La gestion des installations est difficile à définir en raison de sa portée étendue. Les fonctions d'infogérance vont bien au-delà de la « gestion des installations », alors qu'un Sales Manager est seul responsable du suivi de la performance des commerciaux dans les entreprises. Par conséquent, il est souvent difficile pour les entreprises de profiter des avantages d'un gestionnaire d'installations qualifié.
Alors, quelle est l'importance de la gestion des installations? Pour bien comprendre ce que fait le gestionnaire des installations, ce dont il est responsable et quel impact il a sur une entreprise, il est préférable de décomposer son champ de travail.
Qu'est-ce que la gestion des installations ?
En un mot, la gestion des installations correspond aux activités quotidiennes nécessaires pour garantir que l'environnement physique d'une organisation répond à ses exigences et à ses fonctions critiques.
De nombreux facteurs contribuent aux fonctions de base d'une organisation, en particulier lorsque l'on considère le large éventail d'activités nécessitant une gestion des installations. Il peut s'agir d'un district scolaire avec de nombreux bâtiments, d'une société manufacturière avec une seule grande usine de fabrication ou d'un espace de bureau commercial louant un seul étage d'un gratte-ciel de la ville. Quelle que soit l'entreprise dans laquelle vous travaillez, la gestion des installations (un gestionnaire des installations) garantit que vos espaces physiques et vos actifs peuvent répondre aux besoins de votre organisation.
Pourquoi la gestion des installations est-elle importante ?
Toutes les organisations existent pour accomplir un rôle de base, qui peut aller de gagner de l'argent à répondre aux besoins d'une communauté. L'épine dorsale de toute organisation réussie est la gestion des installations. Ils apportent leur aide de différentes manières :
#1. Productivité
Le premier et le plus important devoir est de s'assurer que le personnel, les employés et les locataires peuvent effectuer leur travail correctement. Cela implique de s'assurer que l'endroit est propre, organisé et prêt à l'emploi. Cela implique également que les véhicules, l'équipement et la technologie soient opérationnels en cas de besoin.
#2. Sécurité et confort
S'assurer que tous les occupants du bâtiment sont en sécurité et à l'aise est intimement lié à la productivité. Il est essentiel de s'assurer que les bâtiments et les équipements sont inspectés pour s'assurer qu'ils satisfont aux exigences de sécurité afin de réduire la responsabilité et les risques. Les gestionnaires d'installations sont à l'affût des méthodes permettant d'améliorer le confort des locataires.
#3. Rentabilité
La productivité, la sécurité et le confort doivent être efficacement créés. Étant donné que la gestion des installations est souvent la dépense la plus coûteuse en raison de son large impact sur l'ensemble de l'entreprise, tous les efforts visant à réduire les coûts opérationnels superflus sont essentiels au résultat net de l'entreprise.
#4. Évolutivité
Au fur et à mesure que les entreprises grandissent, étendent leurs immobilisations, changent de site ou s'adaptent à l'évolution des environnements de travail (introduction d'un environnement de travail virtuel, par exemple), l'infogérance est en première ligne pour garantir le succès de ces transformations. Pour conseiller au mieux les nouveaux prospects, l'équipe doit connaître les installations, ainsi que les personnes et les actifs qui y sont hébergés.
#5. Durabilité
Au-delà de la conformité EHS (environnement, santé et sécurité), les gestionnaires d'installations ont l'obligation sociale de promouvoir des pratiques plus vertes au sein de l'entreprise. Cela peut inclure la réduction des déchets, l'amélioration de l'efficacité énergétique ou la mise en œuvre de nouvelles meilleures pratiques. La gestion durable des installations améliore l'image de marque de l'organisation et réduit les dépenses globales de consommation d'énergie.
Ce qu'un gestionnaire d'installations fait et ne fait pas
Pour bien comprendre ce qu'est la gestion des installations, regardons les deux types de services qu'ils fournissent au quotidien : les services matériels et les services logiciels.
