La productivité des employés est devenue un sujet de conversation brûlant maintenant que plus de 70 % du monde travaille à domicile et que de nombreux managers ont dû s'adapter pour la première fois à la gestion à distance.
La vérité est que l'amélioration de la productivité des employés n'implique pas de faire travailler les membres de votre équipe plus longtemps. La productivité des employés commence par votre (le leader) niveau d'implication au travail.
En tant que responsable, vous avez l'autorité et la responsabilité de vérifier les membres de votre équipe et de leur fournir les outils et les meilleures pratiques dont ils ont besoin pour donner le meilleur d'eux-mêmes.
Cet article vous apprendra comment mesurer la performance des employés et augmenter la productivité des employés au travail.
Qu'est-ce que la productivité des employés ?
La quantité de travail qu'un employé peut accomplir dans un laps de temps donné est appelée sa productivité. Il s'agit d'une évaluation de base, mais les facteurs qui la motivent sont divers et complexes, allant des outils que les gens utilisent à la façon dont leur employeur favorise un environnement axé sur la réussite.
Il y aura toujours des variations dans la productivité des employés. Ce n'est pas toujours une chose terrible. Après tout, un employé qui passe beaucoup de temps sur un excellent travail est tout aussi utile que quelqu'un qui peut produire de gros volumes en peu de temps. Quelqu'un qui résout des problèmes dans un entrepôt travaillera à un rythme et avec des objectifs différents de ceux qui travaillent dans un bureau.
Les entreprises peuvent mesurer la productivité globale au niveau de l'entreprise ou de l'équipe, ainsi que regarder le taux de production de chaque employé. Travailler à plus grande échelle peut aider les dirigeants d'entreprise à s'assurer que leurs équipes disposent du bon mélange d'individus.
Quels facteurs influencent la productivité des employés ?
Il n'y a pas deux employés pareils. Certains d'entre nous sont extrêmement productifs, tandis que d'autres ont besoin de plus de temps pour terminer une tâche. L'une des raisons pour lesquelles les niveaux de productivité diffèrent au sein d'une équipe peut être due à la personnalité, au style de travail ou aux capacités - qui ne sont pas nécessairement sous votre contrôle. Cependant, vous pouvez ajuster certains aspects pour aider vos employés à atteindre leur plein potentiel de productivité.
Voici quelques exemples :
#1. La satisfaction des employés
Les membres de l'équipe sont-ils en bonne santé ? Ont-ils un bon équilibre travail-vie? Se sentent-ils à l'aise et en sécurité au travail, et peuvent-ils obtenir l'aide et les aménagements dont ils ont besoin en cas de maladie, d'invalidité ou de congé parental ?
#2. Outils de communication
Est-il facile pour les gens de communiquer entre eux ? Les outils et canaux de communication d'entreprise qui relient les membres de votre équipe sont-ils simples à utiliser, fiables et de bonne qualité ? Selon McKinsey, les technologies sociales améliorent la productivité des travailleurs du savoir de 20 à 25 %.
#3. Procédures de gestion
Dans quelle mesure le chef d'équipe est-il impliqué ? Quel effet cela a-t-il sur l'engagement des employés ? Sont-ils aimables et accessibles, et travaillent-ils avec les forces des gens pour les aider à performer et à se développer ? Les organisations qui souhaitent aider leurs équipes et leurs superviseurs à réussir visent à aider les individus à s'investir émotionnellement dans ce qu'ils font et à utiliser pleinement leurs compétences.
#4. Équipement
Les employés ont-ils les bons outils pour le travail? Sont-ils correctement formés à l'utilisation de ces outils ? Leur équipement est-il convivial et d'excellente qualité, ou nécessite-t-il du temps et des efforts supplémentaires de la part de l'employé pour le faire fonctionner correctement ?
#5. Entraînement
Les employés savent-ils mener à bien leurs activités régulières et surmonter les obstacles courants sans s'arrêter et demander de l'aide ? Bénéficient-ils d'une intégration et d'une formation continue adéquates pour maintenir leurs compétences à ce jour lorsqu'ils rejoignent l'entreprise ?
