Vous avez besoin de suggestions pour organiser un événement ? Vous êtes arrivé au bon endroit. Au fil des ans, nous avons assisté à des événements organisés par de nombreux groupes. Nous avons également une tonne de bonnes pratiques à utiliser, même si nous ne pouvons pas lister toutes les spécificités dont vous devrez tenir compte (cela dépend souvent du type d'événement !). De plus, nous avons créé cette liste de contrôle gratuite et simple à utiliser pour la préparation de votre événement afin que rien ne glisse entre les mailles du filet. Nous pouvons vous aider si vous planifiez un événement virtuel. C'est tout ce que vous devez savoir sur la planification d'événements, les services, les entreprises qui offrent le meilleur et la liste de contrôle pour planifier sans plus tarder.
Roulons !!!
Planification d'événements
La compétence passionnante de chorégraphier des personnes et des activités pour produire une performance qui laisse aux gens des souvenirs inoubliables est connue sous le nom de planification d'événements. Cela revient à diriger une performance sur scène pour planifier et organiser un événement, qu'il s'agisse d'une conférence, d'un événement d'entreprise, d'une collecte de fonds, d'un salon professionnel ou de tout autre type d'événement. Pour ceux qui aiment voyager, il offre également une opportunité fantastique de visiter des hôtels somptueux et de nouveaux lieux intrigants, et de socialiser avec des conférenciers et des participants du monde entier. Et vous pouvez le faire tout en ayant beaucoup de liberté et d'indépendance !
Qu'est-ce qu'un organisateur d'événements ?
Un planificateur d'événements, souvent appelé planificateur de réunions et/ou de congrès, est une personne qui organise toutes les facettes des réunions et événements d'affaires, à ne pas confondre avec un planificateur de mariage. Ils décident souvent où avoir des réunions, planifient le transport et organisent de nombreux autres détails.
Que fait un planificateur d'événements ?
Les coordonnateurs d'événements organisent chaque aspect d'un événement, du début à la fin. Par exemple, les planificateurs de réunions rencontreront les clients avant une réunion pour évaluer la participation et déterminer l'objectif de la réunion. Ils s'occupent des détails de la réunion, y compris l'enregistrement des visiteurs et la configuration audio/visuelle des intervenants tout au long de la réunion. Les participants sont interrogés après la conférence pour déterminer leurs principaux centres d'intérêt.
De plus, les lieux de réunion comme les hôtels et les centres de congrès sont recherchés par les planificateurs d'événements. Ils tiennent compte de la capacité des installations à offrir de l'hébergement et des services, de la simplicité d'accès des visiteurs et des attraits locaux. Les planificateurs prennent désormais également en compte si une réunion en ligne peut atteindre les mêmes objectifs qu'une réunion en face à face.
Quels sont les principes fondamentaux de la planification d'événements ?
L'art (et parfois la science) de la conceptualisation, de la planification, de l'organisation et de l'exploitation d'événements est connu sous le nom de planification d'événements. Il est temps de contacter un coordinateur d'événements ou une agence de planification lorsqu'un événement important et à grande échelle doit bien se dérouler. Les principaux prestataires de services qui peuvent garantir une production et une exécution fluides des événements sont les planificateurs d'événements. Ils effectuent ces tâches pour des expositions commerciales, des événements seniors, des galas de charité et de nombreuses autres occasions.
Pourquoi les gens font-ils appel à des services de planification d'événements ?
Deux facteurs principaux poussent les gens à utiliser les services de planification d'événements :
- Pour que les participants et les invités d'honneur puissent s'amuser sans prêter attention à la fonction.
- Pour que l'événement se déroule sans encombre.
Considérez un mariage normal comme une illustration. Dans le but de coordonner, d'organiser et de réaliser leurs préparatifs de mariage, de nombreux couples fiancés utilisent des planificateurs d'événements ou des services de planification d'événements. Par conséquent, les jeunes mariés n'auront pas à se soucier de choses comme la restauration, le stationnement ou l'éjection d'invités bruyants, et pourront plutôt profiter de leurs journées spéciales et se concentrer sur leur mariage. Le planificateur de mariage gère ces détails à la place.
De plus, certains événements sont si compliqués - en particulier ceux avec des centaines de personnes ou plus - qu'il est presque impossible de les planifier et de les organiser correctement par vous-même. Les planificateurs d'événements expérimentés et compétents savent comment gérer les foules, la quantité de nourriture à fournir et d'autres éléments qui peuvent faire ou ruiner un événement important.
