Les employés exonérés et les employés non exonérés sont les deux principaux types d'employés dans toute entreprise/entreprise. La vraie question, cependant, est la suivante : quelle est la différence entre ces travailleurs et les emplois qu'ils occupent ? En termes clairs, employés exonérés vs non exonérés.
Eh bien, pour commencer, la rémunération des heures supplémentaires est la différence la plus importante. L'expression «exempté» fait référence à une personne qui n'a pas droit à la rémunération des heures supplémentaires. Dans une large mesure, il existe des règles qui régissent l'admissibilité ou non d'un employé à la rémunération des heures supplémentaires.
En attendant, ce n'est qu'une fraction de ce que vous devez savoir sur les employés exonérés par rapport aux employés non exonérés ; plongeons dans la vraie affaire.
Employés exemptés vs non exemptés
Les paragraphes suivants expliquent ce que signifie être un employé exonéré par rapport à un employé non exonéré.
Employés exemptés
La Fair Labor Standards Act ne prévoit pas de rémunération des heures supplémentaires pour certains types d'employés, souvent appelés employés exonérés. En termes simples, ce sont des employés qui reçoivent un salaire régulier, qui est une somme d'argent prédéterminée distribuée à intervalles réguliers tout au long de l'année. Ces travailleurs ne sont pas éligibles au salaire minimum ni à la rémunération des heures supplémentaires. « Exempté » indique que l'employé n'a pas droit à la rémunération des heures supplémentaires. La FLSA précise quels employés sont exonérés du paiement des heures supplémentaires et lesquels ne le sont pas.
En plus de la FLSA, la plupart des États ont leurs propres lois sur les salaires et les taux horaires, qui ont encore plus d'obligations.
Mais alors, à moins qu'un employé ne tombe dans une catégorie d'exception, la FLSA oblige les employeurs à payer au moins le salaire minimum jusqu'à 40 heures par semaine de travail et la rémunération des heures supplémentaires pour tout temps supplémentaire.
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En d'autres termes, bien que plusieurs États, en plus de la loi fédérale, aient leur propre ensemble de réglementations et de restrictions salariales, les entreprises doivent se conformer à la fois à la législation fédérale et à la législation de l'État pour s'y conformer.
Les employeurs ne sont pas tenus de rémunérer les heures supplémentaires des employés exemptés (contrairement aux employés non exemptés). Il appartient à l'employeur de décider de rémunérer ou non les heures supplémentaires effectuées. Au lieu de la rémunération des heures supplémentaires, certaines entreprises peuvent concevoir un ensemble d'avantages sociaux avec des incitations supplémentaires. Vous pourrez peut-être négocier une augmentation si on vous demande régulièrement de faire des heures supplémentaires.
Pour être considéré comme un employé « exonéré », vous devez être rémunéré sur une base salariale (plutôt qu'à l'heure) et exercer des fonctions exécutives, administratives ou professionnelles.
Employés non exemptés
Les salariés qui ne sont pas exclus du salaire minimum et de la rémunération des heures supplémentaires calculées à 1.5 fois leur taux de rémunération horaire sont classés comme non exemptés. Ils sont souvent payés à l'heure pour le temps exact qu'ils consacrent au cours d'une période de paie. Les employés non exemptés, ainsi que ceux qui sont éligibles à la rémunération des heures supplémentaires, sont soumis aux réglementations fédérales et étatiques.
Le Fair Labor Standards Act prévoit une rémunération des heures supplémentaires pour les employés non exemptés.
Lorsque les employés travaillent plus de 40 heures au cours d'une semaine de paie, les employeurs doivent leur verser une fois et demie leur taux de rémunération normal.
La plupart des employés doivent être payés au moins le salaire minimum fédéral (7.25 $ en 2023), plus un temps et demi pour toutes les heures travaillées au-delà de la norme de 40.5.
Types d'employés exonérés
Les travailleurs exemptés sont reconnus par le Fair Labor Standards Act dans les catégories suivantes :
- Directrice
- Professional
- Administratif
- L'ordinateur
- Les ventes en dehors
Ces catégories sont intentionnellement larges afin de couvrir un large éventail de professions.
Le statut d'emploi exonéré ou non exonéré est déterminé par les tâches effectuées au travail, et non par le titre du poste seul.
