Lorsqu'il s'agit de démarrer votre propre entreprise, il y a beaucoup de hypothèses. Avant tout, avez-vous une idée fantastique de produit ou de service ? Comment sera-t-il promu ? Quelle est la taille du marché sur lequel vous serez en concurrence ? A quoi ressemble la compétition ? Devriez-vous engager une équipe pour créer un logo et un site Web sympas, ou devriez-vous le faire vous-même ?
Parlons maintenant des questions que vous devez vous poser concernant votre assurance maladie. Qu'on le veuille ou non, cela affecte la réalité financière de votre entreprise et doit faire partie de votre stratégie de croissance. Plus d'affaires signifie plus d'employés, ce qui signifie plus de demande d'assurance maladie. Le mandat de l'employeur de la loi sur les soins abordables oblige tous les propriétaires d'entreprise de plus de 50 employés à fournir une assurance maladie à un coût abordable.
Pourquoi proposer une assurance santé aux salariés de l'entreprise ?
Si vous avez l'intention de vous développer, il est essentiel de disposer d'un ensemble d'avantages sociaux compétitifs pour attirer et retenir les meilleurs talents sur un marché du travail concurrentiel. Votre entreprise est aussi bonne que l'équipe que vous avez constituée, il est donc logique de garder ces membres essentiels de l'équipe à bord. La rémunération est un facteur de motivation majeur, mais d'autres facteurs tels que les avantages sociaux et la culture sont tout aussi essentiels dans la main-d'œuvre d'aujourd'hui.
Selon les recherches menées par le Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM), le coût moyen d'embauche d'un salarié est de 4,129 42 $, le délai moyen pour pourvoir un poste étant de XNUMX jours.
Les chiffres sont bien pires si vous remplacez un employé plutôt que d'embaucher pour un nouveau poste.
Selon une autre étude de la SHRM, trouver un remplaçant direct peut coûter jusqu'à 50 à 60 % de la rémunération annuelle d'un travailleur. Le roulement peut être très coûteux, représentant en moyenne 90 à 200 % de la rémunération annuelle d'un employé. Cela seul est une raison suffisante pour s'assurer que vos employés les plus précieux sont entièrement satisfaits de leur emploi et de leur rémunération.
Est-il obligatoire pour moi d'offrir une assurance maladie à mes employés dans mon entreprise ?
Le mandat de l'employeur de la loi sur les soins abordables oblige tous les propriétaires d'entreprise de plus de 50 employés à fournir une assurance maladie abordable.
Pour déterminer si la règle s'applique à vous, déterminez d'abord combien d'employés équivalents temps plein (ETP) vous avez dans votre équipe. Pour calculer votre nombre ETP, utilisez la formule ci-dessous.
(Total des heures hebdomadaires travaillées par les employés à temps partiel / 30) + nombre d'employés à temps plein = votre nombre d'ETP.
Si vous avez 49 ETP, vous n'êtes techniquement pas obligé de proposer une assurance ; si vous avez 50 ETP, 95 % de vos employés à temps plein doivent être couverts par votre assurance maladie professionnelle. Cependant, il y a aussi plus d'avantages à fournir une assurance maladie, comme garder vos employés en bonne santé et augmenter le recrutement et la rétention des employés.
Combien coûte l'assurance maladie des petites entreprises?
Le coût de l'assurance maladie des petites entreprises doit être considéré à la fois en dollars et en temps.
Si vous choisissez un régime collectif, vous devez évaluer la proportion des primes que vous êtes prêt à couvrir. Sachez si vous couvrez des employés ou leurs familles et si vous utilisez des services tiers pour obtenir une assurance pour vous, car ils facturent également des frais. Cependant, il faut du temps pour rechercher et évaluer les régimes d'assurance maladie qui correspondent aux besoins de votre entreprise. Avons-nous mentionné la paperasse? Il y a tellement de paperasse.
