Pour gérer une entreprise prospère, il est essentiel de suivre les heures de travail de vos employés. Pour cette raison, la plupart des entreprises utilisent un système de pointage. Grâce à une carte de pointage en ligne, ces systèmes surveillent les heures de travail de vos employés. Une fois que vous avez déterminé quelle application de pointage à l’arrivée et au départ répond le mieux aux exigences de votre entreprise, il n’est pas trop difficile de rationaliser les processus liés à la présence. Cependant, vous ne savez peut-être pas quoi prendre en compte lors du choix d’une application. Cet article est un guide de tout ce que vous devez savoir sur le pointage au travail. Explorez l'assistant d'horloge pour découvrez des solutions pour le suivi du temps des employés, optimisant la gestion de vos effectifs et assurant un suivi précis des heures de travail
Horloge au travail
Sur la base des heures d'arrivée et de départ des employés, un système d'arrivée et de départ garde une trace du nombre d'heures travaillées par chaque employé. Après cela, des feuilles de temps sont créées en utilisant ces heures pour le traitement de la paie par les employeurs. Pour suivre les heures de travail de leurs employés, de nombreuses entreprises utilisent des systèmes de pointage.
Le système de gestion du temps et des présences est utilisé par les employés pour pointer les entrées et les sorties au début et à la fin de chaque journée de travail, respectivement.
Quels sont les différents types de systèmes de pointage ?
#1. Horloges de base
L'utilisation d'un stylo et d'une feuille de papier pour remplir un formulaire ou l'utilisation de cartes perforées ou d'horloges à main sont des exemples d'appareils de base pour mesurer l'heure.
#2. Systèmes logiciels
automatiser les procédures d'arrivée et de départ avec un logiciel de suivi du temps. Un système de pointage numérique ou un appareil comme un porte-clés sera utilisé par les employés.
#3. Biométrie
en utilisant un scanner qui lit votre visage, vos empreintes digitales ou votre rétine pour pointer.
#4. Applications d'horloge
Les applications pour les horodateurs des employés ressemblent à des choix de logiciels. Cependant, pour un suivi du temps en temps réel, ils sont installés directement sur les smartphones des collaborateurs.
Meilleures pratiques pour le pointage d'entrée et de sortie
#1. Créer une politique claire
La mise en place d'un ensemble de règles claires pour le pointage d'entrée et de sortie est cruciale. Pour éviter toute confusion ou possibilité d'incompréhension, une fois celles-ci établies, vos employés doivent en être clairement expliqués.
#2. Offrir des incitatifs
La méthode la plus efficace pour encourager votre personnel à suivre les règles consiste souvent à offrir des incitations. À la fin du mois, vous pourriez offrir une petite incitation au travailleur qui se souvient constamment de pointer à l'entrée et à la sortie.
#3. Faites-en un processus simple
Vos employés peuvent pointer facilement à l'arrivée et au départ grâce à un logiciel de pointage. Vous pouvez simplifier le pointage de vos employés et les inciter à oublier de pointer en mettant en œuvre un logiciel simple à utiliser.
#4. Offrir une formation
En particulier lors de l'utilisation d'un système numérique, tous les employés ne peuvent pas s'habituer rapidement à pointer leurs entrées et leurs sorties. Votre main-d'œuvre trouvera cela beaucoup plus simple si vous offrez une formation approfondie et fréquente au début de l'emploi.
#5. Prendre des mesures disciplinaires
Prendre des mesures disciplinaires peut être nécessaire si vous avez mis en œuvre les autres procédures mais que les employés ne pointent toujours pas correctement. Un avertissement verbal peut être donné en premier, et si le problème persiste, des mesures plus sérieuses peuvent être prises. Il est crucial de se rappeler que cela ne doit être fait que dans des cas extrêmes.
Horloge dans l'application Work
Un programme électronique qui suit les heures de travail de vos employés s'appelle une application de pointage. Grâce à l'application, les membres de votre personnel peuvent facilement pointer à l'arrivée et au départ, et l'application conserve un enregistrement numérique de ces entrées de temps.
Avantages de l'utilisation d'une application de pointage
# 1. Il protège contre le vol de temps sur le lieu de travail.
Les feuilles de temps papier et les cartes de temps conventionnelles simplifient le gonflement des heures des employés et le vol de temps, ce qui peut entraîner des pertes financières pour votre entreprise.
#2. Commodité.
Les feuilles de temps sur papier ne sont pas pratiques. Vos employés perdent du temps à les remplir et vous perdez du temps à les traiter et à les saisir dans votre logiciel de paie. Le processus est simplifié par un logiciel de pointage ; vos employés peuvent facilement pointer à l'aide d'une application de bureau ou mobile, et vous aurez un accès en temps réel à leurs entrées de temps plutôt que d'avoir à traiter manuellement leurs feuilles de temps.
