Garder les dossiers des employés de manière sécurisée et précise n'est pas une tâche facile. Lorsque vous attribuez des ID d'employé à vos employés, le travail devient moins laborieux.
Dans ce court article, nous verrons ce que sont un identifiant et un numéro d'identification d'employé, pourquoi ils sont utiles, etc.
Commençons.
Qu'est-ce qu'un identifiant d'employé ?
Un identifiant d'employé est un code utilisé pour identifier les employés qui travaillent pour l'entreprise. La mise en œuvre d'un système de code d'identification des employés dans votre entreprise peut se traduire par des bases de données et des dossiers d'employés plus sains, une sécurité d'identité améliorée et une efficacité globale accrue. Apprenez-en davantage sur les numéros d'identification des employés et comment ils peuvent vous aider à améliorer la gestion des employés dans votre entreprise.
Comment formater l'ID d'un employé ?
Pour les identifiants des employés, il n'existe pas de format universellement accepté. Les employeurs peuvent développer des identifiants d'employés.
Voici quelques exemples de formats courants d'ID d'employé :
- Numéros par ordre de date d'embauche d'un employé. Par exemple, 00009 représente une embauche anticipée, mais 00743 représente une embauche beaucoup plus tardive.
- Combinaison de chiffres et de lettres, la lettre représentant le service de l'employé. Par exemple, ACC1234 pourrait être un identifiant d'employé dans le service de comptabilité.
- Le personnel temporaire, comme les stagiaires ou les contractuels, a ses propres codes. Par exemple, TEMP007.
Il est essentiel de s'en tenir au format d'identification des employés que vous avez choisi, car le changer fréquemment peut semer la confusion chez les employés et annuler l'objectif des ID.
Si vous souhaitez que les identifiants des employés de votre entreprise soient cohérents, ils doivent tous provenir du même service. Par exemple, vous pouvez déléguer ces identifiants d'employés à votre service des ressources humaines pour vous assurer qu'il n'y a pas de doublons et que tout est en ordre.
Qu'est-ce qu'un numéro d'identification d'employé ?
Les employeurs attribuent à chaque employé un numéro d'identification d'employé unique. Ce code d'identification est parfois appelé numéro d'employé, code d'employé, ID d'employé ou tout autre nom qui semble similaire.
Parce que les identifiants des employés représentent un individu unique, ils reflètent également leurs informations personnelles et d'autres informations vitales de l'entreprise. Cela peut inclure leur adresse, leur SSN, leurs informations de paie et d'autres informations.
Bien qu'il ne soit pas nécessaire de délivrer des identifiants d'employés, les avantages deviennent de plus en plus évidents à mesure qu'une entreprise se développe et emploie plus de personnes. Les cartes d'identité des employés ne sont pas nécessaires à des fins fiscales, mais elles peuvent aider une entreprise à mieux gérer sa tenue de registres.
Quelle est la distinction entre un numéro d'identification d'employé et un numéro de paie ?
Un identifiant d'employé diffère d'un numéro de paie d'une manière importante.
Un identifiant d'employé est souvent attribué par un employeur pour aider à identifier des faits concernant un employé spécifique.
Un numéro de paie, en revanche, sert d'identifiant pour le poste plutôt que pour l'employé qui occupe ce poste.
Disons que Jane travaille comme rédactrice de contenu pour ABC. L'identifiant d'employé de Jane resterait le même quel que soit son poste dans l'organisation, car ce numéro lui est lié en tant qu'individu.
Si elle était promue de rédactrice de contenu à responsable du marketing de contenu, son identifiant de paie changerait. Son nouvel identifiant de paie correspondrait à son poste actuel.
Les identifiants de paie sont principalement utilisés à des fins de paie et fiscales, garantissant que les employés reçoivent ce qui leur est dû.
HMRC conserve également une trace des identifiants de paie des employés qui travaillent pour des entreprises qui utilisent le système de paie Pay As You Earn (PAYE).
Numéro d'identification de l'employé par rapport au numéro de sécurité sociale
Les numéros d'identification des employés (ID) ne sont pas les mêmes que les numéros de sécurité sociale (SSN). Bien que les SSN soient une méthode viable d'identification des personnes, ils contiennent des informations personnelles sensibles qui, si elles sont utilisées comme ID d'employé, peuvent exposer les individus au vol d'identité. Les voleurs d'identité peuvent utiliser les SSN pour produire de faux documents et causer des dommages considérables à l'identité de l'individu et à la sécurité de l'entreprise. Par conséquent, les identifiants des employés doivent être utilisés pour l'identification quotidienne et interne, tandis que les SSN ne doivent être utilisés qu'en cas d'absolue nécessité.
