Les participants à une réunion d'affaires peuvent partager leurs idées et acquérir de nouvelles perspectives sur les difficultés et les possibilités auxquelles l'entreprise est confrontée. Vous pouvez gérer efficacement une réunion d'affaires si vous en maîtrisez bien les objectifs. Apprendre à organiser une réunion productive vous permettra de fournir à vos participants des informations et des idées utiles qui peuvent augmenter leur efficacité et leur moral. Lisez la suite pour en savoir plus sur ce qu'est une réunion d'affaires. Nous avons également expliqué comment rédiger un procès-verbal de réunion d'affaires et un ordre du jour de réunion d'affaires. Plongeons-nous !
Qu'est-ce qu'une réunion d'affaires ?
Une réunion d'affaires est une discussion formelle tenue à des fins professionnelles, qui peut inclure des employés de la même division ou du même niveau de direction, ainsi que des parties prenantes externes telles que des clients. Le but d'un ordre du jour dans une réunion d'affaires est de fournir à toutes les personnes impliquées une idée de ce qui sera couvert et de la meilleure façon de se préparer pour la réunion afin qu'elle soit réussie. Il est possible de tenir une réunion d'affaires dans un bureau privé, ainsi que dans des lieux publics comme des salles de réunion, des centres de congrès et même en ligne. Afin de garder une trace des sujets de conversation importants pour une utilisation ultérieure, les participants peuvent également prendre des minutes de réunion d'affaires.
Types de réunions d'affaires
Voici les types de rendez-vous d'affaires :
#1. Réunions d'équipe
Alors que les équipes peuvent interagir fréquemment dans le cours des affaires, le stress et la distance qui peuvent se développer entre les membres peuvent être réduits en organisant des activités de consolidation d'équipe en dehors des réunions régulières. L'objectif principal de ces rassemblements est la cohésion d'équipe, ils ont donc tendance à être légers et divertissants. C'est une excellente occasion d'apprendre à connaître vos collègues en dehors du travail et de renforcer les liens entre les équipes, surtout si certains employés travaillent à distance. Le travail d'équipe et la confiance peuvent être renforcés grâce à une préparation délibérée du leadership pour les événements de renforcement d'équipe. Certains exemples incluent des déjeuners d'équipe, des sorties et des retraites d'entreprise pour les employés qui ne sont pas aussi proches les uns des autres.
#2. Réunions de résolution de problèmes
Les réunions de résolution de problèmes partagent des similitudes avec les réunions de prise de décision en ce sens qu'elles visent à atteindre un certain objectif. Il facilite la communication entre les travailleurs et les encourage à collaborer pour trouver des solutions aux problèmes ainsi qu'à identifier et discuter des moyens de réduire l'impact des risques associés. Ce type de réunion peut être planifié à l'avance si l'équipe découvre le problème à l'avance, ou cela peut se produire au milieu d'urgences inattendues qui nécessitent l'attention immédiate du groupe. L'équipe peut avoir besoin de tenir un certain nombre de séances de suivi pour déterminer si la solution est efficace après s'être engagée dans une étude et une préparation aussi approfondies lors de la réunion initiale.
#3. Réunions de mise à jour du statut
Les participants à ce type de rassemblement sont censés rendre compte de leurs progrès actuels. Les membres et les chefs d'équipe peuvent fournir les dernières mises à jour sur les projets et les campagnes en cours lors de ces réunions. Les équipes peuvent organiser des réunions de mise à jour de statut une fois par semaine ou une fois par mois pour s'assurer que tout le monde est au courant de ce sur quoi chaque personne travaille et pour éliminer toute confusion sur les projets en cours. Avoir une image plus claire des niveaux de production de chacun permet une planification des tâches plus efficace, ce qui à son tour augmente l'efficacité au travail.
