La capacité à s'adapter aux nouvelles conditions est un trait commun aux entreprises prospères. Afin de garantir que les entreprises soient toujours aussi productives que possible, la gestion de la capacité est une fonction commerciale essentielle. Comprendre les nombreuses applications de la gestion de la capacité vous aidera à apprendre comment améliorer les bénéfices de votre entreprise. Cet article explique ce qu'est la gestion de la capacité dans ITIL. Il est également accompagné d'un guide pour vous aider à choisir le meilleur parmi les outils de gestion de capacité disponibles. Plongeons-nous !
Qu'est-ce que la gestion de la capacité ?
Les entreprises doivent rester suffisamment agiles pour répondre constamment aux attentes de manière rentable, car la capacité peut fluctuer en raison de conditions changeantes ou d'influences externes, telles que la demande saisonnière, les changements de l'industrie et des événements macroéconomiques imprévus. Il peut être nécessaire, par exemple, de réaffecter certaines des ressources en matières premières de l'entreprise en réponse aux variations de l'offre et de la demande. Les heures supplémentaires, l'externalisation, de nouvelles machines et même la cession de biens peuvent tous être nécessaires pour mettre en œuvre la gestion de la capacité.
Les commandes non exécutées, le taux de désabonnement des clients et la perte de parts de marché sont autant de conséquences potentielles pour les entreprises dont la gestion des capacités est inefficace. Il est impératif pour une entreprise de se préparer de manière adéquate à une augmentation inattendue de la demande lorsqu'elle lance un nouveau produit révolutionnaire et la campagne de marketing qui l'accompagne. L'entreprise souffre si elle n'est pas en mesure de réapprovisionner en temps voulu l'inventaire d'un partenaire de vente au détail.
Par conséquent, il est difficile pour les entreprises de maximiser la production tout en réduisant les dépenses. Pour entreprendre des inspections de contrôle de la qualité appropriées de ses biens ou services, par exemple, une société ne pourrait pas disposer des ressources nécessaires en termes de temps et de main-d'œuvre. La surutilisation de l'équipement peut entraîner des pannes et un épuisement professionnel chez les travailleurs, qui peuvent également ressentir du stress et une baisse de moral.
À quoi sert la gestion de la capacité ?
La production de biens et de services et l'exploitation des technologies de l'information, ou TI, sont deux opérations d'entreprise distinctes mais liées qui sont liées à la gestion de la capacité. Voici comment votre entreprise pourrait les utiliser :
Gestion de la capacité de production
L'efficacité avec laquelle votre organisation utilise ses ressources pour produire des articles peut être analysée par le biais de la gestion de la capacité. Les installations, le personnel, les outils, les matières premières, les composants, les matériaux d'emballage, les options de transport et les produits finis relèvent tous de cette catégorie. Le défaut de respecter les délais de livraison et d'assurer une production de qualité peut résulter d'un manque de l'une de ces ressources. Cependant, s'il y a trop de ressources disponibles, cela pourrait indiquer des dépenses inutiles et réduire les bénéfices.
La demande de biens est influencée par un certain nombre de facteurs typiques. Les organisations peuvent bénéficier de la gestion des capacités en se préparant mieux à :
#1. Changements dans les saisons
La production de votre entreprise devra peut-être être ajustée quelque peu tout au long de l'année pour tenir compte des variations saisonnières de la demande, telles que la hausse saisonnière des dépenses de consommation qui se produit pendant les vacances. Cependant, certaines entreprises connaissent une demande extrêmement saisonnière, nécessitant des réductions de coûts pendant les périodes creuses et des augmentations de production aux heures de pointe.
#2. Développements économiques
Pour mieux comprendre les tendances de la demande à court et à long terme, votre entreprise doit tenter de prévoir les tendances macroéconomiques. La capacité d'ajuster rapidement la production face à des changements économiques soudains pourrait également être très appréciée.
#3. Tendance des marchés
À mesure que de nouveaux concurrents arrivent sur votre marché ou le quittent, la part de marché de votre entreprise change probablement. Le nombre de ressources dont votre organisation a besoin changera en conséquence directe de ces changements.
