À l'ère numérique, les gens s'attendent à pouvoir accéder à leurs documents vitaux à tout moment, n'importe où. Le moyen le plus efficace de faciliter considérablement ce processus consiste à utiliser des systèmes de gestion de documents. Les avantages de ces systèmes de gestion de documents ne peuvent pas être surestimés, car ils vous aident à gérer et à stocker vos documents pour vous permettre d'y accéder à tout moment. Dans ce guide, nous examinerons une liste des meilleurs logiciels de systèmes de gestion de documents électroniques et open source pour vous aider à gérer efficacement vos documents. Continuer à lire.
Qu'est-ce que la gestion des documents ?
La gestion des documents est le processus par lequel les entreprises gèrent et suivent les documents électroniques.
La gestion de documents est désormais disponible dans une variété de configurations allant d'une petite application autonome à des installations à grande échelle à l'échelle de l'entreprise qui incluent des fonctions typiques de remplissage de documents.
Ces caractéristiques sont les suivantes :
- Lieu de stockage
- Contrôle d'accès et sécurité
- Indexation et audit
- Recherche et récupération, classification
- Intégration avec le logiciel de bureau
Systèmes de gestion de documents
Les systèmes de gestion de documents désignent les logiciels de gestion électronique de documents et d'accès.
Types de systèmes de gestion de documents
- La gestion de contenu
- Gestion du workflow
- Gestion des enregistrements
- Imagerie de documents
- Gestion de contenu d'entreprise
Exemple de systèmes de gestion de documents
Un exemple de système de gestion de documents est le lecteur PDF qui vous permet de stocker vos fichiers et d'y accéder hors ligne.
Systèmes de gestion électronique de documents
Les systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) sont des logiciels qui organisent et stockent différents types de documents. Il s'agit d'un type plus spécifique de système de gestion de documents, un type plus général de système de stockage qui aide les utilisateurs à organiser et à stocker des documents papier ou numériques. EDMS fait référence à un système logiciel qui gère des documents numériques plutôt que des documents papier, tandis que ces systèmes peuvent également gérer des versions numérisées de documents papier originaux dans certains cas.
Les logiciels de systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) permettent le stockage central d'un nombre important de documents numériques. Beaucoup de ces systèmes intègrent également une fonctionnalité de récupération de documents. Pour être efficace, un système de gestion électronique de documents doit comprendre les éléments suivants :
- Importer : Cette fonction ouvre un nouveau document dans le système.
- Stockage : pour conserver les fichiers système et utiliser le stockage.
- Identité : pour récupérer avec précision des documents en attribuant des index.
- Exporter : pour supprimer des objets du système, exportez-les.
- Sécurité par mot de passe sur des fichiers spécifiques pour les utilisateurs autorisés.
Les avantages de l'utilisation de systèmes de gestion électronique de documents
Convertir de grandes montagnes de documents papier en documents numériques peut être intimidant. Les entreprises qui investissent dans un système de gestion électronique des documents, en revanche, se donnent les bases pour accélérer les flux de travail et faire évoluer les procédures critiques pour l'entreprise. Voici les principaux avantages des logiciels de gestion électronique de documents (EDMS) pour votre entreprise, en plus d'augmenter la productivité de l'entreprise.
#1. Réduction de l'espace de stockage
Les prix de l'immobilier commercial augmentent, tout comme le coût de stockage des documents papier. Un DMS logiciel qui peut éliminer le besoin d'armoires de classement, de boîtes et de bacs de stockage est un atout majeur pour toute entreprise car il libère un espace de bureau précieux. Les copies papier des documents peuvent souvent être conservées dans des endroits moins coûteux, tels qu'un entrepôt ou un coffre-fort hors site.
#2. Sécurité accrue
La sécurité des documents est cruciale pour les entreprises de toutes tailles afin de protéger les données sensibles. DMS permet un meilleur contrôle sur les informations critiques et l'accès aux documents peut être géré au niveau du dossier pour différents groupes ou personnes. Un DMS garde également une trace de qui a consulté un document, quand il a été consulté et comment il a été modifié. Les documents gérés sont hautement traçables et peuvent être étiquetés pour permettre des avertissements automatisés.
