L'un des plus gros problèmes auxquels sont confrontés les propriétaires de petites entreprises aux États-Unis est le vol d'employés. Selon la Fédération nationale des entreprises indépendantes (NFIB), les vols commis par des employés représentent environ 44 % des pertes dues aux vols en magasin. Le vol d'un employé est 15 fois plus susceptible de se produire chez un employeur que chez un non-employé. Selon le département américain du Commerce, le vol ou la fraude des employés représente près d'un tiers des faillites d'entreprises. Nous examinerons le vol de temps des employés, la couverture contre le vol, comment signaler un vol d'employé à la police et comment gérer le vol présumé d'un employé dans cet article.
Vol d'employé
Le vol d'employé est la prise des actifs ou des biens d'une entreprise à son profit. Il couvre les définitions les plus courantes du vol, telles que la prise de biens ou d'argent, ainsi que le vol de «temps» (ne pas consacrer le nombre d'heures requis au travail ou travailler sur des projets personnels pendant que l'entreprise est ouverte).
Bien que 95 % des entreprises aient été victimes de vols d'employés dans le passé, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour les arrêter ou les réduire. Cela implique de mettre en place une politique à l'échelle de l'organisation, de coacher votre équipe de direction et de réaliser des audits.
Vol de temps des employés
Croyez-vous qu'un travailleur prend du temps dans votre entreprise ? Le vol du temps des employés peut prendre de nombreuses formes différentes. De plus, le vol de temps des employés peut coûter de l'argent à votre entreprise.
Considérez un employé qui travaille cinq jours par semaine et vole 15 minutes de chaque quart de travail. Le travailleur reçoit 10 $ de l'heure. Vous paieriez 12.50 $ par semaine pour le temps que l'employé n'a pas travaillé à cause du vol de temps de l'employé. Même si ces salaires ne semblent pas beaucoup aujourd'hui, ils peuvent monter.
Imaginez que vous avez dix employés qui effectuent tous cette tâche de la même manière. Vous pourriez perdre jusqu'à 6,500 125 $ par année ou XNUMX $ par semaine. Vous pouvez économiser de l'argent à votre entreprise en empêchant le vol de temps des employés.
Types de vol de temps des employés
Il existe de nombreuses variantes de vol de temps. Dans votre entreprise, vous devez être à l'affût des types suivants de fraude sur le temps des employés.
#1. Vol de pointeuse
Les travailleurs peuvent falsifier leurs fiches de pointage ou leurs horloges.
Un travailleur peut demander à un autre travailleur de pointer son entrée ou sa sortie. Un employé pourrait être en mesure de sauter une partie ou peut-être tout le quart de travail en faisant cela.
Patty, par exemple, est en retard au travail. Appelant son collègue Austin, elle demande qu'il la connecte à l'heure de début prévue. Patty est pointée par Austin, mais elle ne se présente pas avant 30 minutes. C'est voler du temps.
Il peut y avoir d'autres façons pour un employé de fabriquer ses heures travaillées. Si vous suivez le temps de votre entreprise sur papier, c'est simple. Les employés peuvent également modifier facilement leur temps en le saisissant dans un programme.
Les employés arrondissent fréquemment les heures sur leurs feuilles de temps. Disons qu'un travailleur quitte le bureau à 4h48. Le travailleur pourrait arrondir jusqu'à 5:00 comme heure de départ
#2. Pauses prolongées
En prenant des pauses plus longues que ne le permet votre politique de temps de pause des employés, les employés peuvent vous voler du temps. Un travailleur peut faire une pause et partir tôt ou rester tard.
Envisagez d'accorder aux membres du personnel une pause déjeuner de 30 minutes. Pendant le déjeuner, Jesse fait une course. Il revient avec 15 minutes de retard à cause du trafic. Il marque sa carte de pointage comme s'il avait pris un déjeuner de 30 minutes même s'il avait pris une pause de 45 minutes.
