Afin de s'assurer que les organisations se conforment aux exigences légales et réglementaires, certains organismes - l'OCC, la FDIC et le CFPB - ont mis au point des systèmes que nous connaissons maintenant sous le nom de systèmes de gestion de la conformité. Ces systèmes sont constitués de documents et d'outils intégrés qui aident les organisations à répondre à leurs exigences. Nous les détaillerons dans ce chapitre.
Quels sont les systèmes de gestion de la conformité ?
Les systèmes de gestion de la conformité (CMS), qui permettent aux organisations de se conformer plus facilement aux exigences légales et réglementaires, consistent en un système intégré de documents, processus, outils, contrôles internes et fonctions. Parce qu'il favorise la conformité légale, un CMS réduit également les dommages causés aux consommateurs.
En outre, un CMS aide les organisations à mieux gérer les risques en veillant à ce que les politiques et les procédures respectent les lois et les exigences réglementaires pertinentes. Cela facilite également la gestion de la formation, de la communication et du suivi des employés.
Une organisation peut identifier, comprendre et exécuter ses obligations de conformité à l'aide d'un CMS. Plus précisément, un CMS aide à s'assurer que les employés sont conscients de leurs obligations et que les procédures commerciales tiennent compte des exigences de conformité.
De plus, une organisation peut utiliser un CMS pour évaluer son fonctionnement. Les systèmes de gestion de la conformité comprennent :
- MoneasyISO
- casier de conformité
- Compucal
- Donesafe
- paradigme 3
- Voûte Bloomberg
Qu'est-ce que la gestion de la conformité ?
Le terme « gestion de la conformité » fait référence aux systèmes commerciaux qui centralisent, consolident, automatisent et rationalisent les processus, les fichiers et les communications liés au respect par une organisation des normes gouvernementales et professionnelles, ainsi que des lois et réglementations nécessaires dans son secteur.
De plus, il est nécessaire de mettre en place une gestion de la conformité pour éviter que votre entreprise ne paie des amendes coûteuses.
Système de gestion de la conformité FDIC
En utilisant un système de gestion FDIC, une banque peut s'assurer que les employés sont conscients de leur rôle dans la conformité des consommateurs. Cela signifie que ces rôles sont intégrés dans les processus et mis en œuvre et que des mesures correctives sont prises si nécessaire.
Qu'est-ce que la FDIC et que font-ils ?
La Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) et la National Credit Union Administration réglementent les systèmes de gestion de la conformité dans les organisations. Mais ils supervisent et assurent également les coopératives de crédit qui fournissent une assurance-dépôts aux déposants dans les institutions de dépôt américaines.
Cependant, la FDIC prévoit que la direction et le conseil d'administration d'une banque utiliseront un système de gestion de la conformité (CMS) adapté à sa stratégie commerciale pour gérer le risque de conformité. Par conséquent, il doit être adapté à l'étendue et à la complexité des marchés, des biens et des services de l'entreprise. La FDIC évalue également le risque du système de gestion de la conformité.
Le risque de conformité est la possibilité d'enfreindre l'une des règles et lois régissant les opérations des coopératives de crédit. Ils comprennent également ceux relatifs aux lois fédérales sur la protection financière des consommateurs et au système de gestion de la conformité de la FDIC. Il tente d'évaluer dans quelle mesure une banque gère le risque de violation de la conformité en vertu de diverses lois, telles que la loi sur le secret bancaire et la loi SAFE.
La base du système d'évaluation de la gestion de la conformité des consommateurs de la FFIEC sert de base à la stratégie CMS utilisée par la FDIC. Par conséquent, le système de gestion de la conformité FDIC se compose de deux composants :
- Surveillance du conseil d'administration et de la direction
- Programme de conformité des consommateurs
Surveillance du conseil d'administration et de la direction
Selon la FDIC, les décisions du conseil d'administration et de la direction déterminent si un système de gestion de la conformité réussit ou échoue. La direction et le conseil doivent :
#1. Embaucher un agent de conformité
La FDIC conseille au conseil d'administration de nommer un responsable de la conformité comme première action lors de l'établissement d'un programme de système de gestion de la conformité. Cette personne peut travailler à temps plein ou à temps partiel, être partagée avec une autre organisation ou être externalisée.
