Une politique d'indemnisation des travailleurs « fantômes » est qualifiée de telle si elle ne couvre pas le propriétaire de l'entreprise et aucun autre employé. Ce type de couverture n'est pas destiné à fournir des prestations réelles d'indemnisation des accidents du travail, sauf si l'entreprise a des employés ou est responsable d'un sous-traitant non assuré. La plupart du temps, un sous-traitant souscrira une « assurance fantôme » pour respecter les règles de couverture établies par l'entrepreneur général ou une autre organisation qui a embauché le sous-traitant. Tous les États ne fournissent pas d'assurance fantôme. Voici tout ce que vous devez savoir sur la politique de rémunération des travailleurs fantômes.
Qu'est-ce que la politique fantôme d'indemnisation des travailleurs ?
Une politique fantôme d'indemnisation des travailleurs peut aider les propriétaires d'entreprise indépendants à attirer des clients et à se conformer aux lois de l'État. Une police fantôme d'indemnisation des travailleurs est un type d'assurance contre les accidents du travail à faible coût développé expressément pour les entrepreneurs indépendants qui n'ont pas d'employés mais qui ont besoin d'une confirmation de la couverture d'indemnisation des travailleurs pour les exigences légales de leur État ou les demandes des clients.
Que couvre une police Ghost Comp Workers ?
Les polices « fantômes » d'indemnisation des accidents du travail, par essence, ne fournissent aucune véritable couverture d'assurance, mais servent plutôt de preuve d'assurance contre les accidents du travail pour les clients qui la recherchent ou pour les États qui l'exigent légalement. Les régimes fantômes d'indemnisation des travailleurs donnent aux clients et aux gouvernements des États la tranquillité d'esprit que les entrepreneurs indépendants peuvent fournir une couverture d'indemnisation des travailleurs s'ils décident d'embaucher un employé.
Dans l'industrie de la construction, par exemple, un sous-traitant tiers peut embaucher à condition qu'il fournisse une preuve d'assurance contre les accidents du travail. Si le sous-traitant décide d'embaucher plus de travailleurs, l'entrepreneur général voudra se protéger des poursuites en cas d'accident sur le chantier. Cependant, le sous-traitant peut ne pas être disposé à payer pour une politique d'indemnisation complète des accidents du travail. Si le client a besoin d'une assurance contre les accidents du travail mais que le budget du sous-traitant ne s'étendra pas aussi loin, la meilleure option est probablement une police « fantôme ».
Polices fantômes et assurance contre les accidents du travail
Certain propriétaires uniques qui sont légalement tenus de souscrire une assurance contre les accidents du travail mais qui n'ont pas d'employés optent plutôt pour une « police fantôme ». Les polices d'assurance contre les accidents du travail ne sont pas exigées par la loi dans la plupart des États, bien que certains États aient besoin de « polices fantômes », qui ne couvrent aucun employé spécifique. En échange d'une redevance, la "politique fantôme" fournira aux clients potentiels une preuve papier de couverture d'assurance:
#1. Fonctions d'assurance contre les accidents du travail
L'assurance contre les accidents du travail sert de contrat contraignant entre les entreprises et les employés. Les employés, à leur tour, reçoivent des avantages, peu importe qui est à blâmer. Bien que la plupart des États aient une législation identique concernant l'assurance contre les accidents du travail, les prix des primes, les versements de prestations et les procédures de réclamation diffèrent fréquemment.
#2. Fonctions de la politique de compensation des travailleurs fantômes
La police d'assurance fantôme de base stipule que le propriétaire de l'entreprise qui achète la police n'est pas couvert et que l'entreprise n'a pas d'employés. L'assurance s'appelle une « police fantôme » parce qu'elle n'aide en aucune façon. Lorsqu'une entreprise embauche un employé alors que l'assurance fantôme est en vigueur, la police offre une protection provisoire à cet employé jusqu'à ce que l'entreprise obtienne une couverture d'indemnisation des accidents du travail fonctionnelle.
