaires nécessaires, sont accomplies. La personne choisie aura un contrat à durée déterminée de 12 mois et aura la possibilité de travailler à la fois au bureau et à domicile.
#3. Stagiaire en conformité RH - 12 mois d'emploi
Le stagiaire en conformité RH participera à de nombreuses initiatives de conformité RH au Royaume-Uni et en Europe de l'Ouest tout en travaillant avec le responsable de la conformité RH Europe de l'Ouest et l'analyste de la conformité RH au Royaume-Uni. Il y aura une variété de tâches, telles que l'examen des politiques, la réponse aux questions ponctuelles des employés et l'aide à l'intégration des documents. De plus, une assistance pour les audits à distance des sites afin de vérifier la conformité avec les lois nationales et les politiques et procédures RH de SLB sera nécessaire. Il s'agira d'un poste pratique, donc le candidat idéal devrait être très intéressé par la conformité et le droit du travail en général.
#4. Emploi de responsable de la conformité et des ressources humaines
Le poste exige un mélange de capacités d'analyse, de connaissance des besoins de l'entreprise, de sens commercial élevé, de capacités administratives pointues et d'un sens aigu du détail. En plus d'une attitude joyeuse et dynamique, une expérience préalable de travail avec ISO 13485 ou 9001 serait un grand avantage.
#5. Emploi de responsable de l'intégration et de la conformité des RH
Vous pouvez interagir avec des infirmières, des médecins et d'autres professionnels de la santé lorsque vous traitez leurs demandes d'immigration, leurs demandes de droit au travail, leurs vérifications DBS, leurs références et leurs autorisations de santé au travail dans le cadre de votre fonction d'équipe au rythme rapide. Pour garantir que toutes les vérifications préalables à l'embauche sont terminées avant la date de début prévue, vous rédigerez des contrats de travail et travaillerez sous pression. En tant que point de contact initial des nouvelles recrues, vous serez en charge d'établir une relation avec elles et leur nouveau supérieur hiérarchique.
#6. Coordonnateur RH / Administrateur RH Job
Le rôle du coordinateur RH est de gérer le processus et de produire la documentation pour les offres d'emploi, les nouvelles embauches, les départs, les stages et les promotions, tout en assurant la coordination et l'assistance administrative de la fonction RH. assistance dans les tâches relatives aux collaborateurs pour le HR Business Partner et les Business Unit Leaders.
Formation Conformité RH
Par conséquent, la formation à la conformité des RH est le processus d'information des employés sur les règles et réglementations qui ont un impact sur leurs responsabilités professionnelles quotidiennes. Il aide à prévenir les problèmes en milieu de travail comme les organisations qui enfreignent la loi. Pour réglementer les activités et les lieux de travail, des règles, lois et réglementations fédérales et étatiques strictes ont été mises en place. Ces critères de conformité évoluent chaque année dans certains domaines. Des formations régulières doivent être organisées pour s'assurer que les employeurs et les employés sont toujours informés de ces règles.
Pourquoi la formation à la conformité RH est-elle si importante ?
Les individus succombent souvent à leurs préjugés et agissent d'une manière qui mène à des situations désorganisées. En proposant une formation sur la conformité RH, chaque employé dispose d'un point de contrôle. Afin de prévenir les comportements offensants, nuisibles et perturbateurs comme le harcèlement et la discrimination, la formation à la conformité dans votre entreprise n'a qu'une seule fonction, répondre à la question.
Le comportement irrespectueux et inapproprié des gens envers des employés spécifiques peut être freiné lorsqu'ils sont spécifiquement informés qu'un tel comportement est interdit, ce qui leur permet de rester concentrés sur leurs obligations professionnelles. La formation sur la conformité des RH garantit également l'uniformité dans la manière dont le harcèlement et la discrimination sont perçus, signalés, examinés et documentés dans votre entreprise.
La première et la plus importante étape pour établir un lieu de travail agréable et productif et une culture d'honnêteté, de confiance et de conformité est donc la formation à la conformité des RH. Une formation régulière sur la conformité peut également vous aider à défendre votre entreprise contre toute poursuite judiciaire que des travailleurs potentiels pourraient intenter.
Quels sujets devraient être couverts dans un cours de conformité RH ?
Votre objectif principal devrait être d'éduquer chaque employé sur ce qui constitue du harcèlement, de la discrimination et de la violence au travail. Vos employés doivent apprendre quels comportements sont inacceptables pendant la formation. Il doit souligner que les comportements inappropriés doivent être signalés et expliquer les implications de telles activités. Le processus de signalement de harcèlement, d'agression et de discrimination doit être très précis.