#1. Services durs
Les structures physiques (les composants qui ne peuvent pas être facilement retirés) sont liées aux services matériels. La gestion des installations d'entreprise est parfois tenue par la loi de garantir la santé et la sécurité des employés ou des occupants des bâtiments :
- Entretien du bâtiment
- Entretien du système CVC
- Gestion de l'eau et de l'énergie
- Ascenseurs et escalators lumière sécurité incendie
- Assainissement et plomberie
Le rôle de la gestion des installations dans cette situation est de limiter la possibilité d'accidents et de catastrophes, ce qui pourrait entraîner des coûts d'assurance élevés. Les entreprises qui doivent suivre les réparations peuvent envisager d'utiliser un logiciel de gestion des installations.
#2. Services logiciels
Les services souples visent à rendre le lieu de travail plus confortable et plus sûr.
Plusieurs de ces descriptions de travail de gestion des installations sont facultatives et peuvent être ajoutées ou retirées après des revues de qualité et de budget :
- Services de nettoyage et de garde
- Précautions de sécurité
- Entretien des parkings
- Lutte antiparasitaire
- Élimination des déchets de recyclage
- Réassort du mobilier et du matériel
- Informatique
- Gestion de documents
- Entretien du terrain, aménagement paysager et gestion du courrier
Les salariés privilégient souvent les fonctions de facility management pour se faciliter la vie. Les entreprises peuvent avoir une vue d'ensemble de leurs coûts grâce à nos solutions intégrées de système de gestion du lieu de travail, ce qui leur permet de hiérarchiser ces services logiciels en conséquence.
Facility Manager vs Property Manager
Un gestionnaire immobilier est un rôle qui est souvent confondu avec un gestionnaire d'installations, et il est simple de comprendre pourquoi. Cela est particulièrement évident dans l'immobilier commercial lorsque les propriétaires et les sociétés sont des entités distinctes. Cela ne s'applique pas aux installations occupées par leur propriétaire (c'est-à-dire que les dirigeants de l'organisation sont également les propriétaires de l'immeuble).
Néanmoins, un gestionnaire immobilier et un facility manager seront présents dans certains contextes immobiliers commerciaux. Le gestionnaire immobilier est engagé par le propriétaire (bailleur), tandis que le gestionnaire des installations est employé par l'organisation résidente (locataire). En conséquence, les gestionnaires immobiliers sont en charge de tout ce qui concerne les bâtiments commerciaux eux-mêmes (entretien des bâtiments et des terrains, services publics, améliorations des immobilisations, etc.), tandis que les gestionnaires d'installations sont en charge de tout ce qui concerne les occupants, le personnel et les actifs. à l'intérieur (gestion des espaces de travail, entretien des actifs, restauration, etc.).
Quelle est la structure organisationnelle d'un service de gestion des installations ?
La structure du département, comme la plupart des aspects de la gestion des installations, varie considérablement en fonction de la taille et de l'industrie de la gestion des installations.
Pour les petites entreprises, la division de gestion des installations peut être composée d'une seule personne qui est responsable de tout. Lorsque c'est le cas, le gestionnaire d'installations (ou le gestionnaire d'installations s'il s'agit d'une seule installation) est fortement impliqué dans les opérations quotidiennes.
Certains services sont attribués à des professionnels ou à des équipes d'installations ciblées à mesure que les entreprises se développent. Un responsable de la maintenance, un directeur du transport ou un responsable de la production, par exemple, peuvent être recrutés pour superviser ces services spécialisés.
Certaines organisations peuvent diviser leur gestion en zones, emplacements, bâtiments ou régions, avec un gestionnaire de bâtiment ou un directeur régional en charge. Dans l'un ou l'autre de ces cas, le directeur des installations (ou, plus probablement, le directeur des installations ou le vice-président des opérations) est libre de gérer des tâches plus stratégiques en collaboration avec la direction.
Externalisation de la gestion des installations
De nombreuses entreprises voudront externaliser divers niveaux de gestion des installations (de l'externalisation de l'ensemble du département à seulement quelques services sélectionnés).
En éliminant la formation interne et les dépenses salariales, l'externalisation peut être une solution rentable. Chaque organisation doit analyser les coûts et les avantages de l'externalisation pour elle-même. Les services plus spécialisés et moins fréquents sont fréquemment externalisés, tandis que les services standards et routiniers restent en interne.
| En-maison | Outsourced |
| Fonction centrale de l'organisation | Périphérique à la fonction organisationnelle |
| Fréquent | Peu fréquent |
| Commun | Specialized |
| Faibles coûts de formation | Coûts de formation élevés |
Quelles sont les exigences pour un gestionnaire d'installations ?