#3. Temps personnel excessif
Les employés qui accomplissent des tâches personnelles au travail peuvent voler l'organisation. Lorsque les tâches individuelles s'accumulent, elles se transforment souvent en vol de temps.
Un employé peut passer de nombreux appels pour régler des problèmes personnels. Pour gérer les finances, les enfants et les autres membres de la famille, les écoles, les baby-sitters, les soins de santé, etc., par exemple, ils peuvent être constamment au téléphone.
De plus, les travailleurs pouvaient passer beaucoup de temps à échanger des messages ou des e-mails.
Si un employé a une entreprise parallèle, il peut l'exploiter pendant les heures de travail. Cela pourrait impliquer de renvoyer des appels téléphoniques et d'envoyer des e-mails. Ou, selon votre lieu de travail, un employé peut avoir une réunion avec un client pendant que vous travaillez.
Il peut y avoir des travailleurs plus audacieux. Ils pourraient vous faire perdre votre temps en faisant des siestes au travail. La personne ne travaille pas même si elle est au travail alors qu'elle devrait l'être.
#4. Vol de temps sur Internet
En utilisant la technologie pour des activités non liées au travail, les employés peuvent également voler du temps.
Les employés peuvent utiliser leur temps pour naviguer sur Internet. Ils peuvent mener des recherches indépendantes. Ils pourraient également faire des achats en ligne.
L'utilisation des médias sociaux par certains employés alors qu'ils devraient travailler est possible. Ils peuvent choisir de créer des publications et de dialoguer avec d'autres utilisateurs au lieu de simplement faire défiler leurs flux sociaux.
Jouer à des jeux vidéo est une autre façon pour les employés de voler du temps. Ces jeux peuvent être téléchargés sur un ordinateur de travail, joués en ligne ou joués sur des téléphones portables.
#5. Employés disparus
Voyager pour le travail permet à un employé d'être plus rusé dans les tentatives de vol de temps. Ce sont des employés comme les aides-soignants à domicile, les nettoyeurs et les chauffeurs-livreurs, entre autres.
Vous pourriez trouver difficile de localiser votre personnel mobile. Ils pourraient arrêter leur voiture et s'asseoir à l'intérieur. Ils pourraient traîner dans un restaurant ou un café. Ou, une fois leur quart de travail terminé, ils peuvent rentrer chez eux.
Assurance vol des employés
Cette couverture, également appelée couverture contre la malhonnêteté des employés, protège les entreprises contre le vol des employés. La couverture contre le vol des employés offre une protection financière pour les pertes ou dommages aux espèces, titres et autres biens provenant directement d'un vol perpétré par un employé, que cette personne soit identifiée ou non, que cet employé travaille seul ou de concert avec d'autres.
L'un des principaux domaines de couverture dans le cadre d'une police d'assurance contre la criminalité commerciale typique est la couverture contre le vol des employés, qui peut être achetée séparément ou en combinaison avec d'autres plans contre la criminalité. Une police de propriété commerciale typique peut offrir une couverture limitée pour les dommages causés par la criminalité de tiers, mais elle exclut souvent les pertes causées par le vol des employés. Les plans de propriété commerciale typiques laissent un vide de couverture, qui est comblé par la couverture contre le vol des employés.
Pourquoi est-il important d'avoir une couverture contre le vol des employés ?
Le vol d'employés est un problème courant qui coûterait aux entreprises 3.7 billions de dollars par an dans le monde. Même si vous pensez que les petites entreprises sont moins vulnérables, aux États-Unis, les cas de vol d'employés impliquant des petites et moyennes entreprises représentaient environ 68 % de tous les cas. Le vol d'employés, selon le ministère du Commerce, représente 30 % des faillites d'entreprises. Particulièrement pendant les récessions et les périodes économiques difficiles, les vols d'employés deviennent plus fréquents parce que votre personnel est soumis à une plus grande contrainte financière.
