Un outil essentiel pour toute entreprise est un logiciel de gestion de documents. Selon le service, il peut être en mesure d'accélérer la collaboration, de protéger les données de manière plus approfondie et d'assurer la conformité aux lois. Un outil crucial pour gérer et travailler avec des documents numériques de manière pratique pour Windows, Android, etc. est un logiciel de gestion de documents gratuit. De plus, cela améliore l'efficacité de votre flux de travail et libère du temps et des ressources. Ainsi, ces outils vous permettent de créer une archive électronique qui vous aide à stocker vos documents inestimables plutôt que de passer au crible un océan de classeurs et d'insondables quantités de papier.
Logiciel de gestion de documents gratuit
Au fur et à mesure que les documents sont créés, stockés et distribués dans une organisation à l'aide d'un logiciel de gestion de documents, l'efficacité est augmentée tandis que le coût et le désordre liés à la tenue de dossiers papier sont réduits. Vos dossiers papier peuvent être facilement convertis en fichiers numériques et organisés à l'aide d'un excellent logiciel de gestion de documents (DMS).
Un outil de gestion de documents doit avoir certains composants essentiels pour être efficace, y compris le stockage de documents, le partage et la collaboration, le contrôle de version et une sécurité digne de confiance. Vos fichiers physiques seront d'abord numérisés et numérisés à l'aide d'un système de gestion de documents typique. Il indexe ensuite le fichier récemment numérisé afin qu'il puisse toujours être retrouvé en cas de besoin. Enfin, les fichiers sont classés et conservés dans une base de données sécurisée.
Caractéristiques d'un système de gestion de documents ?
# 1. Accès au cloud
Le téléchargement et le téléchargement de documents devraient être possibles de n'importe où et à tout moment avec un DMS. Les documents doivent être accessibles aux employés à tout moment et depuis n'importe quel endroit via le téléchargement, l'accès et le téléchargement. Par conséquent, les systèmes de gestion de documents nécessitent un accès au cloud. Le plus grand avantage d'un système de gestion de documents basé sur le cloud est qu'il donne aux membres du personnel la flexibilité de collaborer et d'accéder aux fichiers depuis n'importe quel endroit.
# 2. Interface facile à utiliser
Une interface utilisateur conviviale et attrayante est cruciale pour un DMS car elle est fréquemment utilisée. Un système de gestion de documents doit posséder une interface conviviale pour un accès facile aux documents. Vous ne tirerez pas le meilleur parti de votre investissement et votre productivité en pâtira si votre système de gestion de documents est difficile à utiliser.
#3. Capacités de recherche robustes
Un système de gestion de documents doit disposer d'une fonction de recherche qui permet aux utilisateurs de parcourir rapidement tout le contenu et de trouver le document nécessaire. Il prend en charge tous les types de fichiers. Un système de gestion de documents doit être capable de gérer une variété de types de fichiers pour être vraiment dynamique et robuste.
#4. Prise en charge de tous les formats de fichiers
Quiconque a suivi l'évolution de la technologie au cours des dernières décennies est conscient de l'évolution continue des formats de fichiers. Il existe encore d'autres formats de fichiers disponibles même si des extensions populaires telles que.pdf et.docx dominent actuellement le monde professionnel. Votre système de gestion de documents doit prendre en charge autant de types de fichiers différents que possible. Cela garantira que vous ne rencontrerez aucun problème à l'avenir.
Types de logiciels de gestion de documents
#1. Logiciel de stockage de documents
L'utilisation de ce type de logiciel permet le stockage et l'organisation sécurisés et centralisés des documents. En règle générale, il comporte des éléments tels que la recherche de documents, le balisage et l'archivage.
#2. Logiciel de collaboration documentaire
Le but de ce type de logiciel est de faciliter la collaboration entre plusieurs utilisateurs. Souvent, il se compose d'éléments tels que la gestion des tâches, le contrôle de version et le partage de documents.