Employés exonérés vs non exonérés en termes de rémunération des heures supplémentaires
La rémunération est l'une des disparités les plus importantes entre les postes exonérés et non exonérés. Les employés exonérés doivent gagner au moins 455 $ par semaine, selon Brian Cairns, PDG de ProStrategix Consulting, mais les heures supplémentaires ne sont pas payées. Les salariés qui ne sont pas exonérés doivent percevoir au moins le salaire minimum et ont droit à la rémunération des heures supplémentaires.
"Lorsqu'un salarié non exempté travaille plus de 40 heures par semaine ou certains jours fériés, les heures supplémentaires sont rémunérées à temps et demi", Cairns expliqué. "La catégorisation précédente des cols blancs par rapport aux cols bleus était basée sur cela."
La FLSA établit des lignes directrices sur la rémunération des heures supplémentaires. Pour chaque heure travaillée au-delà de 40 dans une semaine de travail continue de 168 heures, les heures supplémentaires sont rémunérées à 1.5 fois le taux de rémunération normal.
Les employés non exemptés ont commencé à recevoir des primes en plus de leur salaire normal à partir de 2020. Le site Web du département américain du Travail contient des directives complètes sur les heures supplémentaires.
La principale conclusion est que les employés exonérés ne sont pas admissibles à la rémunération des heures supplémentaires, contrairement aux employés non exonérés. Selon l'endroit où se trouve votre entreprise, des directives spécifiques sont fournies par les gouvernements fédéral et des États.
Plus à ce sujet plus tard…
Classification des employés : employés exonérés ou non exonérés
Il existe trois normes fondamentales que vous pouvez utiliser pour déterminer si un employé doit être classé comme exonéré ou non exonéré en vertu de la LSF :
- Test de niveau de salaire: Exonération possible (mais non garantie) pour les salariés gagnant plus de 35,568 684 $ par année (XNUMX $ par semaine).
- Test de base salariale : Salarié qui perçoit un salaire minimum garanti quel que soit le nombre d'heures effectivement travaillées et est éligible (mais n'est pas garanti) à l'exonération.
- Essai de devoirs : Un employé qui réussit les tests un et deux doit également exécuter une obligation professionnelle exonérée, qui peut être une ou plusieurs des suivantes :
- Responsabilités exécutives exonérées : Dans le cadre de son travail régulier, la personne supervise deux ou plusieurs autres employés.
- Responsabilités professionnelles exonérées : L'employé s'engage dans des activités intellectuelles qui nécessitent des connaissances spécialisées ainsi que l'application de la discrétion et du jugement.
- Droits administratifs exonérés: L'employé est responsable de soutenir les questions critiques qui exigent discrétion et jugement.
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En 2020, le département américain du Travail (DOL) a révisé les exigences fédérales en matière d'heures supplémentaires de la FLSA. Voici les nouvelles normes :
Les exemptions salariales des cols blancs sont passées de 455 $ à 684 $ par semaine.
- Les primes, la rémunération incitative et/ou les commissions peuvent représenter jusqu'à 10 % du salaire de base.
- La nouvelle exigence salariale pour les employés hautement rémunérés est passée de 100,000 107,432 $ à XNUMX XNUMX $ par année.
- La FLSA stipule que vous pouvez évaluer si un employé est exonéré ou non en fonction de son niveau de revenu, de sa base de salaire et de ses fonctions.
Avantages et inconvénients des employés exonérés
Bien que la catégorisation des employés « exonérés » puisse sembler idéale pour certaines entreprises, elle ne l'est pas pour tout le monde. Embaucher (et travailler comme) un employé exonéré présente un certain nombre d'avantages et d'inconvénients.
Point de vue de l'employeur
Étant donné que les employés exonérés ne sont pas admissibles à la rémunération des heures supplémentaires, le principal avantage d'embaucher un employé exonéré, selon Josué Gerlick, doctorante en gestion à but non lucratif et Fowler Fellow à Case Western Reserve University, est la flexibilité d'attendre un niveau spécifique de performance ou de production tout en respectant un budget défini. Cependant, le personnel exonéré coûte souvent plus cher que les employés non exonérés, selon Gerlick, car on s'attend à ce qu'il fasse preuve de discrétion et de jugement dans l'exécution de ses obligations.
