Un système de gestion des e-mails est une stratégie visant à accroître l'efficacité des e-mails et à réduire les effets néfastes que la gestion des e-mails peut avoir sur la productivité et le bonheur au travail d'une personne. Nous examinerons un certain nombre de choses dans cet article, et elles incluent des stratégies pour une gestion efficace du système de messagerie, des logiciels de tri et des perspectives. Notre objectif est simplement de nous assurer que vos e-mails sont parfaitement opérationnels et qu'il n'y a pas de masse de messages sans que personne n'y prête attention.
Lire aussi: PROTECTION DES E-MAILS : pourquoi est-ce important ?
Système de gestion des e-mails
Les e-mails envoyés et reçus par les employés sont enregistrés de manière centralisée par le système de gestion des e-mails. Les e-mails peuvent être gérés en appliquant des calendriers de conservation, des contrôles d'accès et un système de classification à ce contenu. Il est possible de capturer les métadonnées liées aux e-mails pour conserver et accéder à ces données. L'archivage des e-mails est l'une des utilisations les plus populaires du système de gestion des e-mails. Ces solutions, à leur niveau le plus fondamental, copient ou suppriment des messages du programme de messagerie et les stockent ailleurs. Certaines de ces solutions remplacent les pièces jointes par un talon ou un lien dans le message au lieu d'archiver le message lui-même. Un système de gestion des e-mails fait partie d'une solution complète.
Un grand nombre d'e-mails clients entrants peuvent être triés, organisés et traités à l'aide de systèmes de gestion des e-mails. Un système de gestion de messagerie, cependant, n'est pas seulement pour l'assistance ; il peut être utilisé pour toutes les circonstances impliquant un grand nombre d'e-mails entrants, tels que les commentaires de campagne ou le service d'assistance interne des entreprises mondiales.
Meilleur système de gestion des e-mails
Nous sommes tous conscients qu'à mesure que votre entreprise se développe, les e-mails peuvent déborder de votre boîte de réception et entraîner une vague de problèmes. Votre personnel envoie de nombreuses réponses à un seul e-mail, des e-mails importants sont ignorés et les conversations n'ont aucun sens. Et aucun travail réel n'est fait au milieu de ce pandémonium. Vous pouvez facilement gérer vos e-mails internes et clients en faisant le bon investissement en outils. Vous pouvez utiliser plus de canaux que le simple courrier électronique pour communiquer avec les clients, les entreprises et les parties prenantes importantes, et pour améliorer la coopération interne.
Par conséquent, si vous avez du mal à suivre vos e-mails, ce blog est fait pour vous. Vous examinerez ce qu'est un système de gestion de messagerie et parlerez de certains aspects essentiels. Le meilleur système de gestion des e-mails sera notre objectif principal lorsque nous les examinerons.
8 meilleurs systèmes de gestion de messagerie
Le meilleur système de gestion des e-mails sera notre objectif principal lorsque nous examinerons ces différentes options.
#1. Aidez l'éclaireur
Le système de gestion de messagerie le plus efficace pour les petites et moyennes entreprises. Un système de gestion des e-mails est conçu spécialement pour aider les équipes à gérer efficacement leur correspondance par e-mail. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités de collaboration avancées telles que des notes privées pour tenir tout le monde informé et la détection de collision pour vous débarrasser du travail redondant avec Help Scout.
Enfin, avoir accès aux profils des consommateurs vous permet de rester informé. Pour faciliter les interactions et réduire les tracas pour l'expéditeur et votre personnel, vous pouvez afficher les discussions précédentes et d'autres informations de base. La meilleure partie est que le système de gestion des e-mails n'est qu'un des nombreux outils auxquels vous avez accès lorsque vous vous inscrivez à Help Scout.
Prix : À partir de 20 $ par utilisateur/mois.
#2. Sanébox
Sanebox est un logiciel de gestion des e-mails idéal pour gérer les e-mails les mieux adaptés à un usage personnel.
Il existe des méthodes pour aider à gérer les boîtes de réception personnelles, même si de nombreux logiciels de gestion de messagerie se concentrent sur les exigences commerciales. SaneBox est parmi les meilleurs que nous ayons rencontrés. Lorsque les e-mails arrivent dans votre boîte de réception, ils sont automatiquement triés par leur IA sophistiquée, qui a appris vos habitudes de messagerie uniques.
Prix: À partir de $ 7 / mois.