#3. Meilleure conformité réglementaire
Les exigences de conformité de certains documents peuvent être assez complexes. La non-conformité peut entraîner des amendes, la révocation de la licence et, dans certaines situations, des accusations criminelles. Sarbanes Oxley et HIPAA sont deux règles réglementaires fédérales et étatiques qui exigent des directives strictes en matière de sécurité et de confidentialité. Les solutions de gestion de documents réduisent la probabilité de non-conformité. Les calendriers de conservation des enregistrements, par exemple, peuvent être automatisés et les nouveaux enregistrements peuvent être classés et conservés plus facilement.
#4. La récupération de documents simplifiée
La recherche et la récupération de papiers peuvent prendre beaucoup de temps - et nous savons tous que le temps c'est de l'argent. L'employé de bureau moyen passe 30 à 40 % de sa journée à chercher des documents imprimés, alors que les entreprises dépensent en moyenne 20 $ pour classer un document, 120 $ pour trouver un document mal classé et 220 $ pour reproduire un document perdu. Ces dépenses de gestion de documents inutiles limitent le budget d'une organisation, entravent la productivité et limitent son potentiel de croissance.
#5. Collaboration améliorée
Un système avancé de gestion de documents simplifie considérablement la possibilité d'accéder rapidement au contenu et de collaborer. Les documents acquis à partir de diverses sources peuvent être accessibles à partir de divers endroits. L'imagerie électronique permet le partage de documents sur un réseau via e-mail ou Internet. Le DMS augmente la visibilité des processus métier et permet une meilleure surveillance des flux de travail. Les utilisateurs externes autorisés peuvent se voir accorder et surveiller l'accès.
#6. Meilleure reprise après sinistre et sauvegarde
Un plan de sauvegarde des données et de reprise après sinistre doit être inclus dans chaque solution de gestion de documents. Les documents papier sont préservés des incendies, inondations et autres catastrophes grâce à l'archivage numérique comme sauvegarde. Les documents d'un DMS sont hautement traçables et peuvent être tracés à l'aide de divers critères. Les capacités de suivi des documents réduisent les risques de mauvais classement ou de perte de documents après lecture.
#7. Productivité accrue
Le temps est précieux et DMS en fait gagner du temps, ce qui se traduit souvent directement par une augmentation de la production. Une récupération de documents plus rapide et plus efficace peut améliorer le moral des employés et la satisfaction des clients. De plus, les solutions de gestion de documents sont évolutives pour s'adapter aux besoins changeants de toute entreprise. Un système de gestion électronique de documents robuste offre aux entreprises un certain nombre d'avantages intangibles, notamment :
- Flexibilité
- Compétitivité
- Amélioration des relations clients
- Tranquillité d'esprit
Les systèmes de gestion électronique de documents les plus courants
Jetons un coup d'œil à certains des logiciels de systèmes de gestion de documents les plus importants qui sont couramment utilisés pour éliminer la documentation papier et augmenter les performances documentaires d'une organisation.
#1. Cliquez vers le haut
ClickUp inclut des outils pour créer des documents, des wikis et des bases de connaissances, entre autres :
- Il a la capacité de modifier le texte.
- Il permet la collaboration grâce à l'édition multijoueur.
- Il a des options pour le partage de documents et des autorisations spécifiques.
- Il fournit des fonctionnalités de surbrillance de texte pour ajouter des commentaires aux documents.
#dix. Feuille intelligente
Smartsheet est une plateforme de gestion de documents spécialement conçue pour répondre aux besoins et aux exigences de votre entreprise.
Le logiciel permet aux utilisateurs de planifier, gérer, capturer et rendre compte du travail de n'importe où.
Le logiciel fournit aux équipes commerciales un tableau de bord visuel en direct où elles peuvent collaborer à distance sur un travail spécifique.
Les utilisateurs peuvent rendre compte des indicateurs critiques et voir les progrès en temps réel de leurs activités.
