De nos jours, la plupart des gens utilisent des moyens électroniques, tels que les e-mails, les SMS et les réseaux sociaux, pour avoir des conversations entre eux. Prendre le temps de mettre la plume sur papier et de s'assurer que votre lettre commerciale suit le style standard peut sembler archaïque, mais c'est plus important que jamais pour les entrepreneurs. Une lettre commerciale bien rédigée peut vous aider à faire passer votre message, que vous encouragiez quelqu'un à lire un rapport, que vous vous présentiez à un client potentiel ou que vous exprimiez votre gratitude. Les lettres écrites sont toujours essentielles à la stratégie de communication de tout propriétaire de petite entreprise. Dans cet article, nous allons vous montrer le format d'écriture d'une lettre commerciale.
Qu'est-ce qu'une lettre commerciale ?
Une lettre commerciale est une lettre formelle écrite sur un ton professionnel et envoyée d'une entreprise à une autre. Ces lettres peuvent être utilisées pour communiquer de manière professionnelle avec les clients, les employés, les parties prenantes et d'autres personnes. Les particuliers peuvent également les utiliser.
Une lettre commerciale bien rédigée peut se démarquer, que vous essayiez d'informer un client potentiel sur votre produit, de vous associer à une autre entreprise, d'inviter quelqu'un à assister à votre événement ou de transmettre un message de remerciement. Cependant, écrire une lettre commerciale est une indication de professionnalisme et de sophistication ; pourtant, cela peut être un effort laborieux si vous n'êtes pas familier avec la notion communiquée dans la lettre.
En fait, l'idée même des lettres commerciales peut vous sembler démodée et étrangère.
Vous pourriez vous demander si quelqu'un utilise encore du papier à en-tête élégant et une enveloppe blanche ordinaire. C'est peut-être juste une chose du passé, avec les e-mails et les SMS.
De plus, il est indéniable que la rédaction de lettres traditionnelles sert toujours un objectif important dans le monde des affaires aujourd'hui. En moyenne, un employé de bureau reçoit 100 e-mails chaque jour, selon une étude.
Cela indique que l'envoi d'une lettre à la boîte aux lettres de quelqu'un plutôt qu'à sa boîte de réception électronique augmente la probabilité que sa lettre soit lue. Une lettre commerciale bien rédigée peut vous aider à vous démarquer de la foule, que vous essayiez d'informer un client potentiel sur votre produit, de vous associer à une autre entreprise, d'inciter quelqu'un à assister à votre événement ou simplement d'exprimer votre gratitude.
Quels sont les types de Lettres commerciales ?
La correspondance commerciale, ou « lettres commerciales », est monnaie courante. Ils facilitent la capacité de l'organisation à faire comprendre et documenter ses interactions avec des parties externes. Généralement, les sociétés envoient des lettres à d'autres sociétés. Cependant, il peut également être livré à un client ou à un fournisseur. La journée d'une entreprise est remplie par la rédaction d'une lettre commerciale dans une grande variété de styles.
Une lettre commerciale suit généralement un format standard afin qu'elle soit claire et facile à lire. Vous devez connaître et suivre ce cadre si vous voulez bien communiquer et garder une apparence professionnelle. La réputation d'une entreprise est représentée dans chaque type de communication qu'elle envoie. C'est pourquoi vous devez vous assurer que vos lettres commerciales sont correctement préparées. Voici les types de lettres commerciales :
#1. Lettres de vente
Il est sûr de dire que les lettres de vente sont le style de lettre commerciale le plus typique. Le but de ces lettres est de parler de votre entreprise à la personne et de l'encourager à faire quelque chose.
Pour cette raison, la ligne d'ouverture d'une lettre de vente est si cruciale pour avoir un impact. Vous pouvez faire une affirmation forte ou vous référer à des statistiques pertinentes. La plupart du temps, une lettre de vente présentait un produit ou un service à des personnes qui ne l'avaient jamais utilisé auparavant. Par conséquent, il est crucial de suivre le format correct d'une lettre commerciale.
Facteurs à prendre en compte lors de la rédaction d'une lettre de vente :
- Créez un premier paragraphe captivant.
- Insérez un appel à l'action convaincant qui explique ce que vous espérez que le client fera.
- Maintenir la brièveté et la clarté.
#2. Lettres de recommendation
Une lettre de recommandation est rédigée par un professionnel à propos d'un autre professionnel pour confirmer ses compétences et son éthique de travail. Cette lettre est également connue sous le nom de lettre de référence. Une lettre de référence pourrait aider quelqu'un à trouver un emploi, à entrer à l'université ou à être considéré pour une autre opportunité professionnelle.
