Les entreprises doivent constamment évoluer et s'adapter pour relever divers défis, notamment les changements technologiques, la montée de nouveaux concurrents et les modifications des lois, des réglementations ou des tendances économiques sous-jacentes. Ne pas le faire pourrait entraîner une stagnation ou, pire encore, un échec. Environ la moitié de toutes les initiatives de changement organisationnel échouent, ce qui montre à quel point il est important que les managers et les chefs d'entreprise sachent comment planifier, coordonner et mettre en œuvre le changement. Vous avez été chargé de mener une initiative de changement significative au sein de votre entreprise ? Aimeriez-vous démontrer que vous êtes capable de mener une telle initiative la prochaine fois qu'elle se présentera ? Voici un aperçu de ce qu'est la gestion du changement, des étapes clés du processus et des mesures que vous pouvez prendre pour améliorer vos compétences managériales et rendre votre rôle plus efficace.
Qu'est-ce que la gestion du changement?
La gestion du changement est le processus consistant à guider le changement organisationnel du début à la fin, y compris la planification, la mise en œuvre et la consolidation du changement. Il fait référence à la façon dont les entreprises gèrent les changements tels que la mise en œuvre de nouvelles technologies, les modifications des processus existants et le changement de hiérarchie organisationnelle. Selon le type de changement que vous effectuez, ce processus peut sembler différent.
Pourquoi la gestion du changement est-elle importante ?
La création d'un plan de gestion du changement permet aux organisations d'effectuer une transition plus fluide en période de changement. Vous pouvez imposer des changements, mais à moins que vous n'ayez un plan pour mettre en œuvre, surveiller et rendre compte du succès de ces changements, vous vous exposez à l'échec. La gestion des changements vous donne plus de contrôle sur l'ensemble du processus, qui prend généralement en charge un plan de mise en œuvre et un investissement coûteux, quel que soit le type de changement que vous souhaitez apporter.
Voici quelques-uns des différents niveaux de gestion du changement :
- Changement organisationnel ou transformationnel : Il s'agit de projets de gestion du changement à grande échelle et de portée. Ces transformations, telles que le changement de hiérarchie organisationnelle, le lancement d'un nouveau produit ou la transformation numérique, sont souvent dramatiques.
- Changement adaptatif ou graduel : Ces projets de changement ont une portée plus petite et impliquent des changements plus petits aux produits, processus, stratégies et flux de travail. La mise en œuvre de nouveaux outils logiciels, l'embauche d'un nouveau membre d'équipe pour résoudre un problème ou la mise à jour d'une politique de travail à domicile sont des exemples de projets de changement adaptatif.
- Gestion individuelle du changement : Ces projets de changement aident les individus à gérer le changement afin de progresser dans leurs rôles et/ou d'atteindre des objectifs spécifiques. Cela pourrait impliquer l'apprentissage d'une nouvelle compétence.
Toutes les initiatives de changement ne s'intégreront pas parfaitement dans l'un des niveaux de gestion du changement. Il est tout à fait possible que les niveaux se chevauchent.
Supposons que vous modifiiez votre organigramme et que vous lanciez une initiative de formation de perfectionnement pour les employés existants. Si Workday est également mis en œuvre pour rationaliser la gestion de votre capital humain, votre changement concernera les trois niveaux.
Avantages de la gestion du changement
Une gestion du changement bien pensée profite à tous les changements, petits ou grands. Sans une bonne gestion, vous rencontrerez probablement des obstacles et perdrez du temps et de l'argent parce que le changement ne vient pas naturellement chez les personnes ou les organisations. La clé de la mise en œuvre de changements durables est la gestion du changement.
Au niveau organisationnel, aborder la gestion du changement présente les avantages suivants :
- Lutte active contre l'opposition interne au changement.
- Établit des objectifs clairs pour les initiatives de changement, permettant aux entreprises de suivre les progrès.