Smartsheet automatise efficacement les flux de travail pour tenir chaque membre de l'équipe informé et engagé pendant qu'il travaille pour accomplir ses tâches sur la plateforme.
#3. Espaces de travail d'équipe
Teamwork Spaces fournit un logiciel de gestion de documents bourré de fonctionnalités qui facilitent la gestion des tâches.
Vous pouvez éditer vos projets dans un environnement collaboratif en temps réel avec vos collègues à l'aide du logiciel.
Vous pouvez incorporer des films, des photos et des graphiques dans vos documents pour les rendre plus attrayants.
À l'aide d'outils étendus de gestion des autorisations et des utilisateurs, vous pouvez contrôler qui a accès à quelles parties du document.
La plate-forme offre également une multitude d'options pour aider les utilisateurs à collaborer sans effort entre les équipes et à recevoir les commentaires des clients.
#4. lundi.com
Monday.com est un logiciel de gestion de documents basé sur le cloud qui vous fournit tous les outils dont vous avez besoin pour centraliser et planifier votre projet du début à la fin.
La plate-forme vous propose des formulaires personnalisables que vous pouvez utiliser pour générer rapidement des éléments.
Il est également assez simple d'utiliser Monday.com pour automatiser les approbations et les activités des projets.
Vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe sur un document en temps réel à l'aide de la plateforme. Sur un document, vous pouvez discuter, attribuer des modifications et marquer des individus ou des groupes.
Le tableau de bord du projet vous fournit des informations détaillées, des mesures et des informations sur votre travail.
De plus, les données en temps réel fournies par Monday.com concernant votre travail peuvent être utilisées pour gérer, surveiller et éliminer les dangers du projet.
#5. Hub Spot
Le logiciel de gestion des documents de vente et de suivi des ventes HubSpot sera utile pour créer une bibliothèque de contenu de vente pour toute l'équipe. Il peut vous permettre de partager des documents à partir de votre boîte aux lettres Gmail ou Outlook. Il vous avertira également lorsque les prospects interagissent avec le contenu que vous leur fournissez. De plus, cela révélera comment le contenu de vente aide votre processus de vente et à quelle fréquence le contenu est utilisé par l'équipe.
HubSpot propose un logiciel de vente tout-en-un avec plusieurs fonctionnalités telles que le suivi des e-mails, la planification des e-mails, l'automatisation des ventes, le chat en direct, les rapports, etc.
#6. pCloud
Vous pouvez configurer les autorisations de groupe et les niveaux d'accès individuels dans pCloud. Vous pouvez également restreindre l'accès aux données via des dossiers partagés. pCloud vous permet également de laisser des commentaires sur les fichiers et les répertoires. Il conserve des journaux complets de l'activité du compte et met à votre disposition toute version antérieure de vos fichiers. Il comprend la gestion des fichiers, le partage, la sécurisation, la gestion des versions des fichiers, la sauvegarde des fichiers et les fonctionnalités de gestion des actifs numériques.
#sept. En plein air
Il s'agit d'un ECM gratuit et open source qui offre la gestion des documents, la collaboration, la gestion des connaissances et du contenu Web, la gestion des enregistrements et des images, un référentiel de contenu et un flux de travail.
Il prend en charge le système de fichiers d'interface commune (CIFS), qui permet la compatibilité des documents avec les systèmes d'exploitation de type Windows et Unix.
Alfresco inclut la prise en charge de l'API et fonctionne comme un back-end pour stocker et récupérer du contenu.
Les fonctionnalités les plus puissantes d'Alfresco, la personnalisation facile et le contrôle de version sont également les plus difficiles à utiliser.
#8. LogiqueDOC
LogicalDOC est un système open source basé sur Java accessible à l'aide de n'importe quel navigateur Web. Ce système est accessible via votre propre réseau et vous permet de produire et de gérer un nombre illimité de documents. Il améliore la productivité et la collaboration des systèmes de gestion de documents.
# 9 Bureau Feng
Feng Office est un système de gestion de documents open source avec une plateforme de collaboration basée sur le Web. Le suivi du temps, les diagrammes de Gantt, la gestion des tâches et la gestion des connaissances sont tous des éléments utiles du bureau Feng. Il est simple à utiliser et vous permet de marquer des éléments. Vous pouvez même suivre et envoyer le contenu à plusieurs personnes à la fois.
