Les systèmes de gestion des présences aident une organisation à suivre les données de temps et de présence de ses employés. L'utilisation de systèmes de gestion du temps et des présences facilite le suivi des heures de travail et des horaires des employés. Avec ces systèmes, vous pouvez calculer les heures réellement travaillées, les heures supplémentaires, les soldes de congés payés, etc. Les systèmes de gestion du temps et des présences sont également bénéfiques pour les étudiants, car ils facilitent le suivi et le stockage en temps réel des données de présence. Cela dit, nous avons compilé la liste des meilleurs systèmes de gestion du temps et des présences pour vos écoles et votre lieu de travail.
Systèmes de gestion des présences
Un système de gestion des présences est la méthode d'une organisation pour suivre les données de temps et de présence des employés. Un système précis de suivi des présences et du temps vous permet d'économiser du temps et des efforts lors de l'estimation des heures de travail de vos employés. En conservant des registres de présence des employés précis et immédiatement disponibles, une procédure automatisée de surveillance des présences vous aide à rester en conformité avec les règles de la FLSA et d'autres réglementations importantes.
Les systèmes de gestion du temps et des présences qui interagissent facilement avec les logiciels et le matériel de paie, tels que les horloges intelligentes, doivent faire partie d'une stratégie efficace de gestion des effectifs. Les systèmes de gestion du temps et des présences avec des fonctions de libre-service pour les employés peuvent réduire la charge des gestionnaires et des employés en permettant aux employés d'enregistrer les heures, de soumettre des demandes de congé et de pointer les entrées et les sorties même lorsqu'ils travaillent à distance.
Quels sont les éléments essentiels d'un système de gestion des présences ?
Chaque minute d'efficacité compte de nos jours. Comme leur nom l'indique, les solutions logicielles RH telles qu'un système de gestion des présences devraient permettre aux entreprises de suivre facilement le temps et les présences de leurs employés. Cependant, pour ce faire, votre système doit intégrer quelques éléments essentiels.
Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous décidez quel système de gestion des présences convient le mieux à votre organisation :
#1. Capacités de pointage d'entrée et de sortie
Les cartes de pointage manuelles sont encombrantes, inefficaces et sujettes aux erreurs. De bons systèmes de gestion des présences, en revanche, devraient inclure une méthode permettant aux employés de pointer leurs arrivées et leurs départs, ainsi que de prendre des pauses déjeuner et de demander des congés. Le fait d'avoir tous ces éléments au même endroit permet à votre personnel de suivre facilement ses responsabilités en matière de fiche de pointage.
#2. Intégration de la paie
Lorsque vient le temps de préparer la paie, les systèmes de gestion des présences doivent pouvoir se connecter rapidement et facilement à votre logiciel de paie, vous permettant d'utiliser les heures travaillées par vos employés pour calculer leur salaire.
#3. Gestion des congés des salariés
Comme indiqué précédemment, des systèmes efficaces de gestion des présences doivent être conçus de manière à ce que les employés puissent les utiliser pour demander des congés. Un système solide a le potentiel de prendre en compte les jours de vacances, les jours de maladie ou les congés parentaux.
#4. Prise en charge du nuage
Le stockage local des données est obsolète. Au lieu de cela, choisissez un système intégré au cloud, stockant toutes les données des employés dans un emplacement auquel vous et votre personnel pouvez facilement accéder en cas de besoin.
#5. Suivi des présences
Enfin, en tant qu'employeur, vous voudrez savoir quand vos employés arrivent et quand ils partent. Lorsqu'un employé ne se présente pas au travail, votre système de gestion des présences doit vous en informer.
N'oubliez pas que le but d'un bon système de gestion des présences est de faciliter l'enregistrement des heures et des présences. Vous serez en mesure de garder votre équipe sur la bonne voie vers les objectifs tout en restant efficace dans d'autres domaines avec des capacités comme celles indiquées ci-dessus.
Quels sont les avantages des systèmes de gestion des présences ?
Outre l'efficacité, il existe plusieurs avantages à prendre en compte lorsque vous décidez quel système de gestion des présences est le meilleur pour vous et vos employés. De nombreux managers citent les avantages suivants résultant du passage à un système de gestion des présences spécialisé :
#1. Maintient la conformité
Chaque État a ses propres exigences en matière de gestion des présences et il peut être difficile de suivre les différentes réglementations applicables à votre secteur. Un logiciel dédié de suivi des présences vous maintient automatiquement en conformité, vous n'avez donc pas à vous soucier de rester au top de vos responsabilités.
