Au cours des deux dernières années, l'emploi est devenu une affaire beaucoup plus internationale. Les gens ont déménagé et les responsables du recrutement ont élargi leur recherche des meilleurs talents au-delà des limites de leur région immédiate. Cela a eu un impact sur les numéros de téléphone des individus, sur la façon dont les petites organisations sont devenues et sur la manière dont l'emploi est créé. Dans cet article, nous expliquons en détail ce qu'est l'employeur officiel, les avantages d'en employer un et la différence entre le service PEO et EOR.
Que signifie un employeur officiel ?
L'employeur officiel d'un travailleur dans un pays est connu sous le nom d'employeur officiel. En tant que tel, l'employeur officiel s'occupe de tous les aspects de conformité de l'emploi, y compris la paie, les impôts, les avantages sociaux, les contrats de travail, etc.
Le modèle EOR n'est pas nouveau. Il a d'abord été utilisé aux États-Unis pour faire face à la difficulté d'embaucher des travailleurs de différents États. Les personnes aux États-Unis sont considérées comme des résidents fiscaux de l'État. Leur employeur est tenu par la loi de déposer des déclarations de revenus annuelles en leur nom et d'être enregistré pour payer des impôts dans le même État. Une petite entreprise comptant de nombreux employés dans plusieurs États pourrait bientôt se retrouver dans une impasse en matière de déclaration et de conformité. L'équipe de sauvetage est un employeur officiel.
Un contrat de co-emploi tripartite est signé par l'employeur, l'employé et le PEO lorsqu'une entreprise fait appel à un employeur officiel :
- En leur attribuant des responsabilités et en supervisant leur performance, l'employeur entretient une relation de travail étroite avec l'employé.
- En tant que personne chargée de s'assurer qu'un employé est employé légalement, l'EOR gère les aspects administratifs de choses comme la paie, les impôts, les avantages sociaux, etc. Il s'assure également que l'employé et le client respectent toutes les lois du travail applicables.
- L'employé, en tant que tiers à l'entente, exerce toutes ses fonctions en tant qu'employé de l'entreprise.
Les entreprises embauchent désormais plus de travailleurs dans plus de pays à travers le monde, souvent dans des endroits où il faut bien plus que simplement enregistrer un numéro d'identification fiscale et soumettre des déclarations annuelles pour se conformer à toutes les lois applicables en matière de fiscalité et d'emploi.
Le stress et l'incertitude liés à l'embauche de travailleurs dans des juridictions plus complexes peuvent être gérés efficacement en utilisant l'EOR.
Un employeur officiel s'occupe de l'emploi et non de la gestion du rendement
Nous regroupons souvent la gestion des performances et de l'emploi de quelqu'un. Ce n'est cependant pas le cas, car l'un est une relation juridique, tandis que l'autre est une relation de travail.
Donner à quelqu'un la mauvaise affectation a des répercussions différentes que lui donner la mauvaise exigence légale. L'emploi est une position juridique qui comporte l'obligation légale de s'assurer qu'un individu a tous les droits en matière d'emploi dans une juridiction spécifique telle que définie par la législation locale en matière d'emploi. D'un autre côté, la gestion de la performance est un arrangement de travail centré sur la nature du travail lui-même.
Lorsque l'employeur et les employés sont basés dans le même pays, la société gère normalement à la fois la responsabilité légale et la gestion des performances. La séparation géographique modifie cela, car une nouvelle juridiction nécessite un enregistrement d'employeur distinct. Une entreprise a deux options pour résoudre ce problème : soit elle entreprend la tâche difficile de s'enregistrer directement en tant qu'employeur, ce qui implique la mise en place d'une masse salariale étrangère, soit elle embauche un EOR.
Quelle est la différence entre PEO et EOR ?