#sept. Sendinblue
Le système de gestion des e-mails le plus efficace pour la communication un à plusieurs. Il y a des occasions où vous devez vous adresser à un grand groupe de personnes à la fois, peut-être pour annoncer un nouveau service ou fournir une mise à jour sur votre entreprise ou votre produit. Vous aurez besoin d'un programme spécialisé car vous ne pouvez mettre en copie qu'un certain nombre de personnes à partir de votre compte Gmail - environ 500, au cas où vous seriez curieux.
Sendinblue est parmi les plus grands. Leur solution vous permet de créer de superbes e-mails à l'aide de leur éditeur simple et est également livré avec une excellente automatisation pour garantir que les messages sont envoyés à l'heure précise que vous choisissez. De plus, vous pouvez effectuer des tests A/B et surveiller les analyses de vos e-mails, comme le taux d'ouverture, le taux de clics et même une carte thermique.
Prix : Un plan gratuit est offert. Les plans avec des frais mensuels commencent à 25 $.
#4. De face
Le meilleur programme de gestion des e-mails pour combiner la gestion des e-mails d'équipe et individuelle.
La gestion d'une adresse e-mail de groupe, telle que [email protected], se fait souvent à l'aide d'un logiciel de gestion de messagerie. Cependant, Front peut être un excellent choix si votre équipe souhaite interagir avec votre public en utilisant à la fois des adresses e-mail personnelles et partagées.
Les commentaires internes sont l'un des éléments collaboratifs que propose Front. Leurs plans les plus chers incluent également des fonctionnalités plus sophistiquées telles que l'analyse et l'automatisation.
Prix : Les tarifs mensuels commencent à 19 $ par personne.
#5. Hiver
Meilleur système de gestion de messagerie Gmail
Hiver est quelque peu unique par rapport aux autres outils de cette liste, qui sont pour la plupart des produits indépendants. En substance, il sert de complément à votre compte Gmail actuel. Contrairement à un compte Gmail classique, vous pouvez prendre des notes et attribuer des e-mails à des destinataires particuliers.
Des services d'automatisation et d'analyse des tâches sont également disponibles, mais il convient de noter que bon nombre des fonctions les plus sophistiquées ne sont disponibles que sur leurs abonnements les plus chers.
Prix : 12 $ par utilisateur, par mois.
#6. Moosend
Programme gratuit de gestion des e-mails.
Moosend est un autre outil conçu pour la communication un à plusieurs. Ils incluent des outils comme un éditeur sans code qui facilitent la création de jolis modèles d'e-mails. De plus, vous pouvez effectuer des tests A/B, segmenter les téléspectateurs et surveiller certains KPI.
La meilleure partie est que vous pouvez faire tout ce qui précède avec leur plan gratuit. Il existe diverses restrictions, telles que le fait que le compte ne soit accessible que par une seule personne. Mais pour rien, il y a beaucoup de valeur. Ils ont également des plans d'abonnement à partir de 9 $ par mois pour les personnes qui souhaitent accéder à de plus grandes capacités.
prix : À partir de 9 $ par mois.
#7. Bureau Zen
La gestion des e-mails des clients est possible avec Zendesk, un outil de support client. Votre équipe peut répondre plus rapidement aux e-mails des clients en utilisant les macros de Zendesk ou des réponses prédéterminées. En utilisant des fonctionnalités telles que les capacités de gestion des tickets, les outils de collaboration et les informations client, vous pouvez également rationaliser plus efficacement les e-mails des clients. Zendesk est parfait pour les organisations en pleine croissance car il vous permet également de centraliser la communication entre les canaux. Cependant, les petites entreprises qui ne fournissent un service client que par e-mail peuvent trouver la technologie trop robuste et complexe.
#8. Oiseau de messagerie
Un système de gestion des e-mails de service client avec une mise en page personnalisable s'appelle Mailbird. Vous pouvez personnaliser votre compte avec une tonne de thèmes de couleurs gratuits et le transformer en une œuvre d'art. La possibilité de passer en mode sombre est également fournie. Une fonction de lecture rapide intégrée dans Mailbird vous aide à améliorer votre productivité en affichant rapidement les mots afin que vous puissiez comprendre les expressions et les phrases plus rapidement. Avec l'aide de l'outil de recherche LinkedIn de Mailbird, vous pouvez également trouver votre expéditeur sur LinkedIn et établir un contact avec lui directement depuis votre boîte de réception en un seul clic.
Pourquoi ai-je besoin de la gestion des e-mails ?