Pour le travailleur
Selon Cairns, les principaux avantages des employés exonérés sont la cohérence des paiements, l'admissibilité aux avantages sociaux et les heures d'ouverture conventionnelles. Les employés exonérés, en revanche, ont moins de flexibilité dans leurs horaires de travail que les employés non exonérés et ils ne sont pas éligibles à la rémunération des heures supplémentaires, même s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine.
Le personnel exonéré n'a pas droit à la rémunération des heures supplémentaires, ce qui aide les entreprises à respecter leur budget. Des avantages sont également disponibles pour les employés exonérés. Ils ont cependant moins de liberté d'horaire et peuvent travailler plus de 40 heures par semaine sans rémunération supplémentaire.
Avantages et inconvénients des employés non exemptés
L'embauche d'employés non exemptés présente ses propres avantages et inconvénients, tant pour les entreprises que pour les employés.
Point de vue de l'employeur
Les employeurs ont plus de flexibilité lors de l'embauche d'employés non exemptés car il n'y a pas d'exigence minimale quant au nombre d'heures qu'ils doivent travailler chaque semaine. Les employés non exemptés peuvent être rémunérés à un taux horaire (salaire minimum ou supérieur) et programmés en fonction des besoins de votre entreprise.
Les employés non exemptés ont quelques inconvénients, dont le plus important est la rémunération des heures supplémentaires pour les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine. Pour garantir que les employés reçoivent une rémunération équitable pour leur temps, vous devrez surveiller et suivre attentivement leurs heures.
Pour le travailleur
Bien que la liberté de faire des heures supplémentaires et de gagner une rémunération équitable pour chaque heure travaillée soit l'avantage le plus évident pour les employés non exemptés, Cairns a déclaré qu'il existe certains inconvénients dont les employés non exemptés devraient être conscients. Les employés non exemptés peuvent ne pas avoir de chèque de paie sûr ou continu, leurs heures de travail peuvent ne pas respecter les heures normales de travail et ils peuvent ne pas avoir droit à des congés payés ou à des congés de maladie dans certaines juridictions, car leurs heures varient d'une semaine à l'autre.
En fin de compte, les employés non exemptés donnent aux entreprises plus de flexibilité en termes d'heures travaillées, mais ceux qui travaillent plus de 40 heures par semaine doivent payer des heures supplémentaires. Les employés sont payés avec précision pour les heures réelles travaillées, cependant, leurs chèques de paie peuvent fluctuer d'une semaine à l'autre en raison du fait que les heures travaillées peuvent varier.
Quand devez-vous embaucher des travailleurs exonérés ou non?
Tout d'abord, un employeur devrait déterminer quelle catégorie (exemptée ou non) profitera le plus à votre entreprise lors de la création de titres de poste et de descriptions pour vos employés. Examinez les tâches que vous devrez effectuer et le mode de paiement que vous souhaitez utiliser (salaire ou horaire).
Certains emplois, selon Cairns, sont légalement tenus d'être exemptés et ne peuvent être embauchés qu'en tant que tels. Cependant, lorsqu'il s'agit de postes qui peuvent être ajustés pour s'adapter à l'une ou l'autre de ces catégories, Gerlick dit que les propriétaires d'entreprise doivent choisir entre flexibilité et compétence.
"L'embauche d'un employé horaire non exempté offre aux propriétaires la possibilité de modifier les heures de travail en fonction de la demande - par exemple, planifier 15 heures une semaine et 35 heures la suivante", a déclaré Gerlick. "Malgré la dépense supplémentaire, l'embauche d'un salarié exonéré fixe le coût de la main-d'œuvre quel que soit le temps nécessaire à l'employé pour accomplir une certaine tâche."
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De plus, le personnel exonéré est mieux adapté aux rôles à long terme avec des responsabilités exécutives, administratives ou professionnelles, tandis que les employés non exonérés sont mieux adaptés au travail horaire, temporaire ou saisonnier. Il est essentiel de distinguer ces postes en fonction de leurs responsabilités réelles, puis de tenir votre personnel responsable du respect des règles.
Cependant, une erreur courante commise par les propriétaires d'entreprise, selon Gerlick, est de développer un travail exempté mais de ne pas permettre à l'employé d'appliquer le jugement et la discrétion requis par la description de poste. Cet oubli pourrait coûter cher à n'importe quelle entreprise : si cet employé décide de vous poursuivre en justice, il peut utiliser la FLSA pour étayer ses allégations.