Les petites entreprises sont particulièrement vulnérables à la malhonnêteté des employés, car nombre d'entre elles n'ont pas les fonds, les connaissances ou le temps nécessaires pour mettre en œuvre les précautions et mesures préventives nécessaires. De plus, les propriétaires de petites entreprises peuvent être réticents à identifier les quelques personnes avec lesquelles ils travaillent quotidiennement comme de possibles criminels et peuvent accorder une grande confiance aux travailleurs à long terme. Les données indiquent cependant que les travailleurs de longue date sont plus enclins à commettre un vol dans une entreprise que les nouvelles recrues. Les vérifications des antécédents peuvent ne pas être un prédicteur précis du risque potentiel de vol d'employés, car seul un petit nombre de cas de fraude d'employés sont commis par des personnes qui ont déjà été condamnées.
Le vol d'employés peut prendre de nombreuses formes différentes, le vol d'argent et la fraude par chèque étant deux des types les plus courants. Les employés peuvent détourner des centaines de milliers de dollars de l'argent des entreprises, voler des produits de l'entreprise pour les vendre au marché noir ou gonfler les factures de fournisseurs extérieurs pour recevoir des pots-de-vin de l'entreprise avec laquelle ils ont des contrats. Bien que vous ayez peut-être employé des personnes dans l'espoir qu'elles ne trahiront pas votre confiance en cambriolant votre entreprise, il est crucial pour vos intérêts financiers de protéger votre organisation contre le comportement malhonnête des employés.
Qu'est-ce qui est couvert par l'assurance vol des employés?
L'assurance contre le vol des employés offre une couverture pour les pertes ou les dommages aux actifs, aux valeurs mobilières ou aux liquidités de votre entreprise qui sont directement attribuables au vol des employés. Le vol peut être perpétré par un employé seul, une équipe d'employés ou du personnel travaillant avec des tiers. Les contrefaçons commises par les travailleurs sont couvertes par la couverture contre le vol des employés.
Comment signaler un vol d'employé à la police
Voici les procédures générales que vous pouvez suivre si vous soupçonnez un vol d'employé et souhaitez le signaler à la police :
#1. Compiler des preuves
Vous devez rassembler autant de preuves que possible avant de pouvoir signaler le vol d'un employé à la police. Cela peut inclure des preuves vidéo ou photographiques, des enregistrements de transactions, des déclarations de témoins ou d'autres informations pertinentes qui montrent que le vol a eu lieu.
#2. Enregistrez les détails.
Enregistrez tous les détails du vol, y compris l'heure, la date et tous les biens ou fonds spécifiques volés. Votre rapport à la police doit inclure tous les autres détails que vous pourriez avoir, tels que le nom de l'employé impliqué dans le vol, son poste et tout comportement étrange que vous pourriez avoir vu.
#3. Communiquer avec la police
Trouvez le numéro de téléphone non urgent du service de police local. Dites à l'opérateur de police que vous souhaitez signaler un vol commis par un employé lorsque vous appelez le numéro. Donnez-leur tous les détails que vous avez recueillis et soyez prêt à répondre à toute demande de renseignements qu'ils pourraient avoir. Vous serez guidé par eux lorsque vous soumettrez votre rapport.
#4. Soumettre un rapport de police
La police vous demandera fréquemment de venir au commissariat pour faire une déclaration officielle de vol par un employé. Alternativement, selon la situation, ils peuvent envoyer un agent à votre emplacement. Donnez-leur tous les détails que vous pouvez, en veillant à être aussi précis et minutieux que possible.
#5. Assister l'enquête dans ses travaux
Soyez très coopératif avec les autorités si elles décident qu'une enquête formelle est nécessaire. Cela peut impliquer de fournir plus de preuves, de répondre à des demandes de renseignements ou d'accorder l'accès à des documents pertinents. Aidez-les avec toutes les demandes ou instructions dont ils disposent pour assurer une enquête complète.