Vous avez besoin d'un système de gestion des e-mails car il utilise des outils pour gérer le grand nombre d'e-mails d'une organisation. Il facilite également le suivi des documents et messages importants.
Comment gérer mon e-mail d'entreprise ?
- Utilisez une boîte de réception partagée pour gérer les e-mails d'un groupe.
- Les e-mails doivent être envoyés à certains moments.
- Établissez des règles sur la façon d'écrire des e-mails courts.
- Notez les tâches, les attentes et les dates d'échéance.
- N'utilisez pas "répondre à tous" si vous n'êtes pas obligé de le faire.
- Désabonnez-vous dès que vous le pouvez.
- Utilisez des dossiers, des étiquettes et des balises.
- Enregistrer des modèles pour les messages et les e-mails
- Règles et automatisations
- Applications et modules complémentaires pour les e-mails
Outlook du système de gestion des e-mails
Le système de gestion de messagerie Outlook est un outil qui vous aide à gérer votre messagerie, votre calendrier, vos contacts et vos tâches. En conséquence, il sert de base à la fois à votre gestion du temps et à vos communications. Les utilisateurs surveillent les e-mails, coordonnent les calendriers et gèrent facilement les informations d'interaction entre les deux systèmes à l'aide du système de gestion des e-mails Outlook. Le système de gestion de messagerie Outlook est un programme de messagerie et de calendrier très apprécié qui se connecte à certaines des meilleures applications de gestion de la relation client (CRM).
Stratégies de gestion des e-mails
La gestion des e-mails peut être une tâche difficile. De nombreux programmes, applications et jeux prétendent pouvoir aider votre équipe à gérer les e-mails.
Les meilleures stratégies de système de gestion des e-mails consistent à traiter les e-mails comme un travail légitime, à connaître la différence entre l'examen et le traitement des e-mails et à utiliser un système de gestion des flux de travail pour configurer les e-mails et d'autres formes de communication professionnelle. Les équipes qui ont appris à aborder méthodiquement les e-mails deviennent plus productives.
La méthode de communication d'entreprise la plus efficace est le courrier électronique, et en utilisant ces stratégies efficaces de gestion des e-mails, vous pourriez commencer à aimer l'utiliser.
17 stratégies de gestion des e-mails
Suivez ces conseils simples de gestion des e-mails pour commencer avec des stratégies de gestion des e-mails efficaces.
#1. Considérez le courrier électronique comme un véritable travail
Vous ne devriez pas intégrer les e-mails dans votre emploi du temps autour de votre travail réel. Le courrier électronique nécessite un temps réel et engagé et des efforts réels. Tous les membres de votre équipe auront plus de temps pour se concentrer sur
atteindre leurs objectifs les plus critiques lorsque vous gérez les e-mails de la bonne manière.
#2.Reconnaître la différence entre la révision et le traitement des e-mails
Travailler au hasard et sans système de gestion des e-mails établi peut faire en sorte que les membres de l'équipe manquent des messages importants ou répondent trop rapidement. Un système intelligent allouera un temps distinct pour l'examen des e-mails plutôt que pour leur traitement.
#3. Ne vérifiez votre boîte de réception que lorsque c'est vraiment nécessaire
Demandez aux membres de votre équipe de réfléchir à la fréquence à laquelle ils doivent vraiment vérifier leur boîte de réception chaque jour pour rechercher les messages nécessitant une action rapide (ou soumettez vos propres suggestions). Selon leurs professions, la réponse variera, mais c'est probablement moins fréquemment qu'ils ne consultent actuellement les e-mails.
#4. Évitez le multitâche lors de la lecture des e-mails
Passez en revue les e-mails entre les tâches, pas au milieu de celles-ci.
C'est un gaspillage important de notre "élan de puissance cérébrale" - le plus profond concentré nécessaire pour nous consacrer pleinement à notre travail - pour interrompre des tâches cruciales pour vérifier le dernier e-mail. Passez en revue vos e-mails si vous avez dix minutes à perdre entre les réunions. Cependant, évitez de regarder vos e-mails pendant la réunion.
#5. Examiner les e-mails sur un appareil mobile
L'examen des e-mails uniquement sur un appareil portable est une approche efficace de gestion des e-mails. Il est moins tentant de se laisser distraire car il est difficile d'utiliser un petit appareil portable pour naviguer entre les boîtes aux lettres et les dossiers, et la taille du gadget le rend vraiment adapté à l'examen.
