Vous communiquez probablement avec des partenaires commerciaux et des clients potentiels tous les jours en tant que propriétaire de petite entreprise. Si vous avez l'intention de traiter en étroite collaboration avec eux, il vous sera presque certainement demandé de fournir un certificat d'assurance COI à un moment donné.
Voici ce que signifie cette demande et comment y répondre.
Quelle est la signification d'un certificat d'assurance (COI) ?
Une compagnie d'assurance ou un courtier délivre un certificat d'assurance (COI). Le COI confirme l'existence d'une police d'assurance et explique ses principales caractéristiques et conditions. Un COI normal, par exemple, comprend le nom du titulaire de la police d'assurance, la date d'effet de la police, le type de couverture, les limites de la police et d'autres faits pertinents sur la police.
Ainsi, sans COI, une entreprise ou un sous-traitant aura du mal à obtenir des clients ; la plupart des locataires ne voudront pas prendre le risque des coûts que l'entrepreneur ou le fournisseur pourrait encourir.
Lorsqu'une entreprise emploie un sous-traitant ou une autre organisation pour des services, elle doit obtenir une copie de son COI et s'assurer qu'il est à jour.
Types de certificat d'assurance (COI)
Les certificats d'assurance sont classés dans les catégories suivantes :
#1. Certificat d'assurance responsabilité
Cela devrait être considéré non seulement pour protéger le maître d'ouvrage, mais aussi pour donner au maître d'œuvre et peut-être à un prêteur un statut d'assuré supplémentaire. L'examen des attestations d'assurance responsabilité civile est une partie importante du transfert des risques du maître d'ouvrage à un prestataire tiers. Recherchez certains des indicateurs suivants sur le COI pour vous assurer que votre couverture d'assurance responsabilité civile est adéquate :
- Le statut d'assuré supplémentaire est étendu aux entités appropriées.
- Décrivez les opérations sur lesquelles travaille le vendeur/sous-traitant.
- Renonciation à la subrogation
- Une couverture « primaire et non contributive » est prévue.
Vous devriez acquérir et examiner les avenants d'assurance pour un examen plus précis de ces informations de couverture.
#2. Certificat d'assurance contre les accidents du travail
Cela devrait être exigé et documenté conformément aux statuts et lois applicables de l'État.
#3. Certificat d'assurance responsabilité civile automobile
Toutes les voitures appartenant au vendeur, louées, non détenues et louées doivent être surveillées.
Explication de l'assuré supplémentaire
Le formulaire ACORD 25, est un modèle de document standardisé couramment utilisé pour représenter l'un des cinq types de polices d'assurance de base. C'est l'un des papiers COI que BCS traite le plus fréquemment. Il inclura l'assuré nommé - la personne ou l'entité ayant la plus grande responsabilité et qui paie la prime - ainsi que tous les assurés supplémentaires énumérés dans la police.
Les assurés supplémentaires sont couverts par le contrat du propriétaire de la police, mais ils ne sont pas responsables du paiement des primes et n'ont pas le pouvoir de modifier les conditions de la police.
Revenant à notre exemple de bâtiment d'hôtel, d'autres avenants assurés pourraient se décomposer comme suit :
- Un entrepreneur général et un hôtelier signent un contrat de construction. Une clause du contrat exige que entrepreneur général porter assurance responsabilité civile commerciale pour la durée du projet. La chaîne hôtelière sera reprise en tant qu'assuré complémentaire par l'entrepreneur général car, même si la chaîne hôtelière n'exécute pas les travaux, elle pourra être poursuivie en cas de dommages corporels dus à la négligence de tiers.
- Par la suite, l'entrepreneur général obtiendra un avenant assuré supplémentaire de chaque tiers sous-traitant exécutant des travaux pour lui-même et le réseau hôtelier. Si cela est fait correctement, cela transférera effectivement la responsabilité à l'assurance des sous-traitants.
Quelle est la différence entre le COI et l'assurance ?
C'est une chose pour une partie de corroborer la preuve que l'assurance d'une autre partie est en place pour couvrir les dommages matériels ou corporels. Il peut demander une copie de leur couverture d'assurance.
