Les systèmes de gestion de cas sont des applications logicielles qui vous permettent de suivre toutes les données client nécessaires pour offrir des programmes et des services efficaces. Certaines entreprises ne mettent pas en œuvre ou n'ont pas de gestion de cas dans leur entreprise. Sa mise en œuvre fera croître votre entreprise. Il y a aussi logiciel pour les entreprises d'immigration mais cet article se concentrera sur les systèmes de gestion de cas de logiciels juridiques pour les cabinets d'avocats.
Que sont les systèmes de gestion de cas ?
Le logiciel de gestion de cas est un système numérique qui permet aux entreprises de suivre et de stocker des informations dans un emplacement centralisé tout en en faisant rapport. Les informations sur les cas sont disponibles pour un large éventail d'utilisateurs, ce qui permet aux parties prenantes de collaborer sur des cas et de partager des informations dans un environnement sûr.
Un système de gestion de cas peut être installé sur un réseau local ou accessible via Internet. Le logiciel de gestion de cas basé sur le Web est le plus populaire car il est disponible 24 heures sur XNUMX, sept jours sur sept et est accessible depuis n'importe quel endroit doté d'une connexion Internet. Ils vous permettent de collecter de grandes quantités d'informations facilement et rapidement accessibles (plus que les systèmes de classement papier ou Excel). Ils peuvent également automatiser certaines tâches d'analyse de données, vous faisant gagner du temps et réduisant les erreurs.
Le logiciel de système de gestion des cas est un outil numérique qui permet aux entreprises de gérer les cas. La gestion de cas implique de conserver des enregistrements détaillés sur un incident spécifique et de diriger tous ces enregistrements vers un chemin spécifique. Différents systèmes de gestion de cas offrent diverses fonctions. Ils diffèrent également selon l'industrie qu'ils sont destinés à soutenir.
Systèmes de gestion des cas juridiques
Les systèmes de gestion des dossiers juridiques (LCMS) sont des outils numériques utilisés par les cabinets d'avocats pour gérer et organiser leurs dossiers juridiques et leurs clients. Il permet un flux de travail plus rationalisé et des processus de facturation, de suivi du temps et de gestion des documents plus efficaces, vous permettant de vous concentrer sur le travail facturable.
Son logiciel vous donne également un aperçu des dossiers de votre cabinet d'avocats et des détails qui y sont associés, tels que les délais, les documents, les notes, les factures, etc. Les logiciels de systèmes de gestion des affaires juridiques sont classés en trois types. Ils font;
#1. Logiciel de gestion de cas sur site
Les solutions sur site sont installées et hébergées sur des serveurs ou des ordinateurs dans votre bureau ; cela signifie que chaque utilisateur final a besoin d'une licence et que vous, en tant que propriétaire du cabinet d'avocats, êtes responsable de tous les aspects de la maintenance de la plateforme, de la sécurité des données et de la disponibilité.
#2. Logiciel générique de gestion de cas
Certains des problèmes de serveur et de maintenance soulevés par les logiciels juridiques sur site sont résolus par l'aspect cloud des logiciels génériques de gestion de cas. Cependant, toutes les solutions basées sur le cloud ne sont pas adaptées aux exigences spécifiques de votre entreprise de dommages corporels.
Ces solutions logicielles de systèmes de gestion de cas juridiques peuvent vous aider dans certains aspects de la gestion de vos cas de lésions corporelles, mais elles ne fourniront pas la gestion de cas spécifique et personnalisée dont vous avez besoin.
#3. Logiciel de gestion de cas axé sur la pratique
Ces systèmes de gestion des cas juridiques sont basés sur le cloud et axés sur la pratique, vous offrant le meilleur des deux mondes. Les blessures corporelles sont un domaine de pratique très spécifique et spécialisé, avec des aspects des cas alignés spécifiquement sur les réclamations pour blessures; Les logiciels de gestion de cas pour les cabinets d'avocats spécialisés dans les dommages corporels devraient refléter cela. Cela implique de prendre en compte des flux de travail, des modèles et des accords d'honoraires spécifiques.
Systèmes de gestion de cas pour les cabinets d'avocats
Les cabinets d'avocats peuvent parfois être infiniment chaotiques. Les avocats, les parajuristes et le personnel de soutien doivent organiser, analyser et gérer tous les aspects de plusieurs cas.
Il existe de nombreuses options de systèmes de gestion de cas (CMS) disponibles pour les cabinets d'avocats. Vous devez sélectionner un logiciel adapté à vos besoins spécifiques. Chaque cabinet d'avocats est distinct et les préférences des avocats peuvent différer. Heureusement, il existe des options ci-dessous qui vous permettent d'adapter les systèmes de gestion de cas de vos cabinets d'avocats à vos besoins spécifiques.
