Lorsque la gestion des e-mails est mal gérée, cela peut entraîner des opportunités manquées et des malentendus et réduire la productivité des employés. L'adoption de stratégies efficaces de gestion des e-mails et le développement de compétences en gestion des e-mails sont essentiels à une bonne gestion des e-mails.
L'utilisation du courrier électronique pour la communication dans des contextes personnels et professionnels est devenue de plus en plus importante. Cependant, les traiter peut être intimidant et prendre du temps en raison de l'augmentation quotidienne du volume d'e-mails.
Discutons de ce qu'est une bonne gestion des e-mails, des logiciels de gestion des e-mails, des compétences et des stratégies pour améliorer la productivité de votre messagerie.
Qu'est-ce que la gestion des e-mails ?
La gestion des e-mails est une approche systématique visant à maximiser l'efficacité des pratiques de messagerie et à minimiser les effets néfastes de la gestion des e-mails sur la productivité et la satisfaction au travail d'un individu.
Les employés doivent développer de bonnes compétences en gestion des e-mails pour maintenir la productivité et communiquer avec succès sur le lieu de travail. Ils peuvent affiner leurs compétences et améliorer leurs stratégies générales de gestion des e-mails en suivant un cours de gestion des e-mails.
Une stratégie de gestion des e-mails réussie, telle que la gestion de la boîte de réception, la hiérarchisation et la réponse rapide, peut être apprise en suivant un cours de gestion.
Avec l'aide d'un cours de gestion des e-mails, les gens peuvent apprendre à gérer leurs boîtes de réception et à se connecter avec succès avec leurs collègues et leurs clients. En outre, les individus peuvent accroître leurs compétences en communication par courrier électronique, ce qui se traduit par une plus grande réussite professionnelle.
Comment se fait la gestion des e-mails ?
Cinq meilleures façons d'effectuer la gestion des e-mails
- Utilisez un logiciel de gestion de messagerie pour réduire les coûts et gérer le stockage
- Classez vos e-mails dans des dossiers et des étiquettes
- Automatisez vos activités d'emailing
- Envoyez le moins d'e-mails possible.
- Utilisez des modèles d'e-mails.
Quels sont les 4 D de la gestion des e-mails ?
Une stratégie utile pour gérer sa boîte de réception est les quatre D de la gestion des e-mails. Ils sont:
- Supprimer– Il s'agit de se débarrasser des e-mails qui ne sont plus nécessaires, comme les spams ou les anciens messages.
- Délégué- Vous pouvez attribuer un e-mail à quelqu'un d'autre pour le compléter s'il nécessite une action, mais cela peut être fait par quelqu'un d'autre
- Do– Priorisez et répondez dès que possible aux e-mails auxquels il faut répondre et que vous pouvez gérer.
- Reporter– Un e-mail peut être retardé ou reporté s'il appelle une action qui ne peut être entreprise immédiatement. Cela peut impliquer d'ajouter un rappel ou de marquer l'e-mail pour un suivi ultérieur.
Logiciel de gestion des e-mails
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de messagerie ? Une application appelée logiciel de gestion des e-mails facilite l'envoi, la réponse, le suivi et l'organisation des e-mails en masse. Ce logiciel se compose de plusieurs services pour les équipes, les entreprises et les particuliers.
À l'aide d'outils logiciels de gestion des e-mails, vous pouvez gérer de grandes quantités d'e-mails, surveiller leur progression et répartir la charge de travail entre les autres membres de l'équipe.
La transition d'une plateforme de messagerie à une autre peut être un défi, en particulier lorsqu'il s'agit de maintenir l'organisation et la productivité. Par exemple, si vous envisagez de migrer de Gmail vers Office 365, vous souhaiterez vous assurer d'un processus transparent qui maintient votre structure de gestion de messagerie existante. Pour en savoir plus sur la migration de Gmail vers Office 365, vous pouvez consulter diverses ressources qui offrent des conseils étape par étape sur la façon d'effectuer le changement tout en gardant vos e-mails organisés et accessibles. De cette façon, vous pouvez continuer à tirer parti des avantages du logiciel de gestion des e-mails sur votre nouvelle plate-forme sans aucun problème.
Cinq avantages d'un logiciel de gestion des e-mails
- Enregistrez l'historique des conversations, y compris les échanges avec chaque collègue, client, client potentiel ou partenaire commercial.
- Il est utile pour la surveillance des événements car tous les e-mails concernant une occurrence ou un utilisateur spécifique sont automatiquement suivis et peuvent être considérés comme une seule correspondance.
- Un logiciel de gestion des e-mails aide à désencombrer votre boîte de réception. Vous pouvez récupérer les e-mails essentiels en cas de besoin en maintenant une boîte de réception ordonnée.
- Non seulement avoir un e-mail surchargé prend du temps, mais cela met également votre entreprise en danger car vous risquez de ne pas recevoir d'e-mails qui pourraient être cruciaux si vous stockez trop d'e-mails.