#4. Réunions de prise de décision
Les dirigeants de l'entreprise ou les chefs de division constituent généralement les participants à une réunion de prise de décision. Ils participent aux réunions où sont prises les décisions importantes de l'entreprise, telles que celles où les plans d'expansion ou les idées de nouveaux produits sont discutés. Les décideurs se réunissent fréquemment à plusieurs reprises pour recueillir et évaluer des preuves, générer des idées pour résoudre un problème et définir un plan d'action.
#5. Réunions de réflexion
Les organisations doivent parfois apporter des modifications à leurs produits ou processus actuels ou en proposer de nouveaux. En conséquence, ils organisent des réunions pour faciliter l'échange d'idées et la génération de nouvelles idées. Les séances de remue-méninges rassemblent les individus pour partager des idées, stimuler la motivation et s'informer les uns des autres. C'est aussi excellent pour le moral de l'équipe et les liens. Le succès de la réunion peut être amélioré en créant un cadre dans lequel chacun se sent en sécurité pour exprimer ses pensées et recevoir des critiques sans crainte de représailles.
#6. Réunions de planification
Une entreprise a besoin de réunions de planification pour organiser le processus et définir les futurs plans d'affaires afin que le personnel puisse travailler plus efficacement. Selon les besoins de l'entreprise, ces réunions peuvent être hebdomadaires ou trimestrielles. Cela garantit également que chacun est au courant de ses responsabilités et renforce l'efficacité de l'exécution du plan. Les employés qui seront impliqués dans le processus de planification sont généralement présents, ainsi qu'un leader qui orientera la conversation et attribuera les rôles. La planification de campagne, la conception de la feuille de route du produit et la préparation d'événements sont autant d'exemples d'activités qui pourraient bénéficier d'un calendrier de réunions bien organisé.
#7. Réunions de formation
L'objectif principal de ce type de réunion est de transmettre de nouvelles informations ou connaissances aux participants. Habituellement, un membre senior du groupe, tel qu'un responsable ou un chef d'équipe, assume le rôle de mentor et transmet ses connaissances à un individu ou à un groupe. Des réunions peuvent être organisées pour enseigner aux travailleurs une nouvelle méthode, idée ou compétence. Les clients peuvent également les utiliser pour se familiariser avec les fonctionnalités d'un service ou d'un produit. Les sessions de formation peuvent améliorer la productivité, le professionnalisme et le moral des membres du personnel tout en favorisant de meilleures relations avec les clients. Les séminaires sur les produits, la sécurité au travail et l'orientation des nouveaux employés ne sont que quelques exemples.
#8. Rencontres individuelles
Ce type de réunion ne comprend souvent que deux participants et a un objectif clair. Cela peut se produire entre les partenaires et les managers, les clients et les vendeurs, ou les superviseurs et le personnel. Ces réunions peuvent avoir pour but de discuter des performances d'un employé, de mener une entrevue, de mener une enquête sur un événement impliquant un employé, de discuter des ventes avec les fournisseurs de l'entreprise ou de discuter d'un accord avec un client. Un ordre du jour formel de réunion d'affaires n'est pas nécessaire pour ce type de réunion, mais l'hôte voudra quand même noter les points les plus importants à couvrir.
Procès-verbal de réunion d'affaires
Les procès-verbaux de réunion d'affaires sont des notes prises lors d'une réunion d'affaires. Ils mettent en évidence les principaux points qui sont soulevés, les votes qui sont pris et les tâches qui sont assignées. De plus, une personne est désignée pour enregistrer les procès-verbaux des réunions d'affaires. Leur responsabilité est de bien documenter la discussion qui a eu lieu.
À quoi servent les procès-verbaux de réunion d'affaires ?
Les procès-verbaux des réunions d'entreprise servent de compte rendu des débats passés, des décisions et de la planification stratégique. Le procès-verbal de la réunion d'affaires sert de dossier aux participants pour qu'ils puissent regarder en arrière et voir quel genre de progrès ont été réalisés. Cependant, ceux qui n'ont pas pu assister mais qui doivent tout de même être au courant des résultats de la réunion peuvent lire le procès-verbal par eux-mêmes.
