Dans le monde des affaires, il existe des pratiques exemplaires, des procédures opérationnelles normalisées et de nombreux types de processus. Les processus facilitent le maintien de l'ordre et fournissent des règles pour un flux de travail transparent. Ce sont eux qui font fonctionner les entreprises.
La gestion des processus métier (BPM) est l'un des outils les plus importants qu'une entreprise puisse utiliser. Continuez à lire pour apprendre tout ce que vous devez savoir à ce sujet, y compris sa définition, ses nombreux types, ses avantages et ses applications.
Qu'est-ce que la gestion des processus métier (BPM) ?
La gestion des processus métier (BPM) est un ensemble d'outils et de solutions BPM qui aident les organisations à atteindre l'agilité grâce à l'automatisation, la gestion et l'optimisation des processus. L'objectif de la technologie BPM est de favoriser l'amélioration continue, l'évolutivité et l'efficacité opérationnelle dans une organisation en analysant, optimisant et améliorant les processus métier de bout en bout pour aider à atteindre les objectifs commerciaux stratégiques, tels que l'amélioration de votre cadre d'expérience client.
La gestion des processus d'affaires (BPM) est également définie comme une discipline organisationnelle dans laquelle une entreprise prend du recul et examine tous ces processus individuellement et collectivement. Il évalue les conditions actuelles et suggère des domaines d'amélioration afin de créer une organisation plus efficace et efficiente.
Chaque département d'une entreprise est chargé de transformer une matière première ou des données en autre chose. Chaque département peut être en charge d'une douzaine de procédures de base ou plus.
Ce que le BPM n'est pas
- Gestion des processus métier Le BPM n'est pas un logiciel. Des outils BPM sont disponibles pour aider à la mise en œuvre de processus métier standard et automatisés. HappyFox Workflows, par exemple, aide les entreprises à automatiser des processus commerciaux complexes, en plusieurs étapes et répétitifs. Le BPM, en revanche, n'est pas un produit logiciel en soi.
- La gestion des tâches n'est pas le BPM. La gestion de tâche ou de projet est la gestion ou l'organisation d'un groupe d'activités. Les logiciels de gestion de projet tels que Microsoft Project, Jira, Asana ou Trello peuvent aider à la gestion des tâches et des projets ad hoc. La gestion des processus métier, quant à elle, concerne principalement les procédures récurrentes et continues qui adhèrent à un modèle prévisible ou à la gestion des processus.
Que fait la gestion des processus métier ?
De mauvaises procédures d'entreprise peuvent causer des ravages si elles sont désorganisées et non systématisées. Les individus ne perçoivent qu'une petite partie d'un processus plus vaste. Peu de gens peuvent analyser et voir toutes les conséquences d'un processus métier, y compris où il commence et se termine, les données importantes requises et les éventuels goulots d'étranglement et inefficacités.
Les processus chaotiques non gérés nuisent aux entreprises et entraînent un ou plusieurs des scénarios suivants :
- Temps perdu
- Plus de gaffes
- Culpabilité accrue
- Rareté des données
- Des salariés insatisfaits
Les organisations peuvent améliorer leurs processus en utilisant la gestion des processus métier et en s'assurant que toutes les opérations s'exécutent sans heurts.
Étapes du cycle de vie BPM de la gestion des processus métier
Étape #1 : Concevoir
La plupart des processus contiennent un formulaire pour la collecte des données et un workflow pour le traitement des données. Créez votre formulaire et décidez qui sera en charge de chaque tâche du flux de travail.
Étape 2 : Créer un modèle
Créer une représentation graphique de la procédure. Corrigez les détails tels que les délais et les conditions pour fournir une image claire de la séquence des événements et du flux de données tout au long du processus.
Étape 3 : Tester
Effectuez la procédure en la testant d'abord avec un petit groupe, puis en la déployant à tous les utilisateurs. Assurez-vous que les informations critiques ne sont accessibles qu'à ceux qui en ont besoin.
Étape #4 : Gardez un œil sur les choses.
Gardez un œil sur le processus au fur et à mesure qu'il progresse dans le pipeline. Pour assurer une surveillance réussie des processus, utilisez les métriques appropriées pour évaluer les progrès, quantifier l'efficacité et localiser les goulots d'étranglement des processus.
