Nous utilisons tous le même système de suivi des documents pour suivre nos dossiers. Que vous soyez avocat, médecin ou même comptable, il est important de savoir quels types de services sont disponibles dans votre région. La meilleure façon de les découvrir est de visiter votre bibliothèque locale ou de demander à quelqu'un qui travaille dans ce domaine. Cependant, j'ai livré tout ce que vous devez savoir et obtenez un suivi des documents simple avec des systèmes, des logiciels et le suivi des documents du portail Davao City 2. Lisez la suite.
Qu'est-ce que le suivi des documents ?
Le suivi des documents est le processus de suivi des documents et des fichiers partagés avec d'autres utilisateurs. Cela peut être fait en utilisant un système de suivi des documents ou un outil de suivi des dossiers.
Le principal avantage du suivi des documents est de garder une trace de tous les documents qui ont été partagés avec d'autres utilisateurs afin que vous sachiez ce qui leur appartient et ce qui vous appartient.
Services de suivi des documents
Le suivi des documents est un service qui vous permet de suivre la progression des documents dans le système. Vous pouvez y parvenir avec n'importe quel type de documents, tels que des e-mails, des fichiers et des messages.
Le suivi des documents est différent de la gestion des fichiers en ce sens qu'il fournit plus d'informations sur chaque document original qu'un simple numéro de référence. Dans certains cas, cela inclut les métadonnées attachées à chaque fichier, telles que sa date de création ou sa taille au moment du téléchargement, afin que vous sachiez combien de temps il a fallu pour parcourir votre processus de workflow avant d'être archivé ou supprimé par un autre membre de l'équipe.
Le suivi des documents est important pour les entreprises qui doivent traiter et suivre un grand nombre de documents. Cela peut inclure des cabinets médicaux, des agences gouvernementales, des cabinets d'avocats, etc. Le suivi des documents permet à tous les membres de l'équipe de voir où se trouve chaque document dans le processus de flux de travail, afin qu'ils sachent quand il sera prêt pour que quelqu'un d'autre puisse le consulter ou y accéder.
Comment fonctionne le système de suivi des documents ?
Un logiciel, le système de suivi des documents, est utile pour garder une trace des traces papier. Les institutions et les entreprises peuvent l'utiliser pour stocker et distribuer des documents, des fichiers et d'autres données.
Vous pouvez vous demander pourquoi vous auriez besoin d'un système de suivi des documents. La réponse est simple : si vous souhaitez que les employés ou les clients de votre entreprise puissent accéder à tout moment à leur travail sur n'importe quel appareil, partout dans le monde ; alors ce type de technologie répond à vos besoins.
Systèmes de suivi des documents
Les systèmes de suivi des documents sont utilisés pour suivre les documents. Ils peuvent être utilisés pour suivre les documents qui ont été partagés avec d'autres utilisateurs et également pour suivre les modifications apportées au document.
Ce système vous permet également de garder un œil sur l'endroit où un fichier ou une base de données a été enregistré pour la dernière fois, qui a apporté des modifications, quand ces modifications ont été apportées et quelle version du document a été enregistrée ou ouverte pour la dernière fois.
Que sont les outils de suivi des fichiers ?
Partager des fichiers avec d'autres personnes ? Utilisez un outil de surveillance des fichiers pour garder un œil sur ce que tout le monde en fait. C'est un excellent moyen de garder une trace des fichiers que vous partagez avec d'autres utilisateurs. Vous pouvez l'utiliser pour suivre le fichier que vous partagez avec d'autres utilisateurs.
Logiciel de suivi des documents
Le logiciel de suivi des documents est un logiciel qui aide à suivre les documents que je partage avec d'autres utilisateurs. Il est utilisé pour garder une trace des documents au bureau et aussi dans les organisations professionnelles.
Un logiciel de suivi de documents peut être utilisé à différentes fins telles que :
- Suivi des documents lors de leur utilisation par différentes personnes ou services au sein d'une organisation. Par exemple, si vous utilisez le modèle Word XYZ et que vous devez modifier du texte, vous pouvez facilement suivre cette modification à l'aide d'un logiciel de suivi des documents, car il affichera automatiquement toutes les modifications apportées à ce fichier après l'avoir enregistré à nouveau. De cette façon, chaque fois que quelqu'un apportera des modifications à vos documents, il sera également informé de ces modifications sans y avoir accès lui-même !
Quelle solution permet de suivre le document que je partage avec les autres utilisateurs ?
Il existe différentes solutions pour suivre le document que vous partagez avec d'autres.
Document Tracking System (DTS) est un type de logiciel qui aide à suivre vos documents et à les stocker dans une base de données. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder au système simultanément sans crainte de perte de données. Les entreprises choisissent souvent cette option car elle est facile à utiliser et ne coûte pas cher.