Quelle est la meilleure façon de mesurer la productivité des employés ?
La plupart des managers ont une idée intuitive de la quantité de travail que leur personnel peut accomplir par rapport aux autres. Certains sont plus rapides mais plus bâclés. D'autres sont plus détaillés mais plus lents. D'autres, en revanche, atteignent le zénith de la productivité des employés : un travail à la fois ponctuel et de haute qualité.
Pour gérer correctement la productivité des employés, vous devez trouver un équilibre entre deux facteurs :
- Éléments quantitatifs
- Éléments qualitatifs
On ne peut pas exister sans l'autre. Vous pourriez définir la productivité comme la production totale divisée par l'intrant total, mais vous rateriez beaucoup de choses en cours de route.
Par exemple, un employé peut être extraordinairement productif tout en étant assez difficile à travailler – ce qui n'est pas toujours un avantage pour l'organisation. Il existe également une opportunité pour des rôles moins productifs mais qui offrent des responsabilités importantes, telles que la planification à long terme.
Comment augmenter la productivité des employés
Les employés durables sont plus productifs, ce qui est excellent pour les affaires. C'est pourquoi les rapports sur la durabilité sociale sont encouragés. Il élève les RH au sommet de l'agenda de l'entreprise, attirant l'attention des PDG, des comités d'entreprise, des conseils d'administration et des investisseurs.
Bien que de nombreux facteurs influencent la productivité des employés, la durabilité des employés est essentielle. Les employés qui se sentent soutenus et valorisés au travail sont plus susceptibles d'être engagés et dévoués envers leur employeur. À l'inverse, les employés surmenés ou sous-estimés sont plus sujets au burnout et deviennent moins productifs avec le temps.
Voici quelques éléments cruciaux à retenir :
#1. Une ambiance de travail agréable
L'une des variables les plus importantes susceptibles d'améliorer la productivité des employés est un environnement de travail positif. Les employés qui sont à l'aise et heureux au travail sont plus susceptibles d'être productifs que ceux qui ne le sont pas.
La création d'un environnement de travail agréable peut impliquer une variété d'activités, telles que fournir aux employés les ressources dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, offrir des horaires de travail flexibles et s'assurer que le lieu de travail est sûr et hygiénique. Une équipe performante suppose un environnement positif. Ce n'est pas une exigence de performance, mais plutôt un pré-requis. Nous savons aussi qu'une culture toxique est la première cause de faible rétention » (cf. McKinsey).
#2. Appréciation des employés
Des leaders d'opinion mondiaux tels que Jeremy Scrivens plaident pour la création de cultures de reconnaissance. Il est de l'obligation de chacun de célébrer les petites et grandes victoires, ainsi que les leçons tirées des échecs. La reconnaissance des employés favorise la productivité des employés. Les employés sont plus enclins à continuer à faire un effort supplémentaire lorsqu'ils se sentent récompensés pour leurs efforts. Ils diffèrent des lâcheurs tranquilles en ce sens qu'ils ne font "que" ce qu'on attend d'eux.
Il existe de nombreuses façons de transmettre l'appréciation des employés, y compris des motivations extrinsèques telles que des primes, des congés payés ou simplement les informer qu'ils font du bon travail. Pourquoi ne pas faire preuve de confiance en déléguant le pouvoir d'augmenter ou d'étudier le retour sur investissement du portefeuille d'avantages dont vous disposez ? Nous prévoyons que dans leur quête d'une meilleure expérience employé, la génération Z voudra des rémunérations et des avantages sociaux plus flexibles.