Selon l'enquête 2019 sur les avantages sociaux des employés de la Kaiser Family Foundation, les primes annuelles pour la couverture santé familiale parrainée par l'employeur ont atteint 20,576 2019 $ en 5, en hausse de 6,015 % par rapport à l'année précédente, les travailleurs contribuant en moyenne 71 1,655 $ au coût de leur couverture. Selon le Wall Street Journal, les employeurs ont supporté XNUMX % des dépenses, tandis que les employés ont supporté le reste. Pour une couverture individuelle, la franchise moyenne parmi les travailleurs couverts dans un régime avec une franchise annuelle générale est de XNUMX XNUMX $.
Astuce supplémentaire : Un pourcentage de votre masse salariale ou un paiement mensuel par employé est la meilleure méthode pour budgétiser l'assurance maladie.
Vos options d'assurance maladie pour petite entreprise
S'il s'agit des régimes les plus connus et les plus reconnus, ce ne sont pas les seuls. Ce qui fonctionne le mieux pour vous est déterminé par la structure de votre entreprise, la variation des coûts des régimes individuels et collectifs dans votre zone géographique et l'assurance maladie du marché individuel local. Voici les options d'assurance maladie pour votre petite entreprise :
- Assurance petit groupe
- Régimes autofinancés
- Modalités de remboursement de la santé (HRA)
Nous sommes très excités par le dernier choix. Mais d'abord, passons en revue les spécificités de chaque choix pour être sûr que nous avons tout couvert.
#1. Assurance petit groupe
L'assurance en petit groupe, souvent connue sous le nom d'assurance par capitalisation, a toujours été la principale option pour de nombreuses petites entreprises souhaitant offrir des prestations de santé à leurs employés. Sauf dans quatre États, où elle s'applique aux entreprises comptant jusqu'à dix salariés, elle s'adresse aux entreprises comptant moins de 50 salariés à temps plein.
Les régimes d'assurance-maladie de groupe couvrent un groupe de personnes qui sont généralement des employés d'une entreprise ou des membres d'une organisation. Parce que le risque de l'assureur est dispersé parmi un groupe d'assurés, les membres du groupe de santé reçoivent généralement une assurance à moindre coût.
Comment fonctionne l'assurance maladie petit groupe pour une entreprise ?
Les employeurs commerciaux achètent des plans d'assurance maladie pour petits groupes et les proposent ensuite à leurs employés. Les plans ne peuvent être achetés que par des groupes, pas des individus, et la plupart des plans nécessitent une participation d'au moins 70 % pour être valides. Dans la plupart des États, vous devez avoir au moins un employé pour être admissible. Vous devez contribuer aux primes des employés et vous pouvez vous inscrire à tout moment de l'année plutôt que simplement pendant l'inscription ouverte.
Le coût d'un plan de santé collectif est théoriquement partagé par tous les membres de l'organisation, ainsi que par l'employeur et les employés. Parce que le pool de risques est plus grand, ces plans peuvent être moins chers. Cependant, sur de nombreux marchés, la différence de coût est insignifiante. Les employeurs ayant de petites entreprises peuvent répercuter la plupart ou la totalité des dépenses de l'assurance maladie de groupe sur leurs employés. Cependant, il est préférable, pour attirer et retenir les talents, que l'entreprise paie une partie des frais d'assurance maladie.
Lorsque l'entreprise choisit un régime d'assurance maladie, les membres du groupe ont la possibilité d'accepter ou de refuser la couverture. Dans certains endroits, les plans peuvent être divisés en niveaux (tels que l'or, l'argent et le bronze) qui offrent une couverture de base ou une assurance avancée avec des modules complémentaires.
Les coûts des primes de l'assurance maladie sont ensuite répartis entre l'entreprise et ses employés en fonction des spécifications du plan. Un autre facteur à considérer est si la couverture d'assurance sera étendue aux personnes à charge des membres du groupe moyennant des frais supplémentaires.
Il existe de nombreuses options disponibles, y compris les soins gérés (HMO, PPO et POS), l'indemnisation à l'acte et les plans de santé à franchise élevée.
Où puis-je obtenir une assurance petit groupe?
En tant qu'employeur, vous avez la possibilité d'acheter des plans pour petits groupes directement auprès d'une compagnie d'assurance, par l'intermédiaire d'un courtier ou d'un échange privé, ou via l'échange SHOP de votre état. Vous pouvez vous inscrire à tout moment de l'année, pas seulement pendant les inscriptions ouvertes.