Étape #5 : Améliorez
Notez toutes les modifications qui doivent être apportées à votre formulaire ou à votre procédure pour les rendre plus efficaces au fur et à mesure que vous les examinez. Envisagez des étapes pour améliorer les processus de l'entreprise.
Meilleures pratiques de gestion des processus métier
Plusieurs meilleures pratiques pour le BPM, qui est une méthode complexe d'amélioration des processus, sont apparues au fil du temps. Les organisations peuvent utiliser les directives suivantes pour gérer efficacement leurs processus métier :
#1. Établissez des buts et des objectifs précis.
Il est essentiel d'identifier les résultats souhaités d'un processus métier et de s'assurer que le processus est aligné sur les objectifs généraux de l'organisation.
#2. Inclure les parties prenantes dans le processus.
Impliquer les principales parties prenantes dans la conception et l'administration des processus métier peut aider à sécuriser l'adhésion et le support des processus.
#3. Documentation et analyse des processus
La documentation des processus métier peut aider les entreprises à comprendre comment les choses fonctionnent, à identifier les opportunités d'amélioration et à mesurer les progrès au fil du temps.
#4. Utiliser des approches de modélisation de processus.
Les organigrammes et le BPMN sont deux exemples d'approches de modélisation de processus qui peuvent aider les entreprises à voir et à comprendre leurs processus, ainsi qu'à identifier les éventuels goulots d'étranglement et inefficacités.
#5. Surveiller et évaluer en permanence les performances des processus
Les organisations doivent surveiller et mesurer régulièrement les performances de leurs processus métier, en utilisant ces informations pour détecter et résoudre tout défaut ou difficulté.
#6. Investissez dans la technologie pour automatiser et optimiser les opérations.
Les organisations peuvent utiliser l'automatisation et la technologie pour rationaliser et améliorer leurs processus, en réduisant la demande de travail manuel et en augmentant la productivité.
#7. Promouvoir une culture de développement constant.
La promotion d'une culture d'amélioration continue peut aider les entreprises à rester agiles et adaptatives, tout en garantissant que leurs processus évoluent constamment pour répondre à l'évolution des besoins.
Quels sont les avantages de l'utilisation de la gestion des processus métier ?
La gestion des processus métier aide les organisations à évoluer vers une transformation numérique totale et à atteindre des objectifs organisationnels plus larges. Voici quelques-uns des principaux avantages de la mise en œuvre du BPM dans votre entreprise :
#1. Agilité commerciale améliorée :
Pour suivre les conditions du marché, les procédures commerciales d'une organisation doivent être modifiées et optimisées. Le BPM permet aux entreprises d'arrêter les processus métier, de procéder à des ajustements et de les redémarrer. La modification, la réutilisation et l'adaptation des flux de travail permettent aux processus métier de devenir plus réactifs et fournissent à l'entreprise de meilleures informations sur les effets des changements de processus.
#2. Réduction des coûts et augmentation des revenus :
Une solution de gestion des processus métier élimine les goulots d'étranglement, ce qui se traduit par des économies importantes au fil du temps. Cela peut entraîner des délais plus courts pour les ventes de produits, offrant aux clients un accès plus rapide aux services et aux produits, et entraînant une augmentation des ventes et des revenus. Les solutions BPM peuvent également allouer et suivre les ressources pour réduire le gaspillage, réduire les coûts et augmenter les revenus.
#3. Une meilleure efficacité:
L'intégration des processus métier a le potentiel d'améliorer l'efficacité des processus du début à la fin ; avec les informations correctes, les propriétaires de processus peuvent surveiller de près les retards et fournir des ressources supplémentaires si nécessaire. L'automatisation et l'élimination des tâches répétitives contribuent à accroître l'efficacité du processus métier.
#4. Une plus grande visibilité :
Le logiciel BPM permet l'automatisation tout en surveillant les paramètres de performance importants en temps réel. Cette ouverture accrue conduit à une meilleure gestion et à la capacité d'ajuster efficacement les structures et les procédures tout en suivant les résultats.