Cette personne doit comprendre toutes les lois et réglementations pertinentes en matière de consommation ainsi que le fonctionnement de la banque. Il/elle est en charge de
- Créer des politiques et des procédures de conformité,
- Sensibiliser la direction et le personnel aux lois et réglementations en matière de protection des consommateurs
- Examen des politiques et des procédures de conformité.
- Identifier les problèmes émergents ou les passifs potentiels
- coordonner le traitement des réclamations des consommateurs
- Informer le conseil d'administration des activités de conformité et des résultats d'audit/d'examen
- Tout en s'assurant de prendre des mesures correctives rapidement et que les résultats ne se reproduisent pas.
Cependant, il doit recevoir la formation, le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien son travail. Le conseil d'administration et la direction ont toujours des responsabilités en matière de conformité, même en présence d'un responsable de la conformité. De plus, le conseil d'administration et la direction sont toujours responsables en dernier ressort de la conformité, même si le responsable de la conformité a le pouvoir de le faire.
#2. Afficher la direction.
Le conseil d'administration et la direction doivent discuter de la conformité lors de leurs réunions et faire clairement comprendre aux employés et aux prestataires de services externes (fournisseurs) que la conformité est une priorité absolue et fait partie intégrante des opérations quotidiennes. En d'autres termes, une culture de la conformité est essentielle.
#3. Mettre en œuvre les déclarations de politique.
Celles-ci décrivent la philosophie de la banque et servent de lignes directrices pour les différentes étapes du processus.
#4. Investir des ressources pour assurer la conformité
La complexité des opérations de la banque doit leur convenir.
#5. Gardez un œil sur les étrangers.
car la conformité des partenaires et fournisseurs externes relève de la responsabilité du conseil d'administration et de la direction. L'évaluation des risques, la diligence raisonnable, la structuration et l'examen des contrats et la surveillance adéquate des activités des tiers devraient tous faire partie du processus de gestion des risques de conformité.
Système de gestion de la conformité CFPB
Lorsque vous recherchez votre système de gestion de la conformité pour le CFPB, vous devez vous assurer que les outils disponibles répondent aux normes, actuelles et futures, et aider votre équipe à surveiller et à gérer les pratiques réelles.
Qu'est-ce que le CFPB et que font-ils ?
Le Consumer Finance Protection Bureau (CFPB) est l'une des principales organisations gouvernementales qui émettent des systèmes de gestion de la conformité dans une organisation. De plus, sa création est exclusive pour protéger les consommateurs. Il s'agit d'une agence du gouvernement des États-Unis chargée de la protection des consommateurs dans le secteur financier.
Selon le CFPB, une institution doit disposer d'un système de gestion de la conformité intégré à son cadre. Cependant, pour continuer à être conforme, le système doit respecter certaines exigences.
Le système CMS que vous choisissez ne doit pas seulement rationaliser le processus de maintien de la conformité aux normes en vigueur ou simplement aux réglementations fédérales. Mais cela devrait également vous donner la tranquillité d'esprit qu'il est capable de faire face à des scénarios futurs et peut synthétiser la myriade de réglementations fédérales, étatiques et locales dans un ensemble de règles qui garantit votre adhésion.
Le CFPB recherche dans votre système de gestion de la conformité :
#1. Politiques, procédures et pratiques
Il y a des exigences qui doivent être respectées afin de maintenir un système de gestion de la conformité. De plus, vous devez confirmer que vos politiques sont conformes aux règles mandatées par le CFPB. En interne, vous devez être conscient de ces indicateurs. Cependant, vous devez également vérifier auprès de votre fournisseur de CMS pour vous assurer qu'il le met régulièrement à jour pour toutes les facettes de votre secteur, en plus de vous assurer que la conformité est actuellement prise en compte.
Vos politiques doivent correspondre aux techniques que vous employez. Afin d'identifier rapidement les erreurs ou les problèmes et de les résoudre, les procédures que vous créez doivent être obligatoires et enregistrées. Enfin, l'opérationnalisation de votre approche de conformité garantira que vos actions réelles s'alignent sur les politiques et procédures établies.