#2. Réduit les coûts
Les erreurs coûtent de l'argent, surtout en ce qui concerne la gestion du temps et de la paie. Vous pouvez éviter les maux de tête et économiser de l'argent en utilisant des outils de gestion des présences et de la paie dédiés. Vous gagnerez également du temps en n'ayant pas à additionner manuellement les heures sur les cartes de pointage physiques.
#3. Précision
Grâce à la précision numérique, vous pouvez être sûr que votre système de gestion des présences du personnel est sans erreur.
#4. Réduisez et prévenez la fraude par carte de temps
Étant donné que chaque employé possède sa propre carte de pointage numérique protégée par un mot de passe, vous pouvez réduire et prévenir la fraude par carte de pointage dans votre bureau.
Le suivi des congés, des vacances et des jours de maladie du personnel peut prendre beaucoup de temps. Il est plus facile que jamais de suivre les heures avec un logiciel dédié.
#5. Assure la couverture des quarts de travail
Savoir que vous avez le bon personnel travaillant les bons quarts de travail est crucial dans de nombreuses industries, en particulier les domaines de haute précision comme les soins de santé et la fabrication. Les systèmes de gestion des présences des employés offrent une vue d'ensemble de qui est sur quel quart de travail, vous permettant de planifier la couverture de tous les postes nécessaires à tout moment.
Enfin, dans le monde des affaires d'aujourd'hui, axé sur les données, l'analytique est primordiale. Il est essentiel d'obtenir une analyse en temps réel des données de présence et de paie, et l'utilisation d'un logiciel spécialisé facilite grandement les choses.
Meilleurs systèmes de gestion du temps et des présences
#1. Ondulation
Rippling comprend un logiciel de surveillance du temps de pointe conçu pour simplifier votre charge de travail et automatiser les tâches courantes. Il est relativement simple de créer des flux de travail automatisés et de les personnaliser avec des déclencheurs et une logique simples à apprendre (par exemple, si un employé travaille plus de huit heures et subit un taux d'heures supplémentaires).
Mais c'est la facilité avec laquelle le système de gestion du temps et des présences de Rippling facilite la gestion de votre paie qui se démarque vraiment.
Vous pouvez effectuer votre paie en aussi peu que 90 secondes grâce à l'intelligence intelligente de la plateforme. Rippling transfère les heures enregistrées vers son module de paie et les prend à partir de là, sans avoir besoin de feuilles de calcul ou de fichiers.csv.
Il tient compte intelligemment des déductions, des impôts, des taux de rémunération variables et d'autres problèmes. Tout ce qu'il vous reste à faire est d'examiner et d'approuver, et la paie est terminée.
La combinaison de la paie et de la surveillance du temps et des présences de Rippling vous offre tout ce dont vous avez besoin des deux, y compris :
- Automatisation de la conformité fiscale, des employés et du travail
- Déclaration automatique des impôts
- Paiements aux employés et sous-traitants à l'échelle mondiale
- Surveillance de prise de force
- Rapports individualisés
- Options de géolocalisation, code QR et pointage selfie
#2. Sur l'horloge
Une entreprise de services a besoin de plus de logiciels de suivi du temps et des présences que la plupart des autres.
Nous parlons d'entreprises comme la construction, l'informatique, l'assurance et toute autre chose où les gens sont continuellement répartis tout au long de la journée. Si cela vous décrit, OnTheClock aura les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Alors que de nombreuses autres solutions de suivi du temps incluent le marquage GPS sur les arrivées, peu offrent une visibilité complète sur l'endroit où se trouvent vos techniciens ou vos représentants en temps réel et où ils se sont rendus pendant la journée de travail.
L'horloge GPS d'OnTheClock permet à vos employés de s'enregistrer et de sortir de chaque site de travail à l'aide de leur propre smartphone mobile ou d'un appareil approuvé.
Cependant, c'est le suivi GPS en temps réel qui va au-delà (sans empiéter sur la vie privée des travailleurs). Dans l'interface OnTheClock, vous pouvez voir en un coup d'œil qui est et qui n'est pas là où ils devraient être.
