Il peut être difficile de savoir par où commencer pour rechercher des informations sur un sujet comportant autant de parties différentes que la gestion du changement. C'est très vrai lorsqu'il s'agit d'outils et de techniques de gestion du changement. Où commencez-vous à chercher certains de ces outils gratuits pour gérer le changement ? Eh bien, cet article peut vous y aider. Il vous indique tout ce que vous devez savoir sur les outils et les techniques de gestion du changement qui peuvent aider votre organisation à effectuer la transition. Prendre plaisir!!
Que sont les outils de gestion du changement ?
Les outils de gestion du changement sont des applications que les entreprises utilisent pour rendre un changement organisationnel aussi fluide et facile que possible pour les employés, les superviseurs et les clients. Bien sûr, tout comme il existe de nombreux modèles de changement organisationnel et de gestion du changement, il existe de nombreux outils de gestion du changement coûteux et gratuits.
Les outils de gestion du changement appropriés dépendront du type de changement que vous effectuez et de l'étape de la gestion du changement dans laquelle vous vous trouvez. Par exemple, si vous avez récemment divisé un énorme service en plusieurs petits services, vous voudrez peut-être utiliser un feedback outil pour sonder vos équipes et voir comment vous pouvez améliorer l'efficacité de chaque département.
Les 7R de la gestion du changement
Il s'agit d'une liste de contrôle des facteurs importants à prendre en compte avant de soumettre une demande de modification. Cette liste préparée de 7R aide à réduire le rejet des modifications au moment de la journalisation des modifications. La liste de contrôle se compose de sept questions simples, comme suit :
#1. Qui a fait le changement ?
Avec autant de points d'accès, de sources et de parties prenantes demandant un changement, il est devenu difficile d'obtenir une réponse à cette question. La meilleure méthode pour résoudre le problème de l'autorisation de changement est de développer un système qui enregistre toutes les modifications. Ce système d'archivage vous aidera lors des audits.
#2. La motivation derrière le changement
La réponse à cette question a le potentiel d'éviter des changements avec un risque élevé et une faible récompense commerciale. Quelle que soit la cause du changement, toutes les modifications substantielles doivent être soumises à un critère d'analyse de portefeuille convenu. Cela garantira que les mises à jour sont prioritaires.
#3. Le rendement projeté du changement
Avant d'effectuer tout changement, il est assez important d'évaluer le retour sur investissement pour déterminer la priorité.
#4. Les risques associés au changement
Tous les changements sont risqués. Certains risques peuvent être évités, d'autres non. Considérez le danger de ne pas apporter de modification lors de l'approbation ou du rejet d'une demande de modification. Personne ne peut prédire le montant exact du risque impliqué dans le changement, mais ils peuvent estimer le degré de réflexion requis avant d'apporter des changements.
#5. Les ressources nécessaires pour mettre en œuvre le changement
Vous devez tenir compte de la disponibilité et du besoin d'actifs d'infrastructure et de ressources humaines pour accomplir une transformation. Considérez également les implications du changement sur d'autres projets au fur et à mesure que vous l'acceptez. Les autres projets ne devraient pas être affectés par le changement.
#6. Qui est chargé de développer, de tester et de mettre en œuvre ces changements ?
Les personnes en charge du projet doivent pouvoir répondre à cette question. La responsabilité de la gestion des modifications et des versions doit être traçable, actionnable et appliquée.
#sept. La relation entre le changement proposé et les autres changements
Il peut être difficile de réagir dans un environnement informatique complexe où de nombreux changements se produisent en même temps. Il est nécessaire de déterminer la relation entre les changements à travers les frontières fonctionnelles. Le non-respect de cette consigne peut entraîner un retard dans l'horaire des réunions.
Obtenir des réponses à ces préoccupations avant d'effectuer tout changement présente de nombreux avantages. Ces questions, en plus de quantifier le risque associé au changement, constituent une merveilleuse approche pour déterminer l'efficacité de votre stratégie de gestion du changement.
Outils et techniques de gestion du changement
Voici une liste de certains des outils et techniques utilisés pour la gestion du changement
#1. Quoi réparer
Whatfix est l'un des outils interactifs de gestion du changement d'adoption numérique qui offre une aide à l'intégration des employés. L'outil propose également une formation continue pour combler une lacune importante dans la conduite du changement numérique. Les procédures pas à pas interactives (workflows) de Whatfix aident les entreprises à passer à la transition vers les nouvelles technologies.