#6. Demander un conseil juridique
Il peut être avantageux de parler à un avocat, en particulier si le vol implique une somme d'argent importante ou si vous avez des questions sur la procédure judiciaire. Tout au long de la procédure, ils peuvent vous conseiller sur vos droits et obligations.
Gardez à l'esprit que les étapes particulières peuvent changer en fonction de l'endroit où vous vous trouvez et des coutumes locales en matière d'application de la loi. C'est toujours une bonne idée de demander conseil aux autorités locales ou à des experts juridiques pour vous assurer que vous respectez les réglementations en vigueur dans votre juridiction.
Comment gérer le vol présumé d'un employé
Il est difficile de discuter d'un vol présumé. Personne ne veut croire le pire au sujet de ses travailleurs, mais lorsque les preuves commencent à s'accumuler, vous ne pouvez rien faire.
Vous devez prendre des mesures si vous pensez qu'un employé vous a volé ou a volé vos autres employés. Si le problème est ignoré, il pourrait devenir une source majeure de pourriture pour votre entreprise. S'ils ne sont pas contrôlés, les vols de fournitures de bureau, d'argent ou de biens appartenant à des collègues peuvent tous affecter votre entreprise à long terme.
Les entreprises doivent veiller à traiter l'employé soupçonné d'être impliqué dans le vol avec sensibilité et soin avant qu'il n'intensifie l'affaire. Le vol d'employés est un sujet particulièrement sensible qui, s'il est mal géré, peut avoir de graves conséquences pour toutes les parties impliquées, y compris des poursuites pénales.
Les mesures que vous devez prendre pour gérer un vol suspecté par un employé sont expliquées ci-dessous. Gardez toujours à l'esprit que la meilleure méthode pour gérer le vol présumé d'un employé est de l'arrêter avant qu'il ne commence.
#Étape 1 : préparez-vous
Vous devez avoir des règlements et des procédures en place qui indiquent clairement :
- Votre organisation n'autorise le vol d'aucun formulaire par les employés.
- Illustrations de vol d'employés
- Comment votre entreprise réagira-t-elle en cas de suspicion de vol ?
- Les répercussions du vol des employés, ainsi que les mesures disciplinaires que vous mettrez en œuvre
En tant que preuves écrites, qui sont cruciales pour toute affaire judiciaire éventuelle, ces documents sont essentiels pour prévenir et combattre le vol des employés.
Ils devraient être mentionnés dans un code de conduite du personnel qui est distribué à tous les travailleurs. Assurez-vous que lorsqu'ils commencent à travailler pour l'entreprise, tous les nouveaux employés sont informés des politiques de l'organisation. Moins vos employés sont susceptibles de voler à l'avenir, mieux ils sont informés de la politique de l'entreprise. Demandez aux employés de signer un document reconnaissant leur compréhension du manuel pour maintenir la responsabilité.
#Étape 2 : Promouvoir la sensibilisation
Ne supposez pas toujours le pire. L'employé peut même ne pas savoir que ses actions sont qualifiées de vol dans certains cas de vol. Un employé peut avoir les meilleures intentions lorsqu'il s'empare des biens de l'entreprise, copie des données informatiques pour travailler à la maison ou se livre à un vol de temps en traitant des problèmes personnels pendant les heures de travail.
Assurez-vous que votre personnel est informé des règles antivol de votre entreprise lors de votre prochaine réunion générale suivant le vol présumé, en fonction de la gravité du sinistre. Expliquez simplement la politique antivol et assurez-vous que votre personnel en est conscient sans porter d'accusation. Vous ne pouvez qu'espérer que le travailleur que vous soupçonnez d'avoir volé reconnaîtra immédiatement que ses actions sont contraires à la politique de l'entreprise et les changera.
De plus, informez votre personnel qu'il peut vous contacter en toute confidentialité pour discuter de tout problème qu'il pourrait rencontrer. Il peut être effrayant pour les employés d'aborder la direction avec des inquiétudes au sujet d'un collègue, vous devez donc créer un climat où ils se sentent en sécurité.