"Si un employeur n'est pas familier avec les spécificités de la LSF, il doit engager un avocat professionnel en ressources humaines pour évaluer régulièrement les descriptions de poste et auditer les activités de travail afin de confirmer l'applicabilité des classifications actuelles", a déclaré Gerlick. « Il est essentiel d'être proactif. En règle générale, les problèmes ne se développent pas tant qu'un employé mécontent n'a pas intenté une action en justice. »
Alors, tenez compte de la description du poste, de la durée du travail (temporaire, à court terme ou permanent), si le rôle est à temps partiel ou à temps plein, et le type de personne que vous souhaitez embaucher lorsque vous décidez d'embaucher un salarié exonéré ou non.
Lignes directrices pour l'exemption des exigences de rémunération des heures supplémentaires
Le personnel administratif, exécutif et professionnel, ainsi que les vendeurs et les employés STEM (Science, Technologie, Ingénierie et Mathématiques), ont été désignés comme exonérés et ne sont donc pas éligibles à la rémunération des heures supplémentaires depuis le 1er janvier 2020, s'ils répondent aux critères suivants :
- Les employés reçoivent un salaire plutôt que d'être payés à l'heure.
- Les employés gagnent désormais au moins 684 $ par semaine, ou 35,568 455 $ par an (contre 23,660 $ par semaine, ou XNUMX XNUMX $ par an).
- De plus, les employés reçoivent une salaire hebdomadaire peu importe de combien de semaines ils travaillent.
Les employés doivent également satisfaire à certaines exigences d'emploi concernant leurs fonctions et responsabilités afin d'être admissibles à l'exonération des heures supplémentaires.
Fondamentalement, pour être classé comme exonéré, un employé doit répondre aux exigences générales suivantes :
- Les employés qui remplissent les conditions pour exonération exécutive doit avoir la responsabilité principale de la gestion de l'entreprise ou d'un département ou d'une subdivision de l'entreprise ; doit régulièrement et habituellement diriger le travail d'au moins deux salariés; et doivent avoir le pouvoir d'embaucher ou de licencier, ou leurs suggestions et recommandations pour embaucher, licencier ou modifier le statut d'autres employés doivent faire l'objet d'une attention particulière.
- Pour avoir droit au exonération administrative, et leur devoir principal doit inclure l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire et d'un jugement indépendant sur les questions importantes.
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- Les employés doivent avoir pour tâche principale un travail nécessitant des connaissances avancées dans un domaine scientifique ou un apprentissage généralement acquis par une instruction et des études intellectuelles spécialisées prolongées, ou se spécialiser dans l'un des quelques autres domaines spécialisés similaires, tels que l'enseignement, l'analyse informatique ou l'ingénierie, pour bénéficier d'une dispense professionnelle.9
- Le personnel qui effectue un travail de bureau ou non manuel et gagne un revenu annuel de 107,432 10 $ ou plus peut être admissible à une exemption. Ils doivent remplir au moins une des responsabilités d'un cadre exonéré, d'un employé administratif ou professionnel pour être admissibles. dix
- Les employés employés en tant qu'analyste de systèmes informatiques, programmeur informatique, ingénieur logiciel ou autre personne de formation similaire dans le domaine informatique dont les fonctions correspondent aux critères d'exemption sont éligibles à l'exemption informatique.
- Les employés doivent avoir pour tâche principale de réaliser des ventes ou d'acquérir des commandes ou des contrats pour bénéficier de l'exonération des ventes à l'extérieur. Le travail doit être effectué loin du bureau de l'employeur ou des locaux de l'entreprise.
Autres modifications récentes des règles sur les heures supplémentaires
Au 1er janvier 2020, les modifications suivantes étaient en vigueur :
- La rémunération annuelle minimale du « personnel hautement rémunéré » est passée de 100,000 107,432 $ à XNUMX XNUMX $ par année.
- Les employeurs peuvent satisfaire jusqu'à 10 % du niveau de salaire standard avec des primes non discrétionnaires et des paiements incitatifs (y compris les commissions) versés au moins une fois par an, en reconnaissance de l'évolution des modèles de rémunération.