#4. Tendances de l'industrie
Parfois, la majorité des entreprises du marché sont impactées par des tendances plus larges dans l'industrie. Les entreprises pétrolières, par exemple, peuvent connaître des changements dans la demande à mesure que l'utilisation des voitures électriques augmente, nécessitant une adaptation à celles-ci.
Gestion de la capacité des technologies de l'information
La gestion de la capacité peut également être utilisée pour décrire la manière dont les réseaux informatiques d'une entreprise traitent les données et gèrent le trafic. Il est possible que votre entreprise ait besoin de beaucoup de puissance de traitement pour des choses comme la recherche et le développement de produits, ou pour traiter un grand nombre de consommateurs sans aucun problème.
Le traitement des données est amélioré par la gestion de la capacité informatique des manières suivantes :
#1. Évaluation des compétences
L'objectif de la gestion de la capacité informatique est de s'assurer que les ressources informatiques sont utilisées à leur plein potentiel et que les objectifs de performance sont atteints.
#2. Activité d'inspection
Il est utile pour les entreprises de mieux comprendre comment leurs ressources informatiques sont réellement utilisées.
#3. Réglage
Grâce à l'utilisation de la gestion de la capacité informatique, les organisations sont en mesure d'affiner les configurations de leurs systèmes, améliorant ainsi les performances informatiques sans engager de dépenses supplémentaires.
#4. Gestion de la demande
Des procédures améliorées peuvent être utilisées par les entreprises pour réduire la charge sur l'infrastructure informatique. Afin d'éviter de planifier la maintenance aux heures de pointe, plusieurs entreprises vont décaler leurs horaires de maintenance.
#5. Allocation des ressources
Les organisations peuvent planifier à l'avance leurs futurs besoins informatiques à l'aide de la gestion de la capacité informatique. Afin de préparer l'entreprise pour l'avenir, ils peuvent décider de mettre à niveau le matériel ou les programmes informatiques.
Stratégies de gestion de la capacité
Les gestionnaires du secteur manufacturier ont développé un certain nombre de méthodes pour améliorer la production et accroître les capacités de leurs entreprises. Certaines des approches les plus largement utilisées pour gérer la capacité comprennent :
#1. La stratégie de décalage
Cette méthode est plus prudente, car elle oblige le gestionnaire à attendre qu'il y ait une croissance constante de la demande avant de décider d'augmenter la capacité. La direction augmente alors la production pour répondre aux besoins du marché actuel.
#2. Stratégie de plomb
Cette stratégie est nettement plus agressive et risquée que l'approche du décalage. La société estime que si elle augmente sa capacité avant qu'il n'y ait une véritable demande, ce sera suffisant. C'est courant dans les entreprises à croissance rapide ou dans les marchés où la demande des consommateurs est élevée. Par conséquent, la plupart des micro et petites entreprises restent à l'écart de cette tactique.
#3. Stratégie dynamique
Cette stratégie est guidée par des prévisions et met l'accent sur la capitalisation sur les tendances du marché pour accroître la production. Le responsable ajuste les niveaux de production à l'avance en fonction d'un examen des données de prévision des ventes et de la demande réelle.
#4. Stratégie de match
Cette stratégie combine des éléments des approches d'avance et de retard. Afin de répondre à la demande des clients, la société apporte des ajustements subtils mais importants à sa production. De petites augmentations de la production sont faites chaque fois qu'il est prévu que la demande puisse augmenter.
Outils de gestion de la capacité
Les outils de gestion de la capacité aident les entreprises à évaluer leurs besoins en ressources à la lumière des fluctuations de la demande du marché. Les gestionnaires et les supérieurs hiérarchiques utilisent ces outils pour garder un œil sur les niveaux de dotation et calculer la quantité de travail qui peut être accomplie avec les ressources à leur disposition. Il vous permet également de visualiser le nombre d'employés que vous avez actuellement et de déterminer s'ils sont surchargés ou sous-utilisés. Voici quelques outils de gestion de la capacité que vous pouvez utiliser pour la gestion de la capacité de votre entreprise :
#1. Basculer le plan
Toggl Plan prend grand plaisir à être accessible aux personnes de tous niveaux et de tous horizons. Il existe trois interfaces utilisateur principales dans ce logiciel : la gestion de projet, la planification d'équipe et la gestion des tâches. Afin de surveiller et de planifier facilement la capacité, toutes les interfaces permettent d'observer les charges de travail et les tâches confiées à chaque membre de l'équipe. L'avantage de cet outil est que vous pouvez le tester sans rien payer.
