La tenue de registres précis des informations sur les employés est essentielle au succès des ressources humaines. Si vous êtes un responsable des ressources humaines, un superviseur ou un spécialiste, il peut être avantageux de comprendre les différents types d'enregistrements requis pour une documentation conforme. Tenir à jour les dossiers des employés conformes à la loi peut vous aider à éviter d'éventuelles poursuites, à promouvoir la cohérence dans votre service des ressources humaines et à transmettre des informations cruciales aux nouvelles recrues. Dans cet article, nous abordons l'importance pour les employeurs de conserver tous les dossiers des employés et examinons cinq types différents de dossiers d'employés à conserver, la durée de conservation et les mises à jour au sein de votre service des ressources humaines.
Que sont les dossiers des employés ?
Les dossiers des employés sont une collection de toutes les informations pertinentes pour un employé, de la date d'embauche à la date de cessation d'emploi. Ces informations peuvent inclure le nom de l'employé, son numéro de sécurité sociale, son adresse, sa date de naissance, son poste, son salaire et ses avantages. Les dossiers des employés sont souvent conservés sous la forme d'un dossier personnel.
Ces dossiers peuvent contenir des informations de base recueillies au cours du processus d'entretien, telles que :
- Nom
- Contactez-Nous
- Expérience en milieu de travail
- Contexte éducatif
- Titres et certifications
- Notes d'entrevue
- Bibliographie
Les dossiers d'emploi peuvent également inclure des informations recueillies tout au long du processus d'embauche, dont certaines entreprises sont tenues par les lois fédérales et nationales sur l'emploi de vérifier et de conserver un dossier, telles que :
- Statut de citoyenneté
- Numéro de sécurité sociale
- Exonération de charges sociales
- Statut de retenue d'impôt (W-4)
- Statut exempté ou non exempté
- Identification photographique
- Date de début d'emploi
- Titre professionnel
- Échelle salariale
- Preuve d'autorisations et de certifications professionnelles
Les enregistrements créés au fil du temps peuvent également être inclus dans le dossier personnel ou le dossier d'emploi d'un employé, tels que :
- Horodateurs
- Les évaluations de rendement
- Documentation des procédures disciplinaires
- Registres de paie
- Informations sur les avantages
- Photographie officielle
Pourquoi les dossiers des employés sont-ils nécessaires ?
Les dossiers des employés sont essentiels car ils fournissent une documentation officielle sur les antécédents professionnels d'un employé auprès d'une société. Ils contiennent des informations telles que le titre du poste de l'employé, la date de début, le taux de salaire et toute autre information liée à l'emploi. Les dossiers des employés sont utilisés pour faire des choix sur des questions telles que les promotions, les augmentations et les licenciements. Ils sont également utilisés à la fin de l'année pour générer des enregistrements tels que W-2 et 1099.
Pourquoi est-il essentiel de conserver tous les types de dossiers d'employés ?
La conservation de tous les types de dossiers d'employés contribuera considérablement au succès et à l'efficacité de votre service des ressources humaines. Il existe plusieurs avantages significatifs à conserver les dossiers complets des employés, notamment :
#1. Respect des exigences légales
Plusieurs réglementations obligent les employeurs à conserver certains dossiers dans leurs dossiers. Ces statuts ont été rendus possibles par les actes suivants :
- Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) : Selon l'EEOC, vous devez conserver tous les dossiers des employés pendant au moins un an. Vous devez conserver les dossiers de l'employé licencié pendant un an après la date de son licenciement s'il a été licencié involontairement.
- La loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA): vous oblige à conserver les registres de paie pendant au moins trois ans. Vous devez également conserver un registre des régimes d'avantages sociaux, tels que les programmes d'assurance et de retraite, pendant au moins un an après la cessation d'emploi d'un employé.
- Loi sur l'égalité de rémunération (EPA) et Loi sur les normes de travail équitables (FLSA) : Selon la FLSA et l'EPA, il est important de conserver des registres de justification des différences de salaire entre les employés de sexe différent. Vous devez conserver ces registres pendant au moins deux ans.