Vos superviseurs recruteurs doivent avoir pour instruction de ne pas mentionner ces caractéristiques directement lors de l'entrevue et du processus de sélection ou d'en tenir compte lors de la prise de décisions en matière de dotation.
À quelle fréquence les travailleurs doivent-ils recevoir une formation sur la conformité ?
Pour les employés actuels, la formation sur la conformité des RH est généralement obligatoire au moins une fois par an. Les nouvelles recrues doivent cependant toujours suivre une formation individuelle sur la conformité. Considérez que vous avez déjà donné à votre personnel une formation sur la conformité ; dans ce cas, vous disposerez probablement de toutes les informations dont vous avez besoin pour présenter, telles que des fichiers PDF ou de longues conférences vidéo. Ceux-ci peuvent être utilisés pour fournir régulièrement à votre personnel une formation de recyclage afin qu'il puisse garder la conformité en tête de ses préoccupations.
Le suivi et la documentation de la formation sur la conformité des RH doivent-ils être effectués ?
Il est possible de démontrer la conformité aux normes de l'industrie ou gouvernementales en conservant des dossiers rigoureux qui démontrent que votre entreprise a suivi une formation sur la conformité du personnel. Vous devez donc documenter la fin de chaque session de formation à la conformité pour votre personnel. L'utilisation d'un système de gestion de l'apprentissage pour suivre et gérer les enregistrements de conformité et de formation est la solution la plus simple. Comme alternative, vous pouvez enregistrer une feuille de présence d'un cours que vous fournissez avec un instructeur.
Comment la formation à la conformité RH peut-elle inspirer la participation des employés ?
Compte tenu de l'importance pour les travailleurs de maintenir la conformité, les séances de formation à la conformité doivent avoir le même poids. Participer à l'équipe de direction de votre entreprise est l'approche la plus rapide pour assurer la pleine implication de la main-d'œuvre. Par exemple, lorsque le PDG participe occasionnellement à une formation, le personnel reconnaîtra immédiatement son importance. De plus, le degré d'implication et la participation globale à la formation pourraient être liés aux évaluations des employés. Malgré le fait que cette mesure puisse sembler excessivement rigoureuse, elle fonctionnera. La vérité est que le succès de votre organisation dépend de la mise en œuvre d'une formation approfondie sur la conformité.
Logiciel de conformité RH
Chacune des solutions de gestion de la conformité de cette liste fonctionne un peu différemment. Celui qui vous conviendra dépendra des exigences de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous un aperçu succinct de chaque logiciel de gestion de la conformité. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus remarquables de chaque programme, ainsi que des captures d'écran montrant l'interface utilisateur.
#1. Logiciel de conformité RH : Deel
Deel est un outil de soumission RH de pointe qui aide les entreprises à s'assurer que leur personnel est employé et payé conformément aux lois et réglementations régionales. Tous les principaux domaines de conformité, y compris la sécurité, le droit du travail, la paie, les avantages sociaux et l'immigration, sont couverts par les fonctionnalités du logiciel, qui incluent les approbations de flux de travail, la gestion des documents et les rapports.
Deel offre une variété de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de gérer facilement la conformité pour les entreprises. Les intégrations avec des solutions logicielles RH appréciées font partie des nouvelles fonctionnalités les plus récentes, ce qui simplifie l'importation et l'exportation des données de conformité. Les logiciels populaires tels que Ashby, SCIM, Hibob, Expensify, Greenhouse, Netsuite, Okta, OneLogin, Quickbooks, Xero, Workday, BambooHR et Workable ont tous des intégrations disponibles. Deel inclut également une API ouverte pour faciliter davantage d'intégrations sur mesure.
#2. Logiciel de conformité RH : iSpring Learn
Vous pouvez effectuer l'intégration aussi efficacement que possible et augmenter la formation de vos employés avec l'aide d'iSpring Learn. Tous les documents nécessaires peuvent être numérisés, les présentations PPT peuvent être converties en une version en ligne, téléchargées sur le site et remises aux nouvelles recrues. Alternativement, développez des cours de formation en ligne et organisez-les dans des parcours d'apprentissage. Vous pouvez obtenir les rapports de progression des apprenants les plus complets et les plus complets d'iSpring Learn pour une personne spécifique, une division ou toute l'équipe. Vous pouvez déterminer les points forts et les domaines d'amélioration d'un employé, sa volonté d'acquérir de nouvelles compétences et d'autres détails cruciaux qui vous aident à déterminer s'il doit ou non rester dans l'entreprise après la période d'essai et comment le développer au mieux pour atteindre son objectif. plein potentiel.