#2. Cliquez vers le haut
Lorsqu'il s'agit de gérer des projets, de favoriser une collaboration plus intelligente et de centraliser tout le travail d'une équipe à partir de plusieurs applications en un seul endroit, ClickUp est la meilleure plateforme de productivité pour les équipes de toute taille. ClickUp est le meilleur logiciel de planification de capacité pour surveiller les charges de travail, gérer efficacement les ressources et augmenter la productivité en raison de sa pléthore d'options configurables.
#3. Mavenlink
Mavenlink fournit des outils pour gérer et optimiser les ressources disponibles. Il s'agit d'une solution logicielle complète avec un large éventail de fonctionnalités et d'analyses qui peuvent aider votre organisation à gagner du temps et de l'argent en automatisant les activités clés, en alignant intelligemment les configurations du personnel et des équipes sur les objectifs de l'entreprise et en effectuant un large éventail de tâches de prévision et de planification. La première des quatre catégories de prix de Mavenlink permet un essai gratuit, mais les trois autres nécessitent un paiement.
#4. Gourou des ressources
Lorsqu'il y a une forte demande mais une faible offre de ressources humaines, Resource Guru, un logiciel de gestion des ressources, peut aider à identifier les personnes qui sont déjà à pleine capacité. Ce programme offre des fonctionnalités courantes de gestion des tâches, telles que l'intégration avec les applications ERP et CRM, et vous permet de suivre à la fois vos tâches et les ressources disponibles pour mener à bien un projet. Ce programme a une fonctionnalité de collaboration qui vous montre exactement qui travaille sur quoi et quand cela sera terminé.
#5. Saviom
Saviom fournit des logiciels d'entreprise pour la gestion des ressources et la gestion des employés, qui, selon la société, révolutionneront la productivité dans les grandes organisations. Maximiser l'utilisation, optimiser la main-d'œuvre et réduire les coûts des ressources du projet en font partie. Le site Web de Saviom ne contient aucune information sur les prix. Ils préfèrent que vous les contactiez pour recevoir un devis. Cependant, vous pouvez tester gratuitement l'un de leurs trois niveaux.
#6. Faire équipe
Teamup est un service de calendrier basé sur le Web qui facilite la collaboration en permettant aux membres de coordonner leurs horaires et d'échanger des dates importantes entre eux. C'est un remplacement efficace pour la gestion des ressources, et il comprend des outils pour le travail d'équipe tels que le partage de documents et de fichiers et la synchronisation du calendrier. Vous pouvez également adapter l'horaire à vos préférences.
#7. Cantate
Le logiciel de planification des capacités Kantata (anciennement Mavenlink) comprend des outils de gestion des ressources, des budgets, de la coopération en équipe et des projets. La capacité de Kantata à communiquer visuellement et dans une variété de formats les progrès est l'un de ses plus grands atouts.
#8. Prévision
Une prévision est une plaque tournante pour la comptabilité de projet, la gestion des ressources, l'allocation des ressources, l'informatique décisionnelle et la collaboration d'équipe. L'une des principales caractéristiques de vente du logiciel est sa compatibilité avec d'autres programmes. Il peut communiquer avec Azure, Google Drive, Microsoft Excel et bien d'autres.
Gestion de la capacité dans ITIL
La gestion de la capacité dans ITL fait référence au processus d'ajustement de l'allocation des ressources informatiques à la lumière des demandes prévues. La gestion de la capacité qui fonctionne est proactive plutôt que réactive. Les gestionnaires de capacité qui font leur travail avec succès s'assurent que tous les besoins informatiques, y compris ceux de l'entreprise, sont satisfaits avec le moins de ressources possible.