Voici les éléments d'une lettre de recommandation forte :
- Pertinence de la suggestion : Afin d'établir la crédibilité de l'auteur, les lettres de recommandation doivent détailler le lien de l'auteur avec le candidat. Les lettres de recommandation sont généralement rédigées par une personne qui connaît bien le candidat, comme un collègue, un superviseur, un mentor ou un instructeur.
- Examen des compétences du candidat : généralement, la recommandation elle-même occupe la majeure partie de la lettre et fournit des détails spécifiques sur les qualifications, les qualités personnelles, les aspirations professionnelles et l'adéquation du candidat au poste à pourvoir. À ce titre, il est important que les qualifications du professionnel indiquées ici soient directement applicables au poste ou au programme d'études recommandé.
- Exemples : L'auteur doit donner des exemples concrets de la compétence démontrée par le candidat pendant le temps qu'il a passé à travailler ensemble. Un aperçu de la bonne influence du candidat sur ses collègues et ses anciens employeurs peut être obtenu à partir de ces données.
- Résumé et conclusion : Le dernier paragraphe d'une lettre de recommandation doit réaffirmer les qualifications du candidat et fournir au lecteur les coordonnées de l'auteur.
#3. Lettres de plainte
Une lettre commerciale de ce type exprime un mécontentement à l'égard d'un service ou d'un bien, comme son nom l'indique. Il est facile de laisser vos émotions prendre le dessus lorsque vous parlez d'un service ou d'un produit médiocre. Une lettre de plainte doit être rédigée de manière professionnelle et claire. Vous voulez que votre lettre se démarque et qu'il soit facile pour le destinataire de répondre positivement, alors assurez-vous de le faire.
De plus, le destinataire sera plus enclin à vous aider si vous lui montrez de l'empathie dans votre lettre.
Conseils pour créer une lettre de réclamation efficace :
- Concentrez-vous sur le résultat final lorsque vous écrivez la lettre.
- Parlez fermement mais poliment.
- Faites attention à ce que vous vendez. N'utilisez pas la lettre comme plate-forme pour attaquer l'auteur.
- Faire preuve de sympathie envers l'autre personne peut aider à résoudre votre problème plus rapidement.
#4. Lettres de démission
Si vous souhaitez quitter votre emploi actuel, il est poli d'en informer votre employeur par écrit. Certaines entreprises accepteront un avis de démission verbal, mais la plupart voudront que vous écriviez et envoyiez une lettre commerciale comme preuve que vous avez quitté votre emploi.
Voici les éléments courants à mentionner dans une lettre de démission :
- Explication des raisons du départ de l'emploi : Indiquez formellement votre démission de l'entreprise dans le premier paragraphe de cette lettre.
- Raison du départ : Selon les circonstances, vous voudrez peut-être informer votre employeur des raisons de votre départ. Prendre un nouvel emploi, retourner aux études ou déménager ailleurs en sont tous des exemples.
- Dates : Indiquez clairement votre jour de fin d'emploi et la date de livraison de la lettre. Votre entreprise pourra mieux anticiper votre départ et trouver un remplaçant si vous agissez ainsi.
- Gratitude : Une option consiste à exprimer sa gratitude à son ancien employeur pour l'expérience et les connaissances acquises au travail. Il s'agit d'un acte de professionnalisme qui peut vous aider à l'avenir lorsque vous pourriez avoir besoin d'une recommandation de votre employeur.
#5. Lettre d'excuses
Les humains sont responsables de la gestion des entreprises, et les humains sont faillibles. Il est vital pour le succès futur de l'entreprise que cette erreur soit reconnue et rectifiée. Faites le premier pas dans votre lettre en disant : « Je me suis trompé ». Ensuite, présentez des excuses sincères et expliquez ce que votre entreprise fera pour éviter de futures erreurs. À la fin de la lettre, répétez votre demande de pardon.
Lors de la rédaction de votre lettre d'excuses, gardez à l'esprit les points suivants :
- Admettez vos lacunes.
- En plus d'envoyer une lettre d'excuses, vous devriez envisager de faire amende honorable en personne.
- La lettre doit contenir une expression sincère de regret.
- Spécifiez les changements ou modifications qui seront mis en œuvre.
#6. Lettres de résiliation
Une lettre de licenciement est un moyen approprié et efficace de mettre fin à l'emploi d'un employé. «Lettre de résiliation» est un terme générique désignant des lettres telles que des lettres de séparation, des avis de cessation d'emploi et des lettres mettant fin à des contrats.
Lorsque vous rédigez une lettre de résiliation, assurez-vous de couvrir les éléments suivants :
- Notification de la date de résiliation : à ce stade, vous devez fournir à l'employé un avis de résiliation et la date de résiliation effective. Cela évite tout malentendu et donne au travailleur le temps de se préparer au licenciement.
