Les systèmes de gestion des dépenses aident une entreprise à gérer les coûts liés à la déclaration manuelle des dépenses. Les systèmes de gestion des frais de déplacement, par exemple, aident l'organisation à suivre et à gérer les frais de déplacement de ses employés. Il en va de même pour les systèmes de gestion des dépenses de télécommunications. Bien que ces systèmes ne génèrent pas d'argent, ils permettent d'économiser de l'argent en réduisant les coûts engendrés par les rapports manuels. Cela dit, examinons les avantages et les exemples de systèmes de gestion des dépenses, avec un petit aperçu des systèmes basés sur le cloud.
Que sont les systèmes de gestion des dépenses ?
Les systèmes de gestion des dépenses sont des logiciels qui automatisent la majeure partie du processus de remboursement des coûts des employés. Le logiciel élimine le besoin de papier, réduit le temps passé à gérer les dépenses et réduit les erreurs.
Que recherchent les programmes de gestion des dépenses ?
Les systèmes de gestion des dépenses automatisent l'enregistrement, le suivi, l'approbation et le paiement des dépenses remboursables des travailleurs. Ils travaillent en tandem avec la stratégie de gestion des dépenses de l'entreprise pour garantir que les dépenses autorisées (ou non approuvées) ne sont pas dépassées.
Un système de gestion des dépenses fournit également des capacités analytiques qui aident l'entreprise à prendre de meilleures décisions concernant les dépenses futures et à informer les changements de politique nécessaires. Enfin, en signalant avec précision toutes les dépenses, le système aide les entreprises à maintenir la conformité et la responsabilité.
Caractéristiques des systèmes de gestion des dépenses
Voici quelques-unes des caractéristiques et capacités les plus importantes des systèmes de gestion des dépenses :
- Gardez une trace de tous les reçus des employés.
- Permettez au personnel de capturer les reçus à l'aide de leurs smartphones.
- Placez les reçus sur un tableau de bord central.
- Établir les limites de dépenses et les politiques de l'entreprise.
- Autoriser les entreprises à modifier ces limites et règles au besoin.
- Connectez-vous aux cartes de crédit d'entreprise (le cas échéant)
- Envoyez les reçus aux approbateurs appropriés.
- Gérez ces approbations ou mettez en évidence celles qui nécessitent une attention supplémentaire.
- Examiner les infractions à la politique.
- Prévoyez des chèques de remboursement pour le paiement.
Pourquoi devriez-vous utiliser un système de gestion des dépenses ?
La gestion manuelle des notes de frais est à la fois coûteuse et inefficace. La Global Business Travel Association estime qu'il faut en moyenne :
- 20 minutes pour remplir une note de frais
- 18 minutes pour corriger un rapport de dépenses.
- 58 $ pour traiter un rapport de dépenses
- 52 $ pour corriger une note de frais
Les entreprises qui automatisent leurs processus de gestion des dépenses peuvent réduire considérablement le temps et l'argent consacrés à cette opération critique. Dans le même temps, les entreprises obtiennent des informations plus approfondies sur les habitudes de dépenses de chaque employé, ce qui facilite l'identification des dépenses exceptionnellement élevées et leur gestion.
Comment sélectionner un système de gestion des dépenses
Aujourd'hui, il existe de nombreux systèmes de gestion des dépenses disponibles, et tous ne sont pas créés égaux. Comme pour tout achat de technologie, vous voudrez vous assurer que la solution fournit la quantité appropriée de fonctionnalités, peut répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise et comprend un haut niveau de support après-vente.
Les fonctionnalités communes à vérifier et à comparer entre les fournisseurs incluent :
- Pistes d'audit créées grâce à la gestion des documents.
- Processus d'approbation simples et adaptables.
- Politiques de dépenses personnalisables avec contrôles de conformité des employés en temps réel.
- Accessibilité mobile sur une large gamme d'appareils.
- Rapports et analyse
- Intégration avec d'autres applications logicielles.
