Toutes les entreprises de l'Oregon, même celles qui ne comptent qu'une seule personne, sont soumises à la loi sur les congés de maladie de l'État, qui exige jusqu'à 40 heures de congé de maladie par employé chaque année civile. Les congés de maladie peuvent être non rémunérés selon la taille et l'emplacement de votre entreprise, tandis que certains employeurs sont tenus de fournir des congés de maladie payés. Bien que la loi sur les congés de maladie de l'Oregon ne soit pas aussi compliquée que celle d'autres États, comme la Californie, vous devez toujours vous assurer que votre entreprise est en conformité. Voici tout ce que vous devez savoir sur la loi sur les congés de maladie et les prises de force de l'Oregon.
Comment fonctionne la loi sur les congés de maladie de l'Oregon
Le congé de maladie dans l'Oregon est calculé comme une heure de congé de maladie gagnée pour 30 heures travaillées, jusqu'à un maximum de 40 heures. Vous pouvez accorder plus de congés de maladie à votre discrétion, mais assurez-vous que cela s'applique à tous les employés. Pour vous conformer aux réglementations sur les congés de maladie de l'Oregon, vous devez être conscient de problèmes tels que les congés payés par rapport aux congés non payés, les droits des employés, l'utilisation autorisée des congés de maladie et la combinaison des congés de maladie et des congés payés (PTO).
Congés de maladie payés ou non payés
Les employeurs de l'Oregon qui ont au moins dix employés doivent accorder des congés de maladie payés. Si vous avez au moins six employés et que votre entreprise ou tout employé est situé à Portland, vous devez accorder des congés de maladie payés. Si vous avez moins d'employés, vous pouvez décider de rendre les congés de maladie non rémunérés. néanmoins, faire payer les congés de maladie pourrait être un avantage attrayant pour une petite entreprise.
Les effectifs de certaines entreprises peuvent changer, en particulier les entreprises saisonnières qui n'emploient pas d'employés à temps plein toute l'année. Si cela s'applique à votre organisation, vous devez calculer votre moyenne quotidienne pour toute période de 20 semaines de l'année précédente. Vos congés de maladie doivent être payés si votre entreprise compte en moyenne 10 employés ou plus par jour (six ou plus à Portland).
Admissibilité et droit des employés
Les employés de tous types - à temps plein, à temps partiel et saisonniers - ont droit à jusqu'à 40 heures de congé de maladie par an de leur entreprise. (Ce règlement exige que les employés à temps plein travaillent au moins 40 heures par an ; les employés à temps partiel et saisonniers peuvent gagner moins.) Cependant, comme pour la plupart des problèmes juridiques, il existe des exceptions. Lorsque vous n'êtes pas obligé d'accorder un congé de maladie à un employé, envisagez les scénarios suivants :
- Lorsqu'un employé est en congé de maladie en vertu de la loi sur le congé familial et médical (FMLA),
- Lorsqu'un employé est le parent, le conjoint ou l'enfant du propriétaire de la petite entreprise
- Lorsqu'un travailleur est inscrit à un programme de formation professionnelle fédéral ou d'État
- Lorsqu'un employé est inscrit à un programme d'études en alternance
- Lorsque le salarié est un entrepreneur indépendant
Selon la loi de l'Oregon, vous n'êtes pas tenu d'accorder un congé de maladie immédiatement après l'embauche d'un nouvel employé. Vous pouvez exiger que vos employés travaillent pour vous pendant au moins 90 jours avant qu'ils ne soient admissibles à un congé de maladie, comme vous le pouvez avec de nombreux autres avantages.
Lorsqu'un employé quitte votre entreprise, vous n'êtes pas tenu de payer les congés de maladie accumulés et non utilisés, à moins que votre organisation ait une politique qui vous oblige à le faire. Quelle que soit la politique de votre entreprise, vous devez la respecter en tout temps.
Utilisations du temps de maladie autorisé
Vos employés peuvent utiliser les congés de maladie pour diverses raisons pré-approuvées, y compris les soins personnels et les cas spécialisés dans lesquels ils prennent soin des autres.
Votre personnel peut prendre un congé de maladie aux fins suivantes :
- Rendez-vous chez les médecins
- Guérir d'une blessure
- Maladie ou maladie
- Maladie de l'esprit
- Deuil
- Violence domestique, harcèlement, agression sexuelle et autres incidents connexes
Les employés peuvent également prendre un congé de maladie lorsqu'ils ne sont pas malades ou blessés afin de :
- Prendre soin d'un membre de la famille malade ou blessé
- Emmenez un membre de la famille à une visite chez le médecin ou à un bilan de santé mentale.