Les avantages de l'assurance en petit groupe
Ces plans conformes à l'ACA sont bien connus, exempts d'impôt, proposent une large gamme d'alternatives de produits et se sont révélés être une excellente stratégie de rétention. La couverture est généralement assurée, ce qui signifie que toute personne qui postule et répond aux critères d'admissibilité sera acceptée dans le programme. L'achat d'un plan SHOP peut donner droit à l'acheteur au crédit d'impôt pour les soins de santé aux petites entreprises. Vos employés peuvent avoir accès à un plus grand réseau de médecins qu'ils ne le feraient s'ils étaient sur un plan individuel.
Inconvénients de l'assurance en petit groupe
Les régimes pour petits groupes sont chers, universels, avec des hausses de primes imprévisibles d'une année sur l'autre et des limites de taux de participation. Cela peut nuire au budget des propriétaires de petites entreprises. Les patients sont également isolés du processus dans le plan standard en petit groupe ; ils se contentent de glisser leurs cartes et ne sont pas habilités à faire des choix financièrement judicieux. Nous allons prendre des risques et affirmer que cet état d'esprit ne fait rien pour améliorer un système de santé déjà surchargé. N'oubliez pas que, comme tous vos employés seront dans le même pool de risques, un employé malade implique une tarification plus élevée.
#2. Régimes autofinancés
Alors que le coût des soins de santé continue d'augmenter, certaines entreprises envisagent l'autofinancement comme moyen d'économiser de l'argent. Les employeurs auto-assurés, contrairement au paiement d'une prime prédéterminée à un assureur pour un petit régime collectif, paient les réclamations de leur poche lorsqu'elles se produisent. Ce type de plan, également connu sous le nom de plan auto-assuré, est généralement utilisé par les grandes entreprises pour contrôler leurs dépenses d'assurance maladie et gérer leur propre pool de risques.
Comment fonctionne un plan autofinancé pour une entreprise ?
Lorsqu'une entreprise choisit d'autofinancer l'assurance maladie de ses employés, elle crée normalement un fonds fiduciaire dédié pour mettre de l'argent de côté pour payer les réclamations encourues plus tard. Si l'employé ne souhaite pas conserver le traitement des réclamations en interne, un administrateur tiers (TPA) est embauché pour traiter les réclamations et peut également fournir des services supplémentaires tels que la collecte des primes, la génération d'examens de l'utilisation des réclamations, la sous-traitance de services PPO et la fourniture service global pour le plan d'avantages sociaux sélectionné. Le risque est assumé par l'employeur dans ce scénario.
Où puis-je obtenir un régime autofinancé?
S'accorder du temps pour passer d'un régime collectif standard à un régime autofinancé est important lors de la mise en place d'un régime autofinancé. Vous devrez vous préparer à l'avance pour plusieurs étapes. De nombreux transporteurs fournissent directement des contrats de services administratifs. Vous pouvez également coopérer avec et embaucher un administrateur tiers pour développer des documents de plan. Envisagez de faire appel à des fiduciaires partenaires, des CPA et des courtiers pour vous aider dans le processus de configuration. Assurez-vous que les exigences ERISA, HIPAA et autres exigences réglementaires sont respectées. Achetez une police stop-loss et envisagez des obligations ERISA ou une assurance responsabilité fiduciaire pour réduire les risques. Si vous ne souhaitez pas externaliser, créez un accord de service administratif avec votre TPA ou votre administrateur de régime interne. À tous les employés couverts, publier et distribuer une description sommaire du régime (SPD) et un résumé des avantages et de la couverture (SBC).
Avantages d'un régime autofinancé
Les avantages de cette forme de plan sont qu'elle est plus adaptable à votre équipe. Vous avez autorité sur les réserves santé, ce qui vous permet d'optimiser vos revenus d'intérêts. Elle est moins abordable pour les employés d'entreprise inscrits qu'une assurance maladie classique. Il n'y a pas de préfinancement de la couverture maladie et vous n'êtes pas soumis aux taxes sur les primes d'assurance maladie de l'État (généralement autour de 2 à 3 %). Ils sont également soumis à moins de règles et permettent aux employeurs d'adapter leur régime d'assurance maladie aux besoins de leur entreprise. Et, comme l'entreprise ne paie que les frais d'assurance maladie de ses propres employés, il peut rester de l'argent à la fin de l'année qui peut être utilisé pour d'autres besoins de l'entreprise.