Services de planification d'événements
En quoi consistent exactement les services de planification d'événements, vous vous demandez peut-être ? Parce que chaque événement est si particulier, les services fournis seront différents pour chacun. Découvrez nos 5 meilleurs services de planification d'événements dans les prochains paragraphes, ainsi que les avantages d'embaucher un spécialiste.
#1. Lieu
Trouver un emplacement est considérablement plus délicat qu'il n'y paraît. Il y a beaucoup de choses auxquelles il faut penser, comme la capacité, la disponibilité et le budget. Certains endroits ont une liste de traiteurs préférés, tandis que d'autres autorisent l'apport de nourriture extérieure. Utilisez les serveurs et les barmans fournis par le lieu car ils pourraient ne pas vous permettre de faire venir des travailleurs extérieurs.
L'emplacement est-il facilement accessible ? Y a-t-il des hôtels à proximité pour les personnes venant de l'extérieur de la ville ? Devrez-vous fournir vos propres draps, chaises et tables pour l'événement ? Les réponses aux questions susmentionnées peuvent être extrêmement intimidantes. Tigris Events répond à ce besoin. Nous sommes conscients que l'étude d'une variété de paramètres pour déterminer s'ils conviennent peut prendre un certain temps. Nos coordonnateurs d'événements vous donneront une courte liste d'endroits disponibles et parfaits qui correspondent à votre budget et à votre concept préféré. Le choix se détermine en quelques secondes seulement en regardant leur présentation !
#2. Culture & Loisirs
L'apparence et l'atmosphère d'un lieu peuvent être radicalement modifiées par le décor. Il contient des fleurs, des décorations de table, des logos, des toiles de fond et d'autres choses. Le décor sera le facteur décisif pour déterminer si vous visez un attrait intime ou grand. Afin de vous aider à visualiser votre célébration idéale, un planificateur d'événements recherchera le décor, vous proposera des idées et des aménagements de sol. Ils ont recommandé des prestataires qui ont le savoir-faire pour changer le cours de votre événement.
Un groupe live, un DJ ou même des acrobates sont des alternatives de divertissement possibles ! Vous pouvez également intégrer des divertissements interactifs, comme un magicien, des stations pour rouler des cigares ou des jeux de casino, si vous voulez vraiment impressionner vos visiteurs. Nous proposons également fréquemment des mascottes pour les événements saisonniers ! Le processus de sélection des talents est simplifié par le guichet unique que les services de planification d'événements offrent à chaque fournisseur.
#3. Restauration
Aimez-vous un dîner buffet ou passer des hors-d'œuvre? Y aura-t-il une boisson spéciale incluse ? Vous devez confirmer non seulement la quantité de nourriture mais aussi le type de nourriture. Existe-t-il des restrictions alimentaires ou des allergies alimentaires ? Lors de la négociation de la restauration de votre événement, ces questions doivent être correctement prises en compte. Les alternatives de restauration proposées par diverses entreprises et styles de restauration font partie des services de planification d'événements. En engageant un planificateur d'événements, vous pouvez vous assurer que la bonne quantité et le bon type de nourriture sont fournis pour votre rassemblement. Envoyez-vous des invitations papier ou électroniques aux invités ? De quelle manière gérez-vous les RSVP ? Y aura-t-il une inscription sur place ? Existe-t-il des options manuelles ou informatisées ?
Connaître le nombre approximatif de visiteurs confirmés peut vous aider à planifier efficacement l'événement. Simplifiez l'ensemble du processus en engageant un planificateur d'événements qui s'occupera de la distribution des invitations, de la gestion des RSVP et du personnel d'inscription des invités.
#4. Personnel des événements
De plus, le personnel de l'événement est offert par une société de planification d'événements à service complet. Ces personnes peuvent aider au barman, à l'accueil et à l'inscription. Ils peuvent vous aider avec des messages importants, distribuer des cadeaux et des sacs-cadeaux et promouvoir la participation si vous avez une activation présente à votre événement. Le personnel de l'événement doit toujours être utilisé pour l'inscription et le vestiaire. Cela donne à l'occasion une sensation raffinée!
Entreprises de planification d'événements
Chaque année, ces sociétés d'organisation d'événements bien connues placent la barre plus haut. De plus, leurs performances habiles à voler la scène laissent une marque sur le public. Voir ci-dessous pour des suggestions sur les meilleures sociétés de planification d'événements au monde que vous pouvez utiliser pour votre prochain événement.