#3. Polices d'assurance et preuve d'assurance
La principale raison de l'achat d'une police fantôme est de démontrer la couverture d'assurance contre les accidents du travail. Les entrepreneurs en construction, par exemple, ont besoin d'une preuve d'assurance avant de pouvoir entreprendre de nouveaux travaux. La documentation d'une police fantôme permet aux opérations d'une seule personne de se qualifier pour des contrats potentiellement lucratifs.
#4. Potentiel de fraude à l'assurance
Dans certains cas, une entreprise prétendra ne pas avoir d'employés lors de l'achat d'une police « fantôme » à faible coût. En réalité, l'entreprise cherche à dissimuler ses véritables employés en les qualifiant de « sous-traitants indépendants » ou de « 1099 employés ». De tels stratagèmes apparaissent généralement lorsque l'un des « entrepreneurs indépendants » de l'entreprise n'est pas satisfait du travail. Lorsque de tels événements se produisent, la société qui a acheté la police fantôme et l'assureur qui l'a émise peuvent faire l'objet d'enquêtes pour fraude à l'assurance.
Qui devrait avoir une politique fantôme d'indemnisation des travailleurs ?
Seuls les entrepreneurs indépendants qui travaillent seuls et qui ont leur propre assurance responsabilité civile peuvent obtenir des régimes fantômes d'indemnisation des accidents du travail. Mais ils doivent montrer une preuve d'assurance contre les accidents du travail si le client le demande ou si la loi de l'État l'exige. Il est essentiel de se rappeler que si un entrepreneur indépendant avec une politique d'indemnisation des accidents du travail « fantôme » emploie quelqu'un, la politique ne fournit aucune couverture véritable en cas d'accident du travail. Tous les travailleurs embauchés doivent fournir leur propre assurance responsabilité civile.
Les politiques fantômes d'indemnisation des travailleurs sont-elles acceptées dans tous les États ?
Chaque État a son propre ensemble de lois et de règlements régissant l'assurance contre les accidents du travail. Il est important de vérifier auprès du bureau d'indemnisation des accidents du travail de votre État s'il reconnaît ou non les régimes « fantômes » avant d'en acheter un.
Pourquoi devriez-vous obtenir une politique Ghost Comp pour les travailleurs ?
La raison la plus courante pour l'achat d'une police fantôme est de satisfaire à l'exigence de soumettre un certificat d'assurance à un entrepreneur général ou à une autre entreprise avec laquelle vous travaillez. Un petit sous-traitant peut remporter une offre pour effectuer des travaux, mais il doit produire une confirmation de la couverture d'indemnisation des accidents du travail avant de commencer le travail. Si un sous-traitant fait appel à des employés pour aider à un travail, la police « fantôme » est là pour couvrir tout le monde. Il leur permet également d'exonérer de leur propre police les versements effectués aux sous-traitants.
Il existe de nombreux petits entrepreneurs et/ou sous-traitants qui n'ont pas d'employés et ne veulent pas payer des coûts plus élevés pour l'auto-assurance. Une police fantôme est la solution la plus rentable pour travailleur indépendant propriétaires d'entreprise pour obtenir une assurance contre les accidents du travail.
Qu'est-ce qu'une police fantôme en assurance ?
Une police d'indemnisation des accidents du travail est appelée « police d'assurance fantôme » lorsque le propriétaire de l'entreprise n'est pas couvert par celle-ci et que l'entreprise n'a pas d'employés supplémentaires.
Que signifie Ghost Workers Comp ?
Les polices fantômes d'indemnisation des travailleurs sont un moyen moins coûteux d'obtenir une assurance contre les accidents du travail. Ils sont destinés aux propriétaires uniques qui sont tenus par la loi de l'État ou à la demande de leurs clients de présenter une preuve de couverture d'indemnisation des accidents du travail. Une politique fantôme d'indemnisation des travailleurs « fantômes » est un autre nom pour cette couverture.
Qui est un travailleur fantôme ?