Le principal inconvénient est qu'à chaque mise à niveau, certaines de ses fonctions deviennent uniquement payantes.
#dix. Nuxeo
Nuxeo est un système open source qui régule le flux de contenu tout au long du cycle économique.
La technologie éprouvée réduit le temps nécessaire à la recherche et à la récupération de contenu. Il propose plusieurs méthodes pour capturer le contenu, y compris la numérisation d'images.
La journalisation d'audit est l'un des aspects utiles du suivi du contenu, et c'est également une méthode plus pratique. Cependant, c'est difficile pour les débutants, et la modification peut devenir compliquée dans certains cas.
Lire aussi: SYSTÈMES DE CLASSEMENT POUR LES ENTREPRISES : Comment classer correctement les documents (Guide détaillé)
Systèmes de gestion de documents open source
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous aurez un flux constant de documentation à développer, gérer et organiser pour que les choses fonctionnent bien. Les systèmes de gestion de documents (DMS) sont devenus un élément essentiel de l'inventaire logiciel d'une entreprise, mais la majorité des packages sont coûteux à l'achat et à la maintenance. C'est là qu'interviennent les systèmes de gestion de documents open source. Ce logiciel Web à faible coût (parfois gratuit) est largement disponible et constitue une excellente réponse pour la majorité des processus de l'entreprise.
Meilleurs systèmes de gestion de documents open source
#1. OpenDocMan
OpenDocMan a été conçu pour répondre aux critères de gestion de documents de la norme ISO 17025 et est largement considéré comme l'un des meilleurs systèmes de gestion de documents open source disponibles. Il est utilisé pour la gestion de documents par un nombre croissant d'entreprises du Fortune 500, de petites entreprises, d'établissements d'enseignement, d'agences gouvernementales et de particuliers. Il est également accessible en dix langues différentes.
OpenManDoc est totalement adaptable à vos besoins, prenant en charge un large éventail de systèmes d'exploitation et de types de fichiers (y compris Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista et Windows 7). Il offre un accès depuis n'importe quel emplacement et une fonctionnalité de sauvegarde Web simple en tant que solution entièrement basée sur le Web.
#2. En plein air
Ce programme déconstruit Alfresco Enterprise Edition (logiciel de gestion de contenu et de fichiers) pour les entreprises qui peuvent s'auto-soutenir et qui souhaitent explorer et adapter les avancées à leurs propres besoins. Alfresco Community Edition est flexible pour les développeurs qui souhaitent travailler avec les dernières fonctionnalités d'Alfresco dans des contextes non critiques, car il est gratuit et facilement disponible. Il s'agit du meilleur référentiel de documents open source pour créer de nouvelles fonctionnalités pour votre entreprise.
Alfresco comprend des éléments utilisateur et de flux de travail sophistiqués avec des fonctionnalités d'accès facile qui permettent une collaboration sur site et à distance via des applications mobiles et un accès hors ligne. Il comprend également un ensemble complet de fonctionnalités de collaboration telles que les sites d'équipe, les listes de tâches et le suivi des versions.
#3. Édition communautaire de LogicalDoc
Il s'agit de la version gratuite et open source de gestion de documents du logiciel LogicalDOC, qui est prise en charge par les développeurs, similaire au logiciel Alfresco mentionné ci-dessus. L'édition communautaire de LogicalDoc est une version open source qui n'a pas toutes les capacités des éditions commerciales payantes, mais elle inclut de nombreuses fonctionnalités de base nécessaires pour tirer le meilleur parti du logiciel.
LogicalDoc Community Edition dispose d'une interface de bureau multilingue et de fonctionnalités conviviales, notamment l'indexation multilingue en texte intégral, le contrôle complet des versions, la gestion des tâches, l'importation à partir de fichiers zip et la recherche de documents pour vous aider à garder le contrôle de vos documents.