#3. Logiciel d'imagerie documentaire
La numérisation de documents et le stockage numérique sont tous deux réalisés à l'aide de ce type de logiciel. En règle générale, il dispose de fonctionnalités telles que la reconnaissance de codes-barres et la reconnaissance optique de caractères (OCR).
#4. Logiciel de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Des systèmes de gestion de documents à grande échelle et d'autres systèmes de gestion de contenu pour la gestion des images, des vidéos et des fichiers audio sont tous deux disponibles. En règle générale, il comporte des éléments tels que l'automatisation du flux de travail, la gestion des versions de documents et la sécurité.
Avantages d'un logiciel de gestion de documents
#1. Une plus grande productivité
Un avantage évident du DMS est qu'il permet de gagner du temps, ce qui se traduit souvent par une productivité accrue car le temps est précieux. Une récupération de documents plus rapide et plus efficace peut améliorer la satisfaction des clients et le moral du personnel. De plus, les programmes de gestion de documents peuvent être mis à l'échelle pour s'adapter aux besoins changeants de toute entreprise. C'est exactement pourquoi la rationalisation des processus métier est logique. L'utilisation d'un système de gestion de documents pour organiser et gérer vos fichiers augmentera la productivité de votre équipe et la vôtre.
# 2. Une plus grande sécurité
Pour protéger les documents sensibles, le logiciel de gestion de documents offre des fonctionnalités de sécurité améliorées telles que le cryptage et le contrôle d'accès. Lorsque les dossiers papier étaient encore utilisés, leur protection nécessitait l'utilisation de mesures de sécurité chronophages et inefficaces telles que des feuilles de signature, des classeurs verrouillés et des protocoles de sécurité. Les organisations peuvent chiffrer des documents à l'aide de systèmes de gestion de documents, qui permettent également à chaque fichier d'avoir un niveau de sécurité différent. Non seulement c'est plus facile pour l'entreprise et son personnel, mais cela améliore également l'efficacité du processus de sécurisation des documents.
# 3. Simplifierd Coopération
La collaboration sur des documents avec des collègues est simplifiée par un logiciel de gestion de documents, permettant des flux de travail plus rapides et plus efficaces. Un système de gestion de documents avancé simplifie grandement le processus d'accès rapide au contenu et de collaboration. La possibilité d'accéder à des documents qui ont été téléchargés à partir de diverses sources est disponible dans de nombreux endroits. Les documents partagés peuvent être envoyés par e-mail ou par Internet grâce à l'imagerie électronique. Avec DMS, les processus métier sont plus visibles et la surveillance des flux de travail est potentiellement améliorée. L'accès autorisé par des utilisateurs externes peut être autorisé et surveillé.
#4. Récupération facile
Il n'est plus d'usage de ranger les papiers dans des armoires ou des espaces de rangement. Lorsqu'un document est converti au format numérique à l'aide d'un logiciel de gestion de documents, toute personne y ayant accès peut le consulter immédiatement. Les utilisateurs d'un système de gestion de documents peuvent rechercher des documents à l'aide du nom du document, d'un mot-clé, de son contenu ou de toute autre information d'identification utilisée pour le cataloguer et le suivre. Cette tâche peut être accomplie rapidement et efficacement par un employé à l'aide d'un ordinateur.
Critères de choix d'un logiciel de gestion de documents
- Coût : tenez compte du prix du logiciel, ainsi que des frais supplémentaires de maintenance, de mise à niveau et d'assistance.
- Assistance : Choisissez un fournisseur de logiciels avec un service client fiable.
- Évolutivité : assurez-vous que le logiciel évoluera avec votre entreprise au fur et à mesure de son expansion.
- Fonctionnalités : tenez compte des fonctionnalités du logiciel, notamment l'automatisation du flux de travail, la gestion des versions de documents et la fonctionnalité de recherche.
- Vérifiez la compatibilité du logiciel avec les systèmes et programmes que vous avez déjà en place.