#5. Conformité, sûreté et sécurité :
Un BPM complet garantit que les entreprises adhèrent aux normes et respectent la loi. En enregistrant correctement les procédures et en simplifiant la conformité, le BPM peut également améliorer les mesures de sûreté et de sécurité. En conséquence, les entreprises peuvent exhorter leurs employés à protéger les actifs de l'entreprise tels que les informations privées et les actifs physiques contre les abus, les pertes ou le vol.
Quand les organisations doivent-elles mettre en œuvre la gestion des processus métier ?
Voici quelques exemples de processus métier où le déploiement du BPM génère un retour sur investissement élevé.
- Les processus dynamiques nécessitent des modifications de la conformité réglementaire, telles qu'un changement dans la gestion des informations des consommateurs en réponse aux modifications de la législation financière ou de la confidentialité.
- Les processus métier complexes nécessitent une coordination et une orchestration entre plusieurs unités commerciales, divisions, départements fonctionnels ou groupes de travail.
- Processus critiques mesurables qui améliorent directement un indicateur de performance critique.
- Les procédures commerciales qui nécessitent l'utilisation d'une ou plusieurs applications héritées doivent être complétées.
- Les procédures commerciales comportent des exceptions qui doivent être traitées manuellement et/ou en temps opportun.
Quels sont les différents types de gestion des processus métier ?
Les systèmes BPM sont classés en fonction de leur objectif. Les trois catégories de gestion des processus métier sont les suivantes :
#1. BPM centré sur l'intégration
Sans grande intervention humaine, ce type de système de gestion des processus métier gère les procédures qui rebondissent largement entre vos systèmes existants (par exemple, HRMS, CRM, ERP). Les solutions de gestion des processus métier centrées sur l'intégration offrent plusieurs connecteurs et un accès API pour permettre la création de processus rapides.
#2. BPM centré sur l'humain
Le BPM centré sur l'humain fait référence à des processus qui sont principalement exécutés par des humains. Ceux-ci ont souvent de nombreuses approbations et tâches remplies par des personnes. Ces solutions excellent dans la fourniture d'une interface conviviale, de notifications simples et d'un suivi rapide.
#3. BPM centré sur les documents
Lorsqu'un document (par exemple, un contrat ou un accord) est au cœur du processus, ces solutions de gestion des processus métier sont nécessaires. Ils permettent aux tâches d'être acheminées, formatées, vérifiées et signées au fur et à mesure de leur progression dans le flux de travail.
La plupart des systèmes de gestion des processus métier pourront combiner des composants de tous ces éléments, bien que chacun soit généralement spécialisé dans un domaine.
Exemples de gestion des processus métier
#1. HEURE
Avez-vous déjà eu l'impression que la procédure d'intégration de votre entreprise était trop alambiquée et chaotique ? Votre service RH oblige les candidats à remplir des formulaires papier qui les fatiguent ? Cela est dû au manque de compréhension de votre service RH du principe de la gestion des processus métier (BPM).
L'utilisation de la gestion des processus métier vous permet d'automatiser vos opérations RH du début à la fin, ce qui vous permet d'économiser de l'argent, du temps et des formulaires papier. Voici quelques exemples de la manière dont la gestion des processus métier peut aider votre service RH à améliorer ses processus :
- Approuvez les feuilles de temps des employés plus rapidement.
- Intégrez facilement de nouveaux employés
#2. Ventes
Dans la plupart des entreprises, l'équipe des ventes passe beaucoup de temps à se coordonner avec l'équipe des comptes clients (AR) afin de régler les factures de vente. Même de petites erreurs dans la facturation peuvent faire dérailler la carrière des vendeurs. C'est là qu'intervient la gestion des processus métier, car elle automatise le processus d'approbation des factures, supprimant la possibilité d'erreurs manuelles et de clarifications réciproques entre les commerciaux et l'équipe AR.
Voici quelques exemples de la manière dont la gestion des processus métier peut aider le service commercial à rationaliser ses processus :
- Réduisez la durée des workflows de votre cycle de vente.
- Les devis et factures doivent être envoyés dans les délais.
#3. La finance
Chaque jour, une équipe financière est inondée de formulaires papier et d'e-mails, car tout ce qui implique de l'argent doit passer par eux. Par exemple, si l'équipe de gestion d'actifs souhaite acheter 50 ordinateurs, elle transmet le devis du vendeur à l'équipe financière pour approbation. Ceci n'est qu'un exemple.
