Dans le monde numérique dans lequel nous vivons, le système de transport créé par la technologie a facilité les déplacements, en particulier pour les entreprises. Ce guide nous conduira au logiciel de gestion des dépenses, au système, aux solutions et aux entreprises impliquées.
Gestion des dépenses
La gestion des dépenses est un système qu'une entreprise utilise pour traiter, payer et examiner les dépenses initiées par les employés. Ces dépenses peuvent également inclure, mais sans s'y limiter, les frais de déplacement et de représentation.
De plus, les voyages d'affaires sont en augmentation dans le monde numérique d'aujourd'hui, grâce à la commodité des transports offerte par la technologie moderne. Pendant ce temps, la gestion des dépenses est nécessaire afin de traiter toutes les dépenses engagées à la suite de voyages d'affaires.
Cependant, lorsque les voyageurs d'affaires sont sur la route au nom de leur entreprise pour des raisons commerciales. Ils peuvent engager des frais supplémentaires tels que l'hébergement, le transport, les repas, etc., qui sont généralement à la charge de l'employeur.
Importance de la gestion des dépenses
En règle générale, pour rester en affaires, toutes les entreprises doivent être en mesure de payer leurs factures à temps, et l'une de ces factures concerne les dépenses des employés. Cependant, la gestion des dépenses sera toujours essentielle pour toute entreprise dont les employés exercent leurs activités en dehors du bureau. Il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple qu'un directeur des ventes externe payant le déjeuner d'un client doit être documenté, accepté et remboursé.
Par conséquent, les entreprises qui ont mis en place des systèmes efficaces de gestion des dépenses peuvent émettre ces remboursements rapidement et avec précision. Les employés n'aiment pas devoir attendre des mois après avoir engagé une dépense pour être remboursés.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses rationalise et organise la saisie des dépenses d'une entreprise, supprime les traces écrites et réduit les efforts administratifs. Deuxièmement, le logiciel de gestion des dépenses offre également aux administrateurs une visibilité et un suivi complets de l'utilisation des ressources financières de l'entreprise par les employés. De plus, un logiciel de gestion des dépenses examine les dépenses globales, découvre des options de réduction des coûts et limite les dépenses excessives. De plus, les logiciels de suivi du temps, les logiciels de gestion des voyages, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion des effectifs fusionnent tous régulièrement avec les logiciels de gestion des dépenses.
Le meilleur logiciel de gestion des dépenses
Vous trouverez ci-dessous le logiciel de gestion des dépenses que vous devriez envisager. Lisez la suite car cela vous aidera certainement, vous et votre entreprise.
#1. Logiciel de gestion des dépenses SAP Concur
SAP Concur est le premier fournisseur mondial de solutions de gestion des déplacements, des dépenses et de la facturation. De plus, ce logiciel guide les travailleurs à chaque déplacement. Les frais sont facilement saisis dans les notes de frais et les autorisations de facturation sont automatisées. De plus, les entreprises peuvent savoir exactement ce qu'elles dépensent en intégrant des données en temps réel et en utilisant l'IA pour auditer 100 % des transactions. Cependant, les solutions Concur réduisent les procédures fastidieuses du passé, facilitent le travail d'aujourd'hui et aident les entreprises à atteindre leur apogée de manière constante.
#2. Expensify Logiciel de gestion des dépenses
Fondamentalement, Expensify vous permet de surveiller facilement les dépenses, de payer des factures, d'envoyer des factures et de planifier des voyages. De plus, grâce à la numérisation illimitée des reçus, vous pouvez prendre une photo de n'importe quel reçu et la technologie SmartScan d'Expensify recueillera les informations. Mieux encore, vous pouvez acheter la carte Expensify et dire adieu aux reçus pour de bon.
Le logiciel de gestion des dépenses marque et télécharge également les dépenses professionnelles pour une approbation simple, un remboursement le lendemain et une synchronisation automatisée. De plus, Expensify extrait les informations des factures des fournisseurs et les approuve et les paie automatiquement. Ensuite, créez et envoyez des factures tout en encaissant les paiements et en synchronisant automatiquement avec votre logiciel de comptabilité. Enfin, des experts organiseront vos vols, hôtels et automobiles en un seul chat.
