Gérez-vous votre équipement et votre inventaire manuellement, avec des feuilles de calcul dont la maintenance prend des heures ? Croyez-le ou non, il y a encore des entreprises qui font exactement cela. Un système de gestion des actifs obsolète peut vous faire perdre du temps et de l'argent, à vous et à votre organisation. Vous avez besoin d'un bon système en place dans le monde des affaires en évolution rapide d'aujourd'hui. Découvrez comment mettre en place un système de gestion des actifs en établissant des objectifs, en élaborant un plan et en utilisant les technologies actuelles.
Qu'est-ce qu'une Gestion de Patrimoine ?
La gestion des actifs planifie et supervise l'achat, l'exploitation, l'entretien, le renouvellement et l'élimination des actifs organisationnels. Cette technique optimise le potentiel de livraison des actifs tout en minimisant les coûts et les risques. Une maintenance appropriée et le bon déploiement des systèmes, des personnes et des processus garantissent une amélioration positive du capital tout au long du cycle de vie des actifs.
Qu'est-ce qu'un cycle de vie d'actif ?
Le nombre d'étapes que traverse l'actif d'une organisation au cours de son cycle de vie de propriété est appelé cycle de vie de l'actif. C'est le moment où une entreprise peut utiliser efficacement et efficacement un actif pour atteindre ses objectifs commerciaux. La durée de vie d'un actif englobe généralement toutes les étapes de la vie d'un actif, de l'acquisition à la maintenance et à l'élimination.
Types de gestion d'actifs
La gestion des actifs peut être globalement classée en trois catégories : physique, financière et contractuelle, cependant, la définition peut varier d'une organisation à l'autre.
- Gestion des actifs physiques : La gestion des immobilisations, la gestion des stocks, la gestion des infrastructures et la gestion des actifs publics sont toutes des exemples de gestion des actifs physiques.
- Gestion des actifs financiers : La gestion des actifs financiers fait référence au processus de gestion des achats, de formulation d'une stratégie d'investissement, de contrôle du budget et des coûts, et de gestion des liquidités, des obligations et des actions.
- Gestion contractuelle des actifs : La conformité contractuelle optimise les procédures telles que la gestion des actifs informatiques, la gestion des actifs numériques, la maintenance contractuelle et la gestion des actifs incorporels.
Qu'est-ce qu'un système de gestion d'actifs ?
Un système de gestion des actifs surveille et gère les actifs. Il se compose de méthodes, de stratégies et, parfois, de logiciels qui aident à atteindre les buts et objectifs de la gestion des actifs.
La gestion des actifs permet aux organisations de maximiser leur retour sur investissement et de réduire les pertes. Les actifs sont des biens de valeur dont une société ou une organisation bénéficie. Grâce à la gestion des actifs, les parties prenantes peuvent surveiller l'ensemble des performances et de l'état de leurs actifs et s'assurer qu'ils sont utilisés efficacement tout au long de leur durée de vie utile.
Quel est le but d'un système de gestion d'actifs ?
Les objectifs d'un système de gestion d'actifs diffèrent en fonction du secteur ou du type d'activité dans lequel se trouve une entreprise. Quel que soit le secteur, ceux-ci peuvent être atteints grâce à une planification réfléchie et stratégique. Voici quelques-uns des objectifs les plus courants atteints en utilisant un système de gestion des actifs :
#1. Détecter et éliminer le gaspillage d'actifs
La gestion des actifs réduit les pertes en identifiant et en éliminant rapidement les actifs gaspillés tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Les «actifs gaspillés» sont des éléments qui perdent de la valeur et fonctionnent mal au fil du temps en raison de leur courte durée de vie. Le matériel informatique, les machines, les automobiles ou tout actif essentiel aux opérations commerciales sont des exemples de gaspillage d'actifs.
#2. Augmenter l'utilisation des actifs.
La gestion des actifs permet aux entreprises de déterminer l'état ou l'état des actifs. Ces informations utiles leur permettent de prendre des décisions commerciales qui augmentent l'utilisation et l'allocation des actifs, prolongeant ainsi la durée de vie des actifs et accélérant les opérations commerciales.
#3. Maximisez votre retour sur investissement
Lorsque les deux objectifs énumérés ci-dessus sont atteints, le retour sur investissement global est maximisé. Les entreprises ou les organisations peuvent économiser de l'argent sur les réparations d'actifs et les prix de rachat.
Les objectifs supplémentaires qui peuvent être atteints avec la gestion d'actifs relèvent des catégories suivantes :
- Objectifs politiques – Par exemple, améliorer la réputation de l'organisation dans la communauté en respectant les règles et règlements.
- Objectifs sociaux – par exemple protéger les personnes et les biens
- Objectifs techniques – comme fournir au personnel la technologie appropriée
- Objectifs environnementaux – telles que la réduction de la consommation d'énergie
L'importance de la gestion des actifs
Envisagez de devoir contrôler manuellement votre système de gestion des actifs pour chaque ordinateur portable ou ordinateur de votre entreprise. Ou même chaque article de votre entrepôt. Les actifs tomberont entre les lacunes. C'est pourquoi un système de sonorisation est crucial pour votre entreprise.