Un autre cas est lorsqu'une partie (par exemple, "Real Estate Corp.") emploie l'autre partie (par exemple, "Paul the Plumber LLC") pour un projet et exige que ce tiers émette un COI. Comme indiqué précédemment, le COI est un bref document qui contient tous les faits pertinents d'une police d'assurance dans un format standardisé facilement consommable.
Lorsque Real Estate Corp. demande à Paul le plombier de produire un COI, il demande que la police soit «approuvée» (c'est-à-dire «modifiée») afin que la police puisse offrir un statut d'assuré supplémentaire à Real Estate Corp. Le COI qui en résulte comprendra souvent libellé à l'effet de « Société immobilière désignée à titre d'assuré additionnel ». Par conséquent, si Real Estate Corp. est émis à la suite d'un événement lié à l'entreprise de Paul, il devrait également être protégé par son assurance.
Les attestations d'assurance ne sont pas autorisées pour :
- Changez la couverture.
- Modifier les termes du contrat d'assurance
Vérification de la conformité COI
En matière de conformité aux assurances, plusieurs variables doivent être prises en compte.
Il est essentiel que la personne qui vérifie la conformité de vos certificats d'assurance soit disciplinée, expérimentée, qualifiée et ait une connaissance pratique de :
- Conditions contractuelles
- Formulaires et normes pour ACORD
- Politiques d'assurance
- Phrases d'approbation
- Règlement concernant l'indemnisation des accidents du travail
L'incapacité de « soumettre » (c'est-à-dire de « pousser ») les réclamations en raison du non-respect des COI pourrait être désastreuse, étant donné que les verdicts et les règlements dépassent souvent les sept chiffres.
Une grande partie de votre diligence raisonnable peut être réduite à des conjectures si vous n'utilisez pas systèmes de suivi des documents.
Qui a droit à une attestation d'assurance ?
Une compagnie d'assurance délivre des certificats d'assurance au nom de la partie couverte (généralement le vendeur ou l'entrepreneur). Ainsi, généralement, une compagnie d'assurance fournira une copie du COI - preuve que l'assurance existe - à l'assuré au moment de l'acquisition de la police ou sur demande.
À son tour, lorsqu'une organisation contractante demande une preuve d'assurance, le fournisseur ou l'entrepreneur potentiel soumettra le COI directement au client.
Avant d'autoriser un fournisseur ou un entrepreneur à commencer les travaux, le client doit demander un nouveau COI pour vérifier que les modifications ont été apportées et sont en place.
Comment obtenir un certificat d'assurance COI ?
Si vous devez demander une attestation d'assurance à votre assureur, la procédure standard est la suivante :
Tout d'abord, demandez à votre client qui demande le COI quels devraient être les minimums et les limites de la couverture. Si vous devez augmenter votre prime, obtenez le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale de votre client.
Appelez votre courtier et expliquez-lui que vous avez besoin d'un certificat d'assurance et du montant de couverture minimum. Si votre police remplit déjà les critères, le courtier appellera votre assureur pour obtenir le COI. Si vous devez acheter un avenant pour augmenter la couverture du projet, votre courtier vous fournira les informations et la documentation nécessaires.
Une fois que vous êtes prêt, votre courtier préparera le COI et vous fournira un certificat d'assurance imprimé, que vous devrez ensuite remettre à votre client afin de compléter la transaction et de signer votre contrat pour commencer votre partenariat.
Bien que le processus soit assez simple, il convient de noter que l'obtention du COI auprès de votre courtier peut prendre quelques jours, voire quelques semaines, selon la facilité avec laquelle il est possible de contacter votre courtier et la rapidité avec laquelle il est capable de remplir tous les documents essentiels. et vous fournir votre COI.
Quand et où pourriez-vous avoir besoin d'un COI ?
Une attestation d’assurance responsabilité peut être exigée pour :
- Signer un accord client.
- Travailler en freelance
- Faire un contrat de bail commercial.