- Développe des stratégies efficaces de mise en œuvre du changement qui peuvent être standardisées et appliquées à divers projets de changement dans l'ensemble de l'organisation.
- Tient compte et équilibre les différentes facettes du changement, y compris les personnes, les processus, la technologie, etc.
- Permet aux individus et aux employés de gérer le changement plus rapidement, ce qui leur permet d'être plus productifs.
- Permet aux organisations de trouver du ROI sur leurs projets de transformation en permettant la réussite des projets de changement.
Types de gestion du changement
Selon le changement particulier que vous naviguez, vous pouvez utiliser diverses meilleures pratiques et théories de gestion du changement. Réfléchissez à la manière dont vous pourriez aborder chacun de ces quatre types de changements :
- Changement exceptionnel : événements isolés qui modifient l'expérience d'une personne mais qui n'ont pas d'impact significatif sur de multiples aspects de sa vie. Un changement de nom, par exemple, nécessiterait des documents RH et une nouvelle adresse e-mail, mais ne changerait pas le rôle de la personne au travail.
- Changement progressif : Changements qui se produisent progressivement plutôt que brusquement, comme la mise à niveau de la technologie existante.
- Changement de pendule : Un passage soudain d'un extrême à la vue ou à l'état opposé. Par exemple, passer d'une équipe 100 % présentielle à une équipe 100 % distante.
- Changement de paradigme : Changements dans les croyances ou les valeurs qui deviennent intériorisées comme la nouvelle norme. Par exemple, réussir la transition d'un modèle synchrone à un modèle hybride implique à la fois une communication synchrone et asynchrone.
Gestion des changements de processus
Un ensemble de conditions de départ (point A) et un point final fonctionnel (point B) sont les deux composantes d'un processus de changement. Le processus intermédiaire est dynamique et se déroule par étapes. Les principales étapes du processus de gestion du changement sont résumées ci-dessous.
#1. Préparez-vous à un changement dans l'organisation
Une organisation doit être préparée à la fois logistiquement et culturellement afin de poursuivre et de mettre en œuvre le changement avec succès. Pour obtenir les meilleurs résultats commerciaux, une préparation culturelle doit avoir lieu avant de se plonger dans la logistique.
Le gestionnaire s'attache à aider les employés à reconnaître et à comprendre le besoin de changement pendant la phase de préparation. Ils augmentent la prise de conscience des différents défis ou problèmes auxquels est confrontée l'organisation qui agit comme agent de changement et provoque l'insatisfaction face au statu quo. Obtenir l'adhésion précoce des employés qui aideront à mettre en œuvre le changement peut réduire les frictions et la résistance.
#2. Développer une vision et une stratégie de changement
Lorsqu'une organisation est prête à adopter le changement, les gestionnaires doivent concevoir un plan complet et réaliste pour le mettre en œuvre.
Le plan doit inclure les informations suivantes :
- Objectifs stratégiques: Dans quelle mesure ce changement aide-t-il l'organisation à atteindre ses objectifs ?
- Indicateurs de performance clés: Comment le succès sera-t-il déterminé ? Quelles métriques doivent être déplacées ? Quel est le point de départ de l'état actuel des choses ?
- Participants et équipe du projet : Qui sera chargé de mettre en œuvre les changements ? A chaque étape critique, qui doit signer ? Qui sera en charge de la mise en œuvre ?
- Portée du projet: Quelles étapes et actions spécifiques le projet comprendra-t-il ? Qu'est-ce qui est en dehors de la portée du projet ?
Bien qu'il soit important d'avoir une approche structurée, le plan doit également tenir compte des inconnues ou des obstacles qui peuvent survenir au cours du processus de mise en œuvre et qui nécessitent de l'agilité et de la flexibilité pour être surmontés.
#3. Mettre les changements en action
Suivre les étapes décrites dans le plan pour mettre en œuvre le changement nécessaire est tout ce qui reste après sa création. Les spécificités de l'initiative détermineront si cela implique des changements dans la structure, la stratégie, les systèmes, les processus, les comportements des employés ou d'autres aspects de l'entreprise.