Grâce à des programmes d'intégration et de formation individualisés, cette solution de gestion du changement guide les personnes à travers chaque procédure dans la nouvelle technologie.
#2. Le BMC Remedy Change Management 9
Remedy Change Management 9 de BMC Software est une plateforme innovante de gestion des services informatiques (ITSM). Ce logiciel de gestion des changements convient aux services informatiques qui doivent documenter et coordonner différentes demandes de processus de gestion des changements.
Les responsables du changement peuvent utiliser cet outil pour évaluer les demandes, élaborer des plans de changement et suivre l'avancement de la mise en œuvre. La solution comprend également des outils d'aide à la gestion des nouvelles versions, tels que le suivi du déploiement et les notifications automatiques aux parties prenantes.
Cet outil est l'un des outils de gestion du changement qui peut réduire de 40 % la probabilité d'échec d'un changement. De plus, les demandes de modification, le suivi et la gestion des versions peuvent tous être effectués à partir d'un ordinateur ou d'un téléphone portable, ce qui simplifie la surveillance des versions depuis n'importe où.
#3. La StarTeam de MicroFocus
L'outil de gestion des changements de StarTeam est destiné à aider les équipes de développement à améliorer leur processus de livraison de logiciels. L'outil relie des équipes disparates et dispersées dans le monde en offrant une source unique de vérité tout au long du processus de transformation.
Pour garantir une distribution contrôlée, les responsables du développement peuvent utiliser l'environnement collaboratif pour suivre les modifications apportées au code source, les défauts, les fonctionnalités et d'autres actifs. StarTeam propose également des flux de travail personnalisés qui ouvrent la voie à un moteur de flux de travail flexible et intégré qui facilite l'établissement du processus et des réglementations pour une version logicielle.
#4. Changer de boussole
Change Compass, comme son nom l'indique, est une application de visualisation et de planification de données basée sur le cloud qui peut servir de boussole dans votre processus de changement. Il vous permet de voir votre processus de changement en un seul endroit et via une seule lentille.
#5. La fusée Aldon
Rocket Aldon prétend être le seul logiciel multiplateforme de configuration de bout en bout et de gestion des changements sur le marché. Il a été conçu pour assister les équipes de développement dans les procédures de changement.
L'un des principaux avantages de ce programme est qu'il peut être accessible à plusieurs personnes en même temps. Cela permet aux responsables de visualiser les modifications basées sur les applications et les tâches, ou d'autres structures reconnaissables, en temps réel, plutôt que sur la structure stockée des fichiers de développement.
Rocket Aldon propose également une solution de gestion du cycle de vie des applications (ALM) d'entreprise qui facilite l'automatisation du processus complet de livraison de logiciels et de gestion des modifications.
#6. Le Giva eChange Manager
eChange Manager, un composant de la suite de gestion des services de Giva, est une simple application cloud conforme à ITIL. Il fait partie des outils de gestion du changement capables de fournir un système de reporting solide qui facilite le suivi et la mesure appropriés des analyses et des KPI.
Un autre avantage de cet outil est que la personnalisation et le paramétrage par pointer-cliquer éliminent le besoin pour les programmeurs/consultants de configurer l'application.
#dix. Wrike
Wrike est ce qu'ils appellent un logiciel de services professionnels. Il s'agit, à notre connaissance, d'un outil de gestion de projet. Il a une collection robuste de fonctionnalités.
Wrike aide les entreprises à aligner et à connecter les objectifs entre les équipes, à créer des processus efficaces grâce à la puissance de l'automatisation et à accroître l'ouverture et la visibilité du travail.
Quels sont les 5 éléments clés de la gestion du changement ?
Certains éléments clés à rechercher dans un système de gestion du changement incluent :
#1. Des processus d'approbation simples
Les problèmes liés au statut d'approbation sont essentiels pour des opérations de changement transparentes. Au fur et à mesure que les demandes de modification sont transférées à travers les étapes du flux de travail, vous devez mettre en place les vérifications d'approbation appropriées. Une solution de gestion des changements décente aura des vérifications globales du statut d'approbation pour s'assurer que les demandes sont envoyées logiquement, mais elle vous permettra également de créer un script d'approbation personnalisé pour automatiser les autorisations.