# 3. Caractéristiques supplémentaires
De nombreuses applications de pointage offrent une pléthore de fonctionnalités supplémentaires, telles qu'un logiciel de présence, en plus de suivre les arrivées et les sorties de vos employés. Cela simplifie le suivi de l'assiduité et la résolution de tout problème d'assiduité des employés. Il prend également en charge des fonctionnalités telles que le suivi GPS, qui peuvent aider à garantir que vos employés se trouvent sur les bons chantiers et aux moments appropriés, vous permettant de gérer votre entreprise.
Voici quelques-unes des meilleures applications d'horodateur gratuites que vous devriez consulter pour votre petite entreprise.
#1. Horloger
Clockify, une application d'horloge gratuite, comprend un kiosque d'horloge comme l'une de ses nombreuses fonctionnalités. C'est excellent pour suivre l'assiduité des employés, les pauses et les vacances, en plus de permettre aux utilisateurs de pointer à l'aide de n'importe quel appareil qu'ils trouvent pratique.
Votre équipe peut utiliser la minuterie pour pointer à l'aide de Clockify à partir d'un navigateur Web ou d'un appareil mobile. Un kiosque d'horloge gratuit que votre équipe peut utiliser pour pointer son entrée et sa sortie avec son code PIN unique est une autre fonctionnalité pratique que Clockify offre en plus de la minuterie. Tout ce que vous avez à faire est de donner un nom à votre kiosque, d'inclure les membres de votre équipe et de créer un code PIN que tout le monde peut utiliser pour pointer chaque fois qu'il commence à travailler.
Cela permettra à chacun de signaler le début de son quart de travail à l'aide de son appareil ou de celui qui a été laissé à l'entrée pour les travailleurs sur place. Il y aura un point vert à côté du nom de chaque employé sur la liste du kiosque dès qu'il pointera.
#dix. TimeCamp
Le pointage d'entrée et de sortie automatisé est un service fourni par TimeCamp, mais uniquement avec l'aide d'un outil de suivi du temps. Le suivi du temps surveille l'activité de l'ordinateur et passe en mode veille dès qu'il cesse.
Gardez à l'esprit, cependant, que TimeCamp ne fournit pas de solution de kiosque d'horloge, donc si vous choisissez d'utiliser cette application d'horloge, votre équipe devra se connecter et démarrer et arrêter manuellement le chronomètre chaque fois qu'elle veut pointer. et dehors. Il existe quatre niveaux de prix différents pour TimeCamp : Solo (gratuit), Basic (5.25 $ par utilisateur et par mois), Pro (7.50 $ par utilisateur et par mois) et Enterprise (à partir de 450 $ par mois).
#dix. Base d'accueil
De plus, l'application Homebase fournit des outils pour l'embauche et l'intégration de nouveaux membres d'équipe, la planification des employés et une application de messagerie intégrée pour une meilleure communication quotidienne avec votre équipe. Homebase, comme Clockify, met son forfait gratuit à la disposition d'un nombre infini d'utilisateurs.
Le coût d'un plan mis à niveau ira de 14 $ à 70 $ par mois, cependant, si vous souhaitez ajouter plus de fonctionnalités à l'application (telles que la gestion des performances, le travail à distance et sur le terrain ou les capacités RH).
#4. Assistant Horodateur
Time Clock Wizard est une application de suivi du temps différente qui fournit une version de base gratuite et des frais supplémentaires chaque mois pour accéder à plusieurs fonctionnalités avancées (telles que la gestion des tâches, la planification des employés et la fonctionnalité de paie).
La version de base gratuite de Time Clock Wizard propose des fonctionnalités avancées disponibles sur des forfaits qui coûtent entre 14.95 $ et 99.95 $ par mois.
#5. Coup de poing de copain
est un programme de chronométrage basé sur le Web. Vous pouvez entièrement personnaliser l'interface. Vous pouvez intégrer le Buddy Punch avec la majorité des produits de gestion de la paie. Un essai gratuit de 30 jours est disponible auprès de Buddy Punch. Il existe deux niveaux de tarification différents : Time & Attendance (25 $/mois) et Time & Attendance + Scheduling (35 $/mois).
Politique de pointage d'entrée et de sortie
Garder une trace de votre heure de départ du travail est connu sous le nom de pointage. Il est souvent crucial d'informer un employeur lorsque votre quart de travail est terminé et que vous avez quitté votre emploi. Les employeurs doivent cependant mettre en place un système pour suivre les heures de travail de leurs travailleurs. En conséquence, la plupart des entreprises ont des politiques uniques. Les lignes directrices qu'ils utilisent peuvent couvrir des choses comme :
- L'heure à laquelle un travailleur peut entrer ou sortir.