Les responsables du changement doivent se concentrer pendant le processus de mise en œuvre sur l'habilitation de leurs employés à prendre les mesures nécessaires pour atteindre les objectifs de l'initiative et célébrer les victoires à court terme. Ils doivent également essayer d'anticiper les obstacles et, une fois identifiés, les prévenir, les supprimer ou les atténuer. Tout au long du processus d'implantation, il est essentiel de communiquer à plusieurs reprises la vision de l'organisation aux membres de l'équipe pour leur rappeler les raisons du changement.
#4. Intégrer les changements dans la culture et les pratiques de l'entreprise
Les responsables du changement doivent empêcher un retour à l'état précédent ou au statu quo une fois l'initiative de changement terminée. Cela est particulièrement vrai pour les changements organisationnels impliquant des processus métier tels que les flux de travail, la culture et la formulation de stratégies. Sans un plan adéquat, les employés peuvent revenir à « l'ancienne façon » de faire les choses, surtout pendant la période de transition.
Le retour en arrière est rendu plus difficile en incorporant des changements dans la culture et les pratiques de l'entreprise. Les nouvelles structures organisationnelles, les contrôles et les systèmes de récompense doivent tous être considérés comme des outils pour aider à la modification des bâtons.
#5. Évaluer les progrès et les résultats
Une initiative de changement ne réussit pas nécessairement simplement parce qu'elle est terminée. La réalisation d'une analyse et d'un examen, également connu sous le nom de "projet post-mortem", peut aider les chefs d'entreprise à déterminer si une initiative de changement a réussi, échoué ou eu des résultats mitigés. Cela peut également fournir des informations et des enseignements précieux qui peuvent être appliqués à de futures initiatives de changement.
Conseils pour gérer efficacement le changement
Voici six meilleures pratiques clés de gestion du changement à suivre pour assurer une transition efficace du changement, basées sur notre expérience.
#1. Insuffler un sentiment d'urgence
Cela se concentre sur la présentation du changement comme une opportunité urgente et passionnante, selon le « modèle de changement en 8 étapes de Enhanced Kotter ». Vous devez montrer à ceux qui sont touchés par le changement qu'il augmentera leur productivité et fera leur travail plus efficacement.
#2. Déploiement par phases
En segmentant votre initiative, vous pouvez éviter de submerger votre équipe avec trop de changements à la fois. De petits changements graduels sont plus faciles à mettre en œuvre que de grands changements brusques.
Vous devez également effectuer un test bêta initial avec un petit groupe de testeurs ou un département. Une fois que les bogues de la phase bêta ont été résolus, appliquez le changement à un grand groupe, puis à l'ensemble de l'entreprise.
#3. Résistance d'adresse
Expliquez comment le changement affectera des départements et des personnes spécifiques. En répondant dès le début aux hésitations internes, vous pouvez éviter les résistances et aider vos employés à s'adapter au changement.
#4. Utiliser une variété de techniques de formation.
Tout le monde n'apprend pas de la même manière, il est donc essentiel de fournir des conseils à travers une variété de méthodes de formation et de formats de formation des employés. Vous devez proposer à vos utilisateurs finaux et à vos employés une variété de styles d'apprentissage, tels que :
- Formation traditionnelle dirigée par un instructeur
- Apprentissage en ligne avec un LMS
- Vidéos
- Conseils intégrés à l'application et assistance à la demande
#5. Identifier les agents de changement
Sans soutien interne, votre initiative échouera avant même d'avoir commencé. Les leaders du changement inspirent l'équipe dans son ensemble à poursuivre la transformation. Vos leaders du changement doivent être un échantillon représentatif d'employés des différents départements qui seront touchés par le changement. Ces dirigeants doivent être appréciés dans toute l'organisation et avoir la capacité d'influencer les opinions.
