Si vous avez embauché du personnel dans votre organisation, vous devrez les rémunérer pour les heures travaillées. Selon les lois de l'État, vous devrez peut-être fournir à vos employés des talons de paie à la fin d'une période de paiement.
Même lorsque ce n'est pas une obligation légale, fournir à vos employés des talons de paie les aide à vérifier qu'ils sont payés pour ce que vaut leur temps passé dans votre organisation.
Si vous considérez que la création de fiches de paie pour vos employés est nécessaire, ce guide peut vous donner un aperçu de la façon de bien faire les choses.
Qu'est-ce que le bulletin de paie ?
Un talon de paie est un document qu'un employeur remet à ses employés détaillant leurs détails de paiement par période de paiement - hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle.
Ce document vise à aider les employés à comprendre leur salaire, leurs cotisations, leurs retenues et leurs impôts. En plus d'aider les employés à s'assurer qu'ils ont été payés correctement, les talons de paie sont souvent utiles lors des demandes de prêt personnel.
Comment créer des fiches de paie à l'aide d'outils en ligne
Faire des fiches de paie pour vos employés peut être éprouvant, surtout si vous le faites manuellement et que vous avez de nombreux employés. Mais vous n'avez pas à le faire manuellement. Il existe d'innombrables générateurs de fiches de paie en ligne sur Internet que vous pouvez utiliser pour générer des fiches de paie pour vos employés en quelques minutes.
Mais vous ne voudrez peut-être pas faire confiance à tous les générateurs de talons de paie sur Internet, compte tenu des informations sensibles utilisées pour créer un talon de paie. Si la confidentialité et la sécurité vous préoccupent, FormPros est l'un des générateurs de talons de paie en ligne les plus sûrs que vous voudrez essayer.
Quelles informations inclure dans un bulletin de paie ?
Renseignements généraux
Un talon de paie doit indiquer les informations générales d'un employé, y compris son numéro de sécurité sociale, son nom, son adresse et ses coordonnées. De plus, il doit indiquer l'adresse et le nom de l'employeur.
En raison de la nature sensible de ces informations, vous devez être prudent avec l'entreprise à qui vous confiez la préparation des talons de paie pour vous assurer que la vie privée de votre employé n'est pas compromise.
Salaires bruts
Le bulletin de paie doit indiquer tous les salaires avant impôt (salaires/revenus bruts). Il s'agit du montant total gagné par vos employés avant impôts et autres déductions. Vous obtenez le salaire brut d'un employé en multipliant ses heures de travail par son taux horaire.
Si vous avez des employés exonérés ou salariés dans votre organisation, leur salaire brut par période de paie correspondra à leur salaire annuel divisé par le nombre de périodes de paiement.
Déductions
Le salaire brut représente les gains cumulés de vos employés. Cependant, ils ne peuvent pas rapporter le salaire brut à la maison. Il y a certaines déductions qu'un employeur retient au nom du gouvernement fédéral et de l'État.
Certaines déductions possibles comprennent les impôts fédéraux et d'État, les avantages sociaux tels que l'assurance maladie, les prestations de retraite, les saisies sur salaire telles que les pensions alimentaires pour enfants et les retenues volontaires. Toutes ces informations doivent figurer sur le talon de paie.
Cotisation patronale
Chaque employeur doit faire des cotisations statutaires au nom de leurs employés. Ces cotisations comprennent la part statutaire de l'employeur des prestations de retraite des employés et la loi fédérale sur les cotisations d'assurance.
Bien que vous versiez les cotisations, vous devez inclure les informations sur le talon de paie.
Salaire net
Le salaire net représente l'argent qui entre dans la main ou la banque de l'employé après toutes les déductions. Vous arrivez au salaire net en déduisant toutes les retenues légales, volontaires et de saisie-arrêt de salaire du salaire brut.
Mot de la fin
Que les règles de votre État exigent ou non que vous fournissiez à vos employés des talons de paie à la fin d'une période de paiement, il est toujours bon de délivrer ces documents vitaux. Ils aident à donner à vos employés un aperçu de ce qu'ils gagnent, de leurs retenues légales et de vos cotisations.
Cette idée crée un sentiment de transparence dans vos relations avec vos employés, ce qui est un excellent moyen de remonter le moral des employés. De plus, vos employés peuvent utiliser les talons de paie comme preuve d'emploi lorsqu'ils recherchent des prêts pour le développement personnel.
