Les entreprises de toutes tailles utilisent les demandes d'achat pour surveiller les dépenses de l'entreprise et les demandes de produits des employés. Les demandes d'achat sont des documents internes que les employés de l'entreprise utilisent pour demander à leur responsable d'acheter un produit destiné à un usage professionnel. Cependant, tout professionnel travaillant dans un bureau ou ayant besoin de matériaux uniques pour accomplir ses tâches devra peut-être comprendre le fonctionnement d’une demande d’achat. Heureusement pour vous, cet article explique ce qu'est une demande d'achat, quelles informations elle contient, en quoi elle diffère d'une demande d'achat et comment en faire une.
Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?
Une demande d'achat est un document interne d'une entreprise qui indique son intention d'acheter des produits ou des services. Un employé remplit une demande d'achat et la soumet aux personnes ou services appropriés pour examen et approbation. Le supérieur hiérarchique du salarié et le service central des achats ou des achats de l'entreprise peuvent être des évaluateurs.
Comment préparer une demande d'achat
La procédure d'approvisionnement et le protocole de création des demandes d'achat de chaque entreprise sont très probablement uniques. Pour créer un formulaire de demande d'achat général, procédez comme suit :
#1. Localisez un produit que vous souhaitez que votre entreprise achète
Étant donné que les professionnels doivent remplir de nombreuses informations sur un formulaire de demande d’achat, il est préférable de connaître les marchandises et le vendeur. Essayez de connaître l'adresse et les coordonnées du fournisseur, ainsi que le prix et la quantité du produit. Trouver les informations pertinentes contribue à l’efficacité du processus de passation des marchés.
#2. Utiliser un modèle de bon de commande
Bien que vous puissiez créer un formulaire de demande d’achat sans modèle, c’est beaucoup plus simple. Cela vous permet de saisir des informations sans penser au format du processus. Cette technique vous fera également gagner du temps et de l’énergie. Recherchez un document téléchargeable en ligne pour obtenir un modèle.
#3. Entrez vos coordonnées et vos informations d'expédition
Pour commencer votre commande, précisez la date à laquelle vous souhaitez soumettre votre demande, l'adresse et les coordonnées du fournisseur, ainsi que la zone dans laquelle vous souhaitez que le produit soit expédié. Dans une section distincte, incluez les informations de livraison, telles que le mode d'expédition et l'heure d'arrivée prévue.
#4. Inclure les détails du produit
Créez une nouvelle section pour les détails du produit. Sur le site Web du fournisseur, essayez d'inclure le nom du produit, le numéro d'identification, le prix et la quantité requise. Si vous avez besoin de nombreux produits, essayez de les lister sur le même formulaire de demande pour gagner du temps pour vous et votre superviseur. Il est préférable que votre document de demande d'achat contienne toutes les informations dont votre superviseur a besoin pour commander la marchandise ou établir un bon de commande officiel.
#5. Faire des notes et des remarques sur le produit
Cela peut inclure une déclaration expliquant pourquoi vous désirez ces choses ou une mise en garde concernant les détails de livraison. Pensez à utiliser cette partie pour soumettre toute information dont votre superviseur pourrait avoir besoin pour autoriser votre formulaire de demande.
Qu'est-ce que le formulaire de demande d'achat ?
Un formulaire de demande d'achat est un document interne qu'un employé utilise pour acheter des produits ou des services au nom de son entreprise. Ces achats peuvent être destinés à des fins opérationnelles (telles que des fournitures de bureau), des stocks ou des intrants de fabrication.
Contenu d'un formulaire de demande d'achat
En général, les formulaires de demande d'achat nécessitent les informations suivantes :
- Le nom et le département du demandeur
- La date de la demande
- Les produits ou services recherchés
- Description de l'article, quantité et prix
- Raison de l'achat
Pourquoi devriez-vous rendre les demandes d’achat obligatoires dans votre processus d’approvisionnement ?
#1. Transparence dans le processus d'approvisionnement
Ce flux de travail génère des documents indiquant qu'un service a émis et déposé un formulaire et que le service qui a demandé les fournitures avait une raison commerciale légitime de le faire. La plupart des organisations incluent le budget applicable et les limites d'achat sur le formulaire de demande d'achat pour informer le demandeur avant l'achat.
