Lors du démarrage de nouveaux projets, les entreprises ont pour objectif clé de pouvoir satisfaire la clientèle et la demande économique. L'analyse des capacités opérationnelles est essentielle pour planifier les ressources, les coûts et les délais nécessaires pour divers projets. Avoir ces qualités caractérise une société comme ayant la capacité et la capacité de répondre aux besoins et à la demande de fabrication. Nous avons discuté de la signification de la planification des ressources et de la capacité agile dans cet article. Nous avons également ajouté une liste d'outils de planification de la capacité parmi lesquels vous pouvez choisir pour aider votre entreprise à bien planifier. Appréciez la balade!
Qu'est-ce que la planification des capacités ?
Le processus d'estimation du nombre de ressources nécessaires pour répondre à la demande est connu sous le nom de planification de la capacité. Cette « demande » peut s'appliquer à la semaine, au mois ou à l'année suivante. Voici tous les composants potentiels :
- Recruter des travailleurs pour répondre aux besoins prévus
- Avoir accès à des outils, des fournitures et des méthodes adéquats.
- accumuler les ressources nécessaires pour accomplir une tâche
- Choisir si un travail supplémentaire est nécessaire ou non
Il s'agit de vous préparer, vous et votre entreprise, à tout ce que l'avenir nous réserve. Grâce à ces informations, vous pouvez apprendre à vous développer, à améliorer vos conceptions et à prévoir les goulots d'étranglement dans la chaîne d'approvisionnement. Les employeurs peuvent vérifier s'ils disposent de la bonne combinaison et du bon nombre d'employés ayant les capacités, les comportements, les compétences et les caractéristiques nécessaires pour fournir des soins et un soutien de haute qualité à l'aide d'outils de planification des capacités de la main-d'œuvre. Les outils de planification de la capacité des ressources aident les organisations à allouer leurs ressources conformément à leurs besoins.
La surveillance constante de l'utilisation du réseau, des quantités de trafic et du type de trafic est un élément essentiel de la planification de la capacité du réseau afin de détecter les problèmes susceptibles d'entraîner des goulots d'étranglement dans le service et d'avoir un impact négatif sur l'expérience de l'utilisateur final et de déterminer quand et où des mises à niveau sont nécessaires.
Types de planification des capacités
Il existe trois types de planification des capacités. Voici les types :
#1. Capacité à court terme
Le cycle de planification annuel est la période de planification à court terme, au cours de laquelle les entreprises évaluent l'importance relative de nombreux aspects contribuant à la production actuelle. La planification de la capacité à court terme prend en compte un large éventail de facteurs, notamment la main-d'œuvre et la dotation en personnel, le calendrier de production, la budgétisation et les besoins en matériaux. Pour s'assurer que la production et les ressources peuvent satisfaire les demandes actuelles, de nombreuses entreprises évaluent également la capacité à court terme à des intervalles hebdomadaires, mensuels et trimestriels. Étant donné que les fluctuations des marchés de consommation et économiques peuvent avoir un impact significatif sur la demande, les entreprises qui évaluent régulièrement leurs stratégies à court terme ont de meilleures chances d'atteindre une croissance et un succès globaux sur de plus longues périodes.
#2. Capacité à moyen terme
La planification à moyen terme consiste à évaluer la capacité de production pour les deux à cinq prochaines années et à faire des projections sur les ressources et les structures dont une organisation aura besoin pour satisfaire les futures demandes de production. Pendant ce temps, les entreprises peuvent apporter les modifications nécessaires à leur infrastructure, y compris leurs outils de prévision, leurs stratégies d'allocation des ressources et leurs procédures opérationnelles, afin de mieux répondre à la demande future. Les entreprises peuvent ensuite évaluer la capacité et créer des plans pour assurer la durabilité à long terme à mesure que la capacité approche de cinq ans.
#3. Capacité à long terme
La planification à long terme tient compte du potentiel de capacité pour des périodes supérieures à cinq ans. Plusieurs critères commerciaux sont utilisés dans une analyse de capacité à long terme pour prévoir combien de temps une entreprise pourra continuer à fonctionner. Les capacités de conception et de production sont deux indicateurs cruciaux que les entreprises utilisent pour évaluer la durée de vie de leurs produits, car ils révèlent les niveaux de production les plus élevés pouvant être atteints au fil du temps avec l'équipement et les ressources qu'une entreprise possède actuellement et pourrait acquérir à l'avenir. . Contrairement à la capacité à court et à moyen terme, la planification à long terme est moins précise et tient compte des besoins organisationnels supplémentaires, de l'administration et de la gestion des ressources.