Votre système RH, votre système ERP, votre portail d'entreprise et d'autres systèmes sont tous intégrés de manière transparente à iSpring Learn. Cette plateforme offre des intégrations avec ADP, zoom, BambooHR, Salesforce et Workday. Vous pouvez créer des intégrations uniques avec d'autres produits que vous utilisez peut-être grâce à son API REST/SOAP.
#3. Logiciel de conformité RH : Homebase
Utilisant des mises à jour automatiques et d'autres capacités de surveillance de la conformité, Homebase est un logiciel de ressources humaines tout-en-un qui permet aux petites entreprises de se tenir au courant de la conformité et des règles du travail. Homebase aide les entreprises à respecter les lois du travail locales, étatiques et fédérales en enregistrant les données de carte de temps nécessaires, en surveillant les pauses et en surveillant les heures supplémentaires pour s'assurer qu'elles ne dépassent pas les limites autorisées.
Le Fair Labor Standards Act exige que les employeurs des organisations basées aux États-Unis placent des affiches sur la législation du travail sur tout leur lieu de travail. Homebase vous fournira une affiche mise à jour pour rationaliser la procédure et vous assurer que vous êtes toujours en conformité lorsque la réglementation du travail change, en plus de vous envoyer des avertissements de conformité automatiques. Afin de maintenir la conformité de vos dossiers de formation, il avertit également automatiquement les utilisateurs lorsque les certifications des employés sont sur le point d'expirer. Un certain nombre de plates-formes RH bien connues, notamment Gusto, Quickbooks, ADP, Rippling, Square Payroll, Paychex et SurePayroll, ainsi qu'un certain nombre de fournisseurs de points de vente, ont toutes des options d'intégration.
#4. Logiciel de conformité RH : Diligent ESG
Diligent est une application de gestion de la qualité et de gouvernance, des risques et de la conformité (GRC) avec des fonctionnalités créées pour une variété d'industries, y compris la santé et la banque. Les fonctionnalités de conformité encouragent une conduite légale parmi les travailleurs et fournissent des informations utiles aux RH. S'opposer avec diligence aux prix et à la promotion. Cependant, via le site Web, vous pouvez demander plus de détails. Il est simple de gérer la conformité et les risques. Le logiciel aide les RH à garder un œil sur l'activité afin d'identifier rapidement les non-conformités. Par exemple, cela attirera immédiatement votre attention sur les conflits d'intérêts potentiels afin que vous puissiez agir avant qu'ils ne deviennent un problème. De plus, vous pouvez développer des règles conformes et les mettre en œuvre pour l'ensemble du personnel de votre organisation.
#5. Logiciel de conformité RH : Cornerstone OnDemand
Cornerstone est un système logiciel de gestion des talents RH robuste et axé sur la conformité. Ils contribuent à l'atténuation des risques pour l'ensemble de votre entreprise. Le produit est excellent pour aider les employés à suivre une formation sur la conformité. Pour vous assurer que chacun suit les cours pertinents à son métier, vous pouvez automatiser les parcours de formation en fonction des rôles.
Les employés peuvent facilement accéder à la formation à l'aide du tableau de bord des employés sur un PC ou un appareil mobile. Une fois qu'ils ont terminé les programmes requis, ils peuvent accéder à des cours supplémentaires pour poursuivre leurs études. Les RH peuvent surveiller les statistiques telles que l'achèvement des cours à l'aide du tableau de bord, entre-temps. L'outil garde un œil sur les actions que vous effectuez pour maintenir la conformité. Pour vous assurer que vous êtes prêt pour les enquêtes, utilisez cette piste d'audit. Vous pouvez communiquer ces informations aux dirigeants via des rapports personnalisables.
Importance de la conformité RH
Maintenant que nous avons vu en quoi consiste la conformité RH, examinons son importance :
#1. Importance de la conformité RH : éviter les pénalités et les problèmes juridiques
Un audit externe de votre entreprise peut avoir lieu à tout moment. L'objectif d'un audit de conformité externe est d'examiner comment votre entreprise se conforme aux exigences légales lors de la réalisation d'un audit. Vous pouvez éviter les problèmes juridiques et économiser de l'argent pour votre entreprise en respectant les diverses lois et réglementations applicables à votre secteur.
#2. Importance de la conformité des RH : préserver la réputation d'une entreprise
Les cas de non-conformité, tels que la mauvaise classification des employés ou le manque de sécurité au travail, sont fréquemment évoqués dans les médias et peuvent nuire à votre réputation en tant qu'entreprise et en tant qu'employeur. Cela a d'autres effets sur vos stratégies d'embauche, de rétention et de confiance des clients.