Exceptions aux exigences en matière d'heures supplémentaires
Il existe d'autres membres du personnel qui peuvent être exclus des règles de rémunération des heures supplémentaires en plus des principales catégories d'employés exonérés (administrateurs, cadres, professionnels, informaticiens et ventes externes).
- Certains employés commissionnés d'établissements de vente au détail ou de services comme les vendeurs d'automobiles, de camions, de remorques, d'outils agricoles, de bateaux ou d'avions ; ou commis aux pièces et mécaniciens réparant des automobiles, des camions ou des outils agricoles, qui sont employés par des établissements non manufacturiers dont l'activité principale consiste à vendre ces articles aux acheteurs finaux.
- Le personnel des chemins de fer et des compagnies aériennes, les chauffeurs de taxi, certains employés des transporteurs routiers, les marins des navires américains et les livreurs locaux sont tous payés selon des barèmes de taux de voyage approuvés.
- Annonceurs, rédacteurs en chef et ingénieurs en chef de certaines stations de radiodiffusion non métropolitaines
- Employés de maison qui vivent au domicile de l'employeur
- Les employés qui travaillent dans les salles de cinéma
- Fermiers
Exigences de l'État pour la classification des employés exonérés et la rémunération des heures supplémentaires
Les employés exonérés sont soumis à des règles différentes selon les États. En Californie, par exemple, les entreprises doivent payer un employé au moins deux fois le salaire minimum en vigueur pour les qualifier pour l'exonération des heures supplémentaires. Tous les autres employés, quelles que soient leurs responsabilités professionnelles, seraient éligibles aux heures supplémentaires.
- Les travailleurs qui gagnent plus que le niveau de revenu doivent néanmoins répondre aux autres critères d'exonération pour être classés comme tels.
- Les employés non exemptés doivent également recevoir un salaire pour les heures supplémentaires d'au moins 1.5 fois le salaire minimum californien, ou 19.50 $ de l'heure (pour les entreprises de plus de 26 employés).
- Le seuil de rémunération minimum de l'État pour le personnel exécutif et administratif à New York a été progressivement augmenté, le taux réel variant en fonction de l'emplacement géographique et de la taille de l'entreprise. Par exemple, la barrière pour le personnel administratif à New York est de 58,500 31 $ (annualisé) au 2019 décembre 50,700. Le seuil est de 46,020 XNUMX $ dans les comtés de Nassau, Suffolk et Westchester, et de XNUMX XNUMX $ dans le reste de l'État.
Quelle est la différence entre non exempté et exempté ?
La principale distinction entre les employés exonérés et non exonérés est de savoir s'ils sont éligibles ou non aux heures supplémentaires. Le Fair Labor Standards Act détermine ce statut en vertu de la loi fédérale (FLSA). Les salariés exonérés d'heures supplémentaires n'y sont pas assujettis, mais les salariés non exonérés le sont.
Les salariés sont-ils considérés comme exonérés ou non exonérés ?
Les employés non exemptés doivent percevoir au moins le salaire minimum et les heures supplémentaires s'ils travaillent plus longtemps que la semaine normale de travail de 40 heures. Les employés exonérés sont ceux qui appartiennent à l'une des catégories ci-dessus, sont salariés et gagnent au moins 684 $ par semaine ou 35,568 XNUMX $ par année.
Combien d'heures par jour un employé exonéré doit-il travailler ?
Les employés classés comme exemptés peuvent ne pas avoir droit aux heures supplémentaires ou aux pauses. Les employés exonérés, en revanche, doivent être payés le double du salaire horaire minimum pour une semaine de travail de 40 heures. Un employeur pourrait demander à un employé exonéré de travailler plus de 40 heures par semaine sans payer d'heures supplémentaires.
Vaut-il mieux être exonéré ou non exonéré ?
Les employés exonérés sont généralement mieux payés que les employés non exonérés puisqu'ils sont censés accomplir leurs tâches quel que soit le nombre d'heures nécessaires. Le personnel exempté est régulièrement prié de rester en retard ou d'arriver plus tôt si cela est nécessaire pour accomplir ses tâches.
Pourquoi est-il appelé exonéré ?
Ces employés salariés sont communément appelés « salariés », bien que « exemptés » soit le terme correct et légal. Ils sont qualifiés d'exemptés car ils sont exemptés des exigences FLSA susmentionnées en matière de rémunération horaire et de salaire minimum fédéral.
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