Par exemple, la mise en œuvre d'un processus manuel qui ne vérifie qu'un pourcentage particulier d'appareils ou le fait de s'appuyer sur la sécurité par mot de passe pour qu'elle soit aléatoire sont des approches inférieures. Si vous ne vérifiiez pas chaque machine séparément, votre organisation ne pourrait pas être garantie que les chiffres résisteraient à un audit.
Lisez aussi : Compliance Officer : Est-ce que Compliance Officer est un bon travail (+ Guide détaillé)
#2. Surveillance du conseil d'administration et de la direction
Sous la surveillance de la direction du conseil, la principale préoccupation est la création et la gestion d'un système de conformité avec le CFPB. Cela comprend la création d'une fonctionnalité de conformité, l'approbation des politiques de conformité, la sélection des responsables de la conformité et l'examen de routine du statut de conformité de l'entreprise.
#3. Programme de conformité
Le programme de conformité doit être un programme formel et écrit. Cela comprend des politiques et des procédures écrites détaillées. Les procédures doivent être organisées dans une structure flexible afin que des révisions puissent être faites si nécessaire. Cela permet également aux entreprises de mettre à jour et de réviser leurs politiques à mesure que les risques évoluent ou si de nouvelles données sont identifiées pour signaler les risques.
#4. Entraînement
La formation comprend des instructions régulières, spécifiques et complètes pour tous les dirigeants et administrateurs. Les initiatives de formation doivent aborder tous les aspects des lois de protection financière.
#5. Réponse aux plaintes des consommateurs
Une procédure de traitement des réclamations clients est nécessaire. Par exemple, la manière dont les plaintes sont signalées, dont elles sont traitées et dont les informations obtenues à partir des plaintes sont intégrées dans les révisions et la surveillance du programme de conformité doivent toutes être mandatées par cette procédure.
#6. Vérification de la conformité
Les contrôles internes de votre système doivent être bien organisés et axés sur les risques. Ces garanties doivent permettre une observation interne continue, des tests impartiaux et des audits de conformité. Pour vous assurer que les problèmes de conformité sont reconnus en interne et résolus rapidement, vous devez également avoir une surveillance, un enregistrement de tous les résultats et la possibilité de partager ces rapports avec la direction et le conseil d'administration.
Votre audit de conformité est un outil pour aider à créer de manière proactive de meilleurs processus lorsque les données révèlent un domaine qui doit être amélioré, en plus de vous aider à conserver de bons enregistrements, ce qui est une grande partie de ce dont il s'agit.
#sept. Tenue et examen des dossiers
La composante complexe de tenue de registres du processus. Des enregistrements précis sont cruciaux pour la conformité car ils démontrent l'engagement de l'organisation à suivre les règles et à prendre toutes les mesures nécessaires pour évaluer et renforcer son engagement envers les clients.
La documentation servira de preuve de conformité aux procédures si vous faites l'objet d'un audit. En plus de fournir des enregistrements écrits de toutes les politiques pour démontrer la conformité, cela démontre les efforts que votre entreprise a déployés pour maintenir et surveiller les politiques que vous avez développées.
Que se passe-t-il lorsque vous ne vous conformez pas ?
En ce qui concerne le processus d'amende, le CFPB a beaucoup de pouvoir discrétionnaire, il peut donc être difficile pour les entreprises de prévoir le type d'amendes ou de sanctions auxquelles elles pourraient être confrontées. Le CFPB pourrait imposer une amende pour chaque jour de non-conformité. Cependant, les coûts peuvent s'accumuler rapidement et les amendes elles-mêmes peuvent être astronomiques.
Système de gestion de la conformité OCC
Le Bureau du Contrôleur de la Monnaie (OCC) est un bureau indépendant du département américain du Trésor.
Un système de gestion de la conformité (CMS), selon l'Office of the Comptroller of the Currency (OCC), est "l'approche par laquelle une banque gère le risque de conformité des consommateurs, soutient la conformité aux lois et réglementations relatives à la protection des consommateurs et prévient les dommages aux consommateurs". .”