Le poste de gestionnaire des installations n'est pas pour les âmes sensibles et nécessite souvent des années d'expérience ou de formation. Un directeur des installations commence généralement en tant que technicien de maintenance, gestionnaire d'immeuble, ingénieur en mécanique ou autre titre de poste comparable. Au fur et à mesure qu'ils acquièrent de l'expertise, ils accèdent à des postes de direction de niveau supérieur, ce qui leur permet de superviser davantage de fonctions stratégiques du département.
Selon la taille de l'entreprise et le niveau de concurrence, les exigences en matière de formation peuvent aller d'un diplôme d'études secondaires à un diplôme d'associé de 2 ans ou à un baccalauréat de 4 ans en gestion des installations ou en ingénierie. De nombreux candidats ajouteront en outre une certification de gestion des installations à leurs études.
Les trois plus courants sont :
- Professionnel de la gestion des installations (FMP)
- Gestionnaire d'installation certifié (CFM)
- Professionnel de l'installation de durabilité (SFP)
Un gestionnaire d'installations a besoin d'un ensemble de compétences diversifiées en raison du large éventail de responsabilités qu'il est censé assumer :
- Planification stratégique des installations
- Direction et communication
- Gestion de projet
- Connaissances commerciales et financières
- Capacité technique (maintenance et technologie)
Technologie de gestion des installations
Les équipes de gestion des installations ont plus que jamais la responsabilité de préserver des données exactes et accessibles, de sélectionner des stratégies de construction durables et de prioriser la santé des bâtiments et de l'environnement.
De nombreux outils existent pour aider les équipes à atteindre ces objectifs.
#1. Logiciel de suivi des services publics
La plupart des entreprises cherchent à réduire leurs dépenses énergétiques, à maintenir leurs installations aussi éconergétiques que possible et à atteindre leurs objectifs de durabilité. Pourtant, en raison de la méthode fastidieuse de collecte de données, la plupart des gens se retirent de ces projets. Le logiciel de suivi des services publics automatise cette opération fastidieuse en important les données de facturation des services publics à partir du système logiciel de gestion des installations d'une organisation. Cela permet aux employés de :
- Découvrez les tendances pour soutenir les initiatives d'investissement en capital et les améliorations d'équipement.
- Obtenez une ventilation des coûts par bâtiment pour identifier les gaspillages ou les inefficacités.
- Gérer la consommation énergétique de chaque bâtiment et prévoir les dépenses futures
- Pour identifier les activités inefficaces, évaluez et comparez les dépenses entre les bâtiments.
#2. Technologie de capteur
Les principales équipes de gestion des installations utilisent des capteurs pour guider les choix opérationnels et rendre les bâtiments plus efficaces. Lorsque des capteurs de qualité de l'air, d'occupation et d'équipement identifient des anomalies lors de la collecte de données, ils peuvent vous en informer. Ces informations ont le potentiel d'améliorer le confort et la santé des occupants, les performances des équipements et l'efficacité des bâtiments. Envisagez de connecter ces capteurs à votre système de gestion des installations pour déployer des techniciens, prioriser le travail et faire des choix opérationnels basés sur les données pour agir rapidement.
#3. Logiciel de gestion des installations
Le logiciel de gestion des installations est une application numérique qui facilite les activités quotidiennes de la gestion des installations. Le logiciel aide les organisations des manières suivantes :
- L'entretien courant et les services de conciergerie pour toutes les sections de vos installations garderont vos bâtiments propres et sûrs pour les occupants.
- Un calendrier de maintenance planifié et un processus de saisie empêcheront les détails de passer entre les mailles du filet.
- Combinez votre communication en un seul endroit avec des mises à jour en temps réel pour toutes les personnes impliquées dans une tâche.
- Prenez des décisions basées sur les données en fonction des performances de votre personnel et de votre équipement.