Malgré leurs similitudes, les PEO et les EOR offrent divers services. Un EOR ajoute une partie de votre entreprise et de vos employés à sa masse salariale. Un PEO gère tous vos employés et gère toutes les tâches liées aux RH. De plus, lorsque vous travaillez avec un PEO, vous conservez la propriété des contrats de travail, tandis qu'un EOR conserve la propriété des contrats de travail tout en vous utilisant dans le cadre d'un accord de service.
Pourquoi est-ce important? Vous courez le risque d'enfreindre la loi si vous mélangez les deux. Un PEO ne peut pas légalement fonctionner comme un PEO puisqu'il doit être enregistré en tant que tel. Bien sûr, l'utilisation de la recette appropriée donnera de meilleurs résultats. Semblable à ce gin tonic, votre entreprise a besoin de l'accompagnement idéal pour une expérience RH positive.
Là où les PEO et les EOR diffèrent
Les PEO et les EOR servent d'extension de votre entreprise. Leurs quatre principaux domaines de différence sont mineurs mais significatifs :
#1. Remplacement ou complément
Il est parfois préférable de laisser un barman préparer les cocktails, même si vous pouvez le faire vous-même. De même, un PEO peut prendre en charge la plupart de vos fonctions RH et tous les employés de votre entreprise sur la masse salariale du PEO. Le PEO gère toutes les intégrations, les licenciements, les évaluations des employés, la loi sur la taxe de chômage de l'État (SUTA), l'assurance maladie et d'autres tâches.
Même si vous ne voulez pas préparer les boissons, vous pourrez peut-être verser le vin sans trop de difficulté. Eh bien, un EOR vous permet d'externaliser une partie de vos tâches RH. Cela soulage la charge administrative de votre service RH pour une partie de vos effectifs. Les travailleurs saisonniers, les entrepreneurs, les recrues spécifiques à un projet et le personnel hors de l'État relèvent tous de la compétence de l'EOR.
#2. Le salaire minimum pour les salariés
La plupart des PEO exigent qu'un minimum de cinq à dix travailleurs assistent à la fête pour s'assurer qu'il y aura suffisamment de participants; la plupart des EOR ne le font pas. Les EOR sont normalement plus susceptibles de travailler avec de petites entreprises qui peuvent n'avoir qu'un ou deux employés réguliers. En effet, ils sont généralement utilisés pour des effectifs variables ou sous-traitants.
Le recours à des sous-traitants pour de brèves périodes peut entraîner des problèmes de ressources humaines, en particulier dans de si petites équipes. Sans EOR, l'un de ces employés réguliers doit connaître la loi sur les normes de travail équitables et les règles d'emploi associées. Les EOR sont responsables de toutes les taxes, assurances et avantages sociaux des travailleurs occasionnels, car ils connaissent parfaitement ces réglementations.
#3. Enregistrement d'entreprise
Une chose qu'un PEO ne fera pas pour vous ? Enregistrement de votre entreprise dans chaque État où vous avez des employés. D'autre part, un EOR vous permet d'embaucher du personnel dans des États où votre entreprise n'est pas enregistrée. Il peut être facile ou difficile d'enregistrer votre entreprise dans un autre État. Vous avez juste besoin de déposer faire des affaires comme documentation, que vous soyez une entreprise individuelle ou une société de personnes. Il existe de nombreux autres facteurs à prendre en compte pour les sociétés C, les sociétés S et les sociétés à responsabilité limitée.
Si vous appartenez à cette dernière catégorie, pensez à un EOR comme alternative. Si vous devez faire des efforts considérables pour acquérir de la menthe, vous retirerez probablement les mojitos du menu.
#4. Couvertures d'assurance
La plus grande dépense imprévue associée à l'utilisation des PEO peut être l'assurance. Alors que les PEO peuvent avoir besoin que vous proposiez votre assurance, les EOR incluent souvent une assurance responsabilité civile générale (GL) et une assurance accidents du travail (WC). Les EOR s'assurent que les travailleurs dont ils sont responsables sont protégés à la fois contre les maladies et les accidents liés au travail, ainsi que contre les dommages aux biens ou à d'autres personnes.