- Prendre soin d'un enfant malade ou blessé.
- Prendre soin d'un jeune dont l'école ou la garderie est fermée en raison d'une urgence de santé publique.
Congé de maladie contre loi sur la prise de force dans l'Oregon
Certaines entreprises souhaitent se faciliter la tâche en combinant leurs politiques de prise de force et de congés de maladie en une seule politique. Vous pouvez le faire tant que votre politique de prise de force répond aux exigences minimales en matière de congés de maladie de l'Oregon. Cela ne vous dispense pas de l'obligation d'accorder un congé supplémentaire comme l'exige la loi de l'Oregon ou la loi fédérale.
Bien que la combinaison des politiques de congé en une seule politique large puisse être utile dans les États sans réglementation similaire à celle de l'Oregon, nous ne le suggérons pas dans l'Oregon. Il est idéal d'établir une politique de prise de force distincte afin que vous puissiez immédiatement ajuster votre politique de congé de maladie si la loi de l'Oregon change. Dans l'Oregon, la combinaison de ces règles peut être autorisée à condition que vous fournissiez à vos employés une prise de force illimitée.
Conditions préalables de l'employeur
En plus d'accorder des congés de maladie à vos employés, vous devez tenir des registres précis de l'accumulation et de l'utilisation de leurs congés de maladie, leur fournir des informations sur leurs droits et leur fournir des mises à jour fréquentes sur leur solde de congés de maladie.
Avis et publication
Placer des affiches de conformité à des endroits bien en vue dans votre bureau est un moyen de garantir la conformité aux lois sur l'emploi et les RH. La loi de l'Oregon sur les congés de maladie comprend des exigences similaires, telles que l'affichage d'une pancarte de congé de maladie où les employés peuvent facilement la voir. L'affiche doit contenir des informations de base sur leurs droits aux congés de maladie.
Cependant, si votre organisation est éloignée, vous pouvez mettre un avis sur votre intranet ou votre babillard électronique, ou même envoyer une notification par e-mail à l'échelle de l'entreprise. Si vous publiez un bulletin d'information interne régulier, fournissez un lien vers l'affiche de votre entreprise, ainsi que tout autre besoin de conformité, dans chaque message.
Relevés de solde de temps de maladie
Les employeurs de l'Oregon sont tenus par la loi de fournir aux employés des relevés trimestriels détaillant le nombre de congés de maladie qu'ils ont accumulés et dépensés. Vous pouvez rendre cette information disponible partout, et si vous utilisez un logiciel de paie, vous pouvez l'inclure avec chaque talon de paie, conformément aux exigences de la loi.
Demande de documentation
Soyez prudent lorsque vous demandez des documents attestant qu'un employé s'est absenté pour cause de maladie ou pour s'occuper d'un membre de la famille malade. Bien qu'exiger des documents lorsqu'un employé prend un congé de maladie puisse sembler intelligent, vous ne pouvez le faire que dans les situations suivantes :
- Si un salarié s'absente plus de trois jours consécutifs,
- S'il est prévu que le temps de maladie d'un employé soit supérieur à trois jours ouvrables consécutifs (chirurgie, traitement médical),
- Si un employé ne donne pas un préavis approprié ou raisonnable de son congé de maladie (10 jours si prévisible, raisonnable en cas de maladie ou de blessure), l'employeur peut mettre fin à l'emploi de l'employé.
- Si vous avez une base valable pour remettre en cause l'utilisation des congés maladie par un employé (absentéisme élevé, abus de prise de force),
Acquisition et calcul de l'indemnité de congé de maladie
Lors de l'élaboration d'une politique de congé de maladie dans l'Oregon, vous devez garantir le respect de la loi en exigeant que les employés accumulent du temps et le paient correctement. Vous pouvez cumuler les heures des employés de deux manières : cumul ou montant forfaitaire.
Obtenir un congé de maladie
Comme indiqué précédemment, l'accumulation des congés de maladie nécessite de calculer au moins une heure de congé de maladie pour 30 heures travaillées. Vous pouvez cesser d'accumuler des congés de maladie une fois qu'un employé a accumulé 40 heures dans sa banque de congés de maladie. Vous pouvez continuer à accumuler des heures pour vos employés si la politique de congé de maladie de votre entreprise est plus libérale que les normes de l'État.
Même si vous exigez que les employés soient au travail pendant 90 jours avant de pouvoir utiliser les congés de maladie, leur accumulation commence le jour où ils commencent. Ils peuvent utiliser leurs congés de maladie une fois qu'ils ont terminé le minimum de 90 jours.
