Apprendre à licencier un employé est tout aussi vital que d'embaucher des employés exceptionnels. Ne pas savoir comment licencier correctement quelqu'un peut laisser votre organisation dans un bourbier juridique coûteux. Ici, nous expliquerons pourquoi et comment licencier légalement un employé, ainsi que répondre aux questions fréquemment posées.
Savoir quand il convient de licencier un employé
Sans aucun doute, l'un des aspects les moins désirés de votre travail en tant que leader est le licenciement. C'est quelqu'un que vous choisissez parmi un ensemble de candidatures, embauché, formé et avec qui vous passez du temps. Leur permettre de partir peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de licencier un employé : peut-être que sa productivité est considérablement et régulièrement faible, peut-être que son comportement épuise le moral des gens autour de lui, ou peut-être que vous recevez des plaintes d'autres employés ou même de clients.
À moins que vous ne licenciiez pour des raisons financières, vous devriez déjà avoir un dossier sur les mauvaises performances ou les difficultés de comportement d'un employé, ainsi que sur les façons dont vous avez essayé de l'aider à s'améliorer. N'oubliez pas qu'une discussion sur le comportement ou la performance peut être une occasion pour vous de les aider à grandir professionnellement. Cependant, si vous persistez à travailler avec cet employé et que vous ne voyez pas d'amélioration, ou si vous êtes confronté à un désintérêt, un déni ou une attitude défensive après quelques-unes de ces réunions, il est définitivement temps de laisser partir cette personne.
Raisons de licencier un employé
#1. Résiliation en raison de mauvaises performances.
Les difficultés comportementales sont un motif fréquent de licenciement. Si la direction a tenté de remédier à une conduite problématique et l'a documentée, mais que la situation persiste ou s'aggrave, il est temps de laisser partir l'employé. Permettre aux mauvais comportements de continuer malgré les avertissements donne un exemple négatif et nuit au moral.
#2. Résiliation basée sur la performance.
Après s'être vu offrir une seconde chance, les employés qui n'atteignent pas les objectifs de performance sont fréquemment licenciés. Si la formation et les révisions n'ont pas fonctionné, c'est peut-être parce qu'elles sont dans la mauvaise position. Si vous ne parvenez pas à les transférer vers un autre emplacement, il est temps de résilier.
#3. Licenciement pour mauvaise attitude.
La résiliation pour mauvaise attitude peut être juridiquement difficile. Il vaut peut-être mieux ne pas donner de raison si l'employé travaille à sa guise. Si l'employé n'est pas un employé à volonté et doit être licencié pour une raison quelconque, vous devez d'abord documenter des exemples spécifiques de problèmes d'attitude.
#4. Licenciement pour désobéissance.
Si un employé refuse de faire des activités liées au travail, refuse de suivre des instructions de gestion valides et éthiques, ou est irrespectueux envers un gestionnaire ou un superviseur, il est temps d'envisager un congédiement pour insubordination. Vous devez documenter méticuleusement toutes les instances de celui-ci.
#5. Licenciement pour harcèlement sexuel.
Les employeurs qui ne prennent pas au sérieux les allégations de harcèlement sexuel risquent d'être tenus pour responsables de la création d'un environnement de travail hostile. Documentez minutieusement toute preuve spécifique. Si un employé travaille à volonté et que la preuve est ambiguë, il peut être préférable de le licencier sans explication.
#6. Fin de présence.
Si un employé enfreint fréquemment les politiques de l'entreprise, il peut être temps de le licencier. Notez chaque cas et informez l'employé des répercussions des absences continues ou des retards.
#7. Licenciement pour harcèlement.
L'intimidation ou le harcèlement au travail sous la forme d'un comportement agressif non désiré est souvent un motif de licenciement. Documentez toutes les plaintes et précisez les sanctions.
#8. Licenciement pour manquements à la sécurité.
Le licenciement d'un employé pour des infractions à la sécurité, même s'il est justifié, peut être problématique car cela peut être interprété comme des représailles contre un employé pour avoir signalé des risques pour la sécurité. Si vous envisagez de licencier quelqu'un pour des raisons de sécurité, demandez des conseils juridiques.
Parmi les autres facteurs pouvant entraîner un licenciement, citons une violation importante du code de conduite ou le fait qu'un employé cesse tout simplement de se présenter, auquel cas vous avez une désertion d'emploi.
Comment licencier un employé
Il s'agit d'une approche étape par étape pour licencier le personnel.
#1. Communiquer librement et honnêtement avec l'employé avant le licenciement.
Si vous avez un employé qui ne fonctionne pas bien, envisagez de discuter de ces problèmes avec lui en privé et de manière diplomatique, sans suggérer de mesures disciplinaires ou de licenciement. Dans certaines circonstances, l'employé sera d'accord avec vos évaluations et démissionnera de lui-même.
