La gestion des flux de travail n'est pas un domaine facile à saisir pour ceux qui débutent. Vous êtes inondé de centaines de termes d'entreprise avant même de connaître les bases : cartographie des processus, automatisation des flux de travail, organigramme de flux de travail, gestionnaire de flux de travail, etc. Vous finissez donc par vous demander – qu'est-ce qu'une gestion de flux de travail, qu'est-ce qu'un logiciel de flux de travail et comment puis-je l'utiliser pour rendre mon entreprise plus efficace ? Eh bien, nous allons juste vous expliquer ça !
Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
Un flux de travail est un système permettant d'organiser des activités et des tâches récurrentes qui se déroulent dans un ordre spécifique. Ce sont les moyens par lesquels les personnes et les entreprises accomplissent leurs tâches, qu'elles fabriquent un produit, fournissent un service, traitent des informations ou s'engagent dans toute autre activité créatrice de valeur.
Un flux de travail est un ensemble simple d'activités discrètes dans la gestion des processus métier, tandis qu'un processus métier est plus compliqué, composé de nombreux flux de travail, systèmes d'information, données, personnes et modèles d'activité. Un flux de travail est défini par sa simplicité et sa répétabilité, et il est généralement représenté par un diagramme ou un graphique.
Un logiciel de gestion des flux de travail aide à simplifier et à optimiser les processus commerciaux d'une entreprise. Pour ce faire, il organise principalement des interactions entre différentes parties ou entre des individus et des systèmes d'information. Les systèmes de gestion des flux de travail attribuent des affectations à la bonne personne au bon moment, fournissant des informations pertinentes et des coups de pouce pour accélérer le travail tout au long du processus. Il facilite également les tâches manuelles et automatiques pour des activités telles que les notes de frais via la gestion des documents.
Pourquoi les flux de travail sont-ils importants ?
Les flux de travail dans les entreprises peuvent devenir assez complexes. Tenez compte de la procédure d'intégration de vos employés. Pour accomplir la procédure correctement, plusieurs départements doivent travailler ensemble. En plus de perdre vos nouvelles recrues, une mauvaise intégration peut entraîner des difficultés de conformité majeures.
Ils doivent être surveillés, entretenus et optimisés de manière appropriée à ce niveau pour s'assurer qu'ils sont aussi efficaces que possible.
Types de flux de travail
Les trois types de flux de travail répertoriés ci-dessous peuvent être utilisés dans votre entreprise :
- Flux de travail de processus
- Flux de travail de cas
- Flux de travail du projet
Les flux de travail se produisent tout autour de l'espace de travail. Certains sont très structurés, d'autres non, mais des processus existent chaque fois que des données passent d'une tâche à une autre.
Examinons de plus près chaque flux de travail.
#1. Processus de flux de travail
Lorsqu'un ensemble de travaux est prévisible et reproductible, un workflow de processus se produit. Cela signifie que vous savez exactement quel chemin un élément doit suivre avant d'entrer dans le pipeline.
Les workflows de processus métier sont conçus pour gérer un nombre infini d'objets. Un workflow d'approbation de demande d'achat en est un exemple. Le flux de travail est défini avec peu de modifications dès son démarrage et vous pouvez gérer n'importe quel nombre d'objets dans un seul flux de travail.
#2. Flux de travail de cas
Vous ne connaissez pas le chemin requis pour terminer l'élément dans un processus de dossier au début. Au fur et à mesure que l'on obtient plus d'informations, la voie devient plus claire. Les cas en question incluent les tickets d'assistance et les réclamations d'assurance. Il n'est pas évident de savoir comment ces objets seront traités dans l'immédiat ; le chemin deviendra clair après une enquête.
Les workflows de cas, comme les workflows de processus, peuvent gérer un certain nombre de choses, mais ils s'appuient sur un humain ou un bot intelligent pour choisir le meilleur chemin.