Bien que ce système permette aux employés d'accumuler des congés de maladie en fonction de leurs heures travaillées, il nécessite des efforts administratifs supplémentaires. Cela augmente également la probabilité d'erreurs administratives ou d'erreurs de calcul.
Congé de maladie en un seul versement
L'option forfaitaire consiste simplement à accorder aux salariés l'intégralité des congés de maladie qui leur sont accordés chaque année au 1er janvier. Cette méthode vous fera gagner du temps dans le service administratif.
L'inconvénient de la somme forfaitaire est lorsque les employés commencent avant le 1er janvier. Dans ce cas, vous devrez répartir leurs congés de maladie au prorata en fonction de leur date de début. Ainsi, si vous offrez 40 heures de congé de maladie chaque année et qu'une nouvelle recrue commence le 1er juillet (le milieu de l'année), vous devez répartir son congé de maladie au prorata de moitié, soit 20 heures. Même avec cette étape supplémentaire, nous pensons que le montant forfaitaire est la méthode la plus efficace et la moins exigeante sur le plan administratif pour calculer les congés de maladie.
Calcul de la paie
Si votre organisation est tenue de rémunérer les employés en congé de maladie, vous devez leur verser leur taux de rémunération normal. Si les employés rémunérés à l'heure ne reçoivent qu'un seul taux de rémunération, vous devez leur verser leur taux horaire habituel pour chaque heure d'absence pour cause de maladie. Utilisez la moyenne pondérée des taux de rémunération horaires des employés s'ils ont plus d'un taux de rémunération.
Les employés salariés doivent recevoir le montant total gagné pendant leur congé de maladie. Par exemple, si un employé gagne un salaire hebdomadaire de 2,500 2,000 $ et prend un jour de congé de maladie, vous devez lui verser 500 XNUMX $ de rémunération régulière plus XNUMX $ pour le jour de congé de maladie.
Si vous avez des employés commissionnés qui ne gagnent pas de salaire de base, vous devez leur verser au moins le salaire minimum pour chaque heure de congé de maladie qu'ils prennent. Si vous donnez un salaire de base aux employés commissionnés, vous devez leur verser le taux égal à leur taux horaire ou au salaire minimum, selon le plus élevé.
Bien que les heures supplémentaires, les primes, les pourboires et les autres rémunérations supérieures au taux de base d'un employé ne soient pas pris en compte dans le calcul des indemnités de congé de maladie, la rémunération différentielle des quarts de travail le fait, alors assurez-vous de calculer correctement si vous avez des employés qui entrent dans cette catégorie.
La rétention des employés
L'État de l'Oregon permet aux employés de reporter jusqu'à 40 heures de congé de maladie par an. Les employeurs peuvent également limiter l'accumulation des congés de maladie à 40 heures par an et plafonner le solde total des congés de maladie par employé à 80 heures. Vous avez la possibilité d'augmenter ces restrictions à votre discrétion.
Ainsi, si un employé n'a pris aucun congé de maladie l'année précédente, il peut reporter les 40 heures. Vous pouvez arrêter leur accumulation une fois qu'ils ont terminé leurs 40 heures pour l'année. S'ils utilisent des congés de maladie et que leur solde tombe en dessous de 80 heures, vous devez redémarrer leur accumulation. Même s'ils ont plus de 40 heures d'arrêt maladie à la fin de l'année, vous pouvez limiter leur report à 40 heures.
Considérations légales
La règle des congés de maladie de l'Oregon est assez simple, mais elle nécessite toujours une attention particulière aux détails pour éviter de ne pas être conforme. Si vous calculez le salaire de manière erronée ou si vous violez les droits légaux d'un employé, vous pourriez faire face à des amendes et des pénalités de l'État, ainsi qu'à des poursuites des employés.
Sanctions et amendes
Les salaires de pénalité sont légaux dans l'Oregon. Le défaut de payer correctement les congés de maladie d'un employé peut entraîner une pénalité salariale pouvant aller jusqu'à huit fois le taux de rémunération normal de l'employé. Même des erreurs de paie mineures peuvent entraîner cette lourde conséquence.
L'Oregon permet également une amende de 1,000 3,000 $ pour chaque infraction. Ainsi, si vous avez trois employés qui prennent un congé de maladie mais que votre équipe de paie ne calcule pas correctement leur indemnité de congé de maladie, votre entreprise devra non seulement à ces employés huit fois leur taux de rémunération normal pour chaque heure de congé de maladie, mais vous devrez également doit à l'État XNUMX XNUMX