Ce n'est un secret pour personne que les organisations utilisent divers outils de gestion pour bien organiser leurs documents, et l'un des outils utilisés dans les entreprises pour les documents est le système de gestion de fichiers. La plupart des systèmes de gestion de fichiers présentent de nombreux avantages qui seront utiles aux grandes et aux petites entreprises. Il s'agit d'un outil important qui peut aider à gérer les fonctions générales d'une entreprise. Cela aidera également à organiser et organiser les données et les fichiers de manière unique. Dans cet article, nous donnerons un aperçu des fenêtres du système de gestion de fichiers, de la gestion des fichiers de documents et de ce qu'implique un système de gestion de fichiers.
Un système de gestion de fichiers fournit un accès aux utilisateurs, tel que des autorisations sur les fichiers et la possibilité de définir des limites sur les fichiers. Un système de gestion de fichiers est essentiel pour tous les types d'organisations commerciales, mais qu'est-ce qu'un système de gestion de fichiers ? Dans cet article, nous donnerons un aperçu de ce qu'est un système de gestion de fichiers, ses définitions, ses types, ses exemples, etc.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de fichiers
Un système de gestion de fichiers (FMS) peut également être appelé un gestionnaire de fichiers. C'est un appareil qui peut aider à stocker, organiser et nommer les fichiers dans un système. Ce processus fournira aux utilisateurs un accès facile aux documents en les rendant faciles à trouver. Un système de gestion de fichiers est un avantage pour tous. Cela facilite simplement son utilisation. Contrairement à la gestion de fichiers physique, un système de gestion de fichiers peut fonctionner de n'importe où. Il fournit également une sécurité plus profonde et meilleure pour les données et leurs informations.
Un système de gestion de fichiers est unique pour l'organisation numérique des documents. Alors que le stockage numérique des fichiers les rendra beaucoup plus faciles à localiser. Avec une recherche par mot-clé, vous trouverez les fichiers dont vous avez besoin et pourrez également y apporter des modifications ou empêcher les autres d'y accéder.
Les systèmes de gestion de fichiers ne peuvent pas être comparés à la gestion de fichiers physique car, avec les systèmes de gestion de fichiers, vous et vos employés aurez accès aux données indépendamment de votre emplacement et de votre heure. Ils ne courent pas plus de risques d'être détruits ou portés disparus. Au lieu de cela, vous pouvez chiffrer vos fichiers et les rendre accessibles à quelques personnes. Les systèmes de gestion de fichiers aident les organisations à organiser les documents et les données et à en faciliter l'accès à tout moment.
Il fonctionne comme un dispositif de maintenance de fichiers pour les systèmes informatiques (Windows). Il aide à gérer les fichiers des organisations et convient également à un usage personnel. La plupart des organisations stockent leurs données dans un système hiérarchique bien détaillé en utilisant des répertoires constitués (dossiers secondaires) et des sous-répertoires (sous-dossiers).
Les fichiers sont généralement gérés avec ces répertoires/dossiers. Sous les répertoires constitués, vous pouvez avoir différents sous-répertoires, ce qui les maintiendra bien organisés.
Quels sont les types de gestion de fichiers ?
Il existe principalement trois types de gestion de fichiers. Chacun de ces types de gestion de fichiers propose différentes manières de gérer les fichiers, quel que soit le but que vous souhaitez effectuer.
Voici les types de gestion de fichiers :
#1. Gestion relationnelle des fichiers :
Il s'agit d'un type de gestion de fichiers qui organise et gère les documents/données sur la relation existante entre les données enregistrées dans chaque fichier. Il s'agit d'une méthode plus simple d'organisation des données.
De nombreuses organisations utilisent la gestion de fichiers relationnels pour gérer, récupérer, restaurer et rechercher des fichiers enregistrés sur un système informatique.
#2. Gestion des fichiers réseau :
Il s'agit d'un type de gestion de fichiers qui fonctionne comme un client pour un protocole d'accès aux fichiers à distance. Avec la gestion de fichiers en réseau, vous aurez accès aux fichiers sur un serveur. Il est également préférable d'organiser les fichiers en fonction de leur emplacement sur le système informatique.
#3. Gestion hiérarchique des fichiers :
La gestion hiérarchique des fichiers est idéale pour gérer et organiser les fichiers, bien qu'elle puisse être utilisée sur les ordinateurs Macintosh. Ce type de gestion de fichiers organise les fichiers en utilisant des répertoires constitués et leurs sous-répertoires. La création d'un dossier principal et la création de plusieurs sous-répertoires aideront à organiser les fichiers de manière plus facile à rechercher.
Quel est le meilleur système de gestion de fichiers ?