Tenez compte du nombre d'e-mails et de formulaires papier qu'ils reçoivent quotidiennement de plusieurs équipes. Il leur est difficile de gérer tout cela sans un système en place. Ils gèrent tout cela avec un logiciel de gestion des processus métier (BPM). Voici deux exemples dans le département des finances où la gestion des processus métier est utile :
- Les demandes de voyage peuvent être approuvées en un seul clic.
- Créez des flux de travail sur mesure pour des conditions spécifiques.
Automatisation de la gestion des processus métier (BPM)
Un logiciel BPM professionnel qui intègre les meilleures technologies telles que la RPA, l'intelligence artificielle et l'exploration de processus, en plus de la modélisation pure des processus, est une base élémentaire pour l'automatisation complète des processus métier, qui est un élément essentiel du virage numérique. Les outils d'exploration de processus, par exemple, découvrent très tôt le potentiel d'automatisation et d'optimisation en permettant une transparence objective via des évaluations de processus basées sur des outils.
Robotic Process Automation (RPA) est une technique d'automatisation des flux de travail en faisant en sorte que des robots logiciels prennent en charge les tâches monotones. Les outils RPA permettent la création de matériel structuré à cette fin, ainsi que la configuration de robots logiciels pour effectuer des transactions et communiquer avec d'autres systèmes numériques.
L'application de ces nouvelles technologies se traduit par des avantages concurrentiels importants tels qu'une plus grande vitesse de traitement, des économies de coûts, une qualité de traitement améliorée et une utilisation plus efficace de la main-d'œuvre. Cependant, pour éviter d'automatiser des tâches inutiles, le modèle de processus doit être évalué de manière globale, avec des solutions d'automatisation spécifiques aux processus appliquées plutôt que des robots autonomes individuels.
Chaque technologie de gestion des processus métier compétente doit contenir les fonctionnalités suivantes :
Maintenant que vous comprenez pourquoi un système BPM est nécessaire, voici une liste des qualités que doit avoir un bon système de gestion des processus métier.
- Application de diagramme de processus visuel
- Concepteur de formulaires avec fonctionnalité glisser-déposer
- Contrôle d'accès basé sur les rôles
- Prise en charge des appareils mobiles
- Fonctionnalités d'administrateur extrêmement puissantes
- SSO (authentification unique)
- Compatibilité avec les systèmes logiciels existants
- Analyses et rapports
- Grande performance de la base d'utilisateurs
- Mesures de performance pour le processus
Le BPM ressemble-t-il à la gestion de tâches ou de projet ?
La gestion des processus métier n'est pas la même que la gestion des tâches (qui se concentre sur des tâches individuelles) ou la gestion de projet (qui traite des flux ponctuels ou erratiques).
La gestion des tâches est le processus d'arrangement ou d'organisation d'un groupe d'actions qui découlent d'un projet. Ces engagements sont souvent ponctuels et non répétitifs. Un logiciel de gestion de projet tel que « Microsoft Project » est utilisé lorsque ces projets sont bien organisés, comme dans les travaux de construction. Trello, Asana et Kissflow Project sont tous d'excellents outils pour gérer les tâches dans des projets ad hoc.
La gestion des processus métier concerne davantage les processus répétitifs et continus qui suivent un modèle prévisible, par opposition à la gestion des processus.
Conclusion
Les processus métier qui se prêtent à l'automatisation sont souvent ceux qui sont déclenchés par un événement spécifique. Par exemple, la soumission d'une note de frais peut déclencher une séquence prédéfinie d'événements qui aboutit à ce que l'employé reçoive une compensation sur son compte bancaire.
En revanche, la gestion des processus métier (BPM) est une méthode systématique pour améliorer les opérations de l'entreprise. Lorsqu'il est mis en œuvre avec succès, chacun comprend comment il peut aider l'organisation à atteindre ses objectifs. Cela conduit à une équipe plus heureuse et plus productive, ce qui se traduit par des clients plus satisfaits, des revenus plus élevés et moins de coûts.
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Bibliographie