- Motifs de licenciement : évitez tout malentendu en veillant à ce que votre justification du licenciement involontaire de l'employé soit parfaitement claire et véridique. Fournissez des exemples pour étayer vos affirmations lorsque cela est possible.
- Rémunération et avantages futurs : Ensuite, décrivez toute indemnité de départ ou autres avantages qu'ils obtiendront en quittant leur poste. Il peut s'agir d'un salaire, d'une indemnité de vacances ou d'autres avantages dus mais non reçus. Informez-les également de ce qui arrivera à leurs comptes de soins de santé, d'assurance-vie et de retraite. Rappelez-leur tous les accords qu'ils ont signés au cours du processus d'intégration, tels qu'un accord de non-divulgation ou d'autres documents qui pourraient affecter leur rémunération et le versement de leurs avantages sociaux.
- Prochaines étapes : En conclusion, veuillez détailler les prochaines étapes de l'employé. Informez l'employé de tout bien de l'entreprise, tel qu'un téléphone portable, un ordinateur portable, des clés, des badges d'identification et des laissez-passer de stationnement, qu'il doit restituer. Ensuite, assurez-vous qu'ils savent comment contacter leur représentant des ressources humaines s'ils ont d'autres préoccupations concernant leur salaire, leurs avantages sociaux ou la lettre elle-même.
Format d'une lettre commerciale
Il existe une grande variété de correspondances commerciales que vous pouvez rencontrer dans le cadre de votre travail. Les lettres d'accompagnement, les lettres de recommandation et tout le reste peuvent tous bénéficier d'une lettre commerciale bien rédigée. Si vous voulez être plus persuasif dans votre écriture, il vous sera utile de vous renseigner sur la structure et le format d'une lettre commerciale. Ce qui suit est un format de lettre commerciale.
#1. Vos coordonnées
Le format de lettre commerciale standard inclut l'adresse de l'expéditeur en haut. Si vous n'utilisez pas de papier à en-tête, votre adresse doit être écrite sur la première ligne de votre lettre, au-dessus de la date. Si vous voulez que la lettre soit correctement fermée, le nom et le titre de l'expéditeur seront déjà à la fin. Seuls le numéro de rue, la ville et le code postal sont requis. Voici un exemple de présentation de vos coordonnées :
#2. La date
La date à laquelle la lettre a été écrite est incluse dans la ligne de date. Si votre lettre nécessite plusieurs jours pour être rédigée, indiquez la date à laquelle elle a finalement été complétée dans la ligne de date. Utilisez le format de date américain lorsque vous communiquez avec des entreprises américaines. (Le mois vient en premier aux États-Unis lors de l'écriture d'une date. Le 2001 juin XNUMX, par exemple.)
De plus, à deux pouces du haut de la page, notez la date. Justifiez à gauche la date ou la tabulation au centre de la page et tapez-la, selon le format de lettre que vous utilisez. Ce dernier exige que l'adresse de l'expéditeur soit justifiée à droite sur le papier à en-tête.
#3. L'adresse et le numéro de téléphone du destinataire
Vous devez mettre un espace après la date sur une lettre commerciale. Les coordonnées du destinataire doivent être inscrites sur une nouvelle ligne. Utilisez cet exemple de format pour présenter leurs données :
A l'attention de [prénom], [nom], [habilitation(s) ou diplôme(s)],
Vous pouvez me joindre au [numéro de téléphone], [adresse e-mail], [ville], [état] et [code postal].
#4. salutation d'ouverture
Incluez le même nom complet et le même titre que l'adresse interne. N'utilisez que le prénom si vous connaissez le destinataire et que vous feriez normalement référence à lui par ce nom (par exemple, "Chère Marie"). Dans tous les autres cas, utilisez un titre personnel et un nom de famille séparés par deux points. Après la salutation, sautez une ligne.
Si vous ne connaissez pas le sexe de la personne, utilisez une salutation neutre, comme son titre de poste, puis son nom. Si vous ne pouvez pas déterminer le sexe de la personne, vous pouvez également utiliser son nom complet comme salutation.
#5. Le corps
Si vous utilisez le format bloc ou bloc modifié, interlignez toute la lettre et alignez les paragraphes à gauche. Vous devez mettre une ligne blanche entre chaque paragraphe. Soyez conscient de la nécessité d'être bref lors de la rédaction d'une lettre commerciale. Pensez à commencer par une salutation chaleureuse, puis à énoncer votre point principal directement dans le premier paragraphe. Le paragraphe suivant devrait commencer à expliquer pourquoi l'argument principal est si crucial. Continuez la justification dans les paragraphes suivants en fournissant le contexte et les preuves. Dans le dernier paragraphe, vous devez réaffirmer le but de la lettre et, dans certains cas, demander quelque chose.