Un « travailleur fantôme » est une personne qui apparaît sur la liste de paie d'une entreprise mais qui n'accomplit rien pour faire avancer les objectifs de l'entreprise. Un employé ou des employés du service de la paie créent et conservent un « employé fantôme » dans le système, puis un autre employé ou des employés du service de la paie volent les chèques destinés à « l'employé fantôme » et les encaissent.
Comment vérifiez-vous les travailleurs fantômes ?
Recherchez les personnes qui ont peu ou pas de retenues sur leur salaire ; cela peut être un bon indicateur qu'il s'agit de travailleurs fantômes. Parce que cela limitera le montant d'argent qu'ils peuvent retirer de leur lieu de travail, un agresseur se donnera rarement la peine de construire un ensemble complet d'inscriptions aux prestations. Cela est d'autant plus vrai que cela réduira le montant d'argent qu'ils peuvent voler à leur employeur.
Qu'est-ce qu'un travailleur fantôme exactement ?
Un employé fantôme est une stratégie trompeuse pour voler de l'argent à votre entreprise. Il s'agit d'une forme de fraude à la paie qui peut se produire si un employé a accès à votre système de paie. Partout dans le monde, des systèmes d'employés fantômes volent des millions à des entreprises sans méfiance. Ces régimes peuvent concerner un seul salarié ou un groupe de salariés. Ils peuvent être aussi simples que de faire un faux chèque ou aussi compliqués que de faire de fausses feuilles de temps et de faux chèques de paie.
Par exemple, l'agresseur peut donner l'impression qu'un employé licencié gagne toujours des chèques de paie le jour de paie. Ces fraudeurs utilisent parfois des identités réelles, mais ils ajoutent également des individus imaginaires à la masse salariale. Les entreprises comptant des centaines ou des milliers d'employés, en revanche, peuvent facilement manquer quelques identités supplémentaires dans les livres. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il y a beaucoup de roulements. Une autre enquête en Tanzanie a révélé que le gouvernement payait les salaires de 10,000 XNUMX travailleurs fantômes, ce qui coûtait des millions de dollars au gouvernement.
La plus grande étude mondiale sur la fraude commerciale a révélé que ces types de stratagèmes peuvent coûter aux entreprises jusqu'à 5 % de leur revenu annuel. Cela montre que le risque est élevé et nécessite plus de sécurité.
Quelles sont les quatre choses qui doivent se produire pour qu'un programme d'employés fantômes fonctionne ?
Quatre choses doivent se produire pour qu'une stratégie d'employé fantôme fonctionne :
- Le fantôme doit être ajouté à la masse salariale,
- Les informations sur le chronométrage et le taux de salaire doivent être recueillies,
- Le fantôme doit être payé, et
- Le chèque doit être remis au coupable ou à un complice.
Comment repérer un employé fantôme ?
Tout est question de prévention lorsqu'il s'agit de détecter les employés fantômes.
#1. Exiger une vérification des antécédents de tous les employés comptables
Lorsque vous embauchez des personnes qui auront accès aux systèmes de paie et de comptabilité, vous devez redoubler de prudence. Cela va des commis aux comptes créditeurs débutants aux gestionnaires comptables et aux directeurs financiers. Vous pouvez également confirmer les informations personnelles auprès des agences gouvernementales locales. Aux États-Unis, où la fraude à la paie est un peu plus courante, vous pouvez vérifier les numéros de sécurité sociale lorsque vous embauchez quelqu'un et régulièrement lorsque vous effectuez des audits.
#2. Tenir des dossiers personnels détaillés et précis
En ce qui concerne la documentation que vous conservez sur votre personnel, il ne devrait y avoir aucune exclusion. Les nouveaux employés ne devraient pas être autorisés à commencer à travailler tant que toutes les données nécessaires n'ont pas été recueillies et saisies dans le système. De la même manière, votre entreprise doit avoir un processus strict de licenciement des employés qui énonce clairement ce qui doit se passer avec les systèmes de paie.