#2. Décidez d'une heure, d'un jour et d'un lieu.
Fixez une heure et un jour pour rencontrer l'employé dans un endroit calme, loin des autres employés. Déterminez une heure de réunion qui permet à l'employé de rassembler ses affaires tranquillement et hors de la vue des autres employés immédiatement après la réunion.
#3. Planifiez à l'avance.
Faites un script de ce que vous souhaitez dire. Décrivez vos motifs de résiliation, qu'il s'agisse d'une infraction unique ou d'une série d'infractions à long terme. Mais assurez-vous que les explications ne concernent pas une conduite dont vous absoudrez d'autres employés. Votre scénario doit souligner que votre décision est définitive et qu'il n'y a aucun moyen que vous changiez d'avis.
#4. Amenez un collègue avec vous.
Si l'employé devient furieux ou irrité, un partenaire commercial, un superviseur direct ou un employé des RH doit être là pour garder les choses calmes. Une autre personne dans la salle est également utile au cas où l'employé licencié dépose des réclamations légales sur la base de ce qui a été discuté lors de la discussion de licenciement.
#5. Évitez de rendre les choses personnelles.
Soyez courtois si un employé ne correspond pas à la culture de votre entreprise. Ne dépréciez pas l'employé; ce n'est pas parce qu'ils ne s'intègrent pas dans votre organisation qu'ils ne s'intégreront pas ailleurs. De même, si un employé travaille mal, ne le renvoyez pas et ne sous-estimez pas son intelligence. Informez-les que leur performance est inférieure à vos normes.
Faites du licenciement d'un employé une affaire personnelle. Évitez d'insulter ou de dénigrer un employé simplement parce qu'il ne correspond pas à votre culture d'entreprise. Rappelez-leur simplement que leur performance n'est pas à la hauteur des standards de votre entreprise et que vous leur souhaitez bonne chance dans leurs projets futurs.
#6. Soyez bref.
Prévoyez suffisamment de temps pour que votre employé pose des questions et pour que vous lui transmettiez votre cas – probablement pas plus de 10 minutes au total. S'ils vous posent une question, gardez vos réponses brèves et précises.
#7. Obtenir les papiers d'entreprise de l'employé.
Lorsque vous licenciez un employé, vous devez récupérer tous les documents de l'entreprise qu'il peut avoir entre les mains. Cela comprend les clés, les cartes d'identité, les ordinateurs portables de travail et d'autres articles. Modifiez les mots de passe de tous les logiciels de l'entreprise auxquels l'employé a accès.
#8. Fournir et expliquer les indemnités de départ, le cas échéant.
Expliquez comment l'employé recevra une indemnité de départ ou une assurance COBRA si votre organisation offre ces avantages aux employés licenciés. Indiquez clairement quand l'employé peut s'attendre à recevoir sa rémunération finale - vous devez payer pour tout le travail effectué, même s'il est de mauvaise qualité. Si l'employé est tenu de signer des accords de non-divulgation, faites-le signer avant son départ.
Ce qu'il faut considérer avant de licencier un employé
#1. Tes sentiments
Vous êtes un leader, et bien que votre travail soit principalement axé sur le développement d'autres grands leaders, cela signifie également que vous êtes celui qui doit laisser quelqu'un partir quand, pour une raison quelconque, cela ne fonctionne tout simplement pas.
Cela peut être un lourd fardeau émotionnel à porter, malgré l'adage selon lequel « ce n'est pas personnel, ce sont juste des affaires ». Même si vous savez que c'est la meilleure décision pour vous et votre entreprise, il est difficile de ne pas se sentir un peu coupable de ce que vous faites. Il peut être beaucoup plus difficile de savoir comment virer quelqu'un que vous appréciez réellement.
Alors, avant de commettre un crime, donnez-vous un coup de pouce. N'oubliez pas : la réunion sera très probablement inconfortable, mais peu importe à quel point la rupture de l'entreprise est émouvante pour vous, vous devez faire de votre mieux pour garder vos émotions sous contrôle tout au long de la discussion. La dernière chose que vous voulez, c'est que la personne que vous quittez doive vous consoler parce que vous êtes tellement contrarié d'avoir à lui dire au revoir. C'est injuste envers eux et cela ne fait qu'ajouter l'insulte à la douleur.
Au lieu de cela, demandez à un confident, comme un partenaire, un conjoint ou un ami, de fournir un exutoire à tous les sentiments que vous pourriez avoir par la suite.
#2. Implications légales
Vous êtes peut-être le service des ressources humaines d'une petite entreprise. Si tel est le cas, il n'y a pas de mal à consulter un avocat pour s'assurer que vous gérez le processus de licenciement correctement et conformément à toutes les exigences légales.
Cependant, si vous êtes une grande entreprise avec des ressources humaines ou un partenariat externalisé, vous devriez obtenir leurs conseils sur la méthode pour vous assurer que le licenciement ne devienne pas un problème juridique qui reviendra vous hanter.