#3. Éducation et formation
Enfin, nous voulons tous être à l'épreuve du futur et trouver une autre carrière si nous quittons notre carrière actuelle. Nous prévoyons de réaliser un profit lorsque nous vendrons notre maison. C'est durable si notre valeur diminue simplement en y travaillant. Comment chaque personne apprend-elle quelque chose de pertinent pour la suite de sa carrière ? Les employés sont plus susceptibles d'être engagés dans leur travail et moins susceptibles de s'ennuyer (surqualifiés) ou de se sentir frustrés (incapables) lorsqu'ils pensent qu'ils apprennent et grandissent continuellement dans leur travail.
De plus, offrir des possibilités de formation et de perfectionnement pourrait aider à recruter et à retenir les meilleurs employés. Un autre critère pour les équipes performantes est un haut niveau de sécurité psychologique : se sentir inclus ainsi que sûr d'échouer et/ou de remettre en question le statu quo.
L'accent est mis sur l'apprentissage en cours d'emploi. Enseigner aux autres est la clé de la maîtrise d'un métier.
Comme dit précédemment, encouragez-vous les pools de compétences interentreprises dans les organisations plus plates ?
#4. Un objectif précis et une compréhension claire de ce qui est requis
La productivité des employés est plus élevée lorsqu'ils sont conscients du but et des objectifs de l'entreprise. Cela est dû au fait qu'ils comprendront ce qu'on attend d'eux et seront en mesure de s'efforcer d'atteindre des objectifs précis. Les entreprises doivent bien transmettre leur objectif à tous les employés afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Les employés recherchent de plus en plus un but significatif au travail et comment ils peuvent y contribuer.
#5. Rétroaction régulière
Un autre élément clé est la rétroaction régulière. Lorsque les employés reçoivent des commentaires réguliers sur leur performance, ils seront conscients des domaines dans lesquels ils doivent s'améliorer et pourront apporter des modifications en conséquence.
De plus, des retours d'information réguliers peuvent contribuer au développement de la confiance entre les managers et les employés. La meilleure stratégie pour opérationnaliser les commentaires est de permettre aux équipes inter-organisationnelles de se rencontrer et d'engager des dialogues collaboratifs sur des sujets pertinents. Il favorise la participation, l'apprentissage, l'inclusion et une compréhension globale de la façon dont nous contribuons tous les uns aux autres et dépendons les uns des autres.
Outils et ressources qui aident les employés à devenir plus efficaces
Il existe de nombreux outils et services disponibles pour aider les employés à devenir plus productifs.
Le SaaS d'Aino est l'un de ces produits qui peut être considéré comme un maintien proactif du bien-être des personnes. Nous répondons aux stimuli qui indiquent une absence future. Gérez les risques et capitalisez sur les opportunités avant que ces déclencheurs n'entraînent une véritable absence pour maladie et/ou des accidents graves, qui contribuent tous à des congés de maladie de longue durée.
Cette solution basée sur les données, en aidant les gestionnaires avec les normes de meilleures pratiques, peut à la fois détecter le problème, fournir des notifications aux gestionnaires et les guider sur la façon de remédier au problème de manière méthodique, en enrichissant les données en connaissances qui conduisent à des actions éclairées sur un niveau individuel. Nous détectons l'épuisement professionnel humain à un stade précoce de la même manière qu'un détecteur d'incendie détecte les incendies à un stade précoce.
Cela a un impact symbolique considérable sur la productivité et la durabilité des employés. Parmi les autres avantages, citons la réduction des absences pour maladie et des dépenses associées, l'amélioration des capacités de travail et de la santé, et la réduction des risques de retraite prématurée, ce qui a un double impact sur la matérialité.
La mise en place d'une telle solution est rapide et efficace car elle nécessite simplement des données de paie préexistantes, et les bons effets seront visibles d'ici quelques mois.
Conseils pour favoriser un environnement de travail productif
#1. Établir des attentes claires et une compréhension mutuelle
Définir des attentes claires pour votre personnel est l'une des choses les plus importantes que vous puissiez faire pour créer un environnement de travail productif. Assurez-vous qu'ils comprennent les politiques et les processus de votre entreprise, ainsi que ce que l'on attend d'eux en termes de performance au travail. Définir des attentes claires aidera votre personnel à rester concentré et sur la cible.