Après avoir établi les exigences de votre entreprise, examinez vos possibilités et demandez des démonstrations. Discutez avec d'autres entreprises (idéalement dans votre domaine) qui utilisent efficacement un système de gestion des dépenses et assurez-vous de peser de nombreuses possibilités avant de faire votre choix ultime.
Systèmes de gestion des dépenses basés sur le cloud
Les systèmes de gestion des dépenses basés sur le cloud peuvent aider votre organisation, quelle que soit sa taille, à se développer. Ils sont non seulement rentables, mais ils réduisent également la marge d'erreur et offrent des analyses avancées pour une compréhension plus approfondie de la santé financière de votre organisation.
Que sont les systèmes de gestion des dépenses basés sur le cloud ?
Le cloud computing a modifié le fonctionnement des organisations. Il a complètement transformé les processus de collecte, de stockage et de traitement des données. Les caractéristiques du cloud computing ont révolutionné de nombreux aspects de l'entreprise, des connexions clients à la gestion des dépenses en passant par la sécurité des données.
Les responsabilités des systèmes de gestion des dépenses basés sur le cloud incluent :
- Trouver des opportunités de réduction des coûts
- Examen des dépenses totales
- Gérer les dépenses excessives
La relation est beaucoup plus simplifiée lorsqu'elle est basée sur le cloud, laissant moins de place à l'erreur ou au compromis. C'est aussi une stratégie d'économie efficace. De plus, où qu'ils se trouvent à un moment donné, les employés et les propriétaires d'entreprise sont sur la même longueur d'onde.
Souvent, un nuage de dépenses permettra également l'intégration avec d'autres fonctionnalités logicielles, telles que :
- Logiciel de planification de voyage
- Logiciel de gestion du temps
- Logiciel de gestion du personnel
- Logiciel de comptabilité
Quels sont les avantages d'utiliser des systèmes de gestion des dépenses basés sur le cloud ?
#1. C'est rapide et pas cher.
En matière de traitement des dépenses, le vieil adage « le temps c'est de l'argent » est on ne peut plus vrai. La gestion des dépenses ne crée pas de revenus, mais c'est quelque chose que chaque entreprise doit faire pour rester sur la bonne voie.
Un système de gestion des dépenses basé sur le cloud est précis, simple et facile à utiliser. Le gros travail a déjà été fait en arrière-plan. Il ne reste plus aux utilisateurs qu'à saisir les informations et numéros nécessaires.
L'utilisation de systèmes de gestion des dépenses automatisés basés sur le cloud garantit le contrôle des coûts car il laisse un espace minimal pour l'erreur humaine. Il peut réduire considérablement les dépenses informatiques et le coût de traitement de chaque rapport en passant d'une approche manuelle à une approche automatisée.
#2. Il permet une collaboration transparente.
En ce qui concerne les dépenses des employés, la majorité des achats sont effectués en voyage. Mais l'époque où il fallait conserver une pile de reçus et saisir ensuite ce que vous avez dépensé lorsque vous rentrez chez vous est révolue depuis longtemps.
Les équipes financières et les autres membres du personnel peuvent interagir depuis de nombreux endroits à l'aide du logiciel de reporting des dépenses actuel. La fonction de gestion des reçus permet aux entreprises de visualiser les données de dépenses à partir d'un emplacement de stockage centralisé (le cloud).
#3. Il supprime la possibilité d'erreurs.
Plus le personnel conserve les reçus ou attend de retourner au bureau pour saisir les réclamations et les dépenses, plus il y a de risque d'erreur.
Un système de gestion des dépenses élimine les erreurs de saisie et de traitement. Cela est principalement dû au fait que l'information peut être diffusée de n'importe où et à tout moment.
Un système basé sur le cloud offre également plus de transparence. De plus, le logiciel de déclaration des dépenses en ligne détecte rapidement les factures en double, ce qui permet de les évaluer et de les supprimer avant qu'elles n'aient un impact sur les chiffres déclarés.
#4. C'est plus sûr
La majorité des violations de données sont causées par des erreurs humaines. Voici quelques exemples de la façon dont les actions des employés peuvent entraîner une faille de sécurité :
- Certaines informations sont accidentellement divulguées.