#2. Évitement des litiges
Tenir à jour un dossier correct est une stratégie clé pour les entreprises afin d'éviter les litiges potentiels de la part d'anciens employés. Par exemple, si un ancien employé intente une action en justice contre une organisation alléguant que son employeur ne lui a pas versé un salaire décent, les preuves de paie pourraient aider à réfuter ces accusations. Une bonne tenue des dossiers évite également tout problème juridique avec les entités gouvernementales qui surveillent le respect du droit du travail.
#3. Diffusion de l'information
Lorsque de nouveaux gestionnaires, que ce soit dans les ressources humaines, la comptabilité ou la direction générale, rejoignent votre entreprise, il peut être utile d'avoir des dossiers sur les employés actuels et précédents. Ces connaissances peuvent être utiles lors de l'intégration de nouveaux employés, de l'élaboration de nouvelles politiques et de la familiarisation avec les procédures de tenue de dossiers. Comprendre l'historique de chaque membre du personnel pourrait aider les nouveaux managers à s'adapter plus efficacement à leur poste.
Différents types de dossiers d'employés
Comprendre les différents types de dossiers d'employés peut vous aider à vous assurer que votre service des ressources humaines documente de manière appropriée les fonctions organisationnelles critiques. Il existe cinq types de dossiers d'employés qu'il est important de conserver :
#1. Registres de présence
Les registres de présence contiennent des informations sur le temps passé au travail par chaque employé. Les registres de présence peuvent inclure les informations suivantes :
- Congés payés
- Congé sans solde
- Vacances Vacances
- Congé de maladie
- Horaires de travail par semaine
- Retards/absences
La tenue de registres précis de ces informations est essentielle pour démontrer que votre entreprise a versé à ses employés le bon montant de rémunération en fonction de la durée qu'ils ont passée au travail. En plus des sujets énumérés ci-dessus, la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) oblige les employeurs à tenir des registres de tous les congés payés et non payés, ainsi que des cas d'indemnisation des accidents du travail.
#2. Dossiers d'avantages
Les employeurs sont tenus, en vertu de la loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA), de conserver un enregistrement de tous les dépôts auprès des agences d'assurance des employés, de la participation des employés et des informations sur les bénéficiaires individuels pendant au moins six ans.
Les compagnies d'assurance, les plans disponibles, les dates d'adhésion et une liste de tous les employés actuellement inscrits aux avantages sociaux sont fréquemment inclus dans les dossiers d'avantages sociaux. La mise à jour de ces dossiers après chaque période d'inscription peut être un moyen efficace de garantir que vos dossiers sont à jour et conformes à la norme ERISA.
#3. Dossiers de formation
Pour diverses raisons, il est également essentiel de tenir des registres de formation fiables. Pour commencer, les dossiers de formation peuvent servir de guides instructifs pour les futures initiatives d'intégration. Deuxièmement, les informations obtenues pendant les périodes de formation peuvent servir de preuve que le personnel est prêt à être promu ou à évoluer dans sa carrière.
Il existe également des critères obligatoires à l'échelle nationale pour certaines entreprises en ce qui concerne la manière et la fréquence de la formation. Le suivi des programmes de formation et des participants peut aider votre entreprise à se conformer aux règles fédérales.
#4. Payer les retenues
Le suivi des retenues sur la paie des employés est une étape essentielle du processus de déclaration de revenus. Il y a deux avantages principaux pour les entreprises à suivre les retenues à la source :
L'IRS exige que les entreprises conservent des registres de toutes les retenues sur la paie des employés pendant au moins trois ans après la date de retour ou la date de dépôt, selon la dernière éventualité.
Des registres précis peuvent aider à réfuter les accusations qu'une ancienne entreprise a retenues trop d'impôts d'État ou fédéraux à un employé.
