Lorsqu’il s’agit d’exploiter une petite entreprise, les frais de carte de crédit peuvent représenter une dépense considérable. Il est possible que vous récupériez certaines de ces dépenses de traitement des cartes de crédit en facturant à vos consommateurs des frais de commodité ; cependant, ce n'est le cas que si vous ne vendez pas uniquement en ligne et si vous respectez les directives établies par l'émetteur de la carte.
Ce qui est généralement autorisé et ce qu'il faut savoir concernant les frais de commodité sont expliqués ici.
Qu'est-ce que les frais de commodité ?
Des frais de commodité sont des frais que vous imposez à vos clients pour les compenser pour l’utilisation d’un mode de paiement qui n’est pas conforme aux normes de votre entreprise. À titre d’illustration, imaginons que vous possédez une salle de cinéma et que vous vendez des billets au box-office. À cet endroit, vous pouvez accepter les paiements en espèces et avoir accès à un processeur de carte de crédit assez peu coûteux. Lorsque vous permettez également aux clients d'acheter des billets en ligne en utilisant leur carte de crédit, vous pouvez décider d'ajouter des frais de commodité au prix d'achat pour aider à couvrir les coûts du site Web ainsi que les frais de traitement.
Si vous facturez des frais de commodité, vous pouvez accepter des paiements qui ne sont pas conventionnels sans avoir à assumer l’intégralité des frais de ces paiements. Si vous souhaitez en imposer un, vous devrez vous rapprocher de la société qui traite vos transactions par carte bancaire. Vous pourrez en apprendre davantage sur les règles et le montant maximum que vous êtes autorisé à facturer pour ces frais.
Exemple typique de frais de commodité
Imaginez un instant si vous souhaitez effectuer un paiement à l'Internal Revenue Service (IRS) en utilisant une carte de crédit. Il existe plusieurs sociétés de traitement des paiements que l'Internal Revenue Service (IRS) fera appel à pour accepter les paiements effectués par carte de crédit. Selon l’approbation des émetteurs de cartes de crédit, toutes ces entreprises facturent des frais de commodité.
Par exemple, une entreprise peut facturer 2.49 % avec un minimum de 3.95 $, tandis qu'une autre entreprise peut facturer 3.93 % avec un minimum de 2.00 $. Par conséquent, si vous devez envoyer 2,000 0.0393 $ à l'Internal Revenue Service et décidez de payer avec une carte de crédit, vous devrez peut-être payer des frais de commodité maximum de 2,000 fois 78.60 XNUMX $, ce qui équivaut à XNUMX $.
Dix États ont adopté des lois limitant les suppléments et les frais de commodité pour les transactions par carte de crédit, mais des décisions de justice ultérieures ont invalidé ces lois. Seuls trois États et territoires des États-Unis appliquent encore des interdictions qui n'ont pas été contestées : le Connecticut, le Massachusetts et Porto Rico.
Combien coûtent les frais de commodité de carte de crédit ?
Dans la plupart des cas, les frais de commodité prélevés pour les cartes de crédit sont facturés sous forme de frais forfaitaires en plus du prix des biens ou des services. En général, ceux-ci varient entre deux dollars et quinze dollars, bien que le montant exact puisse varier selon le secteur et le service offert. Même s’il n’y a pas de limites réelles établies, facturer des frais de commodité trop élevés incitera les clients à chercher ailleurs leur entreprise.
Qui peut facturer des frais de commodité ?
Pour les choix de paiement non standard, tout détaillant acceptant de nombreux modes de paiement peut imposer des frais de commodité. Étant donné qu’il s’agit de choix de paiement conventionnels, cela ne couvrirait pas les entreprises qui se livrent exclusivement au commerce électronique ni la majorité des transactions effectuées en personne.
Existe-t-il des remboursements pour les frais de commodité ?
En ce qui concerne les frais de commodité, ils ne sont généralement pas remboursables. Les frais de commodité constituent un paiement distinct ; ainsi, même si un consommateur reçoit un remboursement pour un produit ou un service, le remboursement n'inclura pas les frais de commodité car il s'agit de frais distincts.
Règlement sur les frais de commodité
Il est possible que certaines personnes ne soient pas opposées à payer des frais de commodité en échange du bénéfice de l'utilisation d'une carte de paiement électronique. Cela est particulièrement vrai si l’avantage d’accumuler des récompenses sur la carte est supérieur à l’avantage de payer les frais de commodité. Il est important de noter que cette activité est réglementée à la fois par la législation des États et par les réseaux de cartes. Puisqu’il s’agit d’une activité réglementée, les entreprises doivent faire preuve de prudence lorsqu’elles imposent des suppléments et des frais de commodité à leurs clients.