Vous devez absolument vous assurer que vous disposez de tous les documents susmentionnés sur la performance et le comportement de l'employé afin d'avoir une trace écrite. Celui-ci doit contenir des rapports de performance, tous les avertissements que vous avez pu leur donner et toute autre information de coaching. Avant l'entretien, rédigez une lettre de résiliation (approuvée par l'avocat précité) à envoyer au salarié une fois la nouvelle prononcée.
#3. Considérations logistiques
Vous devez également planifier toute la logistique à l'avance : comment récupérerez-vous les biens de l'entreprise entre leurs mains, tels que les clés ou les ordinateurs ? Quand et comment allez-vous leur donner leur dernier chèque de paie ? Que leur direz-vous lorsqu'ils se demanderont pourquoi ils ont été licenciés ? Vous devez être prêt à faire face à n'importe quelle situation, surtout si vous ne disposez pas d'une personne spécialisée en RH.
Après l'événement, vous devrez savoir comment vous allez gérer les e-mails restants envoyés à leur adresse, ainsi que comment modifier les mots de passe professionnels connus de l'employé. Assurez-vous d'avoir une stratégie en place à l'avance afin de ne rien oublier.
Raisons de licencier un employé qui sont illégaux
Lorsque vous êtes confronté à la décision de licencier un employé, assurez-vous de ne pas enfreindre la loi. Consultez un avocat si vous avez des doutes.
Même dans les cas d'emploi à volonté, il existe des raisons totalement illégales et inappropriées de licencier quelqu'un.
- Discrimination : Si vos méthodes de licenciement sont discriminatoires, vous enfreignez la loi fédérale. En savoir plus sur le respect de l'égalité des chances en matière d'emploi dans cet article.
- Représailles : si un employé menace de poursuivre en justice pour discrimination présumée, problèmes de sécurité au travail ou pour d'autres raisons, vous ne pouvez pas le licencier. Vous ne pouvez pas non plus licencier des employés qui refusent de se conformer à des demandes illégales.
- Refus de participer aux tests de détecteur de mensonge : Vos employés ont la liberté de refuser les tests de détecteur de mensonge dans la plupart des cas. Refuser de passer ces tests n'est pas une infraction passible de licenciement.
- Statut d'immigration : vous ne pouvez pas licencier un employé en raison de son statut d'immigration tant qu'il peut légalement travailler aux États-Unis.
Que devriez-vous dire au reste de votre équipe ?
Vous ne pouvez pas dissimuler le fait que vous avez licencié un membre de votre personnel. Votre personnel le remarquera et commencera à se demander pourquoi vous avez laissé partir un employé si ce n'était pas évident.
Les gens vont spéculer et faire des suppositions. Ils peuvent être préoccupés par leur propre sécurité d'emploi. Ils pourraient être soulagés ou enragés.
Préparez-vous à l'avance pour informer le reste des membres de votre équipe de la nouvelle. La transparence permet à vos collègues de comprendre comment améliorer et conserver leur emploi.
Certains membres de l'équipe peuvent avoir des inquiétudes quant à leur performance, et cela pourrait être une occasion idéale de fournir des commentaires et de renforcer les relations.
Aller de l'avant
Vos efforts pour virer quelqu'un gentiment ne seront pas ignorés. Le reste de votre équipe verra que vous appréciez suffisamment les gens pour être prévenant dans de tels cas. Peut-être que la personne que vous renvoyez ne le remarquera pas tout de suite, mais vous faites de votre mieux pour être prévenant et éviter de le blesser.
Faites un effort pour terminer la conversation sur une note positive. S'il s'agissait d'une personne merveilleuse, offrez vos suggestions de développement professionnel. Vous les aiderez dans leur future recherche d'emploi. Apportez également des conseils ou des idées professionnelles que vous avez. Toutes les informations que vous pouvez fournir les aideront dans leur recherche d'un nouvel emploi.
Ce sont des décisions et des conversations difficiles. Vous gagnerez en confiance et développerez de nouvelles compétences qui vous seront utiles, à vous et à votre personnel, à l'avenir. Cela vous aidera à devenir un patron plus équilibré et une personne plus polie à long terme.
Conclusion
L'une des choses les plus difficiles que vous aurez à faire en tant que manager est de renvoyer quelqu'un. Cependant, tous les managers devront passer par là à un moment de leur carrière. Même si licencier quelqu'un ne sera jamais agréable, vous pouvez faire de nombreuses choses pour rendre le processus moins douloureux pour toutes les personnes impliquées.
Cela étant dit, la chose la plus cruciale pour un manager qui a l'intention de licencier quelqu'un est de planifier à l'avance. Alors, avant de convoquer cette réunion, passez le temps et les efforts nécessaires pour vous préparer afin que tout se passe le mieux possible.
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Bibliographie