- Lorsque votre logiciel d'engagement par e-mail intègre tous vos canaux, il crée une expérience client automatisée et intégrée avec des réponses automatiques et des profils clients perspicaces, ce qui facilite l'engagement avec les clients.
Meilleur logiciel de gestion des e-mails
En règle générale, les logiciels de gestion de messagerie ont tendance à se concentrer sur différents domaines, de sorte que le meilleur logiciel pour vous variera en fonction de vos besoins. Voici huit programmes de gestion de messagerie et leurs applications :
- Gmail – Idéal pour ceux qui préfèrent l'écosystème Google.
- Avant - Pour gérer ensemble les e-mails d'équipe et personnels.
- Microsoft Outlook – Idéal pour ceux qui préfèrent l'écosystème Microsoft.
- Missive – Logiciel gratuit pour la collaboration en équipe.
- Moosend – Marketing par e-mail.
- Omnisend – Campagnes de marketing e-commerce.
- Help Scout – Pour les petites et moyennes entreprises.
- SaneBox – Meilleur logiciel de gestion de messagerie personnelle.
Stratégies de gestion des e-mails
#1. Automatisez au maximum
Vous pouvez optimiser vos communications entrantes en définissant des règles de tri automatique via vos fournisseurs de messagerie. Vous pouvez transférer, trier et supprimer automatiquement les e-mails entrants en fonction de critères tels que le nom de l'expéditeur, les mots-clés de l'e-mail et d'autres informations.
#2. Organisez votre boîte de réception dans des dossiers
Mettre votre e-mail dans différents dossiers organisera votre e-mail. Vous pouvez regrouper vos e-mails dans des dossiers, tels que ceux qui doivent être suivis, nécessitent une action supplémentaire avant une réponse ou ont été résolus.
#3. Configurer des aperçus d'e-mails
Activez les aperçus pour votre compte de messagerie afin de voir les premiers mots ou phrases de chaque e-mail tout en affichant l'intégralité de votre boîte de réception. En prévisualisant l'e-mail avant de l'ouvrir, vous pouvez déterminer quels e-mails nécessitent une attention immédiate et lesquels vous devez trier pour une réponse future.
#4. Fixez une limite à votre temps d'email
Fixez des limites de temps pour quand et combien de temps vous répondez aux e-mails afin d'éviter de perdre la trace de votre système et des procédures de gestion efficaces lors de la rédaction des réponses.
#5. Utiliser des modèles pour les réponses
Composer une réponse unique pour chaque e-mail peut prendre beaucoup de temps. Si vous envoyez fréquemment le même e-mail, il peut être utile d'enregistrer des exemples de réponses dans vos brouillons, afin de pouvoir les réutiliser rapidement.
#6. Gardez un œil sur un e-mail nécessitant un suivi à l'aide d'un calendrier
Il doit y avoir plus qu'une simple réponse à certains e-mails. Chaque fois que vous recevez un e-mail nécessitant une action de suivi, déplacez-le vers un sous-dossier désigné et planifiez un rappel sur votre calendrier avec l'adresse du dossier et la date à laquelle un effort est nécessaire.
#7. Rediriger les communications
L'une des stratégies de gestion des e-mails les plus efficaces pour éviter une boîte de réception encombrée consiste à limiter le nombre de messages entrants que vous recevez quotidiennement. Incluez des informations de contact supplémentaires dans votre profil de compte de messagerie afin que les employés puissent vous téléphoner ou vous envoyer un message au lieu de vous envoyer un e-mail pour obtenir de courtes réponses.
#8. Étiquetez vos e-mails avec des catégories
Les étiquettes d'e-mail sont des outils que vous pouvez utiliser pour catégoriser vos e-mails en ajoutant une étiquette spécifique. Pensez aux catégories que vous utiliseriez le plus fréquemment, puis utilisez-les systématiquement pour fournir plus de contexte à vos e-mails. Vous pouvez trouver du matériel utile dans les sections transversales et réagir rapidement en combinant des dossiers et des étiquettes d'e-mail.
#9. Combiner les chaînes d'e-mails
Suivre une conversation peut être simplifié grâce aux chaînes d'e-mails. Tous les fils d'e-mails d'une longue chaîne d'e-mails doivent être combinés en un seul fil principal lorsque vous y répondez. Vous pouvez citer d'autres e-mails dans votre réponse pour conserver un enregistrement chronologique de la conversation en un seul endroit.
#dix. Définir une limite de boîte de réception
Définissez une limite sur le nombre d'e-mails que vous voulez dans votre boîte de réception globale. Vous n'êtes pas obligé de lire et de répondre à tous les e-mails qui arrivent simplement parce que vous avez défini une limite de boîte de réception. Au lieu de cela, cela implique de classer les communications non lues dans des dossiers en fonction de leur priorité et de leur stade afin que vous puissiez les gérer correctement par lots.