- Pour gérer vos documents rapidement et simplement, recherchez un logiciel simple à utiliser et à comprendre.
Logiciel de gestion de documents personnels gratuit
# 1. Confluence
Un espace de travail d'équipe qui encourage le partage des connaissances et la collaboration, Confluence, convient aux télétravailleurs. Il peut fonctionner comme un système de gestion de documents électroniques. Les utilisateurs peuvent gérer, organiser, rechercher et gérer des versions de documents grâce à des fonctionnalités intégrées. Confluence remplace un référentiel de documents partagé du début à la fin en agissant comme un logiciel intelligent de contrôle des documents.
Confluence convient mieux aux petites, moyennes et grandes entreprises qui utilisent divers autres programmes de gestion de documents. D'autres systèmes de gestion de documents tels que Box, Dropbox et Google Drive peuvent être intégrés directement et de manière transparente à Confluence.
De plus, Confluence permet aux utilisateurs d'importer des documents Word actuels dans les pages wiki Confluence, réduisant ainsi le besoin de programmes de bureau et de leurs documents associés.
Prix
- Gratuit: 0 $
- Par défaut: $ 5.50
- Prime: 10.50 $
#2. Entreprise Dropbox
Grâce à ses fonctions de synchronisation de fichiers, de collaboration et de sécurité et d'administration complètes, leader sur le marché, Dropbox Business est l'une des principales plateformes de gestion de documents électroniques utilisée par plus de 300,000 500 équipes commerciales dans le monde et la plupart des entreprises du Fortune 1. Le XNUMX To d'espace initial fourni par les comptes professionnels de Dropbox peut être augmentée au fur et à mesure des besoins. Les utilisateurs peuvent également contrôler l'accès des membres de l'équipe et des dossiers. Tout fichier, dossier ou disque dur peut être sauvegardé dans un emplacement de stockage hors site sécurisé à l'aide de Dropbox.
Les entreprises ont désormais accès aux nouvelles fonctionnalités d'administration de Dropbox qui rationalisent la gestion des équipes, prennent en charge la sécurité et la conformité des données et leur fournissent des informations utiles sur le fonctionnement de leurs équipes.
Tarification:
- Standard : 12.50 $ par utilisateur et par mois
- Standard + DocSend : 50 $ par utilisateur et par mois
- Avancé : 20 $ par utilisateur et par mois
# 3. Box
La boîte est une plate-forme de flux de travail de documents unique qui aide les entreprises à créer, collaborer et gérer efficacement le contenu. Avec l'aide de la plate-forme de gestion de documents native du cloud "Box", les équipes et les organisations peuvent créer et collaborer en toute sécurité sur du contenu à partir de n'importe quel appareil tout en maintenant sa sécurité et son contrôle.
Box offre plus de transparence car il permet aux équipes et aux entreprises d'appliquer des classifications de sécurité, de verrouiller des fichiers pour empêcher toute modification et de définir des autorisations utilisateur strictes sur des fichiers individuels.
Tarification:
- Starter: 5 $ par utilisateur et par mois
- Entreprise : 15 $ par utilisateur et par mois
- Business Plus : 25 $ par utilisateur et par mois
- Entreprise : boîte de contact pour des informations détaillées sur les prix.
- Box Personal est gratuit pour un utilisateur. Offre un essai gratuit de 2 semaines
Certaines des plus grandes entreprises et organisations du monde utilisent l'excellent outil de gestion de documents connu sous le nom de SharePoint. La gestion de la documentation et le partage d'informations au sein des organisations ont grandement bénéficié de SharePoint. En plus d'être hautement personnalisable, SharePoint est idéal pour les entreprises qui utilisent l'écosystème Microsoft d'applications de productivité car il fait gagner un temps considérable aux utilisateurs.
Avec l'ajout d'appareils mobiles, SharePoint n'est plus seulement une application de bureau ou portable. Par conséquent, SharePoint est un outil actif de gestion de documents électroniques.
