À mesure que les entreprises évoluent et que des innovations émergent, les dirigeants et les décideurs sont quotidiennement bombardés d’informations. Il est donc difficile de parcourir de longs rapports ou présentations pour en saisir les points clés. Dans des moments comme celui-ci, un résumé vient souvent à la rescousse. Un résumé court et accrocheur est un élément essentiel de votre plan d’affaires ; et si cela est fait correctement, cela garantira que votre entreprise devienne ou reste un acteur clé de votre secteur. Ce n'est que mon opinion, mais en poursuivant votre lecture, vous comprendrez pourquoi un résumé est important et comment rédiger des résumés efficaces qui génèrent des résultats.
Faits marquants
Un résumé fournit un bref aperçu d'un long document, tel qu'un plan d'affaires, une proposition ou un rapport. Il s'agit d'une partie qui attire l'attention des lecteurs et résume les informations essentielles du document, telles que le problème ou l'opportunité considéré, les objectifs, les principales conclusions, les buts et les recommandations.
La rédaction d’un résumé efficace implique :
- Comprendre et adapter votre contenu à votre audience
- Décrire les points principaux
- Faire simple
- Mettre l'accent sur les points de données, et
- Mise en œuvre des CTA
Pourquoi les résumés exécutifs sont-ils importants ?
Une étude menée par le Harvard Business Review a révélé que les dirigeants passent généralement 23 heures par semaine en réunion, consacrant 15 % de ce temps à la lecture et à la préparation de documents. Chaque minute est cruciale pour capter leur attention et transmettre efficacement votre message.
Les recherches de McKinsey & Company ont révélé que les dirigeants ont tendance à prendre rapidement des décisions éclairées lorsqu'ils reçoivent des communications concises et bien structurées. Selon une enquête, 86 % des dirigeants ont indiqué préférer recevoir des résumés ou des briefings plutôt que des rapports complets.
Cependant, le gain de temps n’est pas la seule considération. Un résumé rédigé avec précision peut grandement influencer les résultats de décisions cruciales. Les dirigeants dans une étude publiée dans le Journal de communication d'entreprise étaient plus susceptibles de soutenir les initiatives proposées lorsqu’on leur présentait des résumés concis d’informations complexes que ceux qui recevaient des rapports détaillés sans résumés.
Maintenant que vous avez compris l’importance des résumés, vous conviendrez avec moi que vous devez apprendre à en rédiger un pour obtenir les résultats dont vous avez besoin. Commençons.
Stratégies clés pour rédiger un résumé efficace
#1. Comprendre votre public
Avant de commencer à écrire, assurez-vous de bien comprendre les besoins, les préférences et les priorités de votre public. Personnalisez votre résumé pour l’aligner sur leurs intérêts et préoccupations.
#2. Commencez par les points principaux
Commencez le résumé en énonçant les principales idées ou recommandations de manière claire et concise. Donnez le ton au reste du résumé et captez l’attention du lecteur dès le début.
#3. Rester simple
N'oubliez pas de garder le résumé simple en décomposant les informations complexes en points clés. Utilisez un langage clair et simple et évitez le jargon ou les détails techniques inutiles.
#4. Insistez sur les points de données importants
Soutenez vos principaux arguments et renforcez la crédibilité de vos recommandations en utilisant des données et des statistiques. L’utilisation de tableaux ou de graphiques peut illustrer efficacement des tendances ou des résultats importants.
#5. Employer des CTA
Terminez votre résumé par un appel à l'action décisif qui décrit clairement les prochaines étapes ou décisions nécessaires, guidant le lecteur vers le résultat souhaité.
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Considérations particulières
Voici quelques points à considérer pour de meilleurs résultats
#1. Recherchez des résumés efficaces
Vous voyez, vous ne pouvez jamais vous tromper en faisant de la recherche. Pensez à consulter les résumés rédigés par d’autres avant de rédiger votre propre résumé. Vous trouverez cela particulièrement pertinent si c'est la première fois que vous rédigez un résumé. Explorez les éléments des résumés et identifiez les éléments que vous trouvez intéressants ou bénéfiques. Incluez ces composants de la même manière lors de la rédaction de votre résumé.
#2. Relisez votre document
Un résumé nécessite un document ou une proposition complet avant de pouvoir être rédigé. Examinez l’intégralité du document pour identifier les points clés, les problèmes et les suggestions. Déterminer ce qu'il faut inclure dans votre résumé peut éviter aux lecteurs d'avoir à rechercher des informations dans le document.
#3. Optimiser le premier paragraphe
Commencez votre premier paragraphe en indiquant clairement ce que vous présentez et en expliquant sa signification au lecteur. Voici quelques conseils utiles :
- Lorsque vous résumez un plan d'affaires, décrivez l'entreprise et son objectif pour vous assurer que les lecteurs comprennent l'intention du document.