#2. Automatisation des processus
La capacité d'une personne à faire passer les processus d'un utilisateur à un autre sans délai, interruption ou confusion est importante pour réussir le changement. Cela peut être difficile si vous comptez sur votre personnel informatique ou d'assistance pour documenter ce qui a été effectué et transmettre la procédure à l'utilisateur suivant. Ces processus peuvent être automatisés pour maintenir des opérations fluides et maximiser la productivité.
# 3. Instruments de gouvernance
Une solide solution de gestion des changements inclura des freins et contrepoids intégrés pour aider les utilisateurs à comprendre non seulement ce qu'ils doivent faire, mais aussi comment et quand ils doivent le faire. Les managers, par exemple, peuvent définir des rappels concernant les normes réglementaires lorsque certains processus de changement sont mis en œuvre. Ces outils simples de gestion des modifications logicielles peuvent jouer un rôle important dans le maintien du bon fonctionnement et de l'absence d'erreurs des processus.
# 4. Disponibilité des données
Lorsque les utilisateurs effectuant des opérations de modification ont accès aux données appropriées, ils peuvent fonctionner plus efficacement. Des outils de visualisation de données efficaces sont essentiels pour aider les utilisateurs à gérer les opérations de changement de manière judicieuse et efficace.
# 5. Capacité de cabine
Les outils qui aident à la formation et à la mise en œuvre d'un conseil consultatif sur le changement facilitent l'intégration des objectifs commerciaux et technologiques dans les opérations de changement. Un CAB rassemble les utilisateurs informatiques et professionnels pour élaborer des plans de changement à long terme, répondre rapidement aux demandes de changement imprévues et hiérarchiser les travaux pour optimiser la valeur.
Quels sont les 4 éléments clés pour changer la gestion ?
Voici quatre éléments fondamentaux pour obtenir une gestion efficace du changement :
#1 Reconnaître le changement
Pour communiquer efficacement les avantages du changement, vous devez d'abord les comprendre. Alors, réfléchissez à la raison pour laquelle vous devez changer. Considérez également ces questions :
- Quels sont vos principaux objectifs concernant le changement ?
- Quels sont les avantages du changement pour l'organisation ?
- Quels effets bénéfiques le changement aura-t-il sur les gens ?
- Quel impact le changement aura-t-il sur la façon dont les gens travaillent ?
- Que doivent faire les individus pour que le changement soit un succès ?
Il peut également être avantageux de tenir compte des conséquences négatives de ne pas s'adapter. Selon l'équation de changement de Beckhard et Harris, il doit y avoir suffisamment de mécontentement à l'égard de l'ancienne façon de faire les choses pour qu'un changement se produise. Les gens doivent également croire que la nouvelle méthode sera supérieure et qu'il existe une voie claire pour y arriver.
#2 Changement de plan
Un changement efficace ne se produit pas par hasard, et tout plan que vous concevez doit être adapté à votre organisation. La façon dont les projets de changement sont gérés varie d'une organisation à l'autre. Certains ont des procédures de changement très rigides, tandis que d'autres sont plus ouverts et flexibles.
#3 Mettre en œuvre le changement
Comme nous l'avons vu, de nombreux outils et techniques de conduite du changement sont disponibles pour vous aider à mener à bien votre transformation. Par exemple, le modèle de changement en 8 étapes de Kotter illustre comment injecter un sentiment d'urgence dans vos actions pour développer une dynamique et inspirer tout le monde à soutenir vos changements.
Pendant ce temps, la courbe de changement vous encourage à garder à l'esprit les sentiments des autres lorsque vous mettez en œuvre votre stratégie. Il décrit les étapes que nous traversons tous tout au long du changement organisationnel, du choc et du déni à l'engagement total envers la nouvelle stratégie.
#4 Communiquer le changement
La communication peut changer la donne dans la gestion du changement. Le changement que vous souhaitez apporter doit être évident et pertinent pour que les autres comprennent ce que vous voulez qu'ils fassent et pourquoi ils doivent le faire. Cependant, vous devez également définir le ton approprié pour susciter la réponse émotionnelle souhaitée.