- E-mails envoyés aux mauvais destinataires
- La documentation a été égarée ou volée.
- Vol de matériel
- Papiers mal jetés
Lorsque vous choisissez des systèmes de gestion des coûts basés sur le cloud, vous bénéficiez de la plus grande cybersécurité. De plus, étant donné que les employés peuvent saisir des données de n'importe où, il y a moins de risques de papiers égarés et d'envoi d'informations sensibles par e-mail, entre autres.
N'oubliez pas d'enseigner à vos employés des choses comme ouvrir les mauvais e-mails, cliquer sur des liens malveillants ou utiliser des réseaux non sécurisés en créant un cours en ligne ou du matériel de formation ad hoc. Plus ils sont informés, plus vous bénéficierez de votre nuage de dépenses protégé.
#5. Il fournit des analyses et une transparence améliorées.
Un logiciel de gestion des dépenses basé sur le cloud est à la fois accessible et sophistiqué. Il donne aux entreprises et aux utilisateurs une visibilité sur les domaines qui nécessitent une attention particulière. Un logiciel de gestion des dépenses basé sur le cloud est non seulement accessible mais aussi intelligent. Il donne aux entreprises et aux utilisateurs une visibilité sur les domaines qui doivent être améliorés, tels que la gestion des dépenses et l'optimisation des processus métier.
Les gestionnaires peuvent négocier des arrangements de voyage plus rentables lorsqu'ils ont un accès cohérent et transparent aux données. De plus, ils peuvent détecter rapidement les défauts ou les fraudes délibérées avant qu'elles ne se produisent.
Les meilleurs systèmes de gestion des dépenses
#1. Dépense Zoho
Zoho Expense est idéal pour tout le monde, des indépendants aux grandes entreprises. La plateforme facilite la gestion des dépenses. De la demande au remboursement, tout est simple et rapide.
#2. Divisé
Divvy est tout sur la facilité d'utilisation. Ce programme gratuit de gestion des coûts vous connectera à autant de cartes de crédit que nécessaire pour suivre vos dépenses. Il accélère le processus d'enregistrement et de catégorisation de toutes les transactions. Vous n'aurez plus jamais à chercher les reçus pour les remboursements !
#3. Dépenses Rydoo
Rydoo Expense est parfait pour les moyennes et grandes entreprises à croissance rapide. La plateforme de dépenses vous permet de gérer vos dépenses de n'importe où et à tout moment. Vous recevez un gestionnaire de dépenses facile à utiliser et contrôlé qui vous aide à maîtriser les coûts financiers.
#4. Livres frais
FreshBooks est un logiciel de gestion comptable mondial conçu principalement pour les petites entreprises. Il affiche l'un des plus hauts niveaux de satisfaction de la clientèle. La base de 24 millions d'abonnés de Freshbooks démontre qu'il fournit l'un des meilleurs produits de gestion des dépenses sur le marché.
#5. Dépenser
Expensify est un programme de gestion des dépenses qui peut être utilisé par n'importe qui. Il peut répondre à tous les besoins, des rapports financiers personnels à la gestion des dépenses de l'entreprise. Grâce à des processus simples basés sur des données et des rapports, le logiciel contrôle les dépenses, les transactions et l'argent en temps réel.
QuickBooks fait-il la gestion des dépenses ?
Bien qu'il ne soit pas répertorié ici, QuickBooks est l'un des outils de gestion des dépenses efficaces que vous pouvez utiliser pour votre organisation.
Systèmes de gestion des voyages et des dépenses
La gestion des voyages prend du temps, mais les systèmes de gestion des dépenses vous permettent d'avoir une image claire de toutes vos dépenses de voyage.
Les voyages d'affaires deviennent beaucoup plus faciles à organiser, à modifier et à gérer avec les bons systèmes et logiciels. Cela peut également aider à économiser de l'argent et à éviter les surpaiements, ce qui est essentiel pour les petites entreprises aux finances restreintes.
Que sont les systèmes de gestion des voyages et des dépenses ?