#5. Dossiers de chômage
Après avoir été licencié ou licencié, un employé peut demander et recevoir des allocations de chômage. Il est essentiel de documenter chaque étape de la procédure de chômage et de conserver ces dossiers aussi longtemps que l'employé perçoit des allocations de chômage. Les détails suivants doivent être inclus :
- Nom de l'employé
- Nom de l'employé Adresse de l'employé Numéro de sécurité sociale de l'employé
- Dates d'embauche, de départ ou de réembauche
- Dates de paiement en espèces et non salariales
- Dates travaillées
- Heure d'ouverture
Si l'un de vos employés perçoit des allocations de chômage, il est essentiel de conserver un enregistrement méticuleux de ces informations pour confirmer leurs dossiers d'allocations hebdomadaires. S'il y a un désaccord entre vos dossiers et les informations fournies par l'employé, l'employé peut perdre l'accès à ses avantages. Des dossiers de chômage précis peuvent aider à garantir que vos employés licenciés ou licenciés reçoivent les prestations auxquelles ils ont droit.
Quels sont les avantages de conserver les dossiers des employés ?
Les dossiers des employés présentent de nombreux avantages tant pour l'entreprise que pour l'employé. Les dossiers des employés peuvent aider les employeurs à suivre les performances des employés au fil du temps, à identifier les domaines dans lesquels les employés doivent s'améliorer et à documenter les mesures disciplinaires. Ces dossiers peuvent également aider les entreprises à respecter les réglementations réglementaires. Les dossiers des employés peuvent donner un enregistrement de l'historique de carrière et de l'expérience, ainsi que de la formation et de l'éducation, de l'employé. Les dossiers des employés peuvent également aider à la qualification des employés pour des promotions ou d'autres possibilités d'emploi.
Meilleures pratiques pour la tenue des dossiers des employés
Bien que certaines pratiques exemplaires soient universelles pour les entreprises bien gérées, la manière dont une entreprise produit et tient à jour les dossiers d'emploi n'est pas normalisée d'un secteur à l'autre. Au niveau le plus élémentaire, une société est tenue de conserver des dossiers du personnel contenant suffisamment d'informations pour garantir la conformité aux réglementations fédérales et étatiques en matière d'emploi applicables à cette industrie. Certaines lois fédérales et étatiques sur l'emploi augmentent également les obligations de tenue de registres d'une entreprise proportionnellement au nombre d'employés qu'elle emploie.
Outre la conformité légale fondamentale, les pratiques recommandées pour concevoir un système de dossiers des employés qui couvre toutes les bases incluent souvent :
#1. Spécifier ce qui constitue un enregistrement.
Tous les bouts de papier ne sont pas considérés comme un relevé d'emploi. Déterminer quels documents doivent être conservés dans un dossier afin de répondre aux responsabilités légales et de protéger l'organisation de toute responsabilité doit être fait dès le départ.
#2. Création d'un plan de rétention.
Il est difficile de conserver à perpétuité les dossiers d'emploi de chaque employé précédent et actuel. Les lois fédérales précisent combien de temps une entreprise est tenue de conserver certains dossiers d'emploi après qu'un employé a quitté l'organisation. Sur la base de ces obligations légales, une société doit créer un calendrier de conservation des documents qui élimine les informations obsolètes tout en conservant tout le contenu pertinent.
#3. Restriction d'accès.
Les dossiers d'emploi ne doivent être accessibles qu'aux personnes autorisées. L'établissement de protocoles d'accès protège à la fois l'organisation et l'employé contre l'utilisation abusive des informations.
#4. Choisir un format et le stocker.
Les dossiers d'emploi peuvent être stockés au format papier traditionnel dans un système de classeur, au format numérique en numérisant les documents originaux dans un système informatique, ou une combinaison des deux.
Déterminer où les dossiers d'emploi seront stockés et comment ils seront accessibles est une étape importante dans la conception d'un système fonctionnel. De nombreuses solutions comptables informatisées, par exemple, peuvent accepter les informations sur les employés pour des raisons de paie, ce qui répond à de nombreuses normes fédérales et étatiques du droit du travail.