Un progiciel de système de gestion des actifs décent peut vous aider à accomplir cela plus efficacement. Il peut vous aider en :
- Vous permettant de suivre et de surveiller tous les actifs de votre entreprise dans un seul domaine
- Vous permettant de gérer vos actifs depuis n'importe quel endroit, en particulier si le package contient un composant mobile.
- Évaluer et gérer les risques liés aux actifs afin qu'ils puissent être atténués dès que possible
- Fournir des informations sur le cycle de vie d'un bien
- Aider à l'identification des actifs fantômes qui peuvent être supprimés du système
- Organiser des plans de maintenance pour chaque actif afin d'éviter les interruptions de service
- Vous fournir des rapports et des audits précis et approfondis qui ne prennent pas des heures à créer.
Pourquoi utiliser un système de gestion d'actifs ?
Le logiciel de gestion des actifs est destiné à aider votre entreprise à réduire ses dépenses d'acquisition, de maintenance et d'exploitation des actifs. Vous souhaitez fonctionner à des performances optimales, ce qui signifie que vous devez minimiser les dépenses, maintenir la qualité de la production à un niveau acceptable ou supérieur et optimiser les rendements.
Votre système de gestion des actifs doit pouvoir suivre vos actifs à l'aide du GPS et de la RFID. N'oubliez pas de suivre régulièrement les véhicules que votre entreprise possède et utilise, ainsi que l'équipement à l'intérieur. En plus du mobilier de votre lieu de travail, du matériel informatique et des logiciels sont également nécessaires. Vous ne pourrez pas contrôler chaque partie de vos actifs si votre logiciel ne peut pas suivre tous ces éléments.
Pourquoi voulez-vous garder une trace de toutes ces choses? Il garantit que les actifs sont utilisés correctement et efficacement et permet aux gestionnaires de suivre la performance totale de chaque actif. Cela vous permet d'éviter tout frais supplémentaire qui pourrait être inutile en raison d'un temps d'arrêt imprévu.
Comment créer un plan de gestion stratégique des actifs
Un plan stratégique de gestion des actifs définit les tâches, les ressources et le calendrier spécifiques nécessaires pour atteindre les objectifs de gestion des actifs de l'entreprise. Les étapes suivantes vous aideront à élaborer votre propre plan stratégique de gestion des actifs pour votre entreprise :
#1. Collecter des informations
Dans cette étape, tous les actifs possédés par l'organisation doivent être comptabilisés. Cela nécessite d'obtenir des informations telles que le nombre total, l'emplacement, la valeur, la date d'acquisition et le cycle de vie estimé. Il est également essentiel de déterminer les dépenses du cycle de vie de chaque actif. Ces données seront utiles pour déterminer si un actif doit être entretenu ou éliminé.
#2. Établir des niveaux de service
Les services fournis par les actifs sont jugés en fonction de leur sécurité, fiabilité, qualité, disponibilité/accessibilité, réactivité, coût, durabilité et effets environnementaux en déterminant les niveaux de service. Cela permet aux entreprises d'évaluer la valeur de chaque actif et les opérations d'exploitation, d'entretien et de renouvellement qui le maintiendront en bon état.
#3. Décrire la gestion des actifs et les procédures d'exploitation.
Connaître le cycle de vie et la gestion du cycle de vie d'un actif est un aspect essentiel d'un plan de gestion des actifs. Cette étape met en évidence les actions planifiées qui permettront aux actifs de fournir les niveaux de service spécifiés de manière durable. Les sous-sections suivantes doivent être déterminées dans le plan stratégique de gestion des actifs :
- Renseignements généraux – offre des informations sur les actifs telles que l'âge, la taille, la capacité, les performances, l'état actuel et la valeur.
- Plan de gestion des risques – Identifie les risques susceptibles d'affecter la fourniture de services, les buts ou les objectifs impactés par le risque, le processus d'identification des risques, l'évaluation des risques et les méthodes d'atténuation des risques.
- Plan opérationnel – Spécifie les processus d'exploitation établis pour répondre aux niveaux de service requis.
- Plan d'entretien de l'équipement – Décrit les stratégies et méthodologies d'entretien indiquées, ainsi que les dépenses d'entretien prévues.
- Plan d'élimination – Décrit les étapes de la cession des actifs mis hors service. Il comprend également des prévisions de flux de trésorerie provenant des revenus et des dépenses de cession d'actifs.
#4. Créer une stratégie financière.
Cette étape couvre l'ensemble des besoins financiers pour les actions énoncées dans les sections précédentes. Une stratégie financière doit identifier les sources de financement et intégrer les coûts d'investissement et d'exploitation historiques et futurs budgétés.
#5. Avoir un plan d'amélioration.
Un plan d'amélioration doit inclure des actions d'amélioration, des responsabilités, des ressources et des délais. Avoir un plan d'amélioration peut aider l'entreprise à surveiller et à superviser les activités de gestion des actifs pour s'assurer que de bonnes pratiques de gestion des actifs sont appliquées et que l'ensemble du processus reste sur la bonne voie.