#3. Flux de travail du projet
Les projets, comme les processus, suivent un chemin prédéterminé, bien qu'il puisse y avoir plus de flexibilité en cours de route. Envisagez de lancer une nouvelle édition de votre site Web. Vous pouvez prévoir avec précision la séquence de tâches requises pour accomplir le projet.
Cependant, le flux de travail du projet ne s'applique qu'à un élément. Une autre version du site Web peut prendre beaucoup de temps et ne suivra probablement pas le même chemin.
La plupart des ressources en ligne ne parlent que des flux de travail dans le sens de flux de travail de processus, mais les deux autres sont tout aussi importants à prendre en compte car une grande partie du travail au bureau entre dans ces deux catégories.
Les flux de travail et les processus sont-ils la même chose ?
Non. Les workflows précisent simplement l'ordre des tâches. Un processus est une expression plus longue qui inclut les données, les formulaires, les rapports et les notifications nécessaires pour terminer un élément dans un cadre structuré.
Pour les bons de commande, par exemple, le workflow peut être Initiator => Manager Approval => Procurement Processing. Cependant, le processus comprend également un ensemble de données de fournisseurs approuvés parmi lesquels choisir, le numéro séquentiel particulier attribué à la commande d'achat, la façon dont l'approvisionnement est alerté, le budget disponible et de nombreux autres éléments.
Avantages d'un flux de travail
Les flux de travail contribuent à réduire les déchets. Le temps, les efforts et les ressources ont tous été gaspillés.
Vous serez en mesure de repérer les goulots d'étranglement et les tâches inutiles lorsque vous cartographierez vos opérations. Vous pouvez les éliminer une fois que vous savez où ils se trouvent. Ensuite, vous et votre équipe pouvez vous concentrer sur le travail à accomplir.
Les flux de travail sont également excellents pour communiquer, tenir les gens responsables et être transparents. Un flux de travail doit spécifier qui est responsable de quoi et quand un livrable est dû. Vous n'êtes pas obligé de microgérer votre équipe. Votre équipe n'a pas besoin de microgestion. Tout le monde est content.
Étant donné que le flux de travail documente chaque étape d'un processus, chaque membre de l'équipe dispose des informations dont il a besoin quand il en a besoin. Réduire les malentendus augmente la productivité tout en rendant vos employés moins frustrés par leur travail et les uns avec les autres.
Meilleur logiciel de gestion de flux de travail
Le logiciel de flux de travail est une solution plus moderne pour gérer vos flux de travail. Au lieu de documenter vos procédures sur papier, utilisez le programme pour les numériser totalement.
Alors, qu'est-ce que cela signifie réellement?
Vous pouvez utiliser le programme pour créer une documentation de flux de travail (comme vous le feriez avec un diagramme ou un graphique), mais il peut également aider à l'exécution. Plutôt que de simplement accorder l'accès au document, vous enregistrez vos employés sur la plateforme et les affectez à un certain flux de travail. Lorsqu'une personne lance un flux de travail, le système avertit le personnel approprié, et des tâches, des échéances, etc. leur sont automatiquement attribuées.
Parmi les meilleures options logicielles de gestion de flux de travail, citons :
#dix. Scoro
Scoro est un logiciel de gestion de flux de travail de bout en bout primé qui vous permet de gérer l'ensemble de votre flux de travail à partir d'un seul emplacement. Ce Scoro fournit tous les outils dont vous avez besoin pour gérer entièrement votre entreprise, y compris la planification et le suivi des tâches, la planification des ressources, la collaboration, la base de données de contacts et le CRM, les devis et la facturation, des rapports complets, des tableaux de bord en temps réel, et bien plus encore. Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 14 jours pour le découvrir !
#2. Plate-forme Formstack
Il suffit d'un seul outil pour automatiser votre journée de la semaine avec la plateforme Formstack. Tous les membres de votre organisation peuvent utiliser notre générateur de flux de travail visuel sans code pour automatiser leurs flux de travail en combinant les capacités de collecte de données, de création de documents et de signature électronique. Cela signifie que vous pouvez désormais utiliser les formulaires, les documents et la signature en conjonction avec la puissance de notre générateur de flux de travail automatisé par glisser-déposer pour rationaliser vos processus métier.