Les systèmes de gestion des voyages et des dépenses sont des solutions tout-en-un pour la gestion et le suivi des dépenses de voyage d'entreprise. Les systèmes de gestion T&E sont essentiels pour les entreprises qui envoient du personnel en voyage d'affaires, que ce soit pour planifier des voyages, surveiller les employés en déplacement ou préparer des notes de frais.
Les systèmes de gestion des voyages d'affaires et des dépenses peuvent aider les entreprises de toutes tailles. Il est essentiel d'avoir une perspective complète de vos frais de déplacement d'entreprise ainsi qu'un service client expert si vous rencontrez des problèmes. Il aide également à planifier les voyages conformément à la politique de voyage de votre entreprise et rationalise votre processus de facturation.
Les systèmes de gestion des voyages et des dépenses les plus efficaces
#1. VoyagePerk
TravelPerk est une plateforme de gestion des voyages d'affaires qui permet aux clients de planifier et de gérer facilement les voyages d'affaires. Le système s'interface avec une variété de produits différents, y compris Rydoo et Circula, deux plateformes majeures de gestion des dépenses. Cela garantit que vous avez tout ce dont vous avez besoin sur une plate-forme unique et simple.
TravelPerk fournit également une solution de voyage flexible, FlexiPerk, pour aider les organisations à réduire les dépenses de voyage inutiles. Les entreprises qui annulent jusqu'à deux heures à l'avance peuvent récupérer au moins 80 % de leur argent avec FlexiPerk.
#2. Fyle
Fyle est un logiciel de gestion des dépenses qui aide les entreprises et les particuliers à gérer plus efficacement les dépenses et les remboursements. Il s'interface avec TravelPerk pour fournir des rapports transparents sur les dépenses de voyage en plus des intégrations de données comptables et personnelles. Il offre également un contrôle et une visibilité complets sur les procédures T&E aux responsables financiers.
Fyle ne peut pas aider à la planification des voyages d'affaires, mais sa combinaison avec TravelPerk offre aux gestionnaires de voyages un emplacement unique pour gérer toutes les opérations de voyages d'affaires. Toutes les excursions réservées à l'aide de Travelperk seront créées en tant que dépenses dans Fyle, avec des factures jointes en pièces jointes. Les deux solutions fonctionnent en tandem pour vous fournir une image complète de vos dépenses de voyage.
#3. Concurrence SAP
SAP Concur est un logiciel de gestion des déplacements et des dépenses tout-en-un. Il facilite l'automatisation de vos opérations de travail pour une expérience de gestion des voyages plus simple. Il est disponible dans les hôtels, les billets d'avion et les taxis.
#4. Banque de voyage
TravelBank est un autre logiciel qui combine la gestion des dépenses et des voyages. Elle propose une variété de produits pour vous aider à simplifier la gestion de vos déplacements et de vos dépenses.
Dans l'ensemble, les consommateurs disent que TravelPerk est plus facile à configurer, à utiliser et à gérer que TravelBank. TravelPerk répond mieux aux demandes des examinateurs que TravelBank, et l'aide de haute qualité fournie par l'équipe du service client de TravelPerk est inégalée.
#5. Emburser Certifier
Emburse Certify est un programme de gestion des dépenses qui vous permet de réserver des voyages directement depuis la plateforme ou en s'intégrant à un autre système de gestion des voyages.
Ce logiciel vous permet de fournir des rapports de dépenses, de gérer les comptes fournisseurs et de gérer les factures à partir d'une seule plateforme.
Systèmes de gestion des dépenses de télécommunications
L'objectif des systèmes de gestion des dépenses de télécommunications (TEM) était de contrôler les dépenses mensuelles des lignes téléphoniques fixes. Il s'est depuis développé pour inclure la gestion des services sans fil, voix et données, dans le but de réduire les risques et les coûts. Les départements des finances, de l'informatique et des achats bénéficient de l'utilisation de ces services en simplifiant la gestion des coûts des communications et des stocks de l'entreprise.