#1. CASEPair
Les puissants outils intégrés de CASEpeer vous permettent d'évaluer en permanence le flux de travail de votre organisation, d'identifier les opportunités de développement des employés, de communiquer plus efficacement sur les cas clients et de maximiser la productivité et les résultats. Il est destiné uniquement aux cabinets d'avocats spécialisés en dommages corporels. Ce système basé sur le cloud comprend des fonctionnalités de gain de temps et d'organisation telles que :
- Outils de suivi des demandes, des offres, des privilèges, des frais et des coûts de règlement
- Demande de découverte dédiée et suivi des réponses
- Calendrier intégré
- Prescriptions et notifications automatisées
#2. FichierVine
Il est hautement personnalisable et vous permet de conserver toutes vos notes, documents, communications clients et calendriers au même endroit. Les autres fonctionnalités incluent :
- Plusieurs utilisateurs sont possibles.
- Capacité des clients à envoyer des SMS et des e-mails
- Gestion des tâches et des délais
- Il est compatible avec plus de 2,000 XNUMX programmes.
- Une bonne option pour la gestion des documents.
#3. Litifier
Il s'agit d'une solution complète pour les cabinets d'avocats de taille moyenne et grande. Cependant, il est également basé sur la plate-forme populaire Salesforce, qui est utilisée pour l'automatisation et l'analyse par de nombreuses entreprises. Il comprend:
- Sécurité renforcée
- Automatisation des tâches
- Le tableau de bord peut être personnalisable pour suivre les indicateurs de performance clés.
#dix. Mon cas
Mycase est une solution logicielle de gestion de cas qui comprend la gestion des documents, le suivi du temps, la facturation, la collecte des paiements et le calendrier. Il fournit un essai gratuit de 10 jours pour vous permettre de tester le logiciel et de déterminer s'il convient à votre pratique. Certaines de ses principales caractéristiques sont les suivantes :
- Interface utilisateur simple et directe.
- Au lieu d'avoir à ajouter des options, une structure de prix simple inclut toutes les fonctionnalités.
- Les signatures électroniques sont illimitées.
#5. Gestion Clio
La facturation, la gestion des contacts, la gestion des documents, le calendrier, la comptabilité, la gestion des tâches, les paiements en ligne et le suivi du temps font partie des fonctionnalités disponibles. Il est adaptable et propose des solutions personnalisables pour les petites et les grandes entreprises. Les points forts de Clio sont les suivants :
- Portail client pour le partage de documents sécurisé.
- Les délais pour les affaires indiquent qui a apporté des modifications et quand elles ont été apportées.
- Il existe un module distinct pour l'admission des clients et la gestion des relations avec les clients.
#6. Travaux d'essai
Trialworks est une solution basée sur le cloud développée par des avocats plaidants qui comprend des fonctionnalités telles que la prise en charge mobile des affaires, la gestion des documents, le calendrier et la gestion des procès. Certaines caractéristiques distinctives sont les suivantes :
- Des outils adaptés au contentieux
- Basé sur la célèbre plateforme Microsoft Office
- Disponible en tant que logiciel pour une utilisation sur un réseau local ou en tant que service basé sur le cloud.
- Des services de conversion de base de données sont disponibles (en tant que service distinct)
Law Ruler utilise désormais des systèmes de gestion de cas pour les cabinets d'avocats, qui sont accessibles avec Office 365 pour un flux de travail simplifié. Ses analyses de tableau de bord détaillées vous permettent de surveiller l'état des dossiers, les prospects et les performances marketing. Les autres caractéristiques comprennent :
- Les calculatrices de règlement sont intégrées.
- Rappels par SMS et par e-mail automatisés
- Composeur click-to-call intégré alimenté par l'intelligence artificielle
Une gestion de cas efficace améliore à la fois le service à la clientèle et les services juridiques. Lorsque vous n'avez pas à vous soucier de la logistique quotidienne de la gestion des cas, vous avez plus de temps à consacrer à vos clients et à travailler sur leurs cas.
Logiciel de systèmes de gestion de cas
L'admission, le suivi des cas et les rapports sont tous rationalisés par les systèmes logiciels de gestion des cas. Il centralise toutes les informations sur les cas afin de fournir une source unique d'informations à jour sur les cas actifs. Le logiciel de gestion de cas le plus avancé comprend également un outil de rapport de toutes les données accumulées pour la gestion et la prévention des risques.
Les systèmes logiciels de gestion de cas permettent à votre organisation de stocker et de suivre toutes les données des clients en un seul endroit. Les informations de contact, les notes de cas, la planification des rendez-vous, l'historique, les communications avec les clients et la facturation sont tous inclus.