Les PEO ont souvent besoin d'aide pour acquérir des WC dans les industries non administratives. Vous aurez probablement besoin d'une assurance si votre entreprise correspond à cette description. Cela peut ne pas faire ou casser votre choix, mais il est crucial d'être conscient dès le départ. La fête peut continuer tant que le propriétaire de l'entreprise détient le permis d'alcool nécessaire.
Employeur officiel pour la dotation contractuelle
L'employeur du dossier agit comme l'employeur légal de l'employé contractuel lorsqu'il s'agit de recruter des entreprises qui offrent du personnel contractuel. Un back-office de recrutement contractuel, un tiers, assume fréquemment le rôle d'employeur officiel. Les recruteurs ont la possibilité de gérer eux-mêmes les tâches de back office. Ils peuvent également les sous-traiter à un back-office de recrutement contractuel.
Vous devez déterminer qui sera l'employeur officiel de vos sous-traitants si vous décidez d'étendre votre activité de recrutement pour y inclure des contrats de travail.
Assurez-vous d'avoir le temps et les ressources nécessaires pour gérer vous-même le back-office si vous choisissez de le faire.
Enfin, un fournisseur de back-office de recrutement contractuel peut prendre le relais si vous ne souhaitez pas gérer vous-même le back-office. L'employeur officiel est responsable du financement de la masse salariale de l'agence de placement (recruteur), du paiement des employés et de la gestion de tous les autres aspects de l'emploi.
Responsabilités d'un employeur officiel
Examinons de plus près les devoirs d'un employeur officiel pour comprendre l'importance de l'EOR pour les entreprises qui se préparent à créer un siège social mondial.
La plupart du temps, les groupes EOR effectuent les tâches vitales suivantes :
- Superviser la paie et représenter une entreprise en tant qu'entité mandataire autorisée à employer des personnes dans la région.
- Vérifier le respect des lois régionales du travail et fiscales (par exemple, rédaction de contrats et d'accords valides).
- Remplir les documents fiscaux et d'assurance au nom de l'employeur (W-2, I-9 et autres documents).
- Si un employé étranger doit être relocalisé, prenez les dispositions nécessaires pour obtenir les permis de travail et les visas requis.
- Fournir des services de consultation à l'entreprise concernant les meilleures méthodes de la région pour l'embauche de nouveaux employés, le paiement des indemnités de départ ou la résiliation des contrats.
Cinq avantages d'employer un employeur officiel
La collaboration avec les fournisseurs EOR est une procédure standard pour les entreprises multinationales. Faire appel à une entreprise qui peut servir d'intermédiaire entre une société étrangère et l'administration régionale aide les propriétaires d'entreprise à minimiser les risques, à réduire les frais de gestion et à améliorer la productivité de l'équipe.
Examinons plus en détail les principaux avantages de travailler avec un employeur officiel :
#1. Éliminer les obstacles au commerce international
De nombreux propriétaires d'entreprise hésitent à rechercher des talents à l'étranger en raison des difficultés liées à l'établissement d'une organisation commerciale à l'étranger. Bien qu'il y ait de nombreux avantages à créer des équipes à l'étranger (main-d'œuvre bon marché, un vivier de talents plus large et la diversité du lieu de travail).
Attendre l'approbation de l'ambassade pour commencer des opérations commerciales à l'étranger peut prendre des mois dans les pays à haut niveau de bureaucratie (Ukraine, Argentine et Inde). Les propriétaires d'entreprise sont dans l'incertitude depuis un certain temps, ne sachant pas s'ils doivent continuer à tenter de s'introduire par effraction ou se concentrer sur l'embauche de personnes locales et abandonner un bureau mondial.
Comment EOR aide: Un employeur officiel (EOR) est une entreprise légalement reconnue. Il a le pouvoir d'employer et de rémunérer les travailleurs. Pour éviter d'essayer de contourner les formalités administratives, engager un fournisseur EOR permet aux propriétaires d'entreprise de commencer à recruter du personnel à l'étranger et à travailler immédiatement sur des projets.