#3. QuickBooks Time (anciennement TSheets)
QuickBooks Time (anciennement TSheets) fait partie des meilleures applications de planification des employés. C'est aussi, sans surprise, notre premier choix pour les systèmes de pointage fiables.
TSheets était bien connu pour sa capacité à suivre les travailleurs sur le terrain et sur les chantiers, et QB Time a conservé toutes ces fonctionnalités utiles.
À l'aide de l'application mobile de feuille de temps, vos employés peuvent pointer de n'importe où. Même si le WiFi et la connexion téléphonique sont manquants, l'application gardera une trace du temps.
La technologie de géorepérage peut être utilisée pour créer un rayon virtuel autour de votre entreprise ou de votre chantier. Cela vous permet de vous assurer que votre personnel est là où il doit être pour accomplir ses tâches.
#4. Horloge Plus
TimeClock Plus combine un suivi du temps fiable avec un faible coût. En plus du matériel de pointe, vous recevez des fonctionnalités et des outils sophistiqués qui rendent la gestion du temps et des présences simple et efficace.
TimeClock Plus offre une variété de pointeuses parmi lesquelles choisir, selon la nature de votre entreprise :
- Les employés scannent leurs badges pour pointer les entrées et les sorties à l'aide d'horloges à code-barres.
- Les scanners d'empreintes digitales et les scanners manuels sont utilisés dans les horloges biométriques.
- Horloges à balayage magnétique — Ces horloges peuvent être utilisées avec les cartes à piste magnétique actuelles.
- Les employés pointent à l'entrée et à la sortie en utilisant leur code PIN unique sur les horloges d'entrée PIN.
- Pour atteindre une vitesse et une efficacité optimales, utilisez des horloges de proximité.
- Horloge Web – Pour suivre l'heure en ligne.
TimeClock Plus fonctionne comme un élément de sécurité en plus du suivi du temps et des présences avec un équipement de pointe. Certains équipements peuvent être configurés avec vos serrures de porte pour empêcher tout accès indésirable aux bâtiments, aux pièces ou à toute autre entrée avec une porte sécurisée.
#5. Stratustime
Stratustime de Nettime Solutions est un logiciel de gestion du temps et des présences basé sur le cloud.
Les employés peuvent pointer à l'arrivée, au départ et demander des congés à l'aide d'une interface simple mais simple.
Il est assez simple à utiliser pour n'importe qui. Stratustime profite aux managers, aux employés et même au personnel de paie.
Stratustime est adaptable, avec des plans et des services adaptés à toutes les tailles d'entreprise. Cela signifie qu'il peut évoluer et ajouter plus de personnel à mesure que votre entreprise se développe.
Il s'interface également avec plus de 60 systèmes de paie pour assurer une transition en douceur entre chaque composant RH.
#6. UKG (anciennement Kronos)
UKG (Ultimate Kronos Group) a été fondé par la combinaison de deux grands acteurs de la technologie RH, Kronos et Ultimate Group.
Kronos disposait de l'un des systèmes de gestion du temps et des présences les plus complets du marché avant la fusion en 2020, et il n'a fait que s'améliorer depuis.
UKG sera exagéré pour les très petites entreprises ou celles qui ne se développeront jamais au-delà de quelques dizaines d'employés.
#sept. uAttend
uAttend de Workwell est une méthode simple pour suivre le temps et la présence dans votre entreprise. C'est une alternative solide, fiable et économique aux horloges traditionnelles.
Le système sera également accessible via des applications en ligne et mobiles. C'est une excellente fonctionnalité pour votre personnel mobile. Vous pouvez également configurer le géorepérage pour limiter les coups à des régions spécifiques.
#8. Temps iRésolu
iSolved Time est une autre solution tout-en-un de temps et de présence. C'est une approche facile pour les gestionnaires, les superviseurs, les propriétaires d'entreprise et les employés pour enregistrer le temps.
Ils fournissent une large gamme de solutions, y compris des horodateurs physiques, des logiciels mobiles de suivi du temps, des outils de libre-service pour les employés et une combinaison de ceux-ci.