Configuration logicielle requise pour les systèmes de gestion de cas
Au-delà de la simple gestion de cas, le meilleur logiciel de support client va au-delà. C'est évidemment une considération importante lors de la sélection d'une plate-forme cloud, mais cela devrait être au strict minimum plutôt que la caractéristique principale. Voici quelques éléments à rechercher lors de la sélection d'une plate-forme de service client basée sur le cloud.
#1. Gestion du cycle de vie des dossiers personnalisable
Chaque entreprise a des exigences distinctes. Un système de gestion de cas peut être adapté aux besoins de toute entreprise. Des règles logiques dans un ensemble de fonctions doivent être définies afin de s'adapter aux besoins spécifiques d'une organisation. Les modèles de formulaires personnalisables sont considérables pour la production, le stockage et l'administration de cas en temps réel.
#2. L'intégration
La solution doit pouvoir communiquer avec des systèmes externes via des API flexibles, permettant aux utilisateurs d'établir une communication bidirectionnelle en temps réel entre la plate-forme et les applications et réseaux pertinents.
#3. Avancement analytique
Des rapports et des analyses complets doivent être fournis par la solution. Contrairement aux rapports unidimensionnels traditionnels, l'analyse de l'intelligence prédictive vous permet d'agir plus rapidement sur vos informations. Avec un moteur d'analyse robuste, vous devriez être en mesure de vous connecter et d'interroger plusieurs sources de données, vous offrant ainsi de nouvelles façons de visualiser vos données et vos KPI. Tout cela implique que vous puissiez anticiper les besoins et faire des ajustements en conséquence.
#4. Service client personnalisé
La plupart des systèmes de gestion de cas permettent aux travailleurs du savoir d'interagir avec les clients via le canal de leur choix. Le courrier électronique, le téléphone, les applications de messagerie et le logiciel de chat en direct sont toutes des options.
Les profils des clients sont également accessibles immédiatement, ainsi que toutes les informations pertinentes et les interactions précédentes. Les clients peuvent se sentir valorisés lorsque les représentants du service client ont toutes ces informations à portée de main.
#5. Plate-forme avec plusieurs canaux
Un système mondial de gestion des cas fonctionne avec une variété d'appareils. Les enregistrements sont sûrs pour les données et les informations sont accessibles via les téléphones, tablettes et ordinateurs Android, iOS et Windows. Quel que soit le support, toutes les données sont instantanément synchronisables avec la base de données centrale.
#6. Aides à la productivité
Une plate-forme de service client devrait également augmenter la productivité en automatisant, en catégorisant et en vous permettant de mettre à jour en bloc et de fermer plusieurs cas à la fois.
#sept. Portails pour le libre-service
Les clients peuvent accéder à des portails en libre-service, car ils peuvent résoudre eux-mêmes les problèmes. Cependant, ces portails incluent généralement des articles informatifs, une page FAQ, une page communautaire ou un forum. Ces portails sont également des composants essentiels du service client.
Quels sont les avantages de la mise en œuvre d'un système de gestion de cas ?
Ils incluent;
- Un service client amélioré et personnalisé.
- Résolution de cas efficace grâce à une collaboration efficace
- Mises à jour en temps réel et accès rapide aux informations
- L'accès à distance est activé par la gestion centralisée des données.
- La paperasserie est réduite grâce à la tenue de dossiers numériques.
- Transparence et pistes d'audit améliorées
Quels sont les cinq rôles principaux de la gestion de cas ?
Le gestionnaire de cas remplit les principales fonctions d'évaluation, de planification, de facilitation, de défense, de suivi et d'évaluation en collaboration avec le client et d'autres professionnels de la santé impliqués dans les soins du client.
Quel problème la gestion de cas résout-elle ?
La gestion de cas est un processus collaboratif qui évalue, planifie, met en œuvre, coordonne, surveille et évalue les options et les services pour répondre aux besoins de santé des individus grâce à la communication et aux ressources disponibles afin de promouvoir des résultats de qualité et rentables.
Grâce au plaidoyer, à l'évaluation, à la planification, à la communication, à l'éducation, à la gestion des ressources et à la facilitation des services, la gestion de cas aide les clients à atteindre le bien-être et l'autonomie.
Quels sont les 4 types de gestion de cas ?
Selon cette définition, une gestion de cas réussie comprend quatre éléments clés : l'admission, l'évaluation des besoins, la planification des services, ainsi que le suivi et l'évaluation. Pour assurer le succès des clients, les organisations de services à la personne de toutes tailles doivent mettre en œuvre ces quatre composants correctement.