#dix. Asana
Asana est un logiciel de gestion de flux de travail qui aide les équipes à organiser leur travail, des tâches quotidiennes aux grands objectifs. Avec Asana, vous pouvez centraliser tout votre travail et rassembler des équipes où que vous soyez. Le travail peut être organisé de différentes manières, y compris des listes, des tableaux, des calendriers et des diagrammes de Gantt. Rejoignez plus de 135,000 190 entreprises payantes et des millions d'équipes dans XNUMX pays qui comptent sur Asana pour en faire plus. Commencez à essayer Asana en quelques minutes.
#4. Miró
Miro est la plateforme de tableau blanc collaboratif la plus populaire au monde pour les équipes de toutes tailles, avec plus de 45 millions d'utilisateurs dans le monde. Créez une méthode simple pour gérer le processus et itérer plus rapidement sans aucune limite. Collaborez et gardez tous les membres de votre équipe sur la même page en organisant votre flux de travail en ligne, en suivant les progrès et en gardant tout le monde sur la même page. Explorez plus de 300 modèles et cadres interactifs pour démarrer rapidement votre équipe.
#5. Front de travail Adobe
Adobe Workfront est une solution de gestion du travail collaboratif qui résout les problèmes d'équipes disjointes, d'outils fragmentés et du rythme sans fin du travail en entreprise. Workfront connecte l'entreprise en automatisant l'intégration des personnes, des données et des processus. Workfront fournit les solutions dont les entreprises ont besoin pour améliorer la productivité et accélérer les délais de mise sur le marché, que ce soit via des modèles de projet, des workflows de révision et d'approbation plus rapides, des connexions sans code ou l'automatisation des processus.
Organigramme de travail
Un diagramme de flux de travail, souvent appelé diagramme de flux de travail, est une représentation graphique d'un processus ou d'un système métier. Après avoir terminé les premières étapes de recherche et de planification de projet, vous utiliserez généralement ces diagrammes pour décrire des tâches complexes. Vous obtiendrez une perspective détaillée des tâches et des dépendances de haut niveau en fonction du calendrier et des objectifs généraux du projet une fois que vous aurez construit un diagramme de processus.
Types d'organigramme de travail
Il existe différents formats de diagramme de flux de travail parmi lesquels choisir lors de la visualisation des processus. Chacun a des caractéristiques distinctes qui peuvent vous aider à planifier vos prochaines étapes. Le type de diagramme que vous utilisez sera déterminé par le processus sur lequel vous travaillez et vos exigences pour ce processus.
#1. Diagramme de flux de processus
Les flux de travail sont généralement conçus à l'aide d'un outil de diagramme de flux de processus. Tous les composants sont tracés chronologiquement dans ce diagramme, ce qui en fait une représentation visuelle de base d'un processus. Ce diagramme fournit une vue d'ensemble de haut niveau des différentes tâches et objectifs sans être trop spécifique.
Meilleur pour: Les équipes qui souhaitent une représentation visuelle de haut niveau d'un nouveau processus que tout intervenant ou service peut comprendre immédiatement.
#2. Diagramme de couloir
Les diagrammes de couloir sont une autre structure de flux de travail typique, cependant, ils diffèrent considérablement des diagrammes de flux de processus. Un diagramme ou diagramme à couloirs divise votre flux de travail en éléments ou flux plus petits. Ces flux sont liés mais séparés afin de montrer les interactions et les inefficacités potentielles. Cela augmente la visibilité et offre un aperçu plus approfondi du fonctionnement global du processus.
Meilleur pour: Des équipes travaillant sur des processus complexes avec de nombreux niveaux interconnectés mais autonomes.
#3. Diagramme BPMN (Business Process Modeling Notation)
BPMN utilise des notations uniformes qui sont facilement comprises par les parties prenantes commerciales et techniques. Il s'agit d'une forme de langage de modélisation unifié qui communique des processus distincts à l'aide de symboles définis.