#2. Fournir les ressources et l'autorité appropriées pour effectuer les tâches souhaitées.
Un autre aspect important d'un environnement de travail efficace consiste à fournir les ressources appropriées à vos employés. Vérifiez qu'ils disposent de l'équipement et des fournitures dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, ainsi que de l'accès aux informations dont ils ont besoin. De plus, rendez votre espace de travail confortable et bien éclairé, car cela pourrait aider à réduire le stress et à améliorer la productivité.
#3. Promouvoir la communication collaborative au sein des équipes et à travers l'organisation.
Un autre aspect crucial de la création d'un environnement de travail productif est d'encourager la communication. Encouragez votre personnel à communiquer ses pensées et ses préoccupations, et mettez-le à l'aise de le faire. De plus, rendez-vous disponible pour répondre aux demandes de renseignements et traiter les problèmes dès que possible. Vous pouvez aider votre personnel à se sentir plus impliqué et investi dans son travail en créant une atmosphère de communication ouverte.
#4. Encourager la collaboration
Un autre aspect important d'un environnement de travail productif est la promotion du travail d'équipe. Encouragez vos employés à collaborer sur des projets et encouragez-les à travailler ensemble vers des objectifs communs. De plus, assurez-vous que tout le monde connaît l'importance de travailler ensemble pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Vous pouvez faire en sorte que vos employés se sentent plus connectés les uns aux autres et à l'entreprise dans son ensemble en encourageant le travail d'équipe. Gardez à l'esprit que le chef d'équipe a une plus grande étendue d'influence que le formel a une étendue de contrôle.
#5. Reconnaître la réussite
Enfin, afin de favoriser une atmosphère de travail productive, il est essentiel de reconnaître les réalisations. Prenez le temps de remercier votre personnel pour ses efforts et de le reconnaître lorsqu'il atteint des jalons ou termine des missions. De plus, envisagez d'offrir des récompenses pour avoir atteint ou dépassé les objectifs. Reconnaître les réalisations permettra à vos employés de se sentir appréciés et motivés.
Avez-vous besoin d'un plan de productivité des employés ?
Bien que nous croyions fermement à la nécessité d'avoir une stratégie RH solide, une stratégie de ressources humaines et (le cas échéant) une stratégie de rétention des employés, mettre en place une stratégie globale pour des choses qui relèvent simplement du bon sens peut être exagéré.
Assurez-vous plutôt que votre stratégie de gestion des ressources humaines est conçue de manière à promouvoir la productivité des employés, à être centrée sur les valeurs fondamentales de l'entreprise et à faire en sorte que les employés se sentent appréciés tout en étant mis au défi de manière appropriée.
Assurez-vous que les outils que vous demandez aux gens d'utiliser les aident plutôt qu'ils ne leur nuisent.
Conclusion
Les véritables facteurs de motivation de la productivité des employés sont les employeurs. Tout commence par un recrutement correct, ce qui implique de comprendre vos objectifs commerciaux et les types de personnes qui y adhèreront.
Les entreprises doivent établir un environnement positif pour leur personnel. Le personnel veut également comprendre sa fonction, savoir que sa contribution est valorisée et savoir qu'il recevra la formation nécessaire pour réussir.
L'argent est important. Cependant, les opportunités de carrière, les avantages supplémentaires, la communication ouverte et le potentiel de croissance et de contribution sont tous importants.
Les cadres supérieurs et les cadres intermédiaires doivent se tenir au courant des avancées et des tendances de l'industrie, ainsi que tenir leur personnel informé. Ce sont des variables qui contribuent à l'augmentation de la productivité.
Enfin, soyez reconnu comme une entreprise qui tient toujours sa promesse, que ce soit auprès des clients, des employés, des fournisseurs ou de toute autre personne. Les relations et la confiance sont les fondements de la productivité de l'entreprise.
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Bibliographie