Comment rédiger un procès-verbal de réunion d'affaires
Voici les étapes à suivre lors de la rédaction d'un procès-verbal de réunion d'affaires :
#1. Date et heure de la réunion
Prendre note de l'heure et de la date de la réunion devrait être la première étape avant de commencer à rédiger le procès-verbal. Cela peut sembler évident, mais cela vaut la peine d'en parler, car il est crucial d'avoir une trace du moment où les choses ont été discutées, de ce qui a été réalisé et de ce qu'il reste à faire.
#2. Noms des participants
La prochaine chose à faire est de faire une liste de tous ceux qui ont participé, ainsi que de tous ceux qui ont été invités mais qui n'ont pas pu venir. Au début de la plupart des réunions, un temps est réservé à l'acceptation ou à la modification des procès-verbaux des réunions précédentes, ce qui vous donne la possibilité de revoir les noms des personnes présentes et de générer un appel nominal préliminaire. Vérifiez également les noms de la liste lorsque les personnes entrent dans la salle en vous référant à l'invitation du calendrier.
#3. Objet de la réunion
Le « pourquoi » de cette réunion doit être enregistré et clarifié pour le bénéfice de tous. Dans cette section du procès-verbal de la réunion, veuillez fournir une explication détaillée de la nécessité de la réunion et de ses résultats escomptés. Cela sera particulièrement utile pour ceux qui n'ont pas pu se rendre à la réunion et pour ceux qui utilisent les résultats pour guider leurs décisions.
#4. Points à l'ordre du jour et sujets abordés
Créez des puces pour chaque point de l'ordre du jour et utilisez-les pour suivre les progrès de la réunion et toutes les décisions clés qui ont été prises au fur et à mesure que vous preniez des notes. Il est utile de distribuer l'ordre du jour de la réunion à l'avance afin que tout le monde ait la possibilité de l'examiner, d'y ajouter des éléments et de proposer des modifications. Cela garantit également que personne ne sera pris au dépourvu par le sujet abordé lors de la réunion.
#5. Décisions clés et éléments d'action
À la suite de réunions productives, les individus se voient confier des tâches à accomplir. Si vous souhaitez une transcription précise des discussions, des choix ou des actions, vous devez les enregistrer le plus rapidement possible après qu'ils se soient produits. Il serait impossible de tout enregistrer. Faites attention aux prochaines étapes qui doivent être prises à la lumière des décisions importantes, des recommandations, des problèmes et des solutions qui ont été mis en évidence. Assurez-vous que ces leçons sont mises en évidence dans le procès-verbal de la réunion afin qu'elles ne se perdent pas.
#6. Date et lieu de la prochaine réunion
Incluez la date et l'heure de la prochaine réunion prévue pour ce projet ou ce sujet si vous rédigez un procès-verbal de réunion formel. Cela fournit une estimation approximative du temps dont les participants à la réunion disposent pour terminer les tâches qui leur ont été confiées.
Si vous savez quand aura lieu votre prochaine réunion, vous pourrez mieux organiser votre emploi du temps et vous concentrer sur les activités les plus importantes. Que vous ayez une réunion en personne ou en ligne, il est crucial de savoir où elle aura lieu.
#7. Documents à inclure dans le rapport
Enfin, n'oubliez pas de joindre tout document pertinent au procès-verbal de la réunion d'affaires que vous distribuez. Vous devriez envisager d'inclure tous les documents pertinents qui ont été discutés ou utilisés au cours de la discussion. Les indicateurs, les indicateurs de performance clés, les mises à jour de projet et/ou les changements sont tous des exemples d'une telle documentation.
Lors de la tenue d'une réunion via un service de visioconférence comme Zoom ou Google Meet, il est courant pour les équipes d'enregistrer la réunion ou de générer une transcription automatique.