Stratégies de planification des capacités
Connaître les stratégies de capacity planning vous aidera à faire le bon choix pour le capacity planning de votre entreprise. Voici les stratégies parmi lesquelles vous pouvez choisir :
#1. Stratégie de décalage
L'objectif de la stratégie de décalage est d'avoir suffisamment de ressources disponibles pour répondre à la demande réelle plutôt qu'à la demande estimée initialement prévue. En matière de capacity planning, la technique du lag est une valeur sûre qui permet de limiter les dépenses au minimum. L'inconvénient potentiel de cette stratégie est qu'elle peut prolonger le temps nécessaire pour livrer des biens ou des services aux clients, d'où son nom. Si vous avez une augmentation soudaine des commandes ou si vous décrochez un nouveau client important qui nécessite un redressement urgent, la stratégie de décalage peut vous empêcher de respecter vos délais.
#2. Stratégie de plomb
Augmenter votre capacité à l'avance vous permet de répondre à la demande prévue dans les meilleurs délais. Le risque de prendre les devants est plus élevé que celui d'attendre. Vous pouvez soit étendre votre système, soit apporter des ressources à la stratégie de prospect. L'ajout de ressources est le moyen le plus courant d'augmenter la capacité. Cependant, vous pouvez utiliser ces informations dans vos stratégies d'allocation des ressources.
#3. Stratégie de match
La stratégie de match est un acte d'équilibre entre les stratégies de décalage et de avance. Lorsque vous employez la stratégie d'appariement, vous augmentez la fréquence à laquelle vous vous engagez dans la planification stratégique des capacités. Vous surveillez de près le marché et ses évolutions, ainsi que la demande actuelle et projetée. En utilisant ces informations comme base, vous ajustez progressivement votre planification de la capacité pour répondre à la demande. Cette stratégie surpasse non seulement les stratégies d'avance et de retard en termes d'évolutivité, mais elle offre également le plus haut degré d'adaptabilité avec le risque le plus faible.
Comment créer un plan de capacité ?
Vous songez à créer un plan de capacité ? Voici quelques étapes à suivre pour en créer un :
#1. Calculer la capacité actuelle
Après avoir déterminé la capacité nécessaire, vous devez évaluer dans quelle mesure votre capacité de production actuelle répond à la demande. Ce sera sûrement une grande aide dans votre planification.
#2. Suivre les compétences du personnel
La capacité d'un membre du personnel à participer à un projet ne dépend pas seulement de sa disponibilité. Cela dépend aussi de leurs compétences. Les capacités et le niveau d'expertise de toutes les ressources à votre disposition doivent donc vous être connus. Vous serez en mesure de sélectionner les personnes les plus qualifiées pour chaque poste. En gardant un œil sur cela et en le comprenant, vous aurez une bonne compréhension du côté « offre » de la question de la planification de la capacité.
#3. Analyser les exigences du projet
Choisir les projets sur lesquels votre équipe travaillera est la prochaine étape. Si vous utilisez une stratégie de décalage, vous devez évaluer les initiatives en cours et établir un chemin critique réaliste pour chacune d'entre elles. Lors de la mise en œuvre d'une stratégie de prospection, il est important d'anticiper les projets planifiés et d'estimer la main-d'œuvre et les matériaux dont ils auront besoin. Ainsi, vous avez ce qu'on appelle le côté "demande" de l'équation.
#4. Créer de la visibilité
Comprendre les aspects offre et demande d'un problème vous aide à décider si vous avez ce dont vous avez besoin pour faire avancer les choses. Les gestionnaires au plus haut niveau doivent avoir la capacité d'évaluer les exigences du projet par rapport aux ressources disponibles. S'ils n'ont pas les ressources nécessaires pour terminer certains projets, ils devront faire des choix difficiles.