#3.Logiciel de gestion des dépenses TripActions
Ce logiciel est la première plate-forme T&E basée sur le cloud. De plus, la combinaison d'une technologie de pointe avec le meilleur service d'agence de voyage de sa catégorie. Par la suite, il devient rapidement la norme pour la gestion des voyages d'affaires et des dépenses. TripActions, auquel les travel managers et les équipes financières font confiance, dans plus de 4,000 XNUMX entreprises dans le monde. il utilise des informations en temps réel pour surveiller la sécurité des employés en déplacement, limiter les coûts et gagner du temps.
#4. Emburse Certify Logiciel de gestion des dépenses
Emburse rassemble certaines des automatisations de processus financiers les plus importantes et les plus fiables au monde. Dans le cadre de l'offre de produits. Emburse Certify promet de personnifier le travail tout en offrant des solutions de gestion des dépenses, des comptes fournisseurs et des voyages d'affaires aux organisations en pleine croissance. Pendant ce temps, Certify Expense est un logiciel de gestion des voyages et des dépenses sur Internet. Les entreprises qui souhaitent automatiser rapidement les procédures manuelles tout en bénéficiant gratuitement d'un excellent support organisationnel et final. De plus, Certify fournit une large gamme d'intégrations, de réservation de voyage et d'assistance en direct pour tous les utilisateurs.
#5. Logiciel de gestion Pleo
Pleo est l'application d'investissement commercial que votre équipe mérite. De plus, des cartes de visite intelligentes et des logiciels qui vous aident à suivre et à payer les dépenses, les factures, etc.
#6. Logiciel de gestion Zoho
Zoho Expense est une solution Web. qui permet aux entreprises de gérer avec succès les voyages et les dépenses d'affaires. Cependant, Zoho Expense se concentre sur l'automatisation de la comptabilité des dépenses, de la réception au bilan, ce qui permet aux organisations d'économiser beaucoup de temps et d'efforts. Zoho Expense facilite également les déplacements et les réservations de l'entreprise, deuxièmement, applique les autorisations à plusieurs niveaux et enfin, gère les paiements anticipés. Par conséquent, les coûts indirects liés aux notes de frais manuelles sont considérablement réduits grâce à la capacité de Zoho Expense à rationaliser les processus d'approbation et autres. enfin, de puissantes règles et limites de dépenses, ainsi que des analyses, contribuent toutes à garder les rênes des dépenses.
#sept. Logiciel de gestion des dépenses Brex
Envie de pouvoir d'achat et de contrôle ? Les cartes d'entreprise Brex offrent les deux. Débloquez des exigences inférieures, des récompenses parfaites et un contrôle des dépenses intégré. Fondamentalement, 94 % des clients pensent que Brex se soucie du succès de leur entreprise. Et 95 % des clients disent que le passage au Brex est simple. De plus, 98 % de nos clients qui ont interagi avec notre équipe d'assistance client en direct les ont trouvés amicaux et gentils.
#8. Logiciel de gestion des dépenses Emburse Abacus
Publiez et contrôlez les coûts des employés en temps réel. Fini les notes de frais ou la thésaurisation des reçus. Emburse Abacus Capturez les dépenses au fur et à mesure qu'elles se produisent pour une visibilité complète sur les dépenses. Il crée également des règles de routage d'approbation personnalisées pour chaque dépense et automatise votre politique de dépenses pour réduire les erreurs et améliorer l'efficacité. Par conséquent, l'interface minimaliste et élégante élimine l'encombrement et ne demande aux employés que ce qui est nécessaire, tout en organisant et en triant les dépenses dans des rapports au fur et à mesure qu'elles sont soumises.
#9. Logiciel de gestion Paylocity
Notre plateforme logicielle tout-en-un permet aux professionnels des RH de gérer facilement les tâches quotidiennes en matière de paie, d'avantages sociaux, de talents et de gestion des effectifs. Mais ce qui nous distingue, c'est que notre technologie s'appuie sur une culture qui se soucie véritablement du succès de nos clients. Les fournisseurs vous vendront simplement un produit. Un partenaire, en revanche, se soucie vraiment de vous et de votre entreprise. Un partenaire prend le temps de vous connaître et de comprendre vos besoins. Nous collaborons avec vous pour identifier les meilleures solutions qui profiteront à votre entreprise aujourd'hui tout en ouvrant la voie à un avenir meilleur. Et demain dépendra de votre équipe. Tout est fait pour vous aider à atteindre vos objectifs.