#1. Événements Bassett, Inc.
Situés à Toronto, au Canada, ils offrent une large gamme de services, notamment la production et la conception d'événements complets, la négociation de contrats avec les fournisseurs, la dotation en personnel, la gestion des sponsors et des médias, la production vidéo, etc. Que vous organisiez des soirées privées de haut niveau, des événements philanthropiques ou un mariage extravagant, n'allez pas plus loin que Bassett Events. Le petit groupe, sous la direction de Jennifer Bassett, excelle à ajouter un sens de la surprise même aux plus belles occasions.
#2. MKG
Offrant des services tels que la recherche Insights, la stratégie expérientielle, le développement de campagnes créatives, la conception d'expositions et d'environnements, la production d'événements, etc., avec des sites à New York et à Los Angeles. Lorsque les grandes marques veulent produire des débuts de produits incroyables, des paramètres dignes d'Instagram et des «expériences de marque» inoubliables, elles se tournent vers MKG. Cette organisation ne crée pas d'événements typiques. Sur leur site Web, vous pouvez trouver des installations artistiques grandeur nature, des fosses à balles pour adultes et des balançoires à hot-dog.
#3. David Tutera
Situé à Los Angeles et offre des services tels que la gestion des fournisseurs, la planification, la production et la conception et la conception d'événements. Ainsi, David Tutera connaît bien la planification d'un mariage somptueux en tant qu'animateur de télévision et créateur de robes de mariée. L'équipe aspire à offrir des expériences qui piquent votre imagination la plus vive et réalisent vos aspirations les plus élevées.
#4. Un événement parfait
Ils peuvent être situés à Chicago et fournir la gestion d'événements, des fleurs, de la papeterie, du style, des faveurs, etc. Debi Lilly a une longue carrière dans les événements et utilise sa planification d'événements pour aider les clients à échapper à la réalité. En plus de concevoir et de produire des événements, l'entreprise exploite également un petit lieu d'événements nommé DL Lounge. Servir des clients bien connus est une chose pour laquelle Debi est connue. L'occasion la plus connue était la célébration de l'anniversaire d'Oprah en direct.
#5. pays des merveilles
La société possède des bureaux à Londres, New York et Miami et propose le développement de la marque, la conception et la production d'événements, le marketing expérientiel, les médias sociaux, etc. Comparé à d'autres entreprises établies, Events by Wonderland dégage une attitude plus positive, contemporaine et jeune. Wonderland a plus de 15 ans d'expérience dans le luxe, les voyages, la vente au détail, la technologie et d'autres secteurs verticaux de marque à travers des événements «expérientiels dirigés par la créativité».
Liste de contrôle pour la planification d'événements
Une liste de contrôle de planification d'événement ne doit pas être utilisée à la place d'une série de spectacles ou d'un budget d'événement, car ce n'est pas nécessairement un plan d'événement en soi. Considérez-le plutôt comme une référence qui répertorie tous les aspects de l'événement dans l'ordre chronologique et les délais de coordination. Vous pouvez éviter de manquer quelque chose de crucial le long de l'itinéraire en utilisant une liste de contrôle de planification d'événement. Pour le dire simplement, cela vous permet de rester sur la bonne voie et organisé afin que vous puissiez organiser un événement réussi. Il n'existe pas de modèle unique pour tous, il est donc crucial de l'adapter à vos besoins et objectifs. Examinons tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour mettre sur votre liste de contrôle de planification d'événement pour vous aider à démarrer.
#1. Créez un modèle pour une liste de contrôle de planification d'événement.
Mettez chaque élément dans un modèle lorsque vous créez votre liste de contrôle. Vous pouvez créer le vôtre dans Google Docs ou Microsoft Excel, ou vous pouvez rechercher un modèle en ligne. Vous pouvez également collaborer avec vos collaborateurs événementiels en utilisant un système de gestion de projet comme Asana ou Podio.
#2. Décidez des nécessités pour l'événement.
Ensuite, sur la liste de contrôle de planification, choisissez quelques-uns des éléments essentiels pour votre événement :
- Heure et date
- Localisation
- type d'occasion
- Objectif de l'événement
- Objectifs des événements
- Audience
Assurez-vous de ne pas sauter ces étapes en ajoutant chacune d'entre elles en tant qu'élément à faire à votre liste de contrôle.
#3. Établissez un budget pour l'événement.