La configuration de votre nouveau système iSolved Time est simple et rapide. Vous aurez également accès à une variété d'alternatives de formation pour vous assurer de bien comprendre la solution.
iSolved Time, comme beaucoup d'autres options de notre liste, est un système basé sur le cloud. Vous aurez la possibilité d'installer des horodateurs physiques sur place, mais vous pourrez accéder à l'information de n'importe où avec une connexion Internet à tout moment.
Systèmes de gestion des présences pour les étudiants
Les systèmes de gestion de l'assiduité sont bénéfiques pour les administrations scolaires car ils permettent de suivre l'assiduité et les performances générales du personnel et des élèves. En tant qu'administrateur, vous trouverez les systèmes de gestion des présences suivants utiles pour suivre les performances de vos étudiants :
#1. DojoClasse
Si vous voulez un outil qui fait plus que simplement collecter les présences, c'est le meilleur logiciel de gestion des présences à utiliser. C'est particulièrement pratique pour fournir des commentaires instantanés et interagir avec les parents.
#2. GoGuardien
Il s'agit d'une application de surveillance des présences en ligne que les enseignants et les étudiants peuvent utiliser. Il permet aux enseignants de se connecter avec leurs élèves de différentes manières. En plus de prendre les présences, les enseignants peuvent utiliser cet outil pour suivre le matériel en ligne et contrôler la technologie en classe.
#3. Litmos SAP
Bien que ce système de gestion des présences des étudiants puisse être utilisé pour enregistrer les présences, il offre également de nombreuses autres fonctionnalités utiles. Il est si utile qu'il peut être utilisé dans les salles de classe ainsi que dans les installations de formation en entreprise. Il vous permet de gérer une variété de catalogues riches en contenu afin de rendre le processus d'apprentissage aussi transparent que possible. De plus, il prend en charge un large éventail de langues, ce qui rend le processus d'apprentissage encore plus interactif.
#4. Schoologie
Ce système de présence des élèves possède une pléthore de fonctionnalités avancées, mais contrairement à SAP Litmos, il est principalement destiné à être utilisé dans les écoles. Toutes ses fonctionnalités sont destinées à connecter les enseignants et les étudiants tout en offrant diverses façons de personnaliser l'apprentissage. Il est également bénéfique pour une variété d'institutions, allant des écoles K-12 aux universités.
#5. Tableau noir Apprendre
L'un des avantages de l'utilisation de Blackboard Learn est qu'il est très évolutif en termes de fonctionnalités et de prix. Ce système de suivi de l'assiduité des élèves peut également être utilisé dans une variété de contextes pédagogiques, y compris les milieux d'affaires et scolaires. L'interface conviviale facilite la découverte et l'utilisation de nouvelles fonctionnalités, ainsi que la gestion et l'intégration de celles existantes.
Quel est le but des systèmes de surveillance des présences ?
Les systèmes de surveillance des présences vous permettent de calculer correctement les heures de travail de vos travailleurs. Ceci est particulièrement utile si vos employés sont payés sur une base horaire.
Pourquoi la fréquentation quotidienne est-elle importante ?
Il a été constaté que les élèves qui fréquentent l'école quotidiennement atteignent des niveaux de réussite supérieurs à ceux des élèves qui ne fréquentent pas l'école régulièrement.
Pourquoi la présence numérique est-elle importante ?
La présence numérique permet de gagner du temps lors du dépôt et du ramassage, rend vos outils de présence organisés et accessibles, et identifie les modèles dans les données de présence.
En conclusion,
Après avoir vu les exemples de systèmes de gestion du temps et des présences pour les étudiants et les employés répertoriés dans ce guide, ainsi que leurs fonctionnalités, vous pouvez continuer et faire votre choix. Nous espérons que cela vous sera utile.
FAQ sur les systèmes de gestion des présences
Qu'est-ce qu'un système de contrôle des présences ?
Le système de surveillance des présences fait référence à un logiciel informatisé et à des dispositifs spéciaux qui capturent les données de présence telles que l'heure d'arrivée, la durée de l'absence de la section, les congés crédités et disponibles, et le total mensuel des heures de travail et d'absence des employés.
Pourquoi le système de présence est-il important ?
Un système de pointage permet au service des ressources humaines de savoir qui pointe et à quelle heure.
Qu'est-ce qu'une politique de gestion des présences ?
Une politique de gestion des présences est une tentative à l'échelle de l'entreprise de réduire les absences des employés par le biais de programmes et de procédures.
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Bibliographie