Les diagrammes BPMN concernent les informations reçues en interne et leur interprétation. Par conséquent, il est généralement utilisé pour les ajustements de processus internes qui n'ont aucune influence sur les clients externes.
Idéal pour: Des équipes se concentrant sur l'amélioration des processus dans tous les départements.
#4. Diagramme fournisseur, entrée, processus, sortie, clients (SIPOC)
SIPOC est une forme de diagramme à couloir qui analyse de nombreux aspects d'un flux de travail.
Un diagramme SIPOC met l'accent sur qui crée et obtient les données de processus, par opposition à un diagramme standard, qui organise les données dans un ordre séquentiel. Le SIPOC se concentre sur la façon dont les données sont reçues à la fois en interne et en externe, c'est pourquoi elles sont utilisées dans des activités liées à l'expérience client.
Idéal pour: Les équipes qui souhaitent se concentrer sur la manière dont les données sont reçues à la fois en interne et en externe.
Qu'est-ce que le flux de travail et l'exemple ?
Le flux de travail est la séquence d'opérations requises pour exécuter une tâche. À l'exception des première et dernière étapes, chaque étape d'un processus comporte une étape spécifique avant et une étape spécifiée après. Dans un flux de travail linéaire, l'étape initiale est fréquemment déclenchée par un événement externe.
Qu'est-ce qu'un bon flux de travail ?
Un flux de travail solide fournit des informations détaillées sur les processus d'entreprise. Un flux de travail bien planifié et organisé réduit la redondance et la duplication des procédures d'entreprise. Les autres avantages des workflows de processus incluent une visibilité, une collaboration et un contrôle accrus sur le processus métier.
Qu'est-ce que le flux de travail dans une organisation ?
Le flux de travail d'une organisation est composé des procédures qui doivent être complétées, des personnes ou autres ressources disponibles pour effectuer ces tâches et des interactions entre elles.
Qu'est-ce que le workflow d'un projet ?
Un flux de travail de gestion de projet est une séquence bien planifiée des actions et des activités nécessaires pour terminer un certain projet. Un ordre défini des tâches dans un flux de travail de gestion de projet aide à l'achèvement des projets de manière plus efficace et efficiente. Ils permettent de gagner du temps, d'améliorer les résultats et de favoriser la collaboration.
Qu'est-ce qu'un flux de travail ?
Un flux de travail est décrit comme une série de tâches qui traitent un ensemble de données le long d'un chemin prédéfini du début à la fin. Les flux de travail sont les chemins qui décrivent comment quelque chose passe d'inachevé à terminé, ou de brut à traité.
Qu'est-ce qu'un autre mot pour workflow ?
Workflow est un autre terme pour processus métier.
Quels sont les quatre types de flux de travail ?
Les quatre types de flux de travail sont les suivants :
- Flux de travail séquentiels
- Flux de travail parallèles
- Flux de travail de la machine d'état
- Flux de travail basé sur des règles
Quels sont les 3 composants de base du workflow ?
Les paramètres d'entrée, de transformation et de sortie peuvent être utilisés pour caractériser chaque composant ou étape du workflow.
Comment créer un flux de travail ?
Pour créer un workflow, vous devez suivre ces étapes :
- Définir les ressources et les processus actuels.
- Décrivez les étapes de votre flux de travail.
- Sélectionnez un outil de flux de travail en ligne facile à utiliser.
- Concevez un flux de travail étape par étape avec l'outil.
- Testez le nouveau flux de travail commercial.
- Former tout le monde à utiliser le nouveau flux de travail.
Conclusion
Gardez à l'esprit qu'un processus est un outil. C'est un outil diversifié et précieux, mais il ne peut pas tout accomplir. Lors de la création de votre flux de travail, vous devez avoir une bonne compréhension du processus en cours ainsi que de la fin souhaitée. Déterminez quelles tâches peuvent être automatisées et lesquelles nécessitent une implication plus pratique. Surtout, continuez à travailler dessus.
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Bibliographie