La recherche du meilleur système de gestion de fichiers peut prendre du temps, car la plupart de ces logiciels offrent les meilleurs services tels qu'un prix flexible, une interface simple, la sécurité et bien d'autres. Cependant, dans cet aperçu, nous discuterons de certains des meilleurs systèmes de gestion de fichiers pour vous.
#1. Microsoft SharePoint :
Visiter Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint reste le meilleur système de gestion de fichiers. Il possède des caractéristiques uniques qui le distinguent en tant qu'application. Il est livré avec des outils de collaboration qui permettent à deux utilisateurs ou plus de travailler en entreprise sur un document en même temps.
La plupart des organisations utilisent Microsoft SharePoint pour créer des champs de métadonnées personnalisés sur tous les fichiers enregistrés dans le système. Pour profiter de toutes ses fonctionnalités, vous devrez peut-être suivre une formation. Cependant, il a une interface simple.
#2. Rubex par eFileCabinet :
Visiter classeur TED
eFileCabinet est l'un des meilleurs systèmes de gestion de fichiers qui conviennent à tous les utilisateurs. Il est peu coûteux et offre certaines des meilleures fonctionnalités qui vous aideront à organiser vos documents sans aucun problème.
eFileCabinet a une interface intuitive qui le rend facile pour les nouveaux utilisateurs. Il s'agit d'un logiciel basé sur le cloud accessible à distance.
C'est bien parce que vous pouvez facilement gérer vos documents de n'importe où.
#3. M-Files :
M-file offre certaines des meilleures fonctionnalités de gestion de fichiers. Non seulement m-file protège vos fichiers, mais il offre également une sécurité pour vos documents. Il est fiable et aide à numériser plusieurs documents physiques.
M-files possède une interface intuitive et facile à utiliser qui maintient les documents bien organisés. Avec cette plateforme, vous pouvez gérer vos documents sans effort. Il est également livré avec des fonctionnalités telles que le processus de récupération, le contrôle de version, la description des métadonnées et les flux de travail automatisés.
Quelle est la 3 importance de la gestion des fichiers ?
Qu'elle soit petite ou grande, la gestion des fichiers est essentielle pour toute organisation commerciale. La gestion des fichiers facilite grandement les travaux de bureau.
Voici l'importance de la gestion des fichiers :
#1. Fichiers bien structurés :
La gestion des fichiers consiste principalement à organiser les fichiers de manière à ce qu'ils soient facilement accessibles. L'une des principales importances de l'utilisation de la gestion de fichiers est de créer des fichiers bien structurés. La gestion des fichiers s'améliore systématiquement et rend le document bien organisé.
Avec les systèmes de gestion de fichiers, vous pouvez facilement numériser vos documents sans trop de difficulté. Et aussi les trouver plus rapidement grâce à la recherche par mot-clé.
En outre, vous pouvez créer des fichiers, supprimer, récupérer, stocker ou modifier avec des outils de gestion de fichiers.
#2. Sécurité:
De nombreuses entreprises sont préoccupées par la sécurité de leurs documents importants. Cependant, avec un système de gestion de système de fichiers, vous pouvez protéger vos fichiers électroniques.
Vous pouvez facilement restreindre l'accès non autorisé à vos fichiers ou chiffrer vos documents. Cela protégera vos documents contre la corruption ou la suppression.
#3. Productivité accrue :
Non seulement la gestion des fichiers augmentera la productivité d'une organisation, mais elle augmentera également les ressources et réduira les coûts. Les systèmes de gestion de fichiers facilitent le travail et facilitent la gestion du temps. Avec la gestion des fichiers, la gestion des fichiers numériques est plus facile et plus rapide.
Parmi les avantages importants de la gestion des fichiers figure la capacité d'augmenter notre productivité.
Quelles sont les 5 étapes de dépôt de base ?
Il est essentiel de suivre les étapes de dépôt. Cependant, voici les 5 étapes de dépôt de base :
- Classement par sujet ou catégorie
- Remplir par ordre alphabétique
- Classement par ordre numérique
- Remplissage par lieu/ordre géographique
- Remplissage par Dates/Chronique
Quels sont les principaux composants de la gestion de fichiers ?
La gestion des fichiers aidera à augmenter la productivité d'une organisation. Cependant, pour obtenir des fichiers bien organisés, il est crucial de comprendre le composant de la gestion des fichiers. Voici les principaux composants de la gestion de fichiers :
#1. Noms de fichiers et de dossiers corrects :
Pour une gestion de fichiers impressionnante, vous devez saisir les fichiers corrects et leurs noms de dossier de manière bien organisée. Fournir des noms précis rendra leur recherche beaucoup plus facile et plus rapide. Les noms de fichiers et de dossiers sont cruciaux pour la gestion des fichiers.