#5. Allouer des ressources
Vous devez maintenant prioriser ces projets afin qu'ils contribuent à l'atteinte des objectifs de l'entreprise. Pour garantir une utilisation efficace et la mise en œuvre du plan, il est important de réviser les allocations après avoir régulièrement évalué les chiffres réels et les projections.
#6. Capturer les KPI
La gestion est impossible s'il n'y a pas de paramètres à utiliser. Pour évaluer le succès de votre plan de capacité, il est essentiel d'établir et de suivre des indicateurs de performance clés.
Outils de planification des capacités
Un outil de planification des capacités est un programme informatique utilisé pour suivre et évaluer les ressources disponibles d'une organisation. Cela englobe la capacité de votre équipe, l'allocation des ressources, les ressources accessibles et même la capacité de votre technologie et de votre boîte à outils. Pour s'assurer qu'il y a suffisamment de ressources disponibles pour répondre aux projets entrants, les outils de planification de la capacité utiliseront des prévisions de la demande pour combiner toutes ces données. Voici une liste d'outils de planification de la capacité parmi lesquels vous pouvez choisir :
#1. Basculer le plan
Toggl Plan prend grand plaisir à être accessible aux personnes de tous niveaux et de tous horizons. La gestion de projet, la planification d'équipe et la gestion des tâches sont les trois principales expériences utilisateur offertes par le logiciel. Afin de surveiller et de planifier facilement la capacité, toutes les interfaces permettent d'observer les charges de travail et les tâches confiées à chaque membre de l'équipe.
#2. Travail en équipe
Teamwork est une plateforme centrée sur le client pour la gestion de projets. Chaque fonctionnalité de la plateforme contribue à votre capacité à mener à bien vos projets dans les délais et au plus grand plaisir de vos clients. Le travail d'équipe est un outil pour garder un œil sur et organiser des choses comme les projets, le personnel et les finances. Le tableau de bord intuitif offre une vue d'ensemble de l'équipe, et les capacités sophistiquées de collaboration et de partage des connaissances facilitent le travail en équipe.
#3. Mavenlink
Mavenlink est un outil d'optimisation et de gestion des ressources. Il s'agit d'une solution logicielle complète avec un large éventail de fonctionnalités et d'analyses qui peuvent vous aider à optimiser les opérations critiques, à aligner intelligemment les configurations du personnel et des équipes sur les objectifs de l'entreprise et à effectuer un large éventail de tâches de prévision et de planification.
#4. Gourou des ressources
Lorsqu'il s'agit de gérer les ressources de votre projet, Resource Guru est l'outil qu'il vous faut. Il aide à surveiller le taux d'utilisation de chaque outil de votre arsenal et à gérer leur utilisation dans l'ensemble de l'entreprise. C'est un outil pratique pour gérer votre équipe et garder un œil sur leurs horaires, leurs demandes de congés et leur disponibilité globale.
#5. Saviom
Saviom fournit des logiciels pour gérer les ressources au niveau de l'entreprise et coordonner les activités de grands groupes d'employés. Cela comprend la capacité de maximiser l'utilisation, de coordonner la main-d'œuvre et de réduire les dépenses en ressources du projet. Il inclut également la capacité de planifier, de planifier et de prévoir en temps réel.
#6. Mosaïque
Mosaic est un programme complet qui peut être utilisé à la fois pour la planification des capacités et la gestion des ressources. C'est un outil efficace pour rassembler tous les membres de l'équipe et garder les choses sur la bonne voie. Le suivi du temps, les finances, les rapports, la création de feuilles de temps et les projets peuvent tous être gérés avec ses diverses fonctionnalités en temps réel. Classer les choses par ordre d'importance est un excellent moyen d'améliorer la gestion et la planification de vos ressources.
Fonctionnalités clés à rechercher dans les outils de planification de la capacité
- Utilise un tableau de bord simple mais efficace
- Fournit des données exploitables et des rapports en temps réel
- Encourage l'automatisation des workflows
- S'intègre facilement aux autres outils de la pile technologique de votre agence
Planification de la capacité des ressources
Pour répondre aux demandes présentes et futures, les entreprises doivent s'engager dans la planification de la capacité des ressources, ce qui implique de définir la quantité de travail pouvant être effectuée par les ressources, d'identifier les tâches et les projets pouvant être réalisés par ces ressources et de faire correspondre le travail à effectuer avec ressources disponibles.