#3. Garder le contrôle des finances de l'entreprise
Les entrepreneurs viennent de tous les horizons. Certaines personnes ont un talent inné pour gérer l'argent, tandis que d'autres peuvent être heureuses de lâcher les rênes. Vous devez toujours conserver un accès administratif aux systèmes, même si vous avez délégué les finances quotidiennes à quelqu'un d'autre, au cas où vous auriez besoin d'intervenir et d'exécuter des rapports à tout moment.
#4. Mettre en place des redondances pour les activités paie et achats
La fraude est plus susceptible de se produire s'il n'y a qu'un seul endroit où aller pour modifier les informations de paie, exécuter des chèques ou effectuer des achats. Au lieu de cela, assurez-vous que vous disposez d'un système simple de freins et contrepoids qui nécessite au moins deux signatures pour apporter des modifications majeures, telles que l'ajout d'un employé à la masse salariale.
#5. Définir clairement toutes les procédures financières
La mise en place de procédures claires pour les tâches de paie et de comptabilité permet d'éliminer les erreurs et de combler les lacunes qui pourraient être utilisées pour la fraude. Tout le personnel doit recevoir une formation sur les processus et les flux de travail qui nécessitent une adhésion et une responsabilité rigoureuses.
Par exemple, avant qu'un employé ne travaille pour son premier quart de travail, votre entreprise doit disposer d'une liste d'informations à son sujet qui est entrée dans le système. Personne ne devrait pouvoir commencer à travailler en tant que nouvel employé tant qu'un expert en paie n'a pas reçu et saisi toutes les informations nécessaires. Une liste de contrôle similaire devrait être disponible pour le personnel de tir. Le processus doit toujours comporter deux étapes, une personne saisissant les informations et une autre les vérifiant.
#6. Effectuer des audits de routine
L'embauche d'un personnel de paie fiable, la surveillance et l'établissement clair de processus sont autant de mesures positives. Cependant, la seule façon de savoir si elles sont efficaces est de procéder à des audits fréquents. Les audits peuvent vous aider à identifier les irrégularités qui peuvent nécessiter une enquête plus approfondie, telles que :
- Numéros d'identité gouvernementaux non vérifiés
- Entrées en double
- Erreurs dans les dates de naissance, les dates d'embauche et les dates de fin de contrat
- Incohérences dans le chronométrage ou drapeaux rouges
- Des employés qui ne sont pas réels
- Employés mal classés
Récapitulation
Les incohérences et les erreurs d'écriture n'indiquent généralement pas une fraude. Mais ils valent la peine d'être approfondis, surtout si vous trouvez des modèles comme le même personnel effectuant les mêmes modifications manuelles du chronométrage chaque semaine. Ou peut-être qu'un grand nombre d'employés licenciés sont toujours répertoriés comme actifs.
Bien que vous puissiez effectuer votre propre audit, il peut être inefficace si vous rencontrez un problème caché. Le même individu qui a pris de l'argent sans se faire remarquer participera très certainement à l'audit, ce qui lui donnera l'occasion de cacher ses traces. Si vous souhaitez vérifier vos finances et les dossiers de vos employés, il est préférable d'engager un consultant ou une agence tierce.
FAQ
Qu'est-ce qu'un programme d'employés fantômes ?
Les régimes d'employés fantômes sont un type de fraude répandu dans lequel les personnes figurant sur la liste de paie ne travaillent pas pour l'entreprise en question mais reçoivent un salaire ou une récompense.
Qu'est-ce que cela signifie de fantôme votre travail?
Lorsqu'un demandeur d'emploi cesse de répondre, on parle de job ghosting. Le ghosting peut survenir à tout moment et pour n'importe quelle raison, mais la conséquence ultime est toujours la même : un employé potentiel part sans explication.
Comment se débarrasser du personnel fantôme ?
Les employés des gouvernements et des entreprises peuvent être identifiés de manière unique en utilisant un système d'identification biométrique pour éliminer les travailleurs fantômes.
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Bibliographie