Tarification:
- SharePoint Online (Plan 1) : 5.00 USD par utilisateur et par mois
- SharePoint Online (Plan 2) : 10.00 USD par utilisateur et par mois
- Office 365 E3 : 20.00 $ par utilisateur et par mois
#dix. Google Drive
Les organisations de toutes tailles s'appuient sur Google Drive, qui fait partie des plates-formes de gestion de documents les meilleures et les plus fiables. Avec ses capacités supérieures de contrôle de version et de partage, Google Drive est utilisable sur une large gamme d'appareils différents. Pour les équipes et les organisations, c'est une option fantastique car elle s'intègre parfaitement à Gmail et permet aux utilisateurs de créer des workflows de documents à l'aide de dossiers et de sous-dossiers.
L'un des meilleurs aspects de Google Drive est la possibilité pour une équipe de travailler ensemble sur des documents, des feuilles de calcul, des présentations et des dessins. Jusqu'à 50 personnes peuvent collaborer sur un seul document à la fois.
Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches intelligentes de fichiers et de dossiers à l'aide de Google Drive. Le moteur de recherche de Google Drive recherche les fichiers contenant des mots spécifiques dans le titre ou le contenu. Les utilisateurs ont accès à une variété d'options de recherche, y compris la possibilité de rechercher des fichiers partagés par ou avec une personne en particulier, par type de fichier, pour des dates spécifiques auxquelles un fichier a été modifié, et bien plus encore.
Tarification:
- Gratuit : 15 Go
- De base : 100 Go à 1.99 $ par mois ou 19.99 $ par an.
- Standard : 200 Go à 2.99 $ par mois ou 29.99 $ par an.
- Premium : 2 To à 9.99 $ par mois ou 99.99 $ par an
# 6. Microsoft onedrive
Composant de la suite de productivité Microsoft Office, Microsoft OneDrive offre la synchronisation et le stockage de fichiers en ligne. Les utilisateurs peuvent y stocker des fichiers et y accéder depuis n'importe quel appareil, et il dispose de fonctionnalités de collaboration en temps réel.
Il fournit une quantité importante de stockage gratuit (5 Go), de solides capacités de collaboration qui vous permettent de voir les modifications apportées par d'autres utilisateurs en temps réel, et est parfaitement compatible avec les outils Microsoft Office.
Microsoft OneDrive propose une large sélection d'outils pour créer et modifier des documents, des feuilles de calcul et des présentations. D'autre part, une petite quantité d'espace de stockage (au-delà des 5 premiers Go) peut ne pas être suffisante pour certains utilisateurs.
# 7. DocuWare
DocuWare est un excellent outil de gestion de documents basé sur le cloud avec de nombreuses utilisations en dehors de sa fonction principale. C'est un outil qui peut être utilisé pour gérer les factures, gérer les employés, promouvoir les ventes et d'autres tâches.
Il peut aider à la numérisation de tous les types de fichiers physiques. Les documents peuvent ensuite être conservés dans des archives électroniques privées. En plus des avantages énumérés ci-dessus, le logiciel excelle dans l'automatisation des flux de travail et la compréhension des procédures de gestion complexes.
DocuWare est un autre outil qui fait progresser la collaboration et le partage de documents. La connexion avec les employés qui travaillent à distance est possible grâce à DocuWare. Prix : essai gratuit, tarification personnalisée
# 8. Birtrix24
Vous pouvez facilement stocker et gérer vos fichiers à l'aide du logiciel. Il permet l'administration de divers types de fichiers, y compris les calendriers, les galeries, les wikis et d'autres types de fichiers, et est équipé pour prendre en charge quelques services intranet. Des fonctionnalités avancées liées à l'équipe sont accessibles et des fonctionnalités CRM sont également disponibles, ainsi que des outils de collaboration. Il a les caractéristiques suivantes :
- Les options incluent l'auto-hébergement, le cloud public et le cloud
- Assistance à l'édition de documents en local et en ligne.