- Attirer de nouveaux clients
#1. Signer un accord client.
Aux termes d'un contrat, un client peut demander une attestation d'assurance. Dans certaines situations, votre assurance responsabilité peut être en mesure de protéger vos clients contre les pertes et dommages potentiels causés par votre entreprise.
Un atelier de réparation d'ordinateurs, par exemple, a un contrat à long terme avec une entreprise locale. Si un technicien laisse tomber par inadvertance l'ordinateur portable d'un client lors d'une réparation, la couverture de responsabilité civile générale de l'entreprise de réparation d'ordinateurs couvre le coût de remplacement de l'ordinateur portable cassé.
#2. Faire un contrat de bail commercial.
Un certificat d'assurance responsabilité civile peut être exigé pour signer un bail pour un nouveau bureau, une devanture de magasin ou une autre installation commerciale.
À titre d'exemple, votre cabinet d'experts-comptables a récemment souscrit une assurance responsabilité civile afin de respecter les termes de son nouveau bail commercial. Un client glisse et tombe dans l'escalier de votre nouveau bureau et intente une action en justice. Ton assurance responsabilité civile générale couvrira les frais de l'affaire pour vous et votre propriétaire.
#3. Travailler en indépendant
Les entreprises qui engagent des entrepreneurs veulent souvent savoir qu'elles ne seront pas tenues responsables si l'entrepreneur commet une erreur. Les pertes financières ou les dommages résultant du travail de l'entrepreneur sont normalement indemnisés si l'entrepreneur a une assurance responsabilité – sans impliquer l'entreprise qui a embauché l'entrepreneur.
Une entreprise de construction, par exemple, engage un entrepreneur indépendant pour installer des fenêtres dans un bureau. Les fenêtres finies ne répondent pas aux normes contractuelles, ce qui entraîne des milliers de dollars de dépassement. Le coût de remplacement des fenêtres serait payé si l'entreprise de construction obligeait l'entrepreneur à souscrire une assurance responsabilité.
#4. Attirez de nouveaux clients
Construire une solide réputation commerciale est difficile, surtout lorsque vous débutez. L'assurance responsabilité civile démontre aux clients potentiels que votre entreprise peut supporter des accidents et des litiges ordinaires, augmentant ainsi votre fiabilité.
Quel est le coût d'une attestation d'assurance ?
Une attestation d'assurance est en fait gratuite car il s'agit d'un service gratuit fourni par la firme qui vous a fourni l'assurance de votre entreprise. Si votre courtier vous facture des frais pour fournir un COI, il est temps de changer.
Toutefois, si les travaux en question nécessitent une couverture supplémentaire que votre police ne prévoit pas, vous pourriez être tenu de payer une prime supplémentaire pour couvrir ces dépenses. En dehors de cela, votre courtier ne devrait jamais vous facturer des frais pour vous fournir un certificat d'assurance, quel que soit le nombre dont vous avez besoin.
Combien de temps dois-je conserver un COI ?
Même après qu'un entrepreneur a livré un COI, il y a peu d'incitation pour un client à le rejeter ou à le supprimer.
N'oubliez pas que le but d'un COI est d'offrir la vérification qu'un entrepreneur a détenu un montant spécifique d'assurance pendant une période de temps spécifiée. Bien que la période de couverture puisse se terminer à une date précise, la responsabilité pour les dommages ou préjudices survenus pendant cette période peut se poursuivre même après l'achèvement du projet.
Par exemple, les symptômes d'un accident du travail induit par l'emploi de produits dangereux sur le lieu de travail peuvent ne pas être apparents avant des mois, voire des années. Si c'est le cas, la tenue d'un registre des entrepreneurs sur le projet ainsi qu'un certificat de leur couverture d'assurance aide à protéger votre entreprise tout en garantissant que les victimes reçoivent une réparation adéquate.
En cas de conflit de travail, le COI peut aider une organisation cliente à prouver qu'un entrepreneur n'a pas été embauché comme employé à temps plein. Cela peut être important dans le contexte de conflits de travail impliquant des polices d'assurance maladie, des congés payés et d'autres préoccupations.