#2. Répertoires/Dossiers :
Les répertoires sont un élément crucial de la gestion des fichiers. Bien qu'il puisse être important de saisir correctement les noms de dossier, il est également important que vous ayez une vue claire du nombre total de dossiers dont votre organisation aura besoin.
Vous pouvez également organiser les fichiers et répertoires dans un format hiérarchique.
Aussi, vous devez disposer de plusieurs dossiers pouvant couvrir l'ensemble de vos fichiers dans des répertoires constitués (dossier secondaire) et des sous-répertoires (sous-dossiers). Cela facilitera certainement leur recherche.
#3. Stockage de fichiers :
Le stockage de fichiers est un élément important de la gestion de fichiers. Vous pouvez facilement organiser vos fichiers dans plusieurs dossiers et les enregistrer sur le système de stockage ou avec des systèmes de gestion de fichiers. Vous pouvez également restaurer des fichiers perdus à partir du système de stockage de fichiers.
Exemples de système de gestion de fichiers
Voici des exemples de systèmes de gestion de fichiers :
- Pomme icloud
- Dropbox
- eFileCabinet
- Gestion de fichiers avec Canto
- Google Drive
- M-Files
- Microsoft onedrive
- Microsoft SharePoint
- Communauté VIENNE Avantage
Système de gestion de fichiers documentaires
Un système de gestion de fichiers de documents est un système de stockage basé sur le cloud. Il s'agit d'une solution logicielle automatisée adaptée à la numérisation, la restauration, l'approbation, le balisage, l'achèvement, la sécurisation et l'organisation de projets avec le système de fichiers.
Le système de gestion de fichiers de documents fonctionne plus rapidement et peut fournir une couverture totale pour vos documents. La plupart des logiciels DMS vous aideront à économiser des ressources, du temps, des coûts et de la main-d'œuvre, et vous aideront également à organiser vos documents de manière bien organisée.
Le système de gestion de fichiers de documents offre différentes manières d'indexer les fichiers. Il est non seulement idéal pour identifier différents formats de fichiers, mais facilite également la recherche, le partage et la modification de documents. Il peut être utilisé pour automatiser des documents et des fichiers.
Il y a tellement d'avantages associés à l'utilisation d'un système de gestion de fichiers de documents, qui comprend des données sécurisées telles que des normes de cryptage avancées, une sécurité de premier ordre des documents, un stockage de sauvegarde important pour les documents, un stockage de données sécurisé, etc.
Système de gestion de fichiers Windows
Les systèmes de gestion de fichiers Windows sont des services intégrés au système d'exploitation qui facilitent la gestion des fichiers informatiques.
Le logiciel de système de gestion de fichiers ou Windows aide à organiser, trouver des documents, organiser, parcourir et fournir plus d'informations sur les fichiers. Ils travaillent également sur de grands groupes de fichiers et aident le système d'exploitation de plusieurs façons à les garder bien organisés.
Les systèmes Windows sont un périphérique de gestion de fichiers par défaut qui est toujours sur le système. Le système de gestion de fichiers est un gestionnaire de fichiers sous Windows. Ce gestionnaire de fichiers par défaut a une capacité limitée sur les fichiers, c'est pourquoi il est souvent pris en charge par les outils des systèmes de gestion de documents. Les autres outils de gestion de fichiers de fenêtres sont Double Commander, SharePoint, Excel, Google Desktop, les répertoires et autres. Cependant, sur les systèmes mac, vous trouverez un appareil comme "finder".
Néanmoins, les outils avancés du système de gestion de documents peuvent vous aider à organiser vos fichiers importants de manière bien structurée, ce qui les rendra plus rapides et plus faciles d'accès pour vous et vos employés. Parce que DMS a une plus grande capacité que le gestionnaire de fichiers par défaut et fournit également des options plus avancées comme la gestion et l'organisation des fichiers dans des répertoires.
Conclusion
Les systèmes de gestion de fichiers sont des outils essentiels pour une organisation fluide des fichiers. Il n'est pas limité aux seuls propriétaires d'entreprise car il peut être utilisé à des fins personnelles.
Trouver le meilleur système de gestion de fichiers vous aidera à organiser et à organiser vos fichiers de manière à ce qu'ils soient accessibles à toute personne à qui vous donnez accès. Ils sont également économiques et faciles à utiliser. Nous espérons que cet aperçu vous sera utile dans votre recherche.
FAQ sur les systèmes de gestion de fichiers
Les petites entreprises peuvent-elles utiliser un système de gestion de fichiers ?
Oui, les petites entreprises peuvent utiliser des systèmes de gestion de fichiers pour leurs fichiers.
Les systèmes de gestion de fichiers sont-ils nécessaires avec un gestionnaire de fichiers par défaut ?
Oui, ils vous aideront à vous organiser de manière accessible et vous fourniront des fonctionnalités plus avancées.
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