- Facile à utiliser sur iOS et Android
- Vous offre des options de stockage sur site et dans le cloud.
- Vous permet de travailler plus efficacement avec vos collègues
Logiciel de gestion de documents Windows gratuit
# 1. OpenDocMan
Un DMS open source appelé OpenDocMan est conçu pour stocker et accéder de manière centralisée aux documents. Il attire les utilisateurs avec son interface conviviale et très intuitive. Windows et Mac peuvent l'utiliser, et son déploiement est basé sur le Web. Sur les appareils exécutant iOS, Android, Windows ou Blackberry, vous pouvez également l'utiliser comme application logicielle de gestion de documents. Vous pouvez télécharger gratuitement la version complète du programme de gestion de documents. De plus, cela rend possible la sécurité et le partage des applications. Ses principales fonctions sont le stockage et l'indexation des documents. De plus, OpenDocMan permet la gestion des flux de travail et des e-mails et prend en charge plusieurs langues.
# 2. M-Files
En conservant tous les fichiers au même endroit, M-Files simplifie le processus de gestion des documents. Il peut même s'intégrer à vos dossiers et systèmes actuels à l'aide d'une technologie d'IA intelligente et intégrée qui organise et sécurise automatiquement vos données sans nécessiter aucun effort manuel de votre part. M-Files est l'un des logiciels de gestion de documents pour les utilisateurs de Windows. Ses principales caractéristiques comprennent :
- Gère les documents en structurant et en organisant le contenu.
- Améliorez la productivité des employés en automatisant les processus manuels.
- Il existe un enregistrement et un suivi de chaque modification apportée aux documents.
- Cet outil de gestion de documents en ligne offre une interface utilisateur simple à utiliser.
# 3. Cristal DMS
Les utilisateurs de Windows peuvent télécharger ce logiciel gratuit de gestion de documents. La gestion, le suivi et le stockage des documents sont tous possibles avec lui. Vous pouvez créer une variété de dossiers et y placer des documents pour gérer les documents. Il vous permet de partager des documents avec différents utilisateurs. Vous pouvez contrôler qui a accès pour afficher et modifier des documents spécifiques. En utilisant l'option de paiement, vous pouvez limiter davantage l'accès des utilisateurs aux documents. Ce logiciel enregistre les connexions, les déconnexions, les dates, les adresses IP, les noms de dossier, etc. pour assurer la sécurité des documents. De plus, il offre une fonction de protection par mot de passe pour empêcher les personnes non autorisées d'accéder à vos documents. Vous ne pouvez utiliser que 512 Mo d'espace de stockage pour stocker des documents lorsque vous utilisez la version gratuite de Krystal DMS. En dehors de cela, ce programme est excellent pour gérer les documents.
# 4. En plein air
Il s'agit d'un logiciel de gestion de documents Windows gratuit supplémentaire, gratuit et doté de nombreuses fonctionnalités. Avec ce logiciel, gérer un grand nombre de documents est simple. Vous bénéficiez dans ce cas d'un stockage centralisé, sécurisé par un mot de passe. Vous pouvez créer des utilisateurs avec ce logiciel et partager assez facilement des documents avec eux. De plus, vous pouvez donner aux utilisateurs la possibilité d'afficher ou de modifier uniquement certains documents. Bien qu'il soit gratuit, il fournit toutes les fonctionnalités de gestion de documents nécessaires sans aucune restriction de stockage.
# 5. LogiqueDOC
Il s'agit d'un autre logiciel de gestion de documents open source et gratuit pour Windows. Il peut être utilisé pour organiser des documents en un seul endroit. Pour assurer la sécurité des données, il établit un point d'accès unique. Par conséquent, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents. Ce logiciel convient aussi bien aux entreprises qu'aux particuliers car son utilisation est assez simple. Différents formats de fichiers sont disponibles pour le téléchargement. De plus, les documents peuvent être modifiés et consultés ici. Ici, vous pouvez créer des dossiers pour organiser et séparer les documents en fonction de vos préférences. De plus, les documents importants peuvent être mis en signet pour une utilisation ultérieure. Il effectue régulièrement des sauvegardes automatiques des données nouvellement ajoutées pour éviter la perte de données. Pour votre confort, une indexation très robuste est proposée, permettant de retrouver simplement tout type de document.