Composants essentiels de la planification de la capacité des ressources
#1. Collecte d'informations
Les chefs de projet commencent par collecter des informations sur les ressources déjà présentes dans leur entreprise. Ils peuvent en apprendre davantage sur les ressources humaines et matérielles de l'entreprise en discutant avec des personnes de différents départements, ou ils peuvent en apprendre davantage sur ces choses en consultant des documents financiers comme les bilans et les états des résultats. Pour déterminer le volume de ressources d'inventaire auxquelles ils peuvent accéder, ils peuvent également consulter leurs vendeurs et leurs fournisseurs.
#2. Analyser les faits
Ils compilent les données puis les évaluent pour déterminer leurs besoins en ressources et la viabilité du projet. Cela leur permettra d'élaborer un plan qui utilise tout ce qui est à leur disposition tout en respectant les limites imposées par ces actifs. Les chefs de projet ont la possibilité d'ajuster le plan au fur et à mesure de l'avancement du projet pour tenir compte de l'évolution de la disponibilité des ressources.
#3. Effectuer des examens réguliers des données
Les gestionnaires de projets feraient bien d'examiner fréquemment les données sur les ressources car cela leur permettrait de voir les problèmes tôt et de prendre les mesures appropriées. Il est possible que les problèmes puissent être évités ou au moins atténués en effectuant des vérifications de routine sur les ressources disponibles.
Quel effet la spécialisation a-t-elle sur la planification de la capacité des ressources ?
La capacité de spécialiser les ressources est plus importante dans le monde actuel de gestion compétitive des ressources. Les clients anticipent désormais encore plus d'offres de niche, ce qui nécessite à son tour des spécialistes dotés de talents qui ne sont peut-être pas constamment recherchés ou facilement disponibles. Une base de données des compétences devra être utilisée pour une planification efficace de la capacité des ressources afin de savoir quels membres de l'équipe possèdent quels talents spécialisés afin qu'ils puissent être sollicités en cas de besoin.
Les travailleurs contractuels doivent également être inclus dans la planification des capacités lors de l'obtention de talents spécialisés, car les ressources à temps plein pourraient ne pas être en mesure de les fournir. En raison de la rareté de ces capacités de plus en plus précieuses, la planification des capacités doit également tenir compte de la disponibilité. Pour prospérer à l'ère de la spécialisation d'aujourd'hui, les fournisseurs de services ont besoin d'outils de planification de la capacité des ressources qui prennent en compte et utilisent avec précision toutes les capacités pertinentes.
Planification agile des capacités
La capacité de votre équipe Agile est quelque chose que vous pouvez planifier à l'aide de la planification de la capacité Agile. Le temps disponible pour l'ingénierie productive pendant un sprint peut être mieux estimé à l'aide de la planification des capacités.
La planification de la capacité d'une équipe Agile, par exemple, implique la collecte d'informations sur les horaires et les vacances des membres de l'équipe, puis la somme de ces facteurs pour déterminer la capacité totale de l'équipe. La durée du sprint, le nombre d'éléments dans le backlog, la journée de travail typique et les priorités concurrentes sont autant de facteurs qui doivent être pris en compte lors de la détermination des ressources disponibles. Avec l'utilisation de cette procédure, l'équipe est en mesure de s'engager en toute confiance à faire un travail utile tout au long du sprint.
Quand devriez-vous faire une planification agile de la capacité ?
Le processus agile commence par la planification des capacités avant la réunion de planification de sprint. La planification de sprint basée sur les engagements et la planification de sprint basée sur la capacité sont deux autres noms pour cette méthode.
Avantages de la planification des capacités
Voici les avantages de la planification des capacités :
#1. Anticipe les défis
Les difficultés de production, d'acquisition de ressources, de financement, de planification et de personnel ne sont que quelques-uns des nombreux obstacles potentiels qui peuvent être évités grâce à un plan de capacité bien pensé et adaptable. La portée du projet peut être prédite avec plus de précision à moyen et à long terme lorsque les entreprises ont mis en place des procédures pour soutenir la réduction des risques et des approches pour résoudre les revers probables des projets. Par conséquent, la planification de la capacité aide les entreprises à s'assurer qu'elles peuvent maintenir les ressources organisationnelles et opérationnelles pour répondre à l'évolution des demandes.