Quels sont quelques exemples de gestion de cas ?
Elles sont;
- Orientation des employés
- Traitement des réclamations
- Approbations et demandes
- Suivi des bogues et messages d'erreur
- Demandes de services
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de cas juridiques ?
Les cabinets d'avocats peuvent automatiser leurs flux de travail quotidiens grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion des dossiers juridiques, qui peut voir les tâches, suivre le temps facturable et créer un calendrier. Cela aide les entreprises à augmenter leur productivité et à maximiser leurs revenus, développant ainsi leurs entreprises.
Le logiciel de gestion de cas est disponible à l'achat par les cabinets en tant que composant autonome, "best-of-breed", ou intégré à une plate-forme de gestion de cabinet plus large (où la fonctionnalité de gestion de cas serait regroupée avec d'autres, telles que des applications de facturation juridique ou applications de gestion de documents juridiques). La majorité des opérations commerciales du cabinet, y compris la comptabilité, le reporting et même le marketing, sont généralement gérées par des solutions de gestion de cabinet. Au contraire, les systèmes de gestion de cas se concentrent sur les exigences internes de l'entreprise pour le traitement et l'archivage des données du cas et du client. La complexité de ces systèmes peut varier, comme nous le verrons plus en détail dans la section ci-dessous.
Les clients qui achètent un logiciel de gestion de cas autonome doivent s'assurer que le produit se connecte aux autres logiciels de l'entreprise, tels que son système de gestion de documents ou sa plate-forme de comptabilité juridique.
Qu'est-ce qu'un gestionnaire de cas ?
Un gestionnaire de cas organise toutes les étapes qu'un incident, un événement, une demande ou une enquête doit suivre pour atteindre son objectif ou trouver une solution. Ils sont chargés d'examiner, de planifier, d'exécuter, d'évaluer et de faire rapport sur un cas particulier du début à la fin.
Les responsabilités d'un gestionnaire de cas comprennent :
- Évaluer les risques associés à un incident, un client ou un employé particulier avant de l'enregistrer en tant que cas
- Développer une stratégie personnalisée en fonction du résultat souhaité
- Inclure une aide supplémentaire d'autres professionnels et experts dans un flux de travail, ou mettre en relation des personnes avec des prestataires de services externes
- Suivi des délais, des jalons et des mises à jour de l'état général d'un dossier
- Évaluer le résultat d'un cas et créer des rapports pour l'entreprise
Quels sont les cas d'utilisation de la gestion de cas ?
Trois styles de travail se sont révélés particulièrement adaptés à une stratégie de gestion de cas. Parmi eux figurent, mais sans s'y limiter :
- Gestion des cas d'enquête
- Gestion des demandes de service
- Gestion des incidents
Mon entreprise a-t-elle besoin d'un système de gestion de cas ?
Pour répondre à cette question, réfléchissez et demandez-vous :
- Quelles sont les procédures actuelles de traitement des cas dans votre organisation ?
- Donnent-ils à vos employés compétents la liberté et la flexibilité dont ils ont besoin pour servir vos clients de la meilleure façon possible ?
- Votre personnel a-t-il accès à une vue complète de toutes les données dont il a besoin pour terminer sa tâche, ce qui lui permet de résoudre les problèmes ?
Si la réponse à cette question est NON, dans cette situation, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser un logiciel de gestion de cas.
Conclusion
Un bon système de gestion de cas aide les entreprises à réussir dans tous les aspects commerciaux. Sans gestion de cas dans votre entreprise, vous pourriez subir des revers et votre entreprise pourrait ne pas se développer. Cependant, pour éviter cela, vous devez disposer d'un bon système de gestion des cas. Cet article enseigne le « système de gestion des cas ».
FAQ sur les systèmes de gestion de cas
Combien de modèles de gestion de cas existe-t-il ?
Pour les organisations à but non lucratif, il existe trois principaux modèles de gestion de cas généraux et sept sous-modèles au total. Il est essentiel pour toute entreprise de les considérer et de déterminer comment chacun pourrait affecter le bien-être général de ses clients.
Quelles sont les 6 tâches principales de la gestion de cas ?
- Dépistage.
- Évaluer.
- L'évaluation des risques
- Planification.
- La mise en oeuvre.
- Évaluation du résultat.
Comment engagez-vous les clients dans la gestion de cas ?
Encouragez le client à se fixer des objectifs pour lui-même. Tenez compte des réalisations à court et à long terme. Assurez-vous de ne pas imposer vos propres objectifs ou ceux de votre agence au client, mais plutôt de l'encourager à poursuivre les siens.
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Bibliographie