#Étape 3 : Commencer à recueillir des informations et à mener une enquête
Lorsque vous avez établi que le vol se produit toujours malgré vos avertissements, il est temps de commencer à tenir des registres. Vous serez en mesure de mener une enquête complète à l'aide de toute preuve tangible que vous recueillerez.
Les images des caméras de sécurité, les enregistrements informatiques qui révèlent des habitudes de dépenses étranges, les enregistrements des ruptures de stock et les témoignages peuvent tous être utilisés comme preuves. L'image complète du vol commencera à prendre forme au fur et à mesure que vous recueillerez des informations et compilerez des preuves à l'appui. Plus votre enquête interne sera solide, plus vous aurez de preuves.
#Étape 4 : Interroger et confronter l'employé accusé
Vous devriez interroger le voleur présumé dans le cadre d'une enquête approfondie. Décrivez-leur la plainte et affichez les pièces justificatives. Vous voudrez peut-être que votre conseiller juridique soit présent pour vous aider à expliquer la gravité de l'affaire puisque vous n'êtes pas un avocat.
Sachez que votre employé pourrait être autorisé à amener un représentant syndical à l'entrevue si vous travaillez tous dans un milieu syndiqué. Assurez-vous que votre personnel connaît ses droits en consultant vos conventions collectives.
Si votre employé avoue le vol, vous devriez discuter des répercussions de ses actes lors de l'entretien. Si vous avez des preuves concrètes, vous devez prendre cette mesure même si l'employé ne veut pas dire la vérité. Pour s'assurer que les procédures de votre entreprise ont été suivies équitablement, il est généralement conseillé d'organiser ces réunions en présence d'au moins un dirigeant d'entreprise supplémentaire.
Bien que le choix vous appartienne en dernier ressort, il ne doit pas être fait à la légère.
Selon la gravité du vol, vous pouvez choisir de déposer un rapport de police. L'action en justice devrait idéalement être un dernier recours, car elle aura un impact significatif sur la vie de votre entreprise et de votre employé. Une fois que vous déposez le rapport de police, assurez-vous que vous êtes prêt pour toute action en justice qui s'ensuit.
Quel est le vol d'employé le plus courant ?
La forme la plus répandue de vol d'employés est le détournement d'actifs (ACFE). Le détournement d'actifs est impliqué dans 86 % de tous les cas de fraude d'employés. Le détournement d'actifs peut aller du vol direct d'argent ou d'actions à la mise en place de méthodes complexes de facturation ou de paie.
La malhonnêteté des employés couvre-t-elle le vol ?
Une sorte de caution de fidélité qui vous protégera des activités criminelles de vos employés est une caution de malhonnêteté des employés. La plupart des formes de vol d'employés, y compris les tentatives de vol d'actions, d'argent ou de biens, sont couvertes par une caution de malhonnêteté.
Qu'arrive-t-il aux employés lorsque vous volez ?
Les employés qui sont découverts en train de voler leurs employeurs peuvent être soumis à de sévères répercussions juridiques. La possibilité d'être détenu et de faire face à des accusations de vol est l'un des résultats. Le même droit pénal est utilisé pour inculper à la fois les employés qui volent leurs employeurs et ceux qui volent quelqu'un qui ne les emploie pas.
Résumé
Le vol d'employés est un problème qui touche toutes les organisations, mais il peut avoir un effet plus important sur les petites. Dans une étude récente, l'Association of Certified Fraud Examiners a découvert que les organisations de moins de 100 employés voyaient une perte médiane de fraude professionnelle supérieure de 50 % à celle des grandes entreprises (et que la fraude durait plus longtemps).
Ces problèmes affectent les relations de votre entreprise avec ses partenaires et ses clients ainsi que sa culture, le moral de son personnel et ses performances financières. Cet article devrait vous aider à réduire vos risques en vous aidant à comprendre les causes profondes, les avertissements et les stratégies d'atténuation.
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Bibliographie