Qu'est-ce qui est inclus dans la gestion de la capacité dans ITIL ?
Un processus de gestion de la capacité peut englober une grande variété d'activités de technologie de l'information (TI). Voici quelques exemples :
- Utilisez des outils de surveillance, d'analyse et d'optimisation sur vos ressources informatiques.
- Contrôlez le besoin de puissance informatique (cela nécessite une prise de conscience de ce qui est le plus important dans l'entreprise).
- Développer une simulation de l'efficacité de l'infrastructure pour prévoir les demandes de ressources.
- Assurez-vous que les applications ont la bonne taille (sans être trop petites) afin que les niveaux de service puissent être maintenus.
- Créez un plan de capacité qui tient compte de l'utilisation actuelle, des besoins futurs et des dépenses associées à la prise en charge des nouvelles versions logicielles.
- Créer une stratégie annuelle pour étendre l'infrastructure de soutien avec les commentaires d'autres groupes.
Comment la gestion de la capacité est-elle mise en œuvre dans ITIL ?
Les meilleures pratiques de gestion des services informatiques se concentrent sur la fourniture d'une assistance complète aux clients. Vous n'appliquez pas ITIL. Au lieu de cela, il sert de feuille de route pour votre service informatique. Que vous utilisiez ITIL v3 ou l'itération la plus récente, v4, vous devez adhérer aux meilleures pratiques susmentionnées, rechercher le soutien de la direction et vous concentrer sur les changements de comportement et de mentalité. Priorisez le succès de votre entreprise et la satisfaction de vos clients. ITIL met l'accent sur l'amélioration continue plutôt que d'être une procédure étape par étape.
Conseils pour gérer la capacité
Voici quelques conseils pour une gestion efficace de la capacité dans les systèmes de production et informatiques :
#1. Reconnaissez les ressources dont vous disposez
Une gestion réussie de la capacité nécessite une connaissance approfondie de toutes les ressources disponibles d'une organisation. Il est facile de manquer certaines ressources et de ne pas voir certaines solutions potentielles lorsque vous vous concentrez uniquement sur un problème ou une circonstance. Assurez-vous d'avoir un inventaire complet et précis des actifs de votre entreprise avant de commencer à travailler pour améliorer votre gestion de la capacité.
#2. Effectuer une variété de tests
Les systèmes de fabrication et de technologie de l'information sont des réseaux interconnectés, vulnérables aux perturbations à tous les niveaux. Le grand nombre de résultats possibles rend les tests exhaustifs difficiles. Il est néanmoins essentiel que votre entreprise utilise la gestion de la capacité pour rechercher autant d'opportunités d'augmentation de la productivité ou de la vitesse de traitement que possible.
#3. Creuser dans le passé
La plupart des entreprises ont du mal à atteindre leurs objectifs de production ou à assurer le bon fonctionnement des systèmes informatiques. Faire le point sur les difficultés que vous avez rencontrées dans le passé peut vous aider à créer des procédures plus robustes pour l'avenir. Des études de cas sur la façon dont d'autres entreprises ont traité des problèmes de fabrication ou d'informatique peuvent également être instructives.
#4. Établissez judicieusement vos priorités
En raison de la nature de la gestion de la capacité, votre entreprise peut toujours être impatiente de découvrir de nouvelles opportunités de croissance. Il est possible de commencer à régler un problème avant de s'en apercevoir qu'il en existe un autre, plus grave, dans votre système de production ou informatique. Assurez-vous que votre stratégie de gestion de la capacité vous permet de hiérarchiser les activités et les projets les plus urgents afin que vous puissiez vraiment éviter les problèmes potentiels que vous avez identifiés.
Avantages de la gestion de la capacité
Voici les avantages de la gestion de la capacité :
#1. Garantir une productivité maximale
Plusieurs chaînes d'approvisionnement, sites de production et réseaux de distribution sont fréquemment utilisés dans la création d'un seul produit. Comme il y a tellement de pièces mobiles, il peut être difficile de dire si votre entreprise sera en mesure de respecter ses délais de livraison. La gestion des capacités vérifie si les moyens de production actuels sont suffisants.