Fonctionnalités de la gestion du changement
#1. Évaluations de l'état de préparation
Les évaluations de l'état de préparation sont des outils qui analysent le niveau attendu de résistance au changement de votre entreprise. À ce stade, divers facteurs de votre organisation doivent être pris en compte. Ces facteurs comprennent :
- L'ensemble de l'organisation
- La culture et l'histoire de l'organisation
- Vos travailleurs
- Vos supporters
- La portée du changement.
- L'influence sera sur chaque groupe spécifique lorsque vous évaluerez chacune de ces caractéristiques.
#2. Planification des communications
Une planification efficace de la communication est nécessaire pour un changement efficace. C'est l'une des pierres angulaires d'un plan de gestion du changement qui doit être maintenu en permanence.
Il ne suffit pas d'expliquer une seule fois le changement à vos employés. La répétition est essentielle.
#3. Feuilles de route de sponsoring
Selon le Project Management Institute, l'élément de réussite le plus important dans la réussite d'un projet et d'une initiative de changement est le parrainage.
#4. Entraînement
La formation en gestion du changement est la première forme de formation dont vous aurez besoin. Les managers doivent connaître les éléments nécessaires pour conduire le changement au sein de leurs départements.
La formation des utilisateurs finaux est une autre forme de formation dont vous aurez besoin. En d'autres termes, les employés doivent être informés de la manière de suivre les nouvelles procédures commerciales et/ou d'utiliser les nouveaux systèmes ERP. Cette formation doit être adaptée aux besoins spécifiques de chaque groupe affecté par le changement.
#5. Gestion de la résistance
Il n'est pas pratique de s'attendre à ce que chaque employé soit complètement d'accord avec chaque changement. Il y aura presque certainement une certaine insatisfaction, un désaccord ou une opposition pure et simple.
C'est pourquoi une stratégie de gestion de la résistance est essentielle. Lorsque la résistance est abordée de manière proactive, elle est moins susceptible de faire dérailler votre projet.
#6. Rétroaction continue des employés
Une fois qu'un changement a été effectué, vous devez surveiller son évolution. Les commentaires des employés peuvent vous aider à déterminer ce qui fonctionne, ce qui prête à confusion et où se situent les points faibles. Une fois que vous avez ces informations, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour remédier à toute difficulté.
Autoriser les commentaires montre aux employés que vous vous souciez de leur expérience et que vous vous engagez à leur fournir les outils dont ils ont besoin pour gérer le changement.
Conclusion
Le changement est un défi, mais il n'est pas nécessaire de sélectionner les bons outils et techniques de gestion du changement.
J'espère que vous trouverez vos outils et techniques de gestion des modifications logicielles préférés dans cet article. Cependant, nous devons toujours nous rappeler qu'un changement réussi concerne les personnes et non les outils. Meilleurs vœux!
FAQ sur les outils de gestion des modifications
Quel est l'outil de conduite du changement le plus efficace ?
Le choix des outils de gestion du changement est pratiquement toujours déterminé par quelques paramètres, tels que l'ampleur et la durée du changement. De ce fait, il est difficile d'identifier la « meilleure » solution de conduite du changement ; cependant, des systèmes tels que Wrike, JIRA et UserGuiding sont parmi les meilleurs.
JIRA peut-il être utilisé pour gérer le changement ?
JIRA Service Management est un excellent outil pour planifier et guider un processus de changement, en particulier celui qui implique l'informatique.
Qu'est-ce qu'une stratégie de conduite du changement ?
Une stratégie de gestion du changement est essentiellement un plan créé avant la mise en œuvre du changement dans une organisation. C'est l'un des aspects les plus importants de la gestion du changement dans de nombreuses circonstances.
Référence
- whatfix.com – 16 meilleurs outils de gestion du changement pour gérer le changement (2022)
- guideutilisateur.com – Les 6 SEULS outils de gestion du changement dont vous avez besoin pour faciliter le changement
- medium.com – 7 R de la gestion du changement
- serviceaide.com – 5 éléments clés de la gestion du changement
- mindtools.com – Les quatre principes de la conduite du changement
- panorama-consulting.com – Éléments clés d'une stratégie de gestion du changement
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