- Identifiez les défis et expliquez comment votre plan pourrait les résoudre.
- Explorez des méthodes permettant de combiner une rédaction informative avec des détails captivants pour garder votre public engagé.
#4. Décrivez le reste du résumé
Créer un plan clair peut vous aider à rédiger un résumé concis à partir duquel les lecteurs peuvent rapidement obtenir des informations. Vous voudrez peut-être envisager d’utiliser les catégories suivantes pour votre plan :
- Description ou résumé de l'entreprise
- Défi abordé par le document
- Solution au problème
- Section d'urgence, expliquant pourquoi il est important que le lecteur agisse rapidement
Organisez votre plan pour refléter l'ordre des principaux points du document. Titrez chaque nouvelle section. Ajoutez des puces sous chaque titre pour permettre au lecteur de parcourir rapidement les informations.
#5. Rédigez une conclusion solide
La façon dont votre résumé se termine peut avoir un impact significatif sur la perception globale du lecteur par le lecteur. Cela ajoute de la valeur au résumé. Terminez en révisant les détails clés une dernière fois. De plus, incluez un appel à l’action décrivant les prochaines étapes spécifiques que le lecteur doit suivre.
Éléments clés de votre résumé
Assurez-vous que votre plan d’affaires communique la mission, le produit, la stratégie de différenciation de votre entreprise par rapport aux concurrents, les projections financières, les objectifs à court et à long terme, la personnalité de l'acheteur et l'adéquation au marché.
Un résumé doit donner aux investisseurs ou aux PDG un aperçu de ce qu’ils peuvent attendre du reste de votre rapport. Incluez les éléments suivants dans votre résumé :
- Le nom, le lieu et la mission de votre entreprise
- Une description de votre entreprise, y compris la direction, les conseillers et un bref historique
- Votre produit ou service, où votre produit s'inscrit sur le marché et comment votre produit diffère de ses concurrents dans l'industrie
- Considérations financières, besoins de financement de démarrage ou objectif de votre plan d'affaires - mentionnez ce que vous espérez que le lecteur aidera votre entreprise à accomplir
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Quelle doit être la longueur de votre résumé ?
J'ai rencontré cette question à plusieurs reprises lorsque je parle de rédaction d'un résumé. Désormais, il n’y a aucune exigence stricte concernant la longueur d’un résumé ; tout dépend de la longueur du contenu qui l'accompagne. Même si un résumé peut comprendre de 1 à 3 pages, il est important de garder tout simple et direct, en capturant les éléments essentiels du travail.
Modèle de résumé
Utilisez ce modèle comme guide pour rédiger un résumé :
Introduction
[Mission]
[Vision]
[Profil de l'entreprise (avec historique pertinent)]
[Coordonnées de l'entreprise]
Produits et services
[Description des produits et/ou services]
[Proposition unique]
[Avantage compétitif]
[Propriété intellectuelle]
[État de développement]
Analyse de marché
[Opportunité de marché]
[Marché cible]
[Concurrents]
Analyse financière
[Budget]
[Besoins de financement]
[Prix potentiel des marchandises]
[Marges bénéficiaires projetées pour les première et deuxième années]
Conclusions
[Résumer les points principaux]
Ce qu'il faut éviter lors de la rédaction d'un résumé
Il ne suffit pas seulement de savoir comment rédiger un résumé efficace, il est tout aussi important de savoir ce qu'il faut éviter ; sinon, vos efforts seront vains. Examinons certaines des choses que vous devriez éviter dans vos écrits :
#1. Utiliser trop de jargon technique
L’une des pires choses que vous puissiez faire lors de la rédaction d’un résumé est d’utiliser trop de langage technique. Vous savez peut-être très bien utiliser un langage spécifique à un secteur, mais les dirigeants d'horizons différents peuvent avoir du mal à comprendre les acronymes et autres langages spécialisés. Une étude du groupe Nielsen Norman a révélé qu'utiliser trop de jargon peut rendre la compréhension jusqu'à 50 % plus difficile pour les gens, ce qui peut les faire perdre tout intérêt et les rendre confus. Vous ne voudriez pas ça, n'est-ce pas ?
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#2. Négliger la clarté et la brièveté
Le temps est très précieux dans le monde du travail en évolution rapide. Les dirigeants n’ont pas le temps de parcourir des pages et des pages d’écrits fleuris pour trouver les informations importantes. Mais trop de résumés sont trop verbeux, perdant en clarté au profit d’être trop verbeux. McKinsey & Company a mené des recherches qui ont montré que les dirigeants lisaient un résumé pendant seulement 6 minutes en moyenne. Pour cette raison, il est important de faire passer votre message rapidement et clairement pour attirer leur attention.