Ordre du jour de la réunion d'affaires
Les événements qui auront lieu lors d'une réunion sont décrits dans l'ordre du jour. Cela pourrait inclure des sujets, des objectifs, un calendrier, des conférenciers désignés, du matériel de soutien et des points de discussion. Avant une réunion, les participants reçoivent généralement un ordre du jour à examiner à l'avance. Vous devriez revoir le processus de création d'un ordre du jour si vous avez déjà envisagé d'utiliser la communication asynchrone à la place d'une réunion. Les ordres du jour des réunions sont utiles non seulement pendant mais aussi après leur conclusion.
Comment rédiger un ordre du jour de réunion d'affaires
Vous devez suivre ces étapes pour rédiger un ordre du jour de réunion d'affaires significatif :
#1. Concentrez-vous sur un thème
Assurez-vous de connaître vos objectifs pour la réunion avant de commencer à planifier celle-ci. Où espérez-vous aller ? Dans quel but sommes-nous réunis aujourd'hui ? Définissez les paramètres du rassemblement. Les participants à la réunion seront mieux préparés s'ils sont informés à l'avance du thème et de l'objectif de la réunion. Cependant, ce que vous espérez accomplir grâce à cette réunion est ce que vous devriez décrire dans vos objectifs.
#2. Décidez des sujets
Pour éviter de perdre du temps lors de la réunion, c'est une bonne idée de voir si quelqu'un de votre équipe, du conseil d'administration, du comité ou de tout autre poste influent a quelque chose qu'il aimerait aborder. En permettant à chacun de s'exprimer, nous pouvons nous assurer que personne n'a à élever la sienne au-dessus des autres. Préparez votre réunion en dressant une liste de sujets en fonction des informations que vous avez recueillies sur vos parties prenantes, vos objectifs et le type de réunion que vous organiserez. Assurez-vous que le but de la réunion et les questions à discuter sont cohérents les uns avec les autres.
#3. Fixez des limites de temps et des leaders pour chaque sujet
La meilleure façon de garder les choses sur la bonne voie est d'allouer un temps spécifique pour parler de chaque problème. L'organisateur de la réunion doit choisir un animateur pour chaque sujet s'il n'a pas l'intention de modérer lui-même la discussion. La personne en charge d'un point particulier de l'ordre du jour doit orienter la réunion dans la bonne direction, présenter tout le matériel nécessaire (tel que des diapositives) et maintenir la discussion dans le délai imparti.
#4. Considérez les documents nécessaires
Dressez une liste de tout ce qui doit être apporté à la réunion. Quelques exemples de tels matériaux sont les diapositives de présentation, les données, les informations sur le projet, les résultats des tests, les structures filaires, les prototypes, les feuilles de présence et les procès-verbaux des réunions précédentes. Assurez-vous d'informer les personnes appropriées de votre équipe et de l'inscrire à l'ordre du jour si elles doivent apporter ces documents à la réunion.
#5. Laissez du temps pour la discussion et la vue d'ensemble
Prévoyez un récapitulatif rapide et une table ronde pour la fin de l'ordre du jour. Si la réunion prend du retard, les participants auront peut-être besoin de temps à la fin pour poser des questions. Ce n'est pas non plus une mauvaise idée de revoir le matériel de la réunion si vous essayez d'accomplir quelque chose. Les hôtes de réunions hebdomadaires peuvent ne pas avoir besoin de trop de temps pour cela. Passer en revue les faits saillants d'une réunion en seulement cinq minutes est une pratique courante. Cependant, s'il s'agit d'une réunion mensuelle ou si le sujet est nouveau, vous devriez économiser dix à vingt minutes pour la conclusion.