Quels sont les types d'e-mail ?
Actuellement, le courrier électronique est la méthode standard de communication entre les organisations. Il est utilisé par de nombreuses entreprises et est devenu extrêmement important pour le fonctionnement de ces entreprises.
Les e-mails doivent être inclus et respectés dans les normes organisationnelles de traitement des informations et des enregistrements, comme tout autre type d'informations et d'enregistrements commerciaux.
Il existe cinq types d'e-mails les plus courants :
- E-mails de newsletter
- E-mails de lead nurturing
- Courriels promotionnels
- E-mails d'étape
- E-mails d'enquête
Lire aussi: QU'EST-CE QU'UN E-MAIL SPAM ? Comment les arrêter et les signaler
Quelles sont les 5 parties d'un bon e-mail ?
Les e-mails peuvent être classés en cinq catégories principales. Ces composants représentent 99 % des e-mails et offrent le format idéal pour se connecter avec les clients et maximiser les conversions.
#1. Expéditeur (de)
L'adresse e-mail de l'expéditeur peut être vue dans la balise "de". Comme c'est généralement la première chose que les gens voient lorsqu'ils parcourent leur boîte de réception, tout le monde remarque cette partie d'un e-mail. Vous devez vous assurer qu'il correspond au nom de votre entreprise car la balise "de" occupe une place cruciale dans la boîte de réception de votre destinataire.
#2. Objet
L'élément le plus crucial d'un e-mail est la ligne d'objet. Il joue généralement un rôle important pour déterminer si votre message est lu ou non. Votre ligne d'objet doit résumer de manière précise et informative le contenu de votre e-mail et susciter l'intérêt du lecteur.
#3. Pré-en-tête
Le pré-en-tête est un autre élément d'e-mail qui est inclus à côté de la ligne d'objet. Il s'agit de la première ligne de contenu de votre e-mail et fonctionne comme un compagnon de la ligne d'objet. Dans certains fournisseurs de messagerie, le pré-en-tête est généralement ajouté après la ligne d'objet afin que les lecteurs puissent en savoir plus avant de lire le corps de l'e-mail.
Les pré-en-têtes peuvent être une excellente stratégie pour capter l'attention de vos lecteurs s'ils sont utilisés de manière appropriée. C'est idéal pour écrire quelque chose qui élabore sur la ligne d'objet et informe le destinataire de l'intention de l'e-mail.
#4. Salutations
L'ouverture de votre e-mail donne le ton à l'ensemble du message. Sur la base des premiers paragraphes, le lecteur crée une impression sur vous et sur ce que vous attendez d'eux. Cela déterminera également s'ils continuent ou non à lire.
Supposons que vous ayez l'air très formel ou impersonnel. Pourtant, vous ne voulez pas non plus apparaître comme non professionnel, car cela pourrait également détourner les gens.
#5. Corps de l'e-mail
Le corps de votre e-mail est l'endroit où vous apportez de la valeur à vos lecteurs. Informez-les sur votre entreprise, offrez-leur une réduction ou tenez-les informés des nouveaux produits et services. Quel que soit l'objectif de votre e-mail, vous devez vous assurer que l'e-mail est court, précis et pertinent pour votre public.
Aussi, laissez vos e-mails être diversifiés ; vous pouvez alterner entre une newsletter d'entreprise, des recommandations de produits et des mises à jour de la marque.
- Appel à l'action
Le but de chaque e-mail est d'influencer les lecteurs à prendre une sorte d'action. Que vous souhaitiez que le lecteur effectue un achat ou réponde à un sondage en ligne, un appel à l'action convaincant lui permet de suivre vos instructions en toute simplicité.
Réfléchissez à ce que vous voulez que vos lecteurs fassent avant de commencer à rédiger votre e-mail et incluez un CTA.
Lire aussi: IMPRESSION MANAGEMENT (IM) : théorie, techniques et exemples
Quelles sont les 4 caractéristiques d'un bon email ?
- Une ligne d'objet accrocheuse
- Une bonne tête
- Un corps d'e-mail simple et un appel à l'action
- Une fermeture claire
Comment organisez-vous les e-mails ?
Il existe plusieurs façons d'organiser votre courrier électronique. Ils comprennent:
- Classez vos e-mails dans des dossiers et des étiquettes
- Utilisez la fonction de tri automatique
- Se désabonner des e-mails indésirables
- Créez des comptes séparés pour votre travail et votre vie personnelle
- Utiliser la fonction de liste de tâches
- Suivre les e-mails importants
- Supprimer les mails indésirables
- Créez des filtres pour votre courrier entrant
- Archiver les e-mails pour plus tard
- Effectuez un nettoyage régulier du stockage
- MEILLEUR SYSTÈME ET LOGICIEL DE GESTION DE COURRIEL EN 2023
- Conseils de marketing sur les réseaux sociaux : 29 principaux conseils pour les petites entreprises
Bibliographie