Système gratuit de suivi des documents en ligne
Le suivi des documents est le processus de suivi des documents au fur et à mesure qu'ils se déplacent dans une organisation ou une entreprise. Cela implique la collecte, le stockage et la gestion des données pertinentes liées aux documents, telles que leur date de création, les détails de propriété, les informations sur l'auteur, etc. Ce logiciel de suivi vous aide également à suivre facilement vos fichiers afin que vous puissiez les surveiller à tout moment. temps.
Il existe différents types de systèmes de suivi de documents disponibles à l'achat sur le marché aujourd'hui :
#1. Édition deluxe:
Cette version est livrée avec des fonctionnalités supplémentaires telles que des alertes par e-mail illimitées lorsque de nouveaux documents sont ajoutés ou modifiés dans le système ; accès facile depuis n'importe où via un navigateur Web (pas besoin d'applications) ; sauvegarde automatique toutes les heures ; et la possibilité de synchroniser entre les appareils à l'aide du stockage en nuage (Dropbox/Google Drive).
#2. Édition standard:
Comprend toutes les fonctionnalités de base mentionnées ci-dessus ainsi que la prise en charge de plusieurs utilisateurs avec des autorisations de dossier partagé afin que tout le monde partage l'accès sur différents appareils sans se soucier de qui obtient quoi et quand !
#3. Édition avancée :
Cette version est livrée avec un calendrier intégré, des analyses d'utilisateurs, etc. Dans l'ensemble, le logiciel de suivi des documents est un excellent outil à avoir lorsque vous devez suivre des fichiers importants tels que des contrats, des bons de commande ou des factures.
Suivi des documents du portail de la ville de Davao 2
Pour garder un œil sur les traces papier, utilisez le "Davao City Portal Document Tracking 2". Il donne des détails complets sur tous les utilisateurs qui ont accédé au document.
De nombreuses entreprises et organisations utilisent des systèmes de suivi des documents à des fins commerciales, telles que le suivi des commandes, des factures, etc., afin qu'elles puissent avoir une idée du temps qu'elles ont consacré à l'exécution de leurs tâches ou du nombre de fois qu'une personne a consulté leur site Web ou même l'ont visité à partir de l'adresse IP de leur région (protocole Internet).
Pourquoi le suivi est-il utile ?
Le suivi est utile car il vous aide à savoir qui possède le fichier, où il se trouve et quand il a été modifié pour la dernière fois. Si votre ordinateur tombe en panne ou est volé et que vous devez récupérer les données, le suivi vous aidera à les retrouver en quelques secondes.
Si votre employé utilise une ancienne version d'un programme sur son ordinateur mais ne souhaite pas encore (ou jamais) mettre à niveau, il peut également utiliser cette fonctionnalité. De cette façon, il ne perdra pas l'accès pendant le processus de mise à niveau, mais tous ses fichiers seront toujours enregistrés au même endroit au lieu de les stocker individuellement à différents endroits autour de son PC ou de son ordinateur portable.
Comment suivre un fichier ?
Vous pouvez suivre un fichier en le téléchargeant sur le portail et en l'envoyant au destinataire directement ou par e-mail.
#1. Téléchargement de fichiers:
Téléchargez vos fichiers dans votre compte et ils seront visibles dans la section Historique des fichiers.
#2. Envoi direct :
Cette option vous permet d'envoyer une pièce jointe depuis la fenêtre de rédaction de Gmail (ou d'autres applications). Toute application à l'exception de Gmail qui ouvre ce lien enverra la pièce jointe à l'expéditeur.
#3. E-mail:
Si vous avez un compte de messagerie associé à votre compte Google, utilisez cette méthode pour envoyer des pièces jointes.
#4. WhatsApp :
Si quelqu'un a partagé son numéro WhatsApp avec vous dans le cadre de sa relation avec nous (et y a donc également accès), nous vous recommandons d'utiliser WhatsApp pour envoyer des pièces jointes, car il n'est plus nécessaire qu'il revoie nos e-mails.
Résumé
Dans cet article, nous avons discuté en détail du suivi des documents. C'est un service qui permet aux gens de partager des fichiers ou des documents avec d'autres utilisateurs. La meilleure partie est qu'il aide à garder une trace de tous les fichiers et documents de votre système afin que vous puissiez les retrouver facilement en cas de besoin.
FAQ sur le suivi des documents
Que doit faire le système de suivi des documents ?
Automatise le processus d'accès, de recherche et de modification des documents et vous permet de contrôler qui consulte ou modifie un document.
Comment définir la gestion documentaire ?
Système ou processus utilisé pour capturer, suivre et stocker des documents électroniques tels que des fichiers PDF, des fichiers de traitement de texte et des images numériques de contenu papier.
Bibliographie