#dix. Logiciel de gestion des dépenses Web
En tant que leader mondial dans la fourniture de logiciels de voyage et de gestion des dépenses sur Internet aux entreprises de toutes tailles dans plus de 70 pays. Webexpenses remplit les processus manuels suivants, améliore la visibilité des dépenses, évite les erreurs et se concentre sur le gain de temps et d'argent des entreprises. Notre solution de gestion des dépenses honorifiques est au cœur de notre suite et il a été démontré qu'elle réduit les frais de déplacement et d'examen jusqu'à 30 %.
#11. Logiciel de gestion des dépenses Fyle
La situation s'est transformée au cours des trois dernières décennies, tout comme la gestion des dépenses de temps. Fyle a créé un nouveau moyen simple de créer des rapports de dépenses en temps réel. Ainsi, les travailleurs soumettent des coûts lors de leurs déplacements à l'aide d'applications qu'ils utilisent tous les jours, telles que Gmail, Outlook, Slack, WhatsApp et la galerie de téléphones. Cependant, toutes les dépenses ne sont soumises qu'après avoir été vérifiées pour les violations de politique. Cela signifie que les employés sont informés directement dans ces applications s'ils enfreignent les politiques de l'entreprise.
#12. Logiciel de gestion des dépenses de rampe
En tant que service financier conçu pour vous faire économiser de l'argent et des efforts. Pendant ce temps, Ramp est une solution logicielle 5 en 1 qui combine les cartes d'entreprise, la gestion des dépenses, les paiements de factures, la comptabilité et les rapports en une seule solution simple. quoi de plus? De plus, Ramp devient rapidement la carte de visite à la croissance la plus rapide aux États-Unis et le logiciel classé numéro 1 en raison de son approche unique des services financiers.
#13. Logiciel de gestion Divvy
Divvy a fusionné un logiciel de gestion des coûts en douceur avec la carte. Ainsi, les utilisateurs n'auront pas à gérer une autre note de frais. Avec Divvy, vous pouvez utiliser une divulgation plus rapide des dépenses, des budgets exécutoires et une plate-forme unique pour donner une réelle visibilité sur tous les coûts. De plus, préparez-vous à exercer plus de contrôle et à optimiser votre gestion des dépenses.
Types de logiciels de gestion des dépenses qui existent
Certains logiciels de comptabilité et systèmes ERP ont rudimentairey fonctions de gestion des dépenses. qui sont souvent insuffisants pour les entreprises comptant un grand nombre de collaborateurs mobiles. Cependant, ces systèmes sont utiles pour consolider les données de gestion des dépenses, mais ils ne conviennent pas pour les approbations, le suivi ou la surveillance des dépenses.
#1. Logiciel de gestion autonome
Séparé des autres systèmes, il existe un logiciel de gestion des dépenses autonome. De plus, ce type de logiciel se concentre uniquement sur la gestion des dépenses et a peu ou pas de capacité pour la gestion des voyages. De plus, l'intégration avec les logiciels de gestion des voyages, les systèmes ERP et les logiciels de comptabilité est généralement fournie par les fournisseurs.
#2. Déplacements et dépenses
Un logiciel de gestion des notes de frais peut être inclus dans les solutions de voyage et de notes de frais. Par conséquent, il peut s'agir d'un ensemble distinct qui ne peut être acheté et utilisé que comme un seul système. Néanmoins, les entreprises qui proposent des produits distincts pour la gestion des voyages et des dépenses ont tendance à les regrouper dans des suites pour les entreprises qui nécessitent les deux types de capacités.
Système de gestion des dépenses
Un système de gestion des dépenses est un logiciel qui organise la plupart des processus de recouvrement des coûts des travailleurs. De plus, le logiciel élimine le besoin de papier, diminue le temps passé à gérer les dépenses et réduit les erreurs.
Ce que fait le système de gestion des dépenses
- Premièrement, ce système peut effectuer l'enregistrement, le suivi, l'autorisation et les frais des dépenses remboursables des employés. Le logiciel de gestion des dépenses fonctionne main dans la main avec le système de gestion de l'entreprise pour garantir que les dépenses approuvées (ou non approuvées) ne sont pas dépassées.