Lire aussi: Systèmes de gestion de la qualité (SMQ) : certifications et logiciels
Meilleur logiciel de système de gestion des actifs
Maintenant que vous comprenez les avantages de l'installation d'une solution de gestion des actifs, il est temps de choisir la meilleure. Il n'y a pas de logiciel de système de gestion d'actifs idéal, vous devez donc sélectionner le meilleur outil de gestion d'actifs pour vos besoins spécifiques.
Vous trouverez ci-dessous cinq logiciels de système de gestion d'actifs courants sur le marché, qui constituent un excellent point de départ pour votre recherche.
#sept. ServiceNow
ServiceNow, qui est conçu exclusivement pour les organisations, fournit une variété de services de gestion des actifs tels que la gestion des stocks, la gestion des informations financières et contractuelles, le suivi des ressources, etc. Avec un outil de gestion d'actifs complet comme ServiceNow, les organisations n'auront pas à se déplacer entre des solutions logicielles spécialisées pour chaque fonction RH spécifique.
- Avantages: Simple à utiliser, base de données d'actifs consolidée et rapports configurables
- Inconvénients: Au début, faire correspondre tous les droits aux actifs et les contrats est difficile et prend du temps.
#2. Flux de baisers
Il ne s'agit pas strictement d'une technologie d'automatisation de l'administration, mais d'un cloud financier que vous pouvez utiliser pour gérer les tâches opérationnelles fondamentales telles que la gestion des actifs, la gestion des installations, etc. Kissflow est un cloud financier et opérationnel facile à utiliser pour les entreprises de toutes tailles.
- Avantages: Expérience utilisateur simple, adaptable et cohérente sur tous les appareils.
- Inconvénients: Dispositions de processus simplistes, manque de modèles prédéfinis et de tableaux de bord
#3. Suite SAP ERP
Au départ, SAP n'accordait pas une grande priorité à la gestion des actifs de l'entreprise et, par conséquent, le système présentait des lacunes importantes dans les fonctionnalités. Pourtant, il a maintenant mûri en une suite complète de technologies de gestion des actifs d'entreprise applicables à diverses industries. Le principal avantage de SAP est la facilité de tout gérer, des matériaux aux actifs et aux coûts en un seul endroit.
- Avantages: Fonctionnalité étendue, bonne compétence de service et communauté d'utilisateurs active.
- Inconvénients: L'outil de calendrier de maintenance n'est ni flexible ni conforme aux normes de l'industrie.
#4. IBMMaximo
Maximo est une solution de gestion des actifs de bout en bout qui comprend un module de maintenance détaillée ainsi que d'autres outils de gestion des achats et des stocks. Le mécanisme d'intégration du produit est efficace et encourage une plate-forme de gestion d'actifs bien connectée.
- Avantages: Fonctionnement du produit, plan de produit et vision future
- Inconvénients: Interface utilisateur maladroite, défauts dans le complément spatial et problèmes avec les applications mobiles
#5. Suite Oracle E-Business
Oracle E-Business Suite fournit une solution de gestion des actifs tout-en-un. L'application fournit des outils de reporting riches en graphiques que les parties prenantes peuvent utiliser pour produire un rapport d'analyse personnalisé. Avec l'API REST ou les connecteurs SOAP, les entreprises peuvent interagir avec un large éventail d'applications.
- Avantages: Une expérience utilisateur accueillante, polyvalente et cohérente sur tous les appareils
- Inconvénients: Le coût d'entretien est prohibitif.
Quel est le coût d'un logiciel de système de gestion des actifs ?
Le coût du logiciel du système de gestion des actifs varie en fonction des fonctionnalités fournies et de la stratégie de tarification. Certains fournisseurs AMS basent leur tarification sur le nombre d'utilisateurs, tandis que d'autres la basent sur le nombre d'actifs ou une combinaison des deux. Par conséquent, cela dépend de ce que vous attendez d'un système AMS.
Résumé
Une gestion efficace des actifs est essentielle au succès de toute entreprise, en particulier parce que les actifs d'infrastructure ayant une longue durée de vie et des investissements en capital importants offriront une base pour l'activité économique. Plus l'entreprise est compliquée, plus il est important de disposer d'un mécanisme de gestion des actifs solide.
Bien que les procédures manuelles de gestion des actifs puissent faire le travail, le personnel devra ajuster et aplanir manuellement de nombreux détails pour garantir que leur entreprise utilise au mieux les actifs disponibles. Les entreprises peuvent facilement gérer leurs actifs et mettre en œuvre leurs objectifs de gestion d'actifs en déployant une technologie de gestion d'actifs.
Si vous recherchez le meilleur logiciel de gestion des actifs, choisissez une solution qui non seulement vous aide à gérer les actifs, mais prolonge également leur durée de vie, en garantissant leur bon fonctionnement et à un prix abordable.
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Bibliographie