Dix États ont une législation en vigueur qui interdit les suppléments et les frais de commodité ; cependant, certaines de ces lois ont été déclarées inconstitutionnelles par des décisions de justice antérieures. Néanmoins, les frais restent totalement interdits dans les États du Connecticut, du Massachusetts et de Porto Rico. Dans les États où cela est légal, les commerçants peuvent fixer des niveaux de supplément jusqu'à un maximum de 4 %.
Pouvez-vous facturer des frais de commodité à vos clients ?
Étant donné que les frais de commodité sont autorisés dans la majorité des juridictions, il n’est pas trop difficile de les mettre en pratique. D’un autre côté, les principales sociétés émettrices de cartes de crédit ont établi de nombreuses restrictions particulières qui restreignent la manière et les circonstances dans lesquelles les frais de commodité peuvent être appliqués :
- American Express: Selon les directives régissant les commerçants d'American Express, un commerçant n'est pas autorisé « à imposer des restrictions, conditions, désavantages ou frais lors de l'acceptation de la carte qui ne sont pas imposés de la même manière à tous les autres produits de paiement, à l'exception des fonds électroniques ». En principe, les frais de commodité seraient autorisés à condition qu'ils soient imposés de la même manière et avec le même poids.
- Voir: Visa autorise uniquement l'utilisation de frais de commodité pour les formes de méthodes de paiement alternatives qui n'impliquent pas de transactions effectuées en personne. De plus, il doit s’agir d’un montant forfaitaire, et non d’un pourcentage, et il doit s’appliquer à tous les modes de paiement alternatifs de la même manière.
- Mastercard: Mastercard peut facturer la plus grande variété de frais de commodité pour les méthodes de paiement alternatives, telles que les transactions en personne et récurrentes, à condition que les frais soient appliqués de la même manière à toutes les formes de paiement.
- Discover: Bien que Discover n'ait aucune restriction explicite concernant les frais de commodité, ses règles stipulent que les suppléments sont autorisés à condition que toutes les cartes soient traitées de la même manière. Puisqu’ils n’interdisent pas expressément les frais de commodité, ils seraient autorisés à condition qu’ils soient administrés de la même manière que les suppléments.
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Étant donné que toutes ces exigences stipulent que les frais doivent être imposés uniformément à tous les niveaux, vous pouvez utiliser les normes de Visa comme base pour vos frais de commodité afin de garantir que vous respectez la législation. Cela indique qu'il n'est généralement pas possible d'imposer des frais de commodité aux entreprises qui sont limitées à fonctionner uniquement en ligne et que ces frais devraient être forfaitaires plutôt qu'un pourcentage.
Les clients doivent être informés des frais de commodité pouvant être applicables avant la transaction. C’est un point supplémentaire à ne pas négliger. Le client a désormais la possibilité de sélectionner un autre mode de paiement régulier, d'annuler la transaction ou d'accepter les frais de commodité sous sa forme actuelle.
Déclarations de politique des sociétés de cartes de crédit concernant les frais de commodité
En ce qui concerne les frais de commodité, chaque fournisseur de carte de crédit a son propre ensemble de directives. Certaines sont plus complètes que d’autres, et il serait intéressant de faire des recherches sur les meilleures cartes de crédit pour voir lesquelles ont les meilleures politiques. Certaines des sociétés de cartes de crédit les plus importantes ont mis en place les politiques suivantes :
Si elle est utilisée pour toutes les transactions et méthodes de paiement, Mastercard autorise des frais de commodité.
Visa autorise l'utilisation de frais de commodité, mais uniquement si le paiement est effectué par un autre canal, comme par téléphone ou en ligne, et que l'entreprise informe d'abord le client que les frais sont un taux forfaitaire plutôt qu'un pourcentage de la vente totale.
De par sa politique, American Express n'impose aucun supplément ni frais de commodité à ses clients.
De plus, Discover a une politique qui n'inclut aucun supplément ni frais pour plus de commodité.
Comment éviter les frais de dépanneur
En ce qui concerne les frais de commodité, deux choix s'offrent à vous : soit payer les frais, soit utiliser un autre mode de paiement, comme les espèces. Ces deux options doivent être envisagées. Plusieurs établissements, dont des stations-service, offrent des réductions aux clients qui paient en espèces. C’est le cas dans de nombreux cas.
C'est généralement une bonne idée de se renseigner sur la disponibilité d'un escompte auprès d'une entreprise. Les frais de commodité sont censés être révélés au point de vente ; par conséquent, si vous découvrez après coup que des frais vous ont été facturés, il est essentiel d’en discuter avec la société de carte de crédit que vous utilisez.
Quels sont les moyens d’éviter de payer des frais de commodité pour les billets de cinéma ?
Certaines salles de cinéma imposent des frais de commodité aux clients qui commandent en ligne ou à l'avance. Il est recommandé d'essayer d'acheter votre billet à la billetterie le jour de la représentation pour éviter de subir ces frais. Par conséquent, il est possible que les places que vous avez sélectionnées ne soient pas disponibles.