Il est également essentiel de faire la distinction entre l'identifiant de l'employé et l'identifiant de la paie. Alors qu'un identifiant d'employé est unique pour cette personne, un identifiant de paie est généralement attribué à un certain rôle ou poste plutôt qu'à un individu. Autrement dit, si un autre employé reprend le poste, il hérite de l'ID de paie et des informations connexes, mais conserve son propre ID d'employé.
Identification de l'employé par rapport à l'employeur
L'identifiant de l'employé est souvent confondu avec l'identifiant de l'employeur (EIN). L'IRS vous a attribué un numéro à neuf chiffres comme EIN. L'EIN d'une entreprise, comme son SSN, est son numéro d'identification fédéral unique et est utilisé à des fins fiscales, de déclaration et de réglementation.
Qui est responsable de l'attribution et de la gestion des identifiants des employés ?
La responsabilité de l'attribution et de la gestion des identifiants des employés relève souvent du service des ressources humaines (RH) de l'organisation, des comptables ou des commis à la paie, selon la taille de l'organisation. Après l'embauche, ils fournissent généralement aux employés leurs identifiants uniques dans le cadre du processus d'intégration.
Existe-t-il des directives pour les numéros d'identification des employés ?
Étant donné que les numéros d'identification des employés sont fréquemment visibles par le public, vous devez éviter d'utiliser des informations sensibles pour les générer, telles que les quatre derniers chiffres du numéro de sécurité sociale de l'employé. Il n'y a pas de restrictions strictes à part cela, tant que les chiffres ont un sens au sein de votre organisation. Pour obtenir de plus amples informations sur le numéro d'identification, vous pouvez utiliser une combinaison de lettres et de chiffres.
Voici quelques conseils pour optimiser votre schéma de numérotation d'identification des employés :
- Pour désigner le département ou la division de l'employé, commencez le numéro d'identification par un code à deux lettres.
- N'utilisez plus jamais le numéro d'identification d'employé d'un employé licencié. Pour les nouveaux employés, produisez toujours un numéro unique, jamais utilisé auparavant.
- Ajoutez un "-[n]" à la fin du numéro d'identification de l'employé, où [n] est le nombre de badges d'identification supplémentaires à imprimer pour cet employé. (Par exemple, un identifiant d'employé « 7659-0 » indique que l'employé portant le numéro d'identification « 7659 » n'a reçu qu'un seul ID d'employé.) Ceci est très avantageux lors de l'utilisation de badges pour le contrôle d'accès.
- Certaines entreprises fournissent aux nouveaux travailleurs un numéro d'identification d'employé temporaire, indiqué par un « T » avant ou après le numéro, à utiliser jusqu'à ce qu'ils reçoivent un numéro permanent.
- Inclure un chiffre de contrôle à la fin du numéro d'identification pour empêcher l'usurpation.
- Nous conseillons aux numéros d'identification des employés d'avoir entre 4 et 8 chiffres, afin qu'ils ne soient ni trop courts ni trop longs.
- Attribuez à l'avance une série de numéros aux badges d'identification des visiteurs. Vous pouvez toujours savoir où vont les visiteurs sans avoir à imprimer un nouveau badge visiteur à chaque fois que quelqu'un entre.
Comment utiliser les numéros d'identification des employés avec des cartes d'identité
Les badges de numéro d'employé donnent non seulement à vos pièces d'identité un aspect plus professionnel, mais ils peuvent également aider votre programme de badges d'identification. Il peut être nécessaire d'enregistrer la participation à une session de formation professionnelle, par exemple, ce qui serait facilité par un numéro d'identification d'employé unique. Lorsque l'employé visite d'autres sites ou lieux, ce numéro peut être nécessaire pour être enregistré dans un journal des visiteurs. De plus, le numéro imprimé sur le badge peut correspondre au numéro encodé dans la piste magnétique, le code-barres ou le code QR de la carte, fournissant un autre type d'auto-identification.
Comment puis-je trouver mon numéro d'identification d'employé ?
Vous n'aurez pas à faire face à cette demande (trop courante) si le numéro d'identification de chaque employé est imprimé sur son badge. Dans nos vies quotidiennes bien remplies, nous avons déjà trop de chiffres à retenir ; cela simplifie encore plus les choses pour les membres de votre équipe.
Contrôle d'accès avec les cartes d'identité des employés
L'utilisation des cartes d'identité des employés pour réglementer l'accès est un concept brillant. Vous pouvez faire en sorte que votre système enregistre l'ID d'employé correspondant à chaque utilisation afin qu'il n'y ait aucune confusion quant à savoir qui entre dans une certaine pièce ou zone. En réalité, la plupart des systèmes de contrôle d'accès vous demandent de fournir le numéro d'identification de l'employé à qui le badge RFID est délivré. Cela établit un lien dans la base de données de contrôle d'accès entre le code RFID, l'identifiant de l'employé et le nom du titulaire de la carte.