Pour protéger votre entreprise à long terme, une solide stratégie de suivi des conflits d'intérêts comprend la surveillance de la couverture de l'activité actuelle et le stockage des preuves de couverture antérieures.
Bien que la période de couverture puisse se terminer à une date précise, la responsabilité pour les dommages ou blessures subis pendant cette période peut se poursuivre même après l'achèvement du projet.
Certificat de suivi et de gestion des COI d'assurance
De nombreuses entreprises s'appuient sur des méthodes de collecte de documents inefficaces ou inexistantes. Lorsque l'on considère qu'entre 36 % et 53 % des petites entreprises sont impliquées dans au moins un procès par an, et qu'environ 90 % des entreprises sont impliquées dans un litige à un moment donné, il est difficile de ne pas s'exclamer "POURQUOI ?!?"
Des contrats doivent être en place avec chaque employé et fournisseur tiers participant à vos efforts en tant que propriétaire d'entreprise. Parce que votre entreprise est unique, vous devez personnaliser vos contrats plutôt que de les copier sur Internet. Vous aurez également besoin d'un avocat pour vous aider à structurer ces contrats.
Pour mesurer et suivre la conformité des fournisseurs, vous devez disposer d'un certificat de mécanismes de suivi des assurances. Plusieurs centaines de certificats d'assurance et d'autres références de fournisseurs peuvent être nécessaires pour certains projets extrêmement importants, tels que le bâtiment de l'hôtel mentionné précédemment. Les chefs de projet manquent de temps et de ressources pour gérer tous ces documents, maintenir les normes de conformité, suivre les dates d'expiration des COI et exécuter les projets dans les délais.
Comment fonctionne Coi Money ?
La somme d'argent que le fournisseur d'assurance coûte pour maintenir le statut de votre police d'assurance-vie est connue sous le nom de paiement du coût de l'assurance (COI). Votre âge et votre état de santé au moment de la demande de couverture détermineront le montant que vous paierez.
Quel est le but du Coi ?
Une compagnie d'assurance ou un courtier fournira un certificat d'assurance (COI) pour confirmer la présence d'une police d'assurance. Un COI qui offre une protection contre la responsabilité en cas d'accident ou de blessure au travail est souvent requis pour les propriétaires de petites entreprises et les entrepreneurs pour mener leurs activités.
Pourquoi les entreprises demandent-elles du Coi ?
Le COI sert essentiellement de preuve d'assurance afin que les autres entreprises avec lesquelles vous travaillez sachent que vous disposez des protections d'assurance nécessaires pour réduire les risques. Avant de conclure un accord commercial, il offre la tranquillité d'esprit.
Qu'est-ce que la procédure Coi ?
Lorsqu'un intérêt ou une relation extérieure a un lien avec un projet de recherche spécifique et a le potentiel d'affecter matériellement et négativement la recherche ou de la biaiser, le COI du projet est déterminé (ou en présente la perception). Les conflits d'intérêts doivent être gérés, réduits ou éliminés.
Que signifie Coi lorsqu'il s'agit de contrats ?
Un certificat d'assurance démontre aux clients et partenaires potentiels que votre entreprise est adéquatement assurée et que faire affaire avec vous est sécuritaire.
FAQ sur l'assurance COI
Pourquoi les entreprises demandent-elles une attestation d'assurance ?
Cela démontre aux clients potentiels que vous avez des limites de responsabilité adéquates pour protéger votre emploi. Savoir comment obtenir un COI est essentiel pour gérer votre entreprise.
Quelle est la différence entre police d'assurance et attestation d'assurance ?
Les expressions police d'assurance et certificat d'assurance ne sont pas interchangeables. Le plan de couverture de l'assureur est appelé police d'assurance. Le certificat d'assurance est un document qui indique que votre véhicule est assuré.
Qui est le titulaire du certificat sur un COI ?
Le titulaire du certificat est celui qui reçoit le COI de l'assuré. L'assuré présente le COI au titulaire du certificat pour démontrer qu'il a une couverture adéquate.