Quel logiciel gratuit de gestion de documents est le meilleur ?
Selon les besoins et les objectifs de votre organisation, il existe un logiciel de système de gestion de documents gratuit qui convient le mieux. Les meilleurs programmes de gestion de documents open source gratuits sont OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 et Alfresco Community.
Qu'est-ce qu'un DMS Open Source ?
Les logiciels open source ont un code source librement distribuable que les utilisateurs sont autorisés à modifier et à réutiliser, fréquemment pour améliorer le logiciel. Grâce à un logiciel de gestion de documents open source, les entreprises peuvent numériser leurs processus et stocker leurs données sur des serveurs privés. Ils sont facilement accessibles à tous pour y accéder, les modifier et les mettre à jour. De plus, les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres codes aux systèmes de gestion de documents open source pour ajouter ou modifier des fonctionnalités.
Google dispose-t-il d'un système de gestion de documents ?
Une application basée sur le cloud appelée Google Drive vous permet de créer, modifier, stocker et partager des documents. AODocs est le seul système de gestion de documents qui s'intègre parfaitement avec Google Drive et Workspace (anciennement G Suite).
Comment s'appelle le système de gestion de documents de Microsoft ?
Outre SharePoint, OneDrive et Microsoft Dynamics, Microsoft 365 propose plusieurs options de gestion de documents. MS Access. MS Access est un outil puissant (et gratuit) pour créer un système de gestion de documents Microsoft productif, malgré sa simplicité. Les documents Microsoft Office peuvent être gérés à l'aide d'un système de gestion de documents
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents simplifié ?
Le simple DMS (Document Management System) est une solution ECM puissante, adaptable et évolutive. En conséquence, il constitue le système de gestion de documents parfait pour toutes les tailles d'entreprises, y compris les grandes et les petites. Le logiciel DMS transforme vos données d'entreprise et votre archivage numérique en une ressource pour votre entreprise.
Acrobat est-il un système de gestion de documents ?
La création, l'édition et la gestion de fichiers PDF sont facilitées par le programme de gestion de documents Adobe Acrobat. Vous et votre famille pouvez gérer toutes sortes de documents rapidement et facilement avec l'aide d'Acrobat, libérant ainsi plus de temps pour les choses importantes.
Qu'est-ce que la gestion de documents dans Google Docs ?
Les documents peuvent être créés, modifiés, stockés et partagés à l'aide de Google Drive, une application basée sur le cloud. Les documents sont stockés dans le Cloud et sont synchronisés avec les copies locales du système des utilisateurs, c'est ainsi qu'il est utilisé comme système de gestion de fichiers par de nombreuses entreprises.
Conclusion
Les documents sont fréquemment stockés, consultés et gérés par le système via un référentiel central. De plus, il peut avoir des options pour le partage de documents internes ou externes ainsi que des outils de contrôle de publication et de révision. Le flux de travail des documents, le partage de fichiers et la gestion électronique des documents sont tous facilités par un logiciel de gestion de documents, qui profite aux grandes et aux petites entreprises.
Il n'existe pas d'option unique pour tous les logiciels de gestion de documents. Le meilleur logiciel pour votre entreprise dépendra de vos besoins uniques et de vos contraintes financières. Passer du temps à rechercher vos options vous aidera à identifier les qualités les plus importantes pour vous. Vous pouvez augmenter la productivité, améliorer le travail d'équipe et rationaliser vos processus de gestion de documents avec le logiciel de gestion de documents approprié.
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Bibliographie