L'efficacité de l'infrastructure informatique d'une organisation est généralement soumise à des attentes élevées. Si ces objectifs ne sont pas atteints, la gestion de la capacité vous en informera. Vous pouvez économiser de l'argent sur les services de technologie de l'information (TI) que vous n'utilisez pas si vous suivez les performances réelles de votre système.
#2. Détection des déchets
Trouver des ressources sous-utilisées ou trop chères est l'un des principaux objectifs de la gestion de la capacité. La gestion de la capacité pourrait, par exemple, déterminer si le coût d'entretien d'un ancien équipement de fabrication en vaut la peine. Vous réalisez peut-être que l'achat de nouvelles machines vous permettra d'augmenter la production par unité d'espace tout en réduisant simultanément les dépenses d'entretien.
#3. Traquer les problèmes du système
La gestion de la capacité aide une entreprise à identifier la source et la cause profonde d'un problème. Les résultats de la recherche de votre entreprise pourraient avoir des impacts importants au-delà de la productivité. Votre organisation peut se rendre compte qu'elle a besoin d'améliorer la gestion des employés sur le site défaillant si elle exploite deux installations de production similaires, mais l'une génère plus de production par heure d'employé. Il est possible que si vous offrez à vos ouvriers de production un meilleur lieu de travail, ils seront plus productifs.
La compétence de dépannage est cruciale pour résoudre les problèmes informatiques. Comme la gestion des performances, la gestion de la capacité isole les nœuds défectueux d'un réseau comme source d'ordinateurs lents. Votre entreprise peut détecter les futurs défauts potentiels du système et les corriger avant qu'ils ne perturbent les opérations à l'aide de scénarios de test.
#4. Faire des plans d'urgence
Une gestion efficace de la capacité est essentielle à la croissance sûre et réussie de toute entreprise. Votre entreprise peut économiser de l'argent en anticipant les besoins de production et en achetant des ressources à des moments moins chers lorsqu'elle comprend mieux les cycles de la demande. Il est également mieux préparé à gérer les fluctuations de la demande qui peuvent avoir un impact significatif sur les résultats de votre entreprise.
La protection de l'efficacité de votre système informatique est cruciale en raison de la dépendance généralisée aux ordinateurs dans les entreprises et l'industrie.
Pourquoi la gestion de la capacité est-elle importante ?
Les entreprises doivent avoir les ressources nécessaires pour répondre à la demande des clients. Il est possible de perdre des revenus et des opportunités si la capacité de production est insuffisante. D'un autre côté, s'il y a un excès de capacité, les ressources seront gaspillées et les prix augmenteront.
Quels sont les principaux éléments de la gestion de la capacité ?
Voici les principaux éléments de la gestion de la capacité :
- Gestion de la capacité commerciale.
- Gestion de la capacité des services.
- Gestion de la capacité des composants.
- Rapports de gestion de la capacité.
Quelles sont les responsabilités d'un gestionnaire de capacité ?
Le gestionnaire de capacité est responsable de fournir une capacité informatique suffisante pour assurer les niveaux de service, de conseiller la haute direction informatique sur la façon d'équilibrer l'offre et la demande et de tirer le meilleur parti des ressources disponibles.
Quelles sont les étapes de la gestion de la capacité ?
Les étapes suivantes doivent être suivies dans la gestion de la capacité :
- Etablissement des plans de l'entreprise.
- Évaluer les demandes et les opportunités des clients.
- Analyser les résultats de l'infrastructure et des ressources actuelles.
- Réaliser la planification des capacités.
- Suivi et évaluation de la capacité de production.
Réflexions finales
L'une des premières étapes d'une gestion efficace de la capacité consiste à acquérir les bons outils de gestion de la capacité. Trouver les meilleurs candidats pour rejoindre votre équipe est une étape ultérieure. Si la capacité de votre équipe doit être augmentée afin de répondre à la demande, BusinessYield peut vous aider à trouver des freelances compétents qui vous conviennent.
Vous pouvez trouver des personnes pour travailler avec vous sur des projets de toute taille, durée ou complexité en choisissant la bonne gestion de la capacité.
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Bibliographie