La gestion du risque de conformité n'est qu'une des fonctions d'un CMS. Selon l'OCC, un système de gestion de la conformité traite également le risque de réputation, le risque stratégique et le risque opérationnel. Les risques étant interconnectés, il souligne également que cette liste n'est pas exhaustive. En savoir plus sur le logiciel OCC.
De quoi un CCO a-t-il besoin dans un système de gestion de la conformité ?
L'OCC exige que chaque banque qu'elle supervise "développe et maintienne un système de gestion de la conformité efficace qui soit adapté à la taille, à la complexité et au profil de risque de ses opérations".
Cela comprend 3 composants clés :
- Surveillance du conseil d'administration et de la direction
- Un programme de conformité
- Violation de la loi et préjudice aux consommateurs
Surveillance du conseil d'administration et de la direction
Le conseil d'administration et la direction doivent comprendre l'importance de la conformité et les conséquences potentielles d'un manquement aux attentes réglementaires. Quatre domaines clés à aborder comprennent :
# 1. Supervision et engagement envers le CMS de la banque.
L'OCC souhaite un financement adéquat pour la conformité (y compris le contrôle des fournisseurs externes) ainsi qu'un personnel compétent responsable du système de gestion de la conformité.
La responsabilité du conseil est de promouvoir la conformité, de surveiller l'utilisation du CMS par la direction et de tenir la direction responsable. Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration doivent également montrer que les données relatives à la conformité ont été examinées.
Ils font tous partie des responsabilités quotidiennes de la direction pour le système de gestion de la conformité selon l'OCC : par exemple,
- Suivi de la gestion des risques tiers
- la gestion du changement
- gestion des risques de conformité,
- identifier et corriger les défauts.
Il devrait définir des rôles de conformité clairs et désigner des comités pour superviser la conformité. En outre, cela pourrait impliquer la nomination d'un responsable de la conformité qui possède les compétences, le pouvoir, les ressources et l'indépendance nécessaires pour gérer efficacement la conformité.
Il est important de fournir au responsable de la conformité et au personnel de la banque des possibilités de formation. D'autre part, l'OCC met un accent particulier sur la gestion des risques de tiers et souligne que les banques sont chargées de s'assurer que les entrepreneurs agissant en leur nom respectent toutes les lois, règles et politiques pertinentes. Selon l'agence, il devrait contenir les éléments suivants, citant les directives de gestion des risques de tiers de l'OCC :
- vigilance et suivi de la conformité
- suivi des contrôles internes,
- les politiques liées à la conformité,
- Formation
#2. Processus efficaces de gestion du changement
Les banques doivent mettre en place des procédures pour localiser, évaluer et mettre en œuvre les nouvelles lois sur la protection des consommateurs. Lors de l'introduction de nouveaux biens ou services ou de la modification de produits actuels, il convient de tenir compte de la conformité. Par exemple:
Comprendre, identifier et gérer les risques résultant des activités, des biens ou des services de la banque.
Le risque doit être identifié, mesuré, surveillé et géré en permanence.
évaluation des risques potentiels.
Pour réduire les risques actuels et futurs, les banques doivent procéder à des évaluations des risques en utilisant à la fois des données quantitatives et qualitatives. Il devrait couvrir tous les secteurs d'activité, de biens et de services. Alors que les institutions plus complexes peuvent combiner les résultats de plusieurs évaluations pour une vue au niveau de l'entreprise, les institutions moins complexes peuvent ne mener qu'une seule évaluation des risques de routine.
Cependant, la direction doit identifier elle-même les problèmes et prendre des mesures rapides pour les résoudre.
#3. Identification des problèmes.
La direction doit reconnaître les problèmes et agir rapidement. Des procédures de suivi, d'escalade et de résolution des problèmes doivent exister. Il est important d'identifier les causes sous-jacentes des problèmes, notamment s'ils sont systémiques ou ponctuels, et s'ils sont liés à un produit, un service ou un secteur d'activité spécifique.
Lorsqu'il y a des problèmes, le conseil doit être tenu au courant et tenu responsable de tout correctif ou problème systémique nécessaire. Le conseil doit également être informé des problèmes importants et des plans de résolution, et il doit tenir la direction responsable de la résolution des problèmes et de la validation des actions correctives.
Pourquoi un système de gestion de la conformité est-il important ?