#5. Garder la sécurité et la confidentialité intactes.
Le maintien de la sécurité et de la confidentialité des données est un élément clé de la collecte d'informations. Qu'il s'agisse de garder la salle des dossiers d'emploi verrouillée ou d'utiliser le cryptage le plus récent pour empêcher les pirates d'accéder au système, l'organisation doit s'efforcer de s'assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux informations d'un employé.
Quels registres d'emploi doivent être conservés séparément ?
Certains dossiers nécessitent des garanties de confidentialité particulières imposées par la loi fédérale. Pour protéger les employeurs de toute responsabilité, ces dossiers d'emploi devraient être conservés séparément du dossier personnel de base d'un employé et bénéficier d'un niveau de protection plus élevé avec un accès très limité. Parmi ces enregistrements figurent :
#1. Dossiers médicaux
Les employeurs sont tenus par l'Americans with Disabilities Act de séparer les documents médicaux des dossiers généraux afin de maintenir la confidentialité des informations médicales d'un employé. Cela comprend les résultats des tests de dépistage de drogue et d'alcool, les demandes d'indemnisation des accidents du travail, l'inscription à l'assurance maladie, les problèmes physiques ou les handicaps et les résultats d'aptitude au travail.
#2. Renseignements sur le crédit
Les employeurs sont tenus par la Fair Credit Reporting Act de maintenir la confidentialité des informations de crédit relatives aux consommateurs, des rapports de crédit et des données financières personnelles. Si un employeur obtient un rapport de solvabilité pour établir l'aptitude d'une embauche potentielle ou pour assurer la responsabilité financière continue d'un employé, les dossiers doivent être conservés séparément du dossier principal de l'employé et gardés confidentiels.
#3. Poursuites et plaintes.
Les documents relatifs à toute plainte déposée par un employé dans le cadre de la politique interne de l'entreprise, par l'intermédiaire d'un organisme gouvernemental tel que la United States Equal Employment Opportunity Commission, ou par le biais d'un procès doivent être collectés et conservés jusqu'à ce que la réclamation ou l'action soit entièrement résolue.
Comment gérez-vous les dossiers des employés ?
Pour gérer les dossiers des employés, une entreprise doit d'abord créer un système d'enregistrement des informations sur les employés. Ces informations doivent inclure, entre autres, le nom, le numéro de sécurité sociale, la date de naissance, l'adresse et le numéro de téléphone de l'employé. En outre, le système doit enregistrer le titre du poste, le service, le salaire et les avantages sociaux de l'employé.
Une fois le système en place, l'entreprise doit créer une politique de traitement des dossiers des employés. La politique doit indiquer qui est responsable du suivi et de la conservation des informations sur les employés, combien de temps elles doivent être conservées et comment elles doivent être éliminées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.
L'entreprise doit également éduquer les employés sur l'importance de garder leurs informations à jour et confidentielles. Les employés doivent être avertis de ne pas donner leur numéro de sécurité sociale ou toute autre information sensible à quiconque autre que leur employeur.
Une méthode pour informer les employés des changements apportés à leurs informations personnelles, comme un changement d'adresse ou de numéro de téléphone, doit également être en place dans l'entreprise. Une méthode de mise à jour des informations sur les employés dans la base de données de l'organisation devrait également être incluse dans ce système.
Quel type d'entreprise nécessite des dossiers d'employés ?
La création de dossiers d'employés est nécessaire pour de nombreux types d'entreprises. Les entreprises comptant un grand nombre d'employés doivent généralement conserver une trace des informations sur les employés afin de gérer la paie et les avantages sociaux.
Les entreprises en croissance doivent également conserver une trace des informations sur les employés afin de s'assurer que les nouveaux employés sont correctement intégrés dans l'organisation. De plus, les entreprises qui embauchent un grand nombre d'employés à la fois peuvent avoir besoin de garder une trace des informations sur les employés pour garantir le respect de toutes les lois applicables en matière d'emploi.
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Bibliographie