Les systèmes de gestion des dépenses de télécommunications sont désormais automatisés pour alléger le fardeau de la facturation et du suivi des dépenses au quotidien afin de garantir que les objectifs sont atteints. Avoir une visibilité totale sur vos systèmes de communication, vos appareils mobiles et vos circuits fournit à une entreprise un aperçu des dépenses, ce qui contribue à l'amélioration de l'efficacité. La prise de décision stratégique technologique de niveau C est également facilitée par les produits logiciels TEM.
Les fonctions du logiciel TEM sont comparables à celles de la gestion des appareils mobiles (MDM), qui offrent une grande variété de capacités de sécurité et conviennent donc à un usage commercial. Les produits TEM, en revanche, sont davantage axés sur les domaines suivants :
- Contrôle des stocks et gestion des modifications
- Approvisionnement
- Achat et réalisation
- Gestion des factures
- Contrôle des dépenses (y compris validation et optimisation)
- Rétrofacturation et gestion de l'utilisation
- Paiement des factures
- Gestion de la mobilité d'entreprise (EMM)
Les systèmes de gestion des dépenses de télécommunications (TEM) comprennent :
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) et One Source ne sont que quelques-unes des entreprises qui proposent la gestion des dépenses en télécommunications.
Comment gérez-vous les notes de frais ?
- Ayez une politique de dépenses bien définie.
- Simplifiez la déclaration et le suivi des dépenses.
- Rendre les cartes de crédit d'entreprise disponibles.
- Créer un audit de routine.
Comment Microsoft Excel peut-il vous aider à gérer vos dépenses ?
Des modèles de suivi des dépenses sont disponibles dans Excel. Le modèle de note de frais, qui comprend des sous-titres pour plusieurs types de dépenses d'entreprise, est une option populaire. Les données sont présentées sous forme de colonnes, dont chacune peut avoir sa propre étiquette ou en-tête modifié ou supprimé s'il ne répond pas aux besoins de l'utilisateur.
Comment gérez-vous les dépenses mensuelles ?
Vous pouvez éviter de trop dépenser pour des articles frivoles et avoir encore de l'argent de côté en allouant 50 % de vos revenus aux produits de première nécessité et 30 % aux produits de luxe. Le loyer/hypothèque, les services publics, la nourriture, les vêtements et autres dépenses sont tous des exemples de nécessités.
Quelle est la différence entre dépense et coût ?
Bien que les termes « coût » et « dépense » soient parfois utilisés de manière interchangeable, il existe des distinctions importantes entre les deux que les entreprises doivent prendre en compte. Les dépenses sont des coûts récurrents comme les salaires du personnel ou le loyer d'une devanture de magasin, tandis que les coûts sont les dépenses initiales nécessaires pour acheter un actif.
Quand faut-il enregistrer les dépenses ?
Les revenus et les dépenses d'une entreprise sont comptabilisés dès que possible après qu'ils ont été gagnés et engagés, respectivement, selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Contrairement à la comptabilité de caisse, qui exige que les transactions ne soient enregistrées que lorsque l'argent change réellement de mains, cette action n'est reflétée dans les livres que plus tard.
Résumer
Les systèmes de gestion des dépenses peuvent aider les entreprises à organiser et à gérer les voyages d'affaires, les télécommunications et les dépenses associées. Les entreprises peuvent aider à réduire les dépenses et les tracas en utilisant les bons systèmes de gestion des dépenses. Un système complet de gestion des voyages et des dépenses aide à la fois le responsable des voyages et le responsable des finances à créer des programmes de voyage plus rentables.
Foire aux Questions
Qu'est-ce que le système de remboursement des frais ?
Un système de remboursement des dépenses est la façon dont les entreprises remboursent leurs employés qui ont dépensé leur propre argent pour des dépenses liées à l'entreprise.
Les remboursements de dépenses comptent-ils comme des revenus ?
Les remboursements de dépenses sont imposables dans le cadre du revenu brut des employés.
Qu'est-ce qu'une plateforme de gestion des dépenses ?
Les plateformes de gestion des dépenses sont des logiciels qui suivent et gèrent les dépenses professionnelles non salariales.
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Bibliographie