- Comment ils arrivent ou sortent.
- Comment ils indiquent les pauses en utilisant le système de pointage
Importance de pointer les entrées et les sorties au travail
#1. Précision et responsabilité accrues
Lorsque le suivi du temps est en place, il est beaucoup plus difficile pour les employés de déclarer leurs heures travaillées de manière incorrecte. Pour cette raison, les employeurs peuvent être sûrs qu'ils paient le personnel pour la durée appropriée et qu'ils peuvent gérer correctement les heures supplémentaires.
#2. Paie simplifiée
Les entreprises peuvent automatiser leur processus de paie, le rendant plus facile et moins sujet aux erreurs, en mettant en place un suivi précis du temps.
#3. Productivité améliorée
Les employés sont susceptibles de travailler plus dur et d'être plus productifs lorsqu'ils sont conscients que leur employeur surveille de près leur temps. C'est parce qu'ils sont conscients que tout temps perdu nuira à leur rémunération.
#4. Flexibilité accrue pour les employés
Les employés peuvent avoir une certaine flexibilité avec les procédures d'arrivée et de départ. Un employé peut pointer plus tôt sans se soucier de perdre son salaire, par exemple s'il doit quitter le bureau plus tôt un jour.
Quand devriez-vous pointer au travail ?
Les employés sont tenus de se présenter au travail avant le début de leur quart de travail prévu.
Pourquoi dois-je pointer à l'arrivée et à la sortie au travail ?
À l'aide de cette procédure, les entreprises peuvent suivre les heures de travail des employés, s'assurer que la paie est exacte, vérifier les problèmes tels que les heures supplémentaires persistantes ou l'absentéisme élevé, etc.
Puis-je pointer tôt au travail ?
Pour quelque raison que ce soit, vous devez d'abord obtenir le consentement. L'heure à laquelle commence votre journée de travail est fixée par votre patron.
Suis-je payé si j'arrive tôt ?
Chaque travailleur horaire est tenu par la loi de recevoir un paiement pour chaque minute travaillée. Si vous arrivez tôt, vos revenus augmenteront, mais votre employeur paiera un prix plus élevé. De plus, si vous arrivez toujours tôt au travail, cela peut entraîner une rémunération supplémentaire des heures supplémentaires, ce qui serait coûteux pour votre employeur et pourrait soulever des questions.
Que se passe-t-il si vous ne pointez pas au travail ?
Les employeurs pourraient choisir de mettre en œuvre des mesures disciplinaires. Selon la gravité de l'infraction, cela peut entraîner un avertissement oral, un avertissement formel ou écrit, une suspension, voire un congédiement.
Perte de salaire : les employeurs peuvent soustraire le temps pendant lequel l'employé n'a pas travaillé de son salaire. En conséquence, votre salaire pourrait diminuer.
Comment fonctionne un système de pointage ?
Le dispositif de pointage relie un employé à eux en identifiant les caractéristiques distinctives d'une empreinte digitale. Lors de l'utilisation du suivi biométrique du temps, seules des caractéristiques spécifiques, et non les empreintes digitales, sont enregistrées pour protéger les données des employés.
Conclusion
Que votre entreprise utilise une horodateur ou un autre système pour suivre les heures des employés, il est essentiel de s'assurer que chacun enregistre avec précision son heure d'arrivée et de départ. Cela permet d'éviter que les employeurs ne rémunèrent les travailleurs pour le temps qu'ils n'ont pas investi.
Assurez-vous que tous les membres de votre équipe comprennent le protocole et les règles de pointage. Vous augmenterez vos chances de remplir les feuilles de temps de manière fluide et précise si tout est simple et clair.
Utilisez les meilleures pratiques, identifiez un système plus efficace pour votre entreprise et communiquez clairement avec votre personnel. Vous gérerez vos heures de travail et éviterez les problèmes de paie ou de présence.
FAQ sur l'horloge au travail
Pourquoi dois-je pointer à l'arrivée et à la sortie au travail ?
À l'aide de cette procédure, les entreprises peuvent suivre les heures de travail des employés, s'assurer que la paie est exacte, vérifier les problèmes tels que les heures supplémentaires persistantes ou l'absentéisme élevé, etc.
Quels sont les différents types de systèmes de pointage ?
- Horloges de base
- Biométrie
- Système logiciel
- Applications d'horloge
Quels sont les avantages du pointage d'arrivée et de départ au travail ?
- Meilleur système de paie
- Responsabilité accrue
- Productivité améliorée
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Bibliographie