Comment organiser une réunion d'affaires
La façon dont vous menez la réunion d'affaires déterminera sûrement le succès de celle-ci. Voici quelques éléments dont vous devez tenir compte pour organiser une réunion d'affaires significative :
#1. Identifier le but
Découvrez pourquoi vous organisez la réunion avant de commencer l'ordre du jour. Déterminez le but de la réunion et les principaux sujets que vous souhaitez aborder. Pensez à qui vous voulez inviter et pourquoi vous voulez qu'ils soient là avant d'envoyer des invitations. Les réunions ont plus de chances de réussir si leurs buts et objectifs sont clairement définis à l'avance.
#2. Inviter des participants
Déterminez qui devrait être invité à la réunion après avoir établi son objectif. Pour accueillir le plus de personnes possible, réfléchissez au moment et à l'endroit où elles sont disponibles pour se rencontrer. Vérifiez les calendriers des autres réunions d'entreprise pour éviter de programmer une session qui a déjà été planifiée. Les fonctionnalités d'invitation et d'acceptation/rejet d'un e-mail permettent de réunir facilement des personnes pour une réunion et d'obtenir leurs réponses.
#3. Préparer les matériaux
Il est utile d'avoir des éléments de discussion prêts avant la réunion. Vous pouvez faire une présentation à l'aide de diapositives ou rédiger des notes pour accompagner le matériel. Si vous voulez vous sentir à l'aise lorsque vous faites une présentation devant un public, la pratiquer à haute voix peut vous aider. Un ordre du jour peut être utile pour déterminer l'orientation de la réunion en plus de la présentation.
#4. Organiser l'espace
Préparez le lieu de la réunion le jour où elle doit avoir lieu. Assurez-vous que chacun dispose d'un endroit confortable pour s'asseoir. Assurez-vous que tous les projecteurs ou équipements de visioconférence que vous avez l'intention d'utiliser sont correctement configurés et prêts à fonctionner avant la réunion. Ce pourrait être une bonne idée d'imprimer des copies de l'ordre du jour de la réunion et/ou de la présentation afin que les participants puissent suivre.
#5. Commencer la réunion
Si les personnes présentes ne sont pas vos employés directs, il est poli de commencer la réunion en vous présentant correctement. Ceux qui ne se connaissent pas auparavant doivent se présenter. Il peut être utile que quelqu'un prenne des notes pendant les réunions et les partage ensuite avec le reste du groupe. Présentez le format de la réunion d'affaires et les sujets que vous avez l'intention de couvrir dans votre présentation.
#6. Conclure la présentation
Terminez la présentation en gardant à l'esprit que le temps presse. Parlez clairement et utilisez des indices non verbaux comme des gestes et des expressions faciales pour garder l'attention de vos auditeurs. Les participants peuvent partager leurs réflexions au fur et à mesure que vous donnez le matériel, ou vous pouvez gagner du temps pour une discussion plus approfondie vers la fin de la réunion, selon la nature de la réunion. Prévoyez du temps pour les questions et les commentaires sur le sujet de la réunion après avoir terminé votre présentation.
#7. Terminez par un appel à l'action
Il est préférable de conclure les réunions en résumant les étapes futures après une série de discussions. Expliquez clairement ce que vous voulez qu'ils fassent afin qu'ils puissent répondre à vos attentes. Terminez la réunion en exprimant votre gratitude à tous ceux qui ont assisté pour avoir interrompu leur journée pour être là. Ils peuvent se sentir plus valorisés et respectés grâce à votre appréciation.
#8. Suivi avec les participants
Obtenez le procès-verbal de la réunion du preneur de notes désigné que vous avez nommé. Vous devez partager ces données avec les autres personnes de la réunion une fois que vous les avez. Un résumé de la réunion peut être envoyé aux participants pour se rafraîchir la mémoire sur ce qui a été discuté et sur le suivi attendu d'eux. Le courrier électronique est un moyen pratique de suivre une réunion, de voir comment les choses avancent et d'évaluer si cela en valait la peine ou non.