#2. Respectez les lois locales
Les entreprises internationales font fréquemment l'objet de poursuites judiciaires coûteuses parce qu'elles ne comprennent pas les règles locales en matière de commerce et de travail. Par exemple, les entreprises en Europe sont tenues d'accorder à leurs collaboratrices un congé de maternité de 14 semaines. Parce qu'il n'y a pas de restrictions comparables aux États-Unis, les propriétaires d'entreprise américains peuvent se retrouver dans une impasse juridique parce qu'ils ne sont pas conscients des subtilités du droit de l'UE.
Comment EOR aide: Les propriétaires d'entreprise comptent sur les employeurs officiels pour prévenir de telles situations et gérer le personnel d'une manière compatible avec la loi. Les agences EOR s'assureront que toutes les procédures commerciales sont conformes car elles ont une connaissance approfondie de la législation du travail et des affaires. L'employeur officiel sera tenu responsable en cas de violation de la loi, et non le propriétaire de l'entreprise.
#3. Gagnez du temps, troisième
Il faut beaucoup de temps pour suivre la paperasse, gérer les avantages sociaux, traiter les paiements et résilier les contrats des employés. Les propriétaires d'entreprise qui essaient de gérer un grand nombre de tâches sur leur site constatent qu'ils ne sont pas en mesure de consacrer suffisamment de temps au développement des compétences clés de l'entreprise, telles que l'amélioration du produit, l'élaboration de la stratégie et l'entretien de relations approfondies avec les clients ou les partenaires.
Comment EOR aide: Avoir un fournisseur fiable pour gérer les paiements d'impôts, la paie des employés et d'autres formalités libère une tonne de temps pour que les chefs d'entreprise se concentrent sur d'autres tâches importantes.
Au lieu de passer des heures à apprendre les règles et les processus internationaux, les propriétaires d'entreprise qui travaillent avec un EOR peuvent développer leurs talents dans des domaines qui les passionnent et dans lesquels ils ont de l'expérience.
#4. Réduire les risques
L'embauche d'un employeur de documents permet aux propriétaires d'entreprise de transférer la responsabilité de leur organisation vers un fournisseur. Étant donné que l'organisation est répertoriée comme employeur officiel dans tous les documents officiels, contrats et déclarations de revenus, elle sera responsable de toute erreur commise.
Ainsi, en engageant un EOR, un propriétaire d'entreprise peut cesser de s'inquiéter des répercussions d'erreurs involontaires dans les documents fiscaux ou du non-respect des règles de travail locales.
#5. Réduisez les coûts associés à l'ouverture d'un bureau mondial
L'ouverture d'un bureau à l'étranger entraîne des coûts importants. Construire une équipe à l'étranger dès le départ finit par coûter un bras et une jambe aux propriétaires d'entreprise en termes de tout, des coûts associés à l'établissement d'une filiale à l'embauche d'une assistance juridique et financière.
Assistance de l'employeur officiel (EOR) : l'utilisation d'un EOR permet aux propriétaires d'entreprise d'économiser de l'argent en engageant des cabinets de conseil financier, RH et juridique. Au cas où la relation ne serait pas aussi fructueuse que la direction de l'entreprise l'avait initialement prévu, la grande flexibilité des agences EOR permet l'exploration de nouveaux marchés et la fermeture de bureaux internationaux sans avoir à se soucier des frais de maintenance et de résiliation du siège.
Résumé
Vous avez besoin d'un employeur officiel si vous souhaitez être totalement conforme sans obtenir de diplôme en droit international du travail. Vous ne pourrez pas obtenir d'assistance de la part de prestataires de services de paie multinationaux ou de consultants en ressources humaines qui n'offrent pas de services d'employeur officiel. En revanche, il faudra beaucoup de temps pour développer l'infrastructure nécessaire, acquérir les connaissances locales nécessaires et trouver des partenaires de confiance.
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Bibliographie