Établir un budget pour un événement peut être difficile si l'on considère tous les coûts impliqués. C'est simple à faire avec une feuille de calcul Microsoft Excel. Commencez d'abord par les plus grandes surfaces, comme la location, la restauration et la décoration. Enfin, laissez Excel faire le travail pour vous en décomposant toutes les dépenses dans chaque catégorie.
#4. Créez la mise en page de l'événement.
En raison du fait qu'il englobe les éléments de l'événement qui ont le plus d'influence sur les participants, c'est le cœur de la planification de l'événement. Réfléchissez aux éléments précis que vous devez ajouter à la liste de contrôle de votre planification d'événements au fur et à mesure que vous les explorez.
- Programme
- Disposition
- Thème
#5. Préparez la décoration.
Le décor n'est pas seulement attrayant; c'est essentiel pour un événement réussi. S'assurer que vous couvrez toutes vos bases peut être difficile car cela va des locations et des bouquets aux nappes et aux pièces d'accent. Demandez-vous ce que les participants verront car ils vivront l'événement à travers leurs cinq sens. le son, l'odeur, le toucher et le goût
#6. Soyez inventif avec vos repas et boissons.
La nourriture et les boissons peuvent être le point central d'un rassemblement, car manger ensemble est une véritable expression de camaraderie. La nourriture est un symbole d'éducation, ainsi l'hôte a la possibilité de faire preuve d'une hospitalité attentive. Votre liste de contrôle vous aide à naviguer dans ces subtilités afin que vous puissiez sélectionner le traiteur idéal, maintenir votre menu à jour, protéger l'environnement et, surtout, vous assurer que vos visiteurs repartent satisfaits et aimés.
#7. Créer une stratégie marketing.
Le marketing événementiel génère de l'enthousiasme, augmente les attentes et assure une participation saine. Le plan marketing avant et après l'événement peut être cartographié sur tous ces canaux à l'aide d'une liste de contrôle de l'événement. Un outil de gestion de projet en ligne vous sera très utile, à vous et à votre équipe, à ce stade.
#8. Soyez prêt pour des détails inattendus et mineurs.
Les moindres détails peuvent avoir un impact significatif. Vous devez donc garder une trace de chaque petit détail qui peut avoir un impact sur l'expérience de vos visiteurs. Ce sont les petites mais cruciales choses qui doivent être incluses dans les planificateurs de réunions.
#9. Faites un schéma de la logistique du jour de l'événement.
Un calendrier minute par minute de tout, de l'arrivée et de la configuration du fournisseur à l'exécution et au démontage post-événement, doit être inclus dans le calendrier logistique de l'événement, que vous devez planifier de construire. Le jour de l'événement, il y a beaucoup d'éléments en mouvement, donc des circonstances imprévues se produiront certainement. Vous risquez de manquer tout ce qui se manifestera plus tard comme un problème important si vous n'avez pas les détails du jour de l'événement jusqu'à un T. Vous pouvez utiliser votre liste de contrôle pour établir un calendrier détaillé pour le jour de l'événement, donc il n'y a pas besoin de ce souci supplémentaire.
Quels sont les 7 éléments de la planification d'événements ?
L'infrastructure de l'événement, le public, la participation, les organisateurs, le lieu et les médias sont les sept principales composantes de la gestion d'événements. Tous ces composants doivent être gérables par votre logiciel événementiel.
Qu'est-ce que le processus de planification d'événements ?
La budgétisation, la création d'horaires, le choix et la réservation des lieux de l'événement, l'obtention des autorisations, l'organisation des repas, l'organisation du transport, la définition d'un thème, la planification des activités, le choix des conférenciers et des conférenciers, l'organisation de l'équipement et des installations et la gestion des risques font partie de la planification d'événements.
Que fait un organisateur d'événements ?
Le planificateur d'événements est chargé d'organiser tous les éléments mobiles nécessaires au bon déroulement des événements, y compris la sélection du lieu, la restauration et la location des artistes. Avant l'événement, ils organisent tous les détails et supervisent la logistique de la journée.
Quelles sont les cinq étapes du processus de planification d'événements ?
Étape 1 - Recherche et établissement d'objectifs.
2 – Concevoir l'événement.
3 – Marquez l'événement.
4 – Coordination et planification du Day-Of
5 – Évaluer l'événement
Quels sont les six PS de la planification d'événements ?
Ces sept P du marketing de service sont connus sous le nom de produit, tarification, lieu, promotion, preuve physique, personnes et processus si vous ne vous en souvenez pas.
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Bibliographie