Inconvénients d'un régime autofinancé
Bien que les régimes autofinancés permettent à une entreprise d'économiser potentiellement la marge bénéficiaire qu'un assureur ajoute à sa prime, le risque potentiel est beaucoup plus élevé parce que l'entreprise est responsable du paiement des réclamations réelles, en particulier en cas de réclamations catastrophiques qui pourraient mettre en faillite une entreprise. Pour compenser ce risque, de nombreuses entreprises souscrivent une assurance en excédent de perte. Étant donné que les régimes autofinancés ne sont pas gérés par une compagnie d'assurance, l'employeur est responsable de garantir la couverture de la valeur minimale.
#3. HRA pour l'assurance maladie.
Un arrangement de remboursement de la santé est un coût abordable, une alternative fiscalement avantageuse à l'assurance traditionnelle dans laquelle les propriétaires d'entreprise remboursent leurs employés sur une base avant impôt pour les primes d'assurance individuelle et les frais médicaux (le cas échéant).
Contrairement aux comptes d'épargne santé (HSA) et aux comptes de dépenses flexibles (FSA), qui sont des comptes, HRA signifie Health Reimbursement Arrangement, ce qui signifie que le modèle est basé sur les remboursements. Les employés paieront directement la compagnie d'assurance ou le cabinet du médecin, puis déposeront une demande pour être payés en franchise d'impôt pour leurs dépenses.
L'utilisation de modèles de remboursement HRA innovants place les remboursements de l'employeur sur à peu près les mêmes règles fiscales que les régimes traditionnels pour petits groupes, mais sans les difficultés et les limites. Auparavant, un avantage important des régimes collectifs était qu'il s'agissait de dépenses déductibles pour les entreprises. Ils ont été déduits des chèques de paie des employés sur une base avant impôt. Les employeurs peuvent utiliser un HRA pour effectuer des remboursements sans avoir à payer de charges sociales. Les employés n'ont pas non plus à payer d'impôt sur le revenu. De plus, les remboursements versés par la société sont déductibles d'impôt.
Comment fonctionne l'assurance maladie HRA pour une entreprise
Le concept de remboursement est simple. Un employeur décide du montant à cotiser chaque mois, donne aux employés des informations standard sur le fonctionnement du HRA et externalise certaines fonctions administratives, telles que la vérification de la couverture. L'employé choisit un plan qui répond à ses besoins, produit des reçus pour le paiement des primes et des frais médicaux (le cas échéant) et est remboursé.
Les HRA les plus efficaces pour l'assurance maladie des petites entreprises
Il existe différents types d'HRA à connaître.
- QSEHRA: Pour couper à travers le jargon de l'assurance (il signifie « Qualified Small Employer Health Reimbursement Arrangement », soit dit en passant), un QSEHRA permet aux petits employeurs (ceux qui ont moins de 50 ETP) de mettre de côté un montant fixe chaque mois (jusqu'à à 441.67 $ par mois pour les particuliers et 891.67 $ pour les familles en 2021) que les employés peuvent utiliser pour acheter une assurance maladie individuelle ou utiliser
Le montant du remboursement varie selon l'âge et la taille de l'entreprise.
Comment créer un HRA
En raison de l'HIPAA, il n'est pas suggéré d'utiliser votre propre HRA. Ainsi vous devrez passer par un administrateur tiers.
Les avantages du remboursement par l'assurance maladie
- Des avantages optimisés
- Efficacité en fiscalité
- Flexibilité de conception
- Gestion budgétaire
- Les employeurs peuvent sortir du jeu de la gestion des risques de l'assurance maladie.
Conclusion
N'oubliez pas que ce qui est le mieux pour une entreprise peut ne pas l'être pour une autre. Pour choisir le plan d'assurance approprié pour les avantages de votre entreprise, examinez la combinaison spécifique de votre entreprise, la taille de l'entreprise, si vous souhaitez ou non participer au plan de santé en tant que propriétaire et les conditions du marché dans votre localité.
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