- Deuxièmement, le système de gestion des dépenses propose également des outils analytiques qui aident l'entreprise. Afin de prendre de meilleures décisions concernant les dépenses futures et d'informer de tout changement de politique nécessaire. Enfin, en rendant simplement compte de toutes les dépenses, le système aide les organisations à maintenir la conformité et la responsabilité.
- Troisièmement, associer un logiciel de gestion des notes de frais à un ERP ou Système de comptabilité présente des avantages non négligeables. D'une part, il élimine le besoin pour le service comptable de saisir ou de télécharger manuellement les données des notes de frais. permettant ainsi de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs. De plus, les dépenses sont instantanément programmées pour paiement une fois acceptées, ce qui permet un remboursement rapide des employés.
- Enfin, la fusion des notes de frais et des données ERP se traduit également par une analyse plus complète de toutes les catégories de dépenses. Y compris par région, marque ou autre segment d'activité. L'intégration, par exemple, permet aux fournisseurs de services d'associer plus facilement les frais aux projets individuels. Réduire les problèmes de répartition des dépenses ou à quel client elles doivent être payées.
Avantages pour les solutions de système de gestion des dépenses
Que vous souhaitiez augmenter l'efficacité opérationnelle en installant de nouvelles solutions qui s'intègrent mieux à votre ERP actuel (planification des ressources d'entreprise). L'automatisation des notes de frais de votre entreprise présente des avantages significatifs en tant que solutions pour le système de gestion des dépenses
- L'accès à toutes les dépenses de télécommunications est l'une des solutions de gestion des dépenses.
- En surveillant régulièrement la facturation, vous pouvez éliminer les erreurs ou les frais inappropriés.
- Améliorez les opérations commerciales en faisant une meilleure utilisation du temps du personnel.
- Améliorez la précision de votre suivi des dépenses, de vos rapports et de votre budgétisation.
- Évitez les frais de retard et les pénalités pour les factures impayées.
- Analysez l'utilisation pour vous assurer qu'elle peut gérer le volume tout en maîtrisant les coûts.
Sociétés de gestion des dépenses
Vous trouverez ci-dessous les sociétés de gestion des dépenses de télécommunications
- Asentinelle
- Avotus
- Solutions de points de contrôle
- Aperçu des factures
- Gestion des dépenses MBG pour les entreprises
- Ligne de profit
- Solutions logicielles Quickcomm
- Mine de rivière
- Symphony Spend Management Solutions pour les entreprises de dépenses
Comment puis-je mieux gérer mes dépenses ?
Les moyens suivants sont des moyens de mieux gérer vos dépenses :
- Faire un budget personnel
- Suivez vos dépenses
- Épargnez pour la retraite
- Économisez pour les urgences
- Prévoyez de rembourser vos dettes
- Établissez de bonnes habitudes de crédit
- Améliorez votre état d'esprit financier
Qu'est-ce qu'un outil de gestion des dépenses ?
Un exemple d'application qui rationalise le processus de la réception au remboursement est le logiciel de gestion des dépenses. Avec l'aide de ce logiciel, les entreprises peuvent gérer les réservations de voyage, automatiser la soumission des rapports de dépenses, accélérer les approbations, accélérer les remboursements et surveiller les notes de frais en temps réel.
Comment fonctionne la gestion des dépenses ?
Les entreprises de toutes tailles utilisent le système de gestion des dépenses pour suivre les dépenses, traiter les paiements et enregistrer les dépenses des employés. Cela comprend les processus internes, les directives et les rapports sur les dépenses qui précisent comment une organisation paiera les dépenses de ses employés.
Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?
Un logiciel de gestion des dépenses augmente la précision, ce qui a l'avantage supplémentaire d'accélérer les remboursements des employés. Les employés peuvent, par exemple, saisir des données incorrectes lors du traitement manuel des dépenses. Les données peuvent être récupérées à partir des comptes bancaires et des transactions par carte de crédit via un logiciel de gestion des dépenses.
Quelle est la différence entre coût et dépense ?