#6. Estimer le temps nécessaire pour répondre aux "vrais" messages
Les membres de votre personnel pourraient penser qu'il serait absurde de réserver du temps uniquement pour le courrier électronique. Cependant, si le courrier électronique prend du travail réel et en temps réel, vous devez considérer quand ce moment viendra. Voici une technique de gestion des e-mails utile : devinez le nombre de messages "authentiques" que vous recevez quotidiennement
#sept. Lorsque vous êtes absent, envoyez un message d'absence du bureau
Les e-mails continuent d'affluer même lorsque vous n'avez pas le temps de vérifier votre boîte de réception ! Il faut donc s'y préparer. Lorsque vous vous absentez plus d'une journée, vous devez publier un message d'absence du bureau sur votre e-mail pour faire savoir aux gens quand ils peuvent s'attendre à une réponse de votre part.
#8. Traiter les e-mails où vous pouvez vous concentrer sur le numéro huit
Encouragez votre personnel à gérer le traitement des e-mails dans un cadre qui permet la concentration et la pleine conscience. L'objectif est de terminer les communications, et s'ils sont constamment interrompus et détournés, ils ne pourront pas le faire. S'ils ont une porte de bureau, ils doivent la fermer. Si cela ne suffit pas, une notice doit être ajoutée. Ici, vous pouvez télécharger des panneaux « Ne pas déranger » amusants et gratuits.
#9. Traiter les e-mails tout en travaillant hors ligne
Rien n'est plus ennuyeux que d'essayer de vider une boîte de réception alors que de nouveaux messages continuent d'affluer. C'est comme essayer de creuser un trou pendant que quelqu'un en face de vous y remet de la terre ! Au lieu de cela, ils doivent arrêter les messages entrants en travaillant en mode hors connexion pendant la période qu'ils ont réservée pour traiter les e-mails.
#dix. Commander des e-mails en utilisant des sujets
Quelle est la technique la plus efficace pour traiter les e-mails le plus rapidement possible ? le tri est indispensable. De nombreux e-mails peuvent être supprimés en quelques clics. Si vous ne l'avez pas déjà fait, commencez par trier par sujet avant d'utiliser « organiser par discussion ».
#11. Réorganiser les e-mails par expéditeur
Réorganisez votre e-mail cette fois par "De", si nécessaire. Vous pouvez rapidement déposer ou supprimer des publicités, des remises, des newsletters et tout ce qui n'est pas du « courrier authentique » de cette manière.
#12. Inverser l'ordre des anciennes et des nouvelles données
Je conseille de commencer par les premiers e-mails et de progresser progressivement.
Même si vous avez hâte de lire vos e-mails les plus récents, vous avez peut-être quelque chose de critique du début de la journée (ou de la semaine) qui nécessite votre attention, et ils attendent votre réponse depuis le plus longtemps. Dans tous les cas, vous n'aurez pas à attendre longtemps pour voir les e-mails les plus récents car vous avez probablement réduit de moitié le nombre d'e-mails dans votre boîte de réception.
#13. Évitez le piège "Écrémez et sautez"
Vous pourriez être tenté de ne pas répondre immédiatement si vous recevez un e-mail intimidant.
Cependant, vous devez vous abstenir d'utiliser la stratégie "skim and skip" lors du traitement des e-mails. À quoi sert de bloquer délibérément du temps pour traiter les e-mails si vous comptez le remettre à plus tard ?
#14. Ajouter des éléments de la liste des tâches à votre liste de tâches
Certaines tâches que je devrai remettre à plus tard, soit parce que j'ai besoin de plus de détails, qu'elles me prennent plusieurs minutes ou heures à faire, soit que j'aurai besoin de l'aide de quelqu'un d'autre. Tout ce qui doit être fait dans cette situation est ajouté à ma liste de tâches afin que je puisse le faire lorsque j'ai les informations, le temps et les ressources nécessaires.
#15. Atteignez Inbox Zero plusieurs fois par semaine
Vous risquez de manquer des affectations clés, des commentaires ou des invitations qui vous aideront à atteindre vos réalisations les plus importantes si vous ne nettoyez pas systématiquement et méthodiquement votre boîte de réception.
#16. Réduisez au minimum les e-mails en dehors des heures de travail pour réduire l'épuisement professionnel
Aujourd'hui, de nombreuses personnes envoient et reçoivent des e-mails professionnels 24 heures sur XNUMX. Cependant, cela pose un risque sérieux pour la productivité : les employés sont considérablement plus susceptibles de se déconnecter du travail et éventuellement de s'épuiser lorsqu'il n'y a pas de séparation claire entre leur vie personnelle et professionnelle. Garder après les heures de travail pour réduire l'épuisement professionnel est l'une des stratégies que vous devez adopter dans votre système de gestion des e-mails.