#6. Demander des commentaires
L'écoute de votre équipe est un excellent moyen d'améliorer votre processus de gestion du changement et de répondre aux préoccupations ou aux résistances qui peuvent être présentes. Cela vous donnera des idées pour améliorer les futurs déploiements de changement et impliquer les employés individuels dans le processus.
Comment construire un plan de gestion du changement
Un plan de gestion du changement vous guidera, vous et votre équipe, tout au long de la transition. Ces six étapes pour créer un plan de gestion du changement (plus des modèles de gestion du changement pour vous aider à démarrer !)
- Élaborer une proposition de changement : C'est votre argument pour expliquer pourquoi le changement est nécessaire. Décrivez les avantages, l'impact et la motivation du changement.
- Identifiez les leaders du changement : Ce sont vos ardents partisans du changement, généralement des cadres supérieurs et d'autres dirigeants influents. Dans cette équipe de changement, il est important de mélanger une variété de rôles.
- Élaborer un plan de communication pour la gestion du changement : Il s'agit de votre stratégie pour communiquer chaque aspect du changement à ceux qui en seront affectés.
- Établir des objectifs de changement et des KPI : C'est ainsi que vous suivez le succès (ou l'échec) de divers aspects de l'initiative de changement. Créez un plan pour analyser le changement une fois qu'il est mis en œuvre, avec des objectifs et des KPI liés aux objectifs et aux résultats de l'entreprise. Rendez-les visibles à tous les membres de l'organisation afin de faire connaître le projet.
- Investissez dans des outils de conduite du changement : Les logiciels de gestion du changement et de formation des employés sont des exemples de tels outils.
- Créer un plan de formation à la conduite du changement : Cela décrira comment la formation sera dispensée. Pour créer des plans de formation au changement personnalisés et pertinents pour chaque rôle, vous devrez collaborer avec les chefs de département et l'équipe L&D.
Quelles sont les cinq étapes de la gestion du changement ?
Un processus de gestion du changement en cinq étapes
- Préparez-vous à un changement dans l'organisation.
- Créer un plan de changement et une vision.
- Mettez le changement en pratique.
- Intégrer les changements dans la culture et les politiques de l'entreprise.
- Évaluer les progrès et les résultats.
Quels sont les principes de la gestion du changement ?
Quatre idées fondamentales sont nécessaires pour une gestion efficace du changement :
- Comprendre le changement.
- Changement de régime.
- Mettre en œuvre le changement.
- Communiquer le changement.
Quelles sont les 6 composantes de la conduite du changement ?
Créer, communiquer, traduire, mettre en œuvre, évaluer et recréer sont les six éléments identifiés comme nécessaires pour réussir la mise en œuvre et la gestion du changement. Les éléments deux à quatre constituent la « courbe de puissance » critique.
A quoi sert la conduite du changement ?
L'objectif du processus de gestion des changements est de gérer l'ensemble du cycle de vie de tous les changements, permettant la mise en œuvre de changements bénéfiques avec le moins de perturbations pour les services informatiques.
Quels sont les 10 principes de la conduite du changement ?
- Aborder systématiquement le « côté humain »
- Commencez par le haut.
- Impliquez toutes les couches.
- Présentez l'argument formel.
- Favoriser l'appropriation.
- Faites passer le message.
- Évaluer le paysage culturel.
- Abordez clairement la culture.
- Soyez prêt pour l'inattendu.
- Parlez à la personne.
Quels sont les 3 principaux types de changement ?
Le changement développemental, le changement transitionnel et le changement transformationnel sont les trois types de changement dont tous les managers doivent être conscients.
Que sont les stratégies de gestion du changement ?
Conduite du changement : cinq stratégies efficaces :
- Faire des propositions incitatives.
- Réévaluer les valeurs culturelles.
- Afficher l'autorité.
- Distribuez la responsabilité du changement.
- Trouvez des agents de changement qui défendront vos intérêts.
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Bibliographie