Alors que le monde devient de plus en plus dépendant de la technologie, les normes de l'industrie et les exigences légales se resserrent. Étant donné que la non-conformité peut entraîner des amendes, des failles de sécurité et nuire à la réputation de votre entreprise, la gestion de la conformité est cruciale.
Les systèmes de gestion complète de la conformité (CMS) garantissent que votre entreprise reste en conformité avec les réglementations les plus récentes et aident à prévenir les interruptions d'activité.
Quels sont les 7 éléments de conformité ?
- Mettre en œuvre des politiques et des procédures écrites
- Désigner un responsable de la conformité et un comité de conformité
- Mener une formation et une éducation efficaces
- Développer des lignes de communication efficaces
- Réaliser un contrôle et un audit interne
- Faire respecter les normes grâce à des lignes directrices disciplinaires largement diffusées
- Répondre rapidement aux problèmes détectés et prendre des mesures correctives
Comment implémenter un système de gestion de la conformité ?
- Établir et adopter des politiques, des procédures et des normes de conduite écrites.
- Créer une supervision du programme.
- Offrir une formation et une éducation à la conformité.
- Établir une communication bidirectionnelle à tous les niveaux.
- Mettre en place un système de suivi et d'audit.
- Appliquer une discipline cohérente
Quelle est la fonction de la gestion de la conformité ?
La gestion de la conformité est le processus continu de surveillance et d'évaluation des systèmes organisationnels pour s'assurer qu'ils respectent les normes de sécurité, les lois en vigueur et les autres normes du secteur.
Qui est responsable de la gestion de la conformité ?
Dans une organisation, le respect des lois et des réglementations relève en dernier ressort du conseil d'administration.
Quels sont les exemples de contrôles de conformité ?
- Normes et politiques publiées.
- Procédures documentées.
- Formation.
- Surveillance.
- Audit interne.
Que sont les outils de conformité ?
Les outils de conformité sont des produits logiciels qui automatisent ou simplifient les processus et les procédures que les entreprises doivent mettre en œuvre pour se conformer aux normes de l'industrie telles que les exigences légales, de sécurité et réglementaires.
Quelles sont les trois phases de la gestion de la conformité ?
Les trois étapes de ce processus comprennent :
- Énumérez et identifiez les risques pour votre organisation.
- Contrôles et audits de conformité réguliers.
- Lignes directrices pour la mise en œuvre du SOD.
Conclusion
Les systèmes de gestion de la conformité agissent comme une plaque tournante pour le stockage, la gestion et le partage de toutes les données entre les parties prenantes. Les organisations ont le pouvoir de contrôler et de limiter l'accès des employés aux données, en veillant à ce que seules les personnes autorisées au sein de l'organisation aient accès aux informations qui leur sont destinées.
FAQ
Qu'est-ce que l'évaluation des risques
Pour déterminer la probabilité de perte d'un actif, d'un prêt ou d'un investissement, l'évaluation des risques est un terme général utilisé dans un large éventail d'industries. Trouver le ou les processus les plus efficaces pour atténuer les risques et évaluer la valeur d'un investissement particulier dépendent tous deux de l'évaluation des risques. Identifier et analyser les événements potentiels qui pourraient affecter négativement les personnes, les biens et/ou l'environnement ; et la prise de décisions sont tous combinés dans une évaluation des risques, au sens large.
qu'est-ce que la conformité des consommateurs
La conformité des consommateurs concerne principalement l'application et le respect des lois et réglementations en matière de protection des consommateurs. La FDIC encourage le respect des lois fédérales sur la protection des consommateurs, des lois et réglementations sur les prêts équitables et de la loi sur le réinvestissement communautaire par le biais d'activités de surveillance et de programmes de sensibilisation.
qu'est-ce que les audits de conformité
Une évaluation de la conformité d'une entreprise à la loi se fait par le biais d'un audit de conformité CA. Les politiques, les procédures, les processus, les fichiers et la documentation d'une organisation sont examinés dans le cadre d'un audit de conformité pour voir s'ils sont conformes aux règles actuellement en vigueur pour cette industrie.
Bibliographie
- Logiciel OCC
- Salesforce
- Ucsf
- Cible technologique
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