#6. Salutation de clôture
Après le corps principal de la lettre, il est courant de laisser un paragraphe vide, puis de choisir une bonne salutation de clôture. Voici quelques salutations typiques à utiliser pour terminer une lettre commerciale :
- Cordialement
- Sincèrement vôtre,
- Respectueusement vôtre
- Avec respect
- Merci
- Sincèrement votre.
#7. Boîtiers
Incluez une ligne indiquant « Pièces jointes » sous votre ligne de signature pour informer le destinataire qu'il existe d'autres documents, comme un curriculum vitae, joints à la lettre. Une alternative consiste à indiquer le contenu de l'enveloppe en nommant chaque feuille de papier. Par exemple, si vous avez envoyé un grand nombre de documents et que vous voulez vous assurer que le destinataire les lit tous, vous pouvez fournir une liste de leurs noms. Aussi, lisez LETTRE DE SOUTIEN : Comment rédiger une lettre de soutien.
Quelles sont les parties d'une lettre commerciale?
Bien que de nombreux types de lettres différents aient des exigences de formatage et présentent un contenu différent, la plupart des lettres commerciales partagent certains éléments communs. Voici les parties d'une lettre commerciale.
- Contactez-Nous
- Sujet ligne
- Salutations / Salutations
- Introduction
- Informations détaillées
- Conclusion
- Signature.
Comment rédiger une lettre commerciale
Cependant, les lettres restent un moyen de communication essentiel dans le secteur des entreprises. Rédiger une lettre de motivation impressionnante peut vous aider à être embauché. Et vous aurez besoin d'une proposition alléchante pour que quelqu'un prenne la parole lors de l'événement de votre entreprise.
Les professionnels ne comprennent souvent pas l'importance des lettres commerciales bien écrites parce qu'ils pensent que ce type de communication est démodé. Pour cette raison, la majorité des individus ne peuvent même pas en créer un simple. Voici quelques conseils pour rédiger une lettre commerciale :
- Inclure la date et le nom, la société et l'adresse du destinataire.
- L'utilisation de « Cher » ou d'une autre salutation formelle montre que vous vous prenez au sérieux, vous et votre travail.
- Créez une préface captivante.
- Expliquez pourquoi vous écrivez dans le corps principal de la lettre.
- Votre message doit se terminer par une demande claire d'une sorte d'action.
- Utilisez une finition formelle, telle que "Sincèrement", pour montrer votre professionnalisme.
- Veuillez apposer physiquement votre signature sur la lettre.
- Remplissez vos informations de contact, y compris votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
Quel est l'objectif principal d'une lettre commerciale ?
Les lettres commerciales sont généralement utilisées pour transmettre des informations, donner des instructions, poser des questions, faire des demandes, retourner des paiements, émettre des commandes, donner des conseils, apporter des corrections ou poser de nouvelles questions. Pour résumer, une lettre commerciale sert principalement à : L'objectif principal de toute lettre commerciale formelle est de fournir des informations relatives aux opérations de l'entreprise.
Conclusion
Ici, dans cet article, vous apprendrez les tenants et les aboutissants de la rédaction d'une lettre commerciale professionnelle. Une fois que vous aurez appris les nombreux types de lettres commerciales et les différents formats pour les écrire, vous serez en mesure de préparer une lettre professionnelle chaque fois que l'occasion l'exige. Rédiger des lettres professionnelles est un jeu d'enfant si vous apprenez le format standard d'une lettre commerciale.
Vous savez maintenant quand il est nécessaire de composer plusieurs types de lettres commerciales. Dans ce cas, vous pouvez mettre votre calligraphie à profit.
FAQ sur les lettres commerciales
A quoi sert une lettre commerciale ?
- Terminer une transaction
- Création de la demande
- Expansion de l'entreprise
- Établissement de la relation
- Résoudre des problèmes
Quelles caractéristiques définissent une lettre commerciale ?
- La durée de celle-ci est négligeable.
- Droit au point. Il rend ses points évidents et encourage une action ultérieure du lecteur.
- Cela fait preuve de courtoisie.
- Le ton est plutôt sérieux tout au long de la pièce.
- Il est sans erreur.
Alors, pourquoi avons-nous besoin de lettres commerciales et à quoi servent-elles ?
Il existe une grande variété de raisons pour écrire une lettre commerciale, y compris demander des informations ou prendre des mesures auprès du destinataire, passer une commande auprès d'un fournisseur, corriger le malentendu du destinataire, fournir une réponse immédiate, exprimer ses regrets pour une infraction ou exprimer sa bonne volonté.
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