#3. Ne pas avoir une histoire intéressante
À la base, un résumé est une histoire, une intrigue qui montre en quoi consiste réellement une idée ou un plan. Cependant, de nombreux résumés ne parviennent pas à engager leurs lecteurs parce qu'ils ne sont pas doués pour raconter des histoires. Un sondage réalisé par Harvard Business Review a constaté que 72 % des dirigeants aiment les descriptions de dirigeants qui racontent une histoire intéressante et leur font ressentir quelque chose. Si vous n'utilisez pas le pouvoir des histoires, vous pourriez perdre l'attention de votre public et rendre votre message moins puissant.
#4. Omettre des points de données importants
Certains résumés sont trop courts et omettent des points de données importants et des preuves à l'appui afin de gagner de la place. Cependant, les recherches de Deloitte montrent que les dirigeants accordent une grande valeur aux informations basées sur les données. En fait, 87 % de ces dirigeants ont déclaré préférer les résumés qui incluent des données solides pour étayer leurs suggestions. Si vous omettez des faits importants, votre résumé pourrait perdre de sa crédibilité, ce qui inciterait les dirigeants à vouloir plus d'informations.
Exemples de résumés exécutifs
# 1. Société Boutique Groupe
Lorsque vous visitez la page À propos de Company Shop Group, la première chose qui attire votre attention est le sous-titre : « Company Shop Group est le principal redistributeur du Royaume-Uni de surplus alimentaires et de produits ménagers. » Company Shop Group indique clairement son objectif en haut de la page, donnant aux lecteurs le choix de continuer la lecture ou de repartir avec une compréhension de l'orientation de l'entreprise. L'organisation intègre le multimédia pour impliquer les visiteurs et expliquer son modèle commercial dans un format plus facilement compréhensible.
# 2. Première énergie
Si vous avez une marque plus corporative et formelle, le résumé de FirstEnergy peut être une excellente source d'inspiration. Le résumé analytique de l'entreprise comprend sa mission, ses filiales, ses opérations, ses produits et services, ses valeurs de responsabilité d'entreprise et les objectifs de son plan stratégique. Les investisseurs potentiels trouveront ces informations précieuses puisque la société est cotée en bourse.
Le résumé est complet mais concis, utilisant des puces et des images pour améliorer la lisibilité et offrant aux lecteurs la possibilité d'approfondir leur recherche via un menu latéral.
# 3. Connectée
Le titre du résumé de Connected attire immédiatement l'attention en fournissant une description concise et claire des activités de l'entreprise. Rien qu'en lisant le titre, vous comprendrez l'essence de ce que fait Connected, même sans parcourir le reste du résumé. L'entreprise approfondit longuement son histoire, sa mission et ses valeurs.
Quelle est la différence entre une introduction et un résumé ?
Une introduction fournit le contexte et prépare le terrain pour le contenu principal, tandis qu'un résumé expose clairement les points clés et les conclusions d'un document ou d'un rapport.
Un résumé a-t-il besoin de références ?
Non, un résumé ne nécessite généralement pas de références, car il vise à fournir un aperçu concis des points clés sans se plonger dans des citations ou des sources détaillées.
Un résumé a-t-il besoin d’une page de titre ?
Non, un résumé n’a généralement pas de page de titre. Il s'agit d'un document autonome qui précède un rapport ou une proposition plus longue, fournissant un aperçu concis de son contenu.
Pourquoi s’appelle-t-on résumé analytique ?
Il est appelé « résumé » car il présente de manière concise les points clés d'un document plus long, conçu pour permettre aux cadres occupés de saisir rapidement les informations essentielles.
Qu'est-ce qui vient en premier, le résumé ou le résumé ?
Le résumé vient généralement en premier avant le résumé. Il donne un bref aperçu de l'ensemble du document, tandis que le résumé propose une version condensée des principaux points et recommandations.
Comment s’appelle également un résumé ?
Un résumé exécutif est également appelé résumé de gestion, résumé ou synopsis.
En conclusion
Une communication efficace est cruciale dans l’environnement commercial en évolution rapide d’aujourd’hui. Les dirigeants peuvent réussir dans leurs efforts en utilisant des résumés bien rédigés, étayés par des données et des informations, pour prendre des décisions éclairées et éviter le bruit. La prochaine fois que vous devrez rédiger un résumé, gardez ces stratégies clés à l’esprit et soyez témoin de l’essor de votre influence et de votre impact.
Un résumé court et concis doit transmettre l’essence de votre entreprise. Assurez-vous de partager votre histoire, ainsi que les principaux détails contextuels et financiers. Un résumé percutant attirera davantage d’investisseurs pour soutenir votre entreprise et renforcer la confiance des clients dans votre marque.
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Bibliographie