#17. Utiliser un système de gestion de flux de travail
L'utilisation d'un système de gestion de flux de travail pour la gestion des e-mails est l'une des stratégies que vous devez adopter. Un système de gestion de flux de travail complet comprend la gestion des e-mails. Les membres de l'équipe peuvent enregistrer, organiser, hiérarchiser, contrôler et exécuter tous leurs engagements, communications et informations à l'aide d'un système de gestion des flux de travail.
Logiciel de tri d'e-mails
Lorsque l'on parle de logiciel de tri d'e-mails, on fait référence au processus utilisé par les services postaux pour choisir l'itinéraire d'acheminement du courrier. Les logiciels de tri des courriels, autrefois faits à la main, sont maintenant en grande partie automatisés grâce à l'utilisation d'équipements spécialisés. Le Transorma, qui a été initialement mis en service à Rotterdam en 1930, a été le premier appareil de tri d'e-mails largement utilisé.
Les entreprises et autres expéditeurs utilisent désormais un logiciel de tri des e-mails pour pré-trier les e-mails avant leur livraison afin d'économiser de l'argent sur les frais de port. Les remises de prétri, par exemple, peuvent faire baisser le prix du courrier de première classe aux États-Unis de 0.42 $ à aussi peu que 0.324 $[1]. Pour gérer le courrier entrant De nombreuses entreprises utilisent également un logiciel de tri des e-mails pour le courrier entrant, y compris les chèques, les commandes et les communications. Le chargement est sous le contrôle d'un logiciel de tri d'e-mails, ou gestionnaire d'e-mails.
Le travail du logiciel de tri des e-mails consiste à regrouper intelligemment vos e-mails en différentes catégories en fonction de facteurs tels que l'importance, le sujet, l'expéditeur ou l'âge. En lisant uniquement les e-mails qu'il est vraiment important de lire dès le matin, vous pouvez libérer du temps pour d'autres choses qui doivent être faites.
Vous pouvez trier votre liste d'e-mails à l'aide d'un logiciel de tri d'e-mails en fonction de l'échangeur MX. Nous ne pouvons pas comprendre le fournisseur de messagerie pour de nombreux e-mails d'entreprise car ils ont des domaines uniques. Vous pouvez obtenir rapidement une liste triée de tous vos e-mails de Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook et Office 365 en utilisant un logiciel de tri des e-mails.
Comment gérer un grand nombre d'e-mails ?
- Ne conservez dans votre boîte de réception que les e-mails qui doivent être traités immédiatement.
- Créez un "dossier d'attente" pour les e-mails nécessitant une action.
- Faites des étiquettes ou des sous-dossiers votre nouveau meilleur ami.
- Définissez des règles ou des filtres pour votre boîte de réception.
- Utilisez votre calendrier pour garder une trace des e-mails auxquels vous devez répondre à nouveau.
- Ne laissez pas le courrier indésirable rester longtemps dans votre boîte de réception.
- Créez des modèles pour les réponses que vous utilisez le plus souvent.
- Réservez du temps pour vérifier vos e-mails et faites-le à ces moments-là.
- Ne plus recevoir d'alertes par e-mail
- Effectuez des tâches de courrier électronique insensées lorsque vous avez du temps libre.
Conclusion
L'élaboration de stratégies et l'installation d'un système de gestion des e-mails aideront chaque entreprise à trier et à gérer ses e-mails avec de meilleures perspectives.
FAQ sur le système de gestion des e-mails
La gestion des emails est-elle une compétence ?
Oui c'est le cas. En fait, la gestion de sa boîte de réception est généralement considérée comme une «compétence difficile» enseignable. La gestion des e-mails est un sous-ensemble de la gestion du temps, des compétences organisationnelles et des capacités de communication, qui sont toutes essentielles à un lieu de travail productif.
Quelle est votre approche pour gérer un grand volume d'e-mails entrants ?
- Prenez soin des e-mails entrants le plus rapidement possible.
- Organisez immédiatement vos e-mails au lieu de les parcourir et de les laisser ensuite dans votre boîte de réception.
- Débarrassez-vous des e-mails indésirables.
- Vous pouvez organiser votre boîte de réception principale en classant les messages qui ne nécessitent pas de réponse dans les dossiers de projet ou de sujet appropriés.
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Référence