Bonnes pratiques pour une réunion d'affaires
Voici les meilleures pratiques pour une réunion d'affaires :
#1. Être habillé correctement
Pour vous assurer de faire bonne impression lors de votre réunion, pensez à revoir le code vestimentaire de l'entreprise. Les participants à la réunion peuvent sentir votre niveau de respect en fonction de la façon dont vous vous habillez.
#2. Être prompt
Que vous soyez celui qui dirige la réunion ou juste un autre participant, arriver tôt vous donnera plus de temps pour vous préparer. Pendant ce temps, tout le monde peut s'installer, dire bonjour et se mettre au travail sur les tâches à accomplir.
#3. Écoutez activement
Faites attention lorsque d'autres personnes parlent pour indiquer que vous appréciez leurs pensées et leurs idées. Établir un contact visuel, hocher la tête en signe d'accord et prendre des notes sont tous des exemples d'écoute active.
#4. Déposez le téléphone
Il peut être préférable de mettre votre téléphone en mode silencieux ou même avion, selon les circonstances. Cela peut vous aider à vous concentrer sur la réunion en cours et à ne pas laisser votre attention vagabonder.
#5. Soyez patient et attendez que tout le monde se présente
Lors de la tenue d'une réunion, il est poli d'attendre que tout le monde se présente avant de commencer. Cela garantit également que tous les participants reçoivent les mêmes informations et sont sur la même longueur d'onde concernant l'objectif de la réunion.
#6. Autoriser les autres à exprimer leurs opinions
Assurez-vous que tout le monde a la possibilité de s'exprimer lors des réunions. Lorsque vous ouvrez un débat à tout le monde et que vous les laissez partager leurs réflexions, vous montrez que vous respectez leurs connaissances et leur perspicacité.
Quelle est l'importance d'une réunion d'affaires ?
Les réunions font partie intégrante de toute entreprise prospère. Il est utile pour surveiller les étapes que votre entreprise prend pour atteindre ses objectifs. C'est un excellent outil pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde, générer de nouvelles idées, résoudre des conflits, parvenir à un consensus et favoriser la camaraderie.
Les 4 bases de l'étiquette commerciale ?
- styles de communication
- robe et apparence
- sans souci
- situations sociales
Quels sont les 4 objectifs principaux d'une réunion d'affaires ?
- Lancer un nouveau projet.
- Alignez-vous sur le statut et les objectifs du projet / de l'équipe.
- Idée de génie.
- Prendre des décisions.
- Partager l'information.
- Présentez de nouveaux membres de l'équipe ou de nouveaux clients.
- Évaluer les projets (et réfléchir à ce qu'il faut faire la prochaine fois)
Quoi ne pas faire lors d'une réunion d'affaires ?
- Réunions inutiles.
- Devenir personnel.
- Perte de temps.
- L'aile.
- Affrontement.
- Désengagement.
- Pas de suivi.
Réflexions finales
Une réunion d'affaires est une réunion d'experts qui se réunissent pour parler boutique, faire des ajustements ou porter un toast au succès du groupe. les dirigeants et les employés de l'entreprise, les représentants de l'entreprise et les clients, ou les chefs de service et leurs équipes sont tous des participants potentiels lors d'une réunion d'entreprise. Cependant, de nombreuses entreprises et groupes organisent désormais des réunions non pas au bureau mais en ligne, en utilisant une certaine forme de technologie ou de logiciel de conférence.
Articles Relatifs
- Compte rendu d'une réunion : signification, exemple et comment en rédiger un
- FONCTIONNALITÉS ZOOM : Signification, prix et comment l'utiliser
- FOCUS GROUP : Définition et guide détaillé sur la façon de mener une discussion de groupe de discussion
- 33 meilleurs logiciels et outils de gestion d'événements en 2023
- STRATÉGIE DE VENTE : Signification, Exemples, Plan, Types et Présentation
Bibliographie