#3. Importance de la conformité RH : créer un lieu de travail fantastique
Établir un environnement où vos employés se sentent en sécurité et peuvent vous faire confiance en tant qu'employeur nécessite la conformité aux RH.
Comment assurer la conformité RH ?
Votre entreprise sera mieux préparée pour réussir à long terme si vous adhérez aux meilleures pratiques en matière de conformité des RH.
#1. Prenez note des exigences de conformité qui vous concernent.
Les lois et directives que vous devez respecter dépendent d'un certain nombre de variables, notamment votre région, le secteur dans lequel vous opérez et la taille de votre entreprise. Vous pouvez utiliser un logiciel de conformité pour surveiller les exigences réglementaires afin de vous aider dans cette tâche.
#2. Attribuer différents rôles au sein du service des ressources humaines pour la conformité
Les membres de votre personnel RH doivent être bien conscients de leurs responsabilités en matière de conformité RH. Tenez compte des questions suivantes lorsque vous planifiez votre temps : plusieurs membres de l'équipe partagent-ils cette tâche ou désignez-vous une personne en charge de la conformité ? Si oui, cette personne possède-t-elle l'expertise et les connaissances requises? Comment seraient-ils développés sinon ?
En fonction de vos besoins, vous pouvez même choisir de travailler avec une agence de conseil ou d'embaucher un responsable/responsable/équipe de conformité RH dédié dans une grande entreprise. De plus, vous pourriez avoir besoin d'une assistance juridique. Par conséquent, la mise en place d'une équipe interfonctionnelle pour aider à la conformité dans votre entreprise peut être nécessaire.
#3. Suivre les changements législatifs
Gardez un œil sur les changements apportés aux lois et aux règles qui affectent votre entreprise. Les altérations ont souvent lieu en début d'année.
#4. Révisez périodiquement vos politiques RH
Réalisez régulièrement des audits RH pour vérifier le respect de vos politiques RH, telles que les politiques de congés, les politiques de non-discrimination et les politiques salariales. Réfléchissez à la révision de vos politiques. De plus, vous pouvez offrir une formation sur la conformité des RH à votre personnel. La formation sur le plan d'action positive, la formation sur la conformité aux entretiens pour les agences de recrutement et les nouveaux enquêteurs, et la formation sur la loi sur les normes de travail équitables (FLSA) en sont quelques exemples.
#5. Soyez cohérent dans la façon dont vous mettez en œuvre vos politiques.
Vous devez être cohérent lors de la réalisation d'audits RH, de l'utilisation de vos politiques de procédure disciplinaire, de l'utilisation de la FMLA et de l'exécution d'autres procédures. Alternativement, cela pourrait créer de la place pour la non-conformité et les problèmes juridiques.
#6. Utiliser la technologie RH
Vérifiez d'abord la conformité de votre technologie RH avec la législation pertinente, comme le RGPD si vous travaillez en Europe ou les lois sur la protection de la vie privée. De plus, de nombreux produits RH offrent des éléments d'observation qui simplifient la garantie de l'observance.
#7. Établir une liste de contrôle de la conformité des RH.
L'utilisation de la liste de contrôle d'observation des RH peut vous aider à vous souvenir de tout. En plus d'une liste de contrôle plus générale pour l'observation de l'entreprise, vous pouvez créer une liste de contrôle d'adhésion pour le recrutement de nouveaux employés.
Quels sont les rôles et responsabilités en matière de conformité RH ?
La conformité RH implique la création de politiques et de procédures pour se conformer à la législation du travail et de l'emploi.
Qu'est-ce que la liste de contrôle de conformité RH ?
Les professionnels des ressources humaines utilisent une liste de contrôle de la conformité des RH pour se préparer à un audit.
Quelles sont les composantes de la conformité RH ?
Cela inclut le respect des exigences spécifiques et approfondies du droit du travail en ce qui concerne les avis aux employés, le droit du travail et les protections de sécurité.
Quels sont les 3 principaux piliers de la conformité ?
Les trois piliers fondamentaux d'une gestion efficace de la conformité sont les personnes, les processus et la technologie.
Quels sont les exemples de conformité RH ?
- Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)
- Loi sur les soins abordables (ACA)
- Loi sur l'égalité de rémunération (EPA)
- Loi sur les Américains handicapés.
- Loi sur le congé familial et médical.
- Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA)
- Titre VII de la loi sur les droits civils.
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Bibliographie