Présence et chronométrage avec ID d'employé
Les badges d'identification des employés avec des numéros d'identification d'employés intégrés peuvent être facilement configurés pour fonctionner avec des horloges. TapTrack, par exemple, peut être configuré pour recevoir le numéro via NFC (communication en champ proche). L'ID d'employé est utilisé pour une identification unique dans la plupart des systèmes de gestion du temps et des présences, tels que Kronos. Vous pouvez utiliser vos identifiants pour suivre les temps de travail sur des sites éloignés à l'aide d'horloges appropriées ou même de téléphones NFC.
Format numérique pour les identifiants d'employés
Les numéros d'identification des employés n'ont pas de modèle ou de format défini. Les organisations peuvent utiliser n'importe quel format pour les codes individuels, mais la plupart utilisent un modèle commun pour générer et attribuer de nouveaux identifiants. Il peut s'agir d'une combinaison aléatoire de chiffres et de lettres, ou il peut suivre un modèle qui correspond à des informations sur l'employé, telles que son intitulé de poste ou sa date de début. Considérez les exemples d'identification d'employés suivants :
- M028
- S067
Les premières lettres de ces exemples représentent les départements et les chiffres indiquent l'ordre dans lequel ils ont été embauchés par l'entreprise. L'exemple A fait référence à un employé employé pour le service marketing, tandis que l'exemple B fait référence à un employé embauché plus tard pour le service des ventes.
Aucune information personnelle ou sensible ne doit être incluse dans les numéros d'identification des employés, quel que soit leur format. N'incluez aucune partie du SSN de l'individu ou d'autres informations sensibles dans son identifiant d'employé.
Avantages des numéros d'identification des employés
#1. Utilisation à diverses fins
Les identifiants des employés ont diverses applications en fonction de l'entreprise. Dans un commerce de détail, par exemple, un identifiant d'employé peut être nécessaire pour accéder aux systèmes de caisse ou d'inventaire. Ils peuvent également être obligés de les utiliser pour des privilèges d'employés, tels que l'achat de produits avec leur rabais d'employé. Les employés dans un environnement de bureau peuvent avoir différents niveaux d'autorisation qui leur permettent de se connecter à des bases de données spécifiques à l'aide de leurs identifiants. Cela peut également donner un historique numérique des identifiants des employés au cas où vous, vos équipes RH ou comptables auriez besoin d'auditer des données.
#2. Contrôler l'accès et la sécurité des informations
La gestion de l'accès à des informations, des applications et même des salles spécifiques peut être bénéfique pour votre entreprise. Vous pouvez définir des degrés d'accès ou de sécurité individuels à l'aide des identifiants des employés. Un vendeur, par exemple, peut avoir accès à la base de données CRM mais se voir interdire l'accès à des programmes ou à des informations sans rapport avec son rôle. Vous pouvez également attribuer temporairement des identifiants aux visiteurs qui ont besoin d'accéder à des zones spécifiques du bâtiment, telles que les sous-traitants ou les clients.
#3. Organiser les grands ensembles de données d'entreprise
Un système d'identification des employés peut faciliter l'organisation et la maintenance des documents et des bases de données. Il est simple de rechercher, d'afficher et d'organiser les informations à l'aide d'un identifiant unique lié à toutes les informations de l'employé.
#4. Maintenir la précision de l'identité
Si votre entreprise est petite, vous n'aurez probablement pas à vous soucier des noms qui causent de la confusion dans les dossiers des employés. Cependant, si une entreprise se développe, certains employés peuvent partager le même nom, ce qui pose des problèmes de tenue de registres. Cela pourrait compromettre la confidentialité ou causer des problèmes de paie. Vous pouvez éviter ces problèmes en adoptant un système d'identification des employés qui garantit que chaque employé est unique dans les dossiers de votre entreprise.
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#5. Améliorer la sécurité de l'entité d'identification
Vous pouvez éviter d'utiliser des informations autrement personnelles en utilisant des identifiants d'employé uniques. Un code d'identification d'employé est un code interne unique qui sert de cryptage de l'identification de l'employé. Les identifiants des employés doivent être uniques et ne contenir aucune information personnelle, telle que les SSN, qui pourrait compromettre l'identité des employés.
Vous pouvez éviter d'utiliser des informations autrement personnelles en utilisant des identifiants d'employé uniques. Un code d'identification d'employé est un code interne unique qui sert de cryptage de l'identification de l'employé. Il est essentiel que les identifiants des employés soient uniques et n'incluent aucun collègue.
Résumé
Il n'est jamais trop tôt pour commencer à émettre des numéros d'identification d'employé si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise. Lorsque vous n'avez que trois employés, cela peut sembler insensé, mais lorsque vous en avez 100 ou plus, vous serez heureux d'avoir un système en place. Pour permettre la croissance et le développement, nous proposons toujours que les petites entreprises intègrent les systèmes des grandes entreprises dans la mesure du possible.
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Bibliographie