Le coût et la dépense sont des termes distincts puisque le coût désigne une dépense tandis que la dépense concerne l'utilisation des biens achetés. Étant donné que ces termes sont fréquemment utilisés de manière interchangeable, les personnes qui étudient pour devenir comptables peuvent avoir du mal à les distinguer.
L'amortissement est-il une dépense ?
Presque toutes les entreprises incluent l'amortissement dans leur compte de résultat. Puisqu'il est indiqué comme une dépense, il doit être pris en compte chaque fois qu'un élément est calculé à des fins fiscales de fin d'année ou pour établir si l'élément est valable pour la liquidation.
Que sont les dépenses communes ?
Le budget annuel sert à déterminer le montant des dépenses communes. Le coût des réparations, les primes d'assurance, les dépôts au fonds de réserve, les frais comptables et juridiques, les frais de gestion immobilière, les frais de déneigement, les frais d'aménagement paysager, les frais de service d'ascenseur et d'entretien, ainsi que les frais d'enlèvement des déchets sont généralement inclus dans les budgets.
FAQ sur la gestion des dépenses
Comment fonctionne la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses suit le comportement des dépenses des employés et détermine comment l'organisation leur remboursera les frais encourus. Avec la gestion des dépenses traditionnelle, les entreprises utilisent un système papier et tableur pour traiter, payer et vérifier les dépenses de leurs employés.
Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?
La gestion des dépenses est l'un des domaines clés où les entreprises doivent trouver un équilibre entre la réduction des dépenses et les dépenses efficaces. … Ils sont chargés d'améliorer le processus de gestion des dépenses, de contrôler les coûts et de réduire les erreurs qui peuvent s'avérer coûteuses
Qu'est-ce qu'une application de gestion des dépenses ?
Un logiciel de gestion des dépenses est une application qui aide les employés à gérer et à déclarer leurs dépenses professionnelles. De plus, il est utilisé par les équipes financières pour gérer les remboursements, les notes de frais et les demandes de voyage.
{
«@Context»: «https://schema.org»,
"@Type": "FAQPage",
« Entité principale » : [
{
"@Type": "Question",
« name » : « Comment fonctionne la gestion des notes de frais ? »,
"AllowedAnswer": {
"@Type": "Répondre",
"texte": "
La gestion des dépenses suit le comportement des dépenses des employés et détermine comment l'organisation leur remboursera les frais encourus. Avec la gestion des dépenses traditionnelle, les entreprises utilisent un système papier et tableur pour traiter, payer et vérifier les dépenses de leurs employés.
"
}
}
, {
"@Type": "Question",
"name": "Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?",
"AllowedAnswer": {
"@Type": "Répondre",
"texte": "
La gestion des dépenses est l'un des domaines clés où les entreprises doivent trouver un équilibre entre la réduction des dépenses et les dépenses efficaces. … Ils sont chargés d'améliorer le processus de gestion des dépenses, de contrôler les coûts et de réduire les erreurs qui peuvent s'avérer coûteuses
"
}
}
, {
"@Type": "Question",
"name": "Qu'est-ce qu'une application de gestion des notes de frais ?",
"AllowedAnswer": {
"@Type": "Répondre",
"texte": "
Un logiciel de gestion des dépenses est une application qui aide les employés à gérer et à déclarer leurs dépenses professionnelles. De plus, il est utilisé par les équipes financières pour gérer les remboursements, les notes de frais et les demandes de voyage.
"
}
}
] }
Conclusion
La gestion des dépenses consiste simplement à utiliser un système pour gérer la façon dont les employés dépensent ou gérer les dépenses de l'entreprise
- Gestion de l'argent : Top 10+ Conseils faciles pour devenir un pro
- Logiciels d'entreprise : 27+ meilleurs logiciels et programmes pour vos petites entreprises
- ÉTATS FINANCIERS D'UNE ENTREPRISE : meilleurs exemples et modèles 2021 pour apprendre
- Fonds Certifiés : Présentation, Fonctionnement, Exemples, Avantages Immobiliers
- Banque et finance : pourquoi est-ce le choix de carrière préféré ? (+ notice détaillée)
- 7 conseils pratiques de budgétisation pour économiser de l'argent
- CATÉGORIES DE DÉPENSES D'ENTREPRISE : Meilleures catégories de dépenses d'entreprise en 2022 à prendre en compte