#2. Simplifie la procédure d'achat
Lorsqu'une entreprise centralise son processus d'achat et engage ses employés, il s'agit d'un flux de travail bien défini et gérable. La procédure simplifie la gestion des stocks en catégorisant et en identifiant facilement les produits et services entrants.
Un système d'approvisionnement centralisé accélère le processus d'achat et évite les retards causés par les différents départements, qui pourraient autrement nuire à l'efficacité.
#3. Aide à prévenir la fraude
L'absence de normes bien définies permet aux employés de commettre des actes frauduleux, comme commander des articles pour leur usage personnel ou se coordonner avec des fournisseurs pour voler dans l'entreprise. Les demandes d'achat mettent fin à cela en empêchant la fraude de se produire en premier lieu et en garantissant que les employés ne commandent pas de produits directement auprès des fournisseurs sans un processus approprié.
#4. Aide à éviter les commandes répétées
Dans les grandes entreprises, les achats sont généralement gérés par une équipe complète plutôt que par un seul employé. Les formulaires de demande d'achat aident le service des achats à garder une trace de ce qui a été demandé et à éviter de faire accidentellement de nombreux achats pour la même commande.
#5. Améliore la responsabilité et la sécurité de l'entreprise
Un formulaire de demande d'achat confirme qu'un ministère a requis et commandé des fournitures particulières. Une trace documentaire montre également que les matériaux ont été fournis une fois reçus et adaptés à la demande. Cet enregistrement peut être utilisé comme preuve de sauvegarde en cas de doute concernant les articles commandés ou le prix négocié ultérieurement.
#6. Augmente les économies de coûts
Votre entreprise peut économiser du temps et de l'argent en développant une plateforme unique pour gérer les demandes d'achat. Le regroupement de vos achats vous permet de savoir exactement combien vous achetez, vous mettant ainsi dans une meilleure position pour négocier des prix préférentiels avec vos commerçants.
#7. Sert de preuve lors des audits
Les formulaires de demande d'achat sont importants en matière d'audit, car la plupart des audits nécessitent le consentement des dirigeants comme preuve des décisions d'achat de l'entreprise. Les formulaires de demande d'achat sont une preuve idéale car ils fournissent toutes les informations sur le demandeur, le(s) approbateur(s), l'heure de l'approbation et les produits approuvés.
Étapes du workflow de demande d'achat
Les étapes d’une procédure de demande d’achat peuvent différer d’une entreprise à l’autre. Cependant, les grandes lignes du processus restent les mêmes :
#1. Soumission du formulaire de demande d'achat
Pour ce faire, ils émettent et remplissent un formulaire de demande d'achat avec les détails de l'achat souhaité. Certaines entreprises préfèrent remplir le formulaire manuellement, tandis que d'autres utilisent un logiciel de gestion des dépenses.
#2. L'approbation du supérieur hiérarchique
Le formulaire de demande d'achat est ensuite soumis à un processus d'approbation interne, que le responsable hiérarchique du service du demandeur vérifie. La responsabilité du supérieur hiérarchique est de garantir que l'achat est légitime et ne dépasse pas la limite de dépenses autorisée par le département.
#3. Service d'inventaire
Le formulaire de demande est ensuite dirigé vers le service des stocks qui le compare au stock actuel de l'entreprise. La demande est transmise au service achats en cas d'indisponibilité des articles.
#4. Screening du service des achats
Pour remplir ce formulaire, l'agent détermine les besoins commerciaux des produits ou services, vérifie l'authenticité de l'achat et valide que les autorités compétentes signent et autorisent correctement la demande. Si des informations cruciales manquent dans le formulaire, l'agent peut soit les remplir, soit renvoyer le formulaire au demandeur pour qu'il le complète.
#5. Faire un bon de commande
Un bon de commande est préparé et envoyé au fournisseur si le formulaire de demande d'achat passe toutes les approbations requises. Lorsque le vendeur l’accepte, l’achat devient un contrat juridiquement contraignant.