Bien qu'il existe différents types de logiciels de gestion des installations (CMMS, CAFM, IWMS ou EAM), les distinctions sont assez floues. Chaque fournisseur de logiciels aura son propre ensemble de fonctionnalités (quelle que soit la catégorie à laquelle il appartient).
Lorsque vous choisissez un logiciel pour vos installations, il est important de commencer par établir les capacités nécessaires pour votre entreprise, puis de sélectionner la solution appropriée.
Quel est l'avenir de l'industrie de la gestion des installations ?
La technologie intelligente, comme pratiquement toutes les autres industries de la planète, a propulsé le domaine de la gestion des installations.
Pour rester compétitive sur le marché actuel, la gestion des installations, qu'elle soit gérée en interne ou externalisée, doit intégrer un système informatisé de gestion de la maintenance (GMAO) avec une application mobile.
Les solutions automatisées basées sur le cloud réduisent les heures de temps perdues sur les opérations manuelles et évitent les retards causés par une erreur humaine.
Une GMAO peut modifier les procédures d'ordre de travail, les tâches de maintenance préventive et prédictive, la gestion des actifs, des fournisseurs et des stocks.
Les fournisseurs de services de gestion des installations utiliseront déjà ces capacités, et les entreprises qui souhaitent fonctionner correctement peuvent explorer les logiciels de gestion via l'IRM.
Entreprises de gestion de la technologie des installations
Même aujourd'hui, de nombreuses petites entreprises peuvent décider d'entreprendre la gestion des installations en interne.
Pourtant, il existe des milliers de possibilités de services de gestion des installations, et des organisations de toutes tailles ont développé le secteur de la maintenance des installations en externalisant simplement une tâche ou deux.
Offrir une gestion intégrée des bâtiments et des installations est une tendance croissante dans le secteur. Cette large gamme de services ajoute de la valeur et favorise une meilleure qualité. Les services suivants sont fournis par les dix principales sociétés de gestion intégrée des installations :
- Leadership
- Services pour les salles de réunion
- Évaluations des risques pour les entreprises
- Services fournis par la restauration
- Planification de la continuité des activités
- Gestion de flotte
- Passation de marchés
- Services pour la réception
- Gestion des utilitaires
- Réponse à une urgence
Les entreprises qui achètent des services de gestion des installations profitent de diverses manières mesurables, en plus de libérer leur propre personnel pour se concentrer sur des objectifs plus directement liés à leur activité principale.
- Productivité améliorée : Un point de contact unique supprime les fonctions redondantes, rationalise la communication et améliore les processus de workflow.
- Productivité accrue: Les descriptions de gestion des installations incluent des méthodes de maintenance pour éviter les pannes, qui interrompent fréquemment la production.
- Expertise augmentée : Le rôle des agents de gestion des installations est d'avoir déjà le savoir-faire technique, ce qui permet aux entreprises d'économiser du temps et de l'argent sur la formation interne.
- Économies de coûts: En plus de gagner du temps sur la formation, les entreprises économisent de l'argent sur le personnel, les avantages sociaux, la paie, l'inventaire et d'autres dépenses.
- Contrôle qualité amélioré : Les services de gestion des installations créent de la cohérence et de la fiabilité car des méthodes éprouvées sont déjà en place.
Conclusion
La gestion des installations apporte de la valeur à la fois au quotidien et à long terme, de la maintenance des équipements à la création d'une atmosphère qui soutient la culture d'entreprise.
Les entreprises performantes reconnaissent l'importance d'aborder la gestion des installations des bâtiments. Les sociétés de gestion des installations sont censées fournir des solutions basées sur des développements techniques de pointe dans cet élément de leurs opérations.
Si vous n'utilisez pas déjà une solution automatisée pour gérer vos installations, vos bons de travail, votre maintenance, vos actifs, etc., c'est un bon point de départ.
- Systèmes de gestion des installations : les meilleurs choix en 2023
- INSTALLATION DE FABRICATION : Comment obtenir la meilleure installation fiable
- COURS DE GESTION EN LIGNE : Meilleurs cours de gestion en ligne
- QU'EST-CE QU'UN CENTRE DE DONNÉES ? Signification, types et différences
- ENTREPRISE D'OUTSOURCING RH: Top Entreprises et Opération
Bibliographie