#4. Kimios
Kimios cherche à optimiser le travail documentaire comme alternative aux grands systèmes de gestion d'entreprise encombrants. Il y parvient principalement en rationalisant plusieurs tâches pour une utilisation quotidienne plus facile.
La fonctionnalité de recherche est un domaine où elle a atteint cette facilité d'utilisation. C'est un aspect important de ce magasin de documents open source. Le contenu et les métadonnées de chaque document sont indexés, de sorte qu'il peut être trouvé à l'aide de requêtes de recherche en texte intégral ou booléennes. Kimios développe un puissant moteur de recherche de documents en combinant de nombreux paramètres de recherche.
#5. Édition communautaire OpenKM
Le dernier sur notre liste des meilleurs systèmes de gestion de documents open source pour votre organisation est OpenKM Community Edition. Il s'agit d'une excellente option gratuite pour les dépôts minuscules et les données non critiques.
Malgré son statut gratuit, OpenKM Community Edition est adaptable à la majorité des situations de travail. Il est compatible avec une large gamme de systèmes d'exploitation et de bases de données (y compris Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora et autres) (HSQL, H2 et MySQL).
Microsoft dispose-t-il d'un système de gestion de documents ?
Oui, Microsoft dispose de divers systèmes de gestion de documents tels que Microsoft Dynamics et SharePoint.
Quelles sont les trois fonctions d'un système de gestion de documents ?
Les trois principales fonctions d'un système de gestion de documents sont de capturer, stocker et distribuer des documents.
Quel est le meilleur logiciel de contrôle de documents ?
Les cinq meilleurs logiciels de contrôle de documents comprennent :
- M-Files
- Modèle
- eFileCabinet
- Contrôle principal
- signer maintenant
Microsoft dispose-t-il d'un système de gestion de documents ?
C'est vrai. Pour la gestion des documents, Microsoft Office 365 propose un certain nombre d'options logicielles, telles que SharePoint, Microsoft Dynamics et OneDrive. Selon les demandes de chaque organisation, n'importe laquelle des options susmentionnées peut être utilisée.
Quelle est la différence entre CMS et DMS ?
DMS : conserve des données structurées et s'occupe principalement des documents au sens conventionnel, y compris Word, PDF, PowerPoint, Excel, etc. Le contenu Web (fichiers HTML, PDF) et les actifs numériques (images, fichiers audio et vidéo) sont des exemples de données structurées pouvant être gérées par un système de gestion de contenu.
Quelles sont les étapes du système de gestion documentaire ?
Le cycle de vie d'un document comprend sa création, son stockage, sa classification, le balisage des métadonnées, sa distribution ou son partage, sa réutilisation, sa révision et ses rapports, son archivage et sa destruction éventuelle.
Quels sont les sept critères d'une documentation de haute qualité ?
Il est de la responsabilité du fournisseur de s'assurer que les notes qu'il prend sont lisibles, fiables, exactes, complètes, cohérentes, claires et opportunes.
En conclusion,
Les systèmes de gestion de documents vous aident à stocker et à gérer efficacement vos documents. Nous vous avons donné une liste des meilleurs systèmes de gestion de documents électroniques et open source que vous pouvez utiliser. Cependant, nous vous conseillons de faire des recherches approfondies avant de faire votre choix.
FAQ sur les systèmes de gestion de documents
Quels sont les composants d'un système de gestion de documents ?
La capture, le stockage, les métadonnées, la gestion des versions, la sécurité, l'indexation et la récupération des documents sont tous des composants importants d'un système de gestion de documents.
Quelle est la différence entre la gestion des documents et le contrôle des documents ?
La gestion des documents est le processus de stockage, d'échange et de gestion des documents afin d'augmenter l'efficacité de vos opérations. Cependant, le contrôle des documents concerne la gestion du flux d'informations et de données au sein de votre organisation.
Pourquoi la gestion du contrôle des documents est-elle importante ?
La gestion des documents aide une organisation à garantir que seuls les documents approuvés et actuels sont utilisés dans toute l'organisation, évitant ainsi l'utilisation involontaire de processus ou de procédures obsolètes.
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