#6. Exécution et évaluation des commandes
Lorsque le fournisseur livre les produits ou services, le service destinataire inspecte la commande pour en vérifier la qualité et la quantité. Une méthode de correspondance à trois voies vérifie l'exactitude de la commande en comparant le bon de commande, le reçu de commande/le bon de livraison et la facture. Cela garantit que l’équipe financière ou comptable ne paie que pour les choses qu’elle a achetées et reçues et rien d’autre.
#7. Règlement des factures
Le bon de commande est clôturé une fois que les exigences en matière de documentation ont été remplies. La facture du fournisseur est ensuite approuvée par l'équipe financière, enregistrée dans les comptes créditeurs et payée selon les modalités et conditions de paiement.
L’importance de la demande d’achat
Les demandes d'achat sont importantes car elles permettent aux entreprises de planifier leurs processus d'approvisionnement et d'évaluer les besoins en approvisionnement. Les professionnels utilisent ce document interne comme un outil d’organisation et une technique de suivi des demandes d’achat. Voici quelques raisons supplémentaires pour lesquelles les demandes d’achat sont importantes :
#1. Ils gardent une trace des achats
Alors que les bons de commande sont couramment utilisés pour suivre les achats, les documents de demande d'achat aident les entreprises à anticiper les obligations financières futures et à prévoir les tendances des dépenses. Par exemple, si un professionnel dépose une demande d'achat de fournitures de bureau et d'autres fournitures de bureau tous les quelques mois, le superviseur en charge du budget du service peut identifier cette tendance et mettre de côté une somme d'argent appropriée pour cet achat.
#2. Les employés sont impliqués dans le processus d'achat
Étant donné que les employés soumettent généralement des demandes d'achat, ces documents aident les professionnels à se sentir davantage impliqués dans les dépenses de leur entreprise. Il sert de preuve matérielle d'une demande d'employé et aide les gestionnaires à se souvenir des exigences spécifiques en matière d'approvisionnement plutôt que de dépendre du bouche-à-oreille pour une demande d'achat.
#3. Crée un processus d’approvisionnement sécurisé
Un formulaire de demande d'achat est la première étape pour commander une fourniture de bureau. Cette étape garantit que le personnel suit les procédures appropriées lorsqu'il dépense les fonds de l'entreprise. Cela réduit également la possibilité que les employés dépensent les fonds de leur entreprise pour des articles inutiles.
Quel est le processus d’approbation des demandes d’achat ?
Le processus d’approbation des demandes d’achat est utilisé pour obtenir l’autorisation d’acheter des biens et des services. Les superviseurs l'utilisent pour approuver ou refuser une demande d'achat en fonction des normes de l'entreprise, de l'authenticité de l'achat et des exigences commerciales.
Quelles sont les 5 parties d’une demande d’achat ?
- Le nom et le département du demandeur
- La date de la demande
- Les biens ou services requis
- La raison de l'achat
- La raison sociale du fournisseur
Quels sont les risques liés à la demande d’achat ?
Une autorisation inadéquate constitue l’un des dangers les plus graves associés aux demandes d’achat. Les demandes peuvent être traitées et les articles ou services achetés qui sont superflus ou hors budget de l'organisation sans autorisation appropriée.
Une demande d'achat est-elle un contrat ?
Un bon de commande (également appelé bon de commande) est un document qu'un acheteur envoie à un vendeur, un distributeur ou un fabricant demandant l'achat d'un produit. De plus, une fois que le vendeur accepte la commande, celle-ci devient un contrat juridiquement exécutoire.
Quels sont les différents types de demande d’achat ?
En résumé, les achats comportent trois types de demandes d'achat : directes, internes et externes. Comprendre ces contrastes est essentiel pour tout responsable des achats ou toute entreprise cherchant à garantir un processus d’achat fluide.
Conclusion
Une réquisition est une demande formelle d'un produit ou d'un service qui peut être remise ou déposée par voie électronique. Une procédure de réquisition bien structurée renforce l'efficacité et la responsabilité d'une entreprise. Les solutions Procure-to-Pay automatisent complètement le processus d'approvisionnement, de la demande au paiement, améliorant ainsi encore davantage la précision et l'efficacité.
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Bibliographie