#2. Réduit les ruptures de stock
Les ruptures de stock se produisent lorsque l'offre est inférieure à la demande des clients. Les clients n'aiment pas être obligés d'attendre, ainsi le fait que vous soyez « à court » d'un certain bien ou service les amènera simplement à chercher une autre entreprise qui peut répondre à leurs demandes. Heureusement, la planification des capacités a également l'avantage supplémentaire de vous aider à minimiser ou même à éviter complètement les ruptures de stock.
#3. Prend en charge la prise de décision
Une planification efficace des capacités a également un impact positif sur la prise de décision. Les experts peuvent utiliser les informations tirées des analyses de la capacité et de la demande pour faire de meilleurs choix. Pour garantir que l'offre corresponde à la demande, les entreprises doivent tenir compte d'un certain nombre de questions, notamment les choix du personnel, l'acquisition des ressources, l'affectation des revenus et les contraintes financières. Avec une meilleure planification et une meilleure compréhension de la capacité, les entreprises peuvent lancer des stratégies de production productives.
#4. Augmenter la capacité de livraison
Vous pouvez avoir un avantage sur les entreprises concurrentes sur le marché en évaluant votre capacité de livraison et en vous assurant d'avoir le personnel disponible pour livrer vos marchandises dès qu'elles sont commandées.
#5. Réduit les déchets de production
La planification de la capacité et de la demande est cruciale lors de l'évaluation de l'allocation des ressources d'une entreprise pour mener à bien un projet. Les entreprises peuvent identifier les domaines dans lesquels réduire les coûts, éliminer le gaspillage et améliorer les performances et la productivité en comprenant l'efficacité avec laquelle les équipes utilisent les ressources, les matériaux et la main-d'œuvre. Les informations tirées d'une évaluation des capacités peuvent aider une entreprise à mieux anticiper les dépenses futures, les besoins en ressources et les capacités globales pour répondre aux attentes du projet.
#6. Améliore l'efficacité et la productivité
Comprendre les capacités existantes et futures permet aux entreprises de mieux planifier le succès de leurs équipes de production. Il permet aux membres du personnel d'optimiser le flux de travail et de réduire les déchets inutiles en établissant des procédures pour atteindre les objectifs en utilisant du matériel et des ressources. L'efficacité et la durabilité sont fréquemment accrues grâce à ces avancées.
Quels sont les facteurs de planification de la capacité ?
Voici les facteurs de planification de la capacité :
- Pénuries mondiales de main-d'œuvre à temps plein.
- Demande d'opportunités d'apprentissage et de développement internes.
- Horaires et lieux de travail variés.
- Désalignement des compétences des employés et des besoins du projet.
- Passage à la méthode Agile.
Quels sont les déterminants de la planification des capacités ?
Les facteurs dans les installations, les produits et les services offerts, les processus utilisés pour créer ces produits ou services, les employés, les politiques, les opérations, les chaînes d'approvisionnement et les environnements externes jouent tous un rôle dans la détermination de la capacité effective. L'aspect humain est l'élément le plus crucial de tous.
Quels sont les objectifs de la planification des capacités ?
L'objectif de la planification de la capacité est de s'assurer que votre entreprise ou organisation peut répondre efficacement à toute demande à laquelle elle peut être confrontée. La capacité de production totale d'une entreprise ou d'une organisation est déterminée par la planification de la capacité, qui est un processus de planification à long, moyen et court terme.
Réflexions finales
Prévoir les demandes futures de l'entreprise et s'assurer que des ressources sont disponibles pour répondre à ces besoins font tous deux partie de la planification des capacités. La planification de la capacité aide les entreprises à s'assurer qu'elles disposent de suffisamment de ressources pour répondre aux demandes actuelles et futures. Diverses approches, outils et processus sont utilisés dans la planification des capacités, ainsi que la contribution de nombreux rôles commerciaux différents.
Grâce à une planification stratégique et en tenant compte de facteurs tels que la capacité de production, la capacité des ressources et les besoins imminents, vous pouvez créer un plan de capacité qui vous aidera à répondre à la demande actuelle et future.
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Bibliographie