Comment éviter de devoir payer des frais de commodité lorsque vous payez votre loyer ?
Certains propriétaires autorisent leurs locataires à payer leur loyer en ligne via un système de paiement tiers. Ces propriétaires peuvent facturer des frais de commodité égaux à un pourcentage du loyer pour ce service. Vous pourrez peut-être éviter ces frais si vous payez par chèque, mandat, espèces ou tout autre mode de paiement n'incluant pas l'utilisation d'Internet, mais cela dépendra des conditions de votre bail. Certaines juridictions interdisent aux propriétaires d'exiger tout type de paiement incluant les suppléments requis, tandis que d'autres États autorisent que cela soit légal.
Comment est-il possible pour une petite entreprise de facturer des frais pour des raisons de commodité ?
Votre système de point de vente (POS) vous fournira des instructions sur la façon de mettre en œuvre des frais de commodité pour des ventes spécifiques, et vous devrez le consulter au préalable. Dans le cas de Square, par exemple, vous aurez la possibilité de les configurer et de préciser à quelles transactions ils doivent s'appliquer.
Avantages et inconvénients de la mise en œuvre de frais de commodité
Avant d’adopter des frais de commodité, il est important pour vous, en tant que petite entreprise, d’examiner à la fois les avantages et les inconvénients de ces frais. Un résumé de certains des avantages et inconvénients les plus importants est présenté ici de manière concise.
| Avantages | Inconvénients |
| Pouvez-vous offrir commodité et flexibilité de paiement à vos clients ? | Doit respecter les règles et réglementations strictes imposées par chaque société de carte de crédit |
| Peut augmenter le volume des ventes et améliorer vos résultats | Pourrait dissuader les clients qui ne sont pas prêts à payer plus pour plus de commodité |
| Peut vous permettre de récupérer une partie des coûts liés à l’acceptation de paiements non standard | Peut nuire à votre réputation si vos concurrents ne facturent pas ces frais |
Frais de commodité et suppléments
Cependant, même si les termes « suppléments » et « frais de commodité » sont parfois utilisés de manière interchangeable, ils ne désignent pas la même chose. Vous avez la possibilité de facturer aux clients des frais supplémentaires, appelés suppléments de carte de crédit, lorsqu'ils paient leurs articles à la caisse avec leur carte de crédit. Si vous décidez d’ajouter des suppléments, vous devez respecter des règles spécifiques pour garantir que vous êtes entièrement ouvert et honnête à leur sujet. Lorsqu'il s'agit de cartes de débit ou de transactions impliquant des cartes de débit prépayées, plusieurs fournisseurs de cartes de crédit les interdisent également. De plus, les suppléments sont interdits dans de nombreux États.
Cependant, les frais de commodité des cartes de crédit ne peuvent être évalués que dans des circonstances spécifiques et diffèrent d’un fournisseur de carte de crédit à l’autre. L'objectif de ces plans est d'apporter une compensation financière à votre entreprise pour l'acceptation de modes de paiement jugés anormaux. Des frais de commodité peuvent être justifiés si les clients avaient la possibilité de soumettre leurs paiements via un formulaire postal ou par téléphone. Cela nécessiterait le recours à une personne pour effectuer la transaction en dehors du processus de paiement conventionnel.
Alternatives aux frais de dépanneur
Il n’est pas surprenant que certains consommateurs ne soient pas satisfaits des frais de commodité et estiment que l’entreprise devrait être responsable de couvrir les dépenses associées à l’acceptation de modes de paiement non standard. Vous pouvez offrir à ces consommateurs des incitations, telles que des réductions ou des coupons, pour effectuer des paiements en espèces ou en utilisant le mode de paiement conventionnel. Cela les encouragera à effectuer des achats auprès de votre entreprise. Par exemple, certains détaillants préfèrent simplement augmenter leurs prix pour compenser les coûts liés à leurs activités commerciales, puis offrent une remise aux clients prêts à payer en espèces.
Étant donné que chaque entreprise a sa propre structure de prix, vous souhaiterez peut-être également rechercher un traitement des cartes de crédit qui soit plus facile pour votre portefeuille. Vous pourrez peut-être économiser de l’argent et éviter de facturer des frais de commodité si vous magasinez et comparez les différentes options qui s’offrent à vous.
Conclusion
En fin de compte, c'est à vous de décider si vous facturerez ou non aux consommateurs qui souhaitent payer par des moyens atypiques ou des frais de commodité. Assurez-vous de bien réfléchir aux aspects positifs et négatifs de la situation avant de prendre une décision. Pensez à l’impact potentiel que les frais de commodité pourraient avoir sur vos consommateurs, ainsi qu’à la façon dont leurs commentaires peuvent avoir un effet sur votre entreprise à long terme.
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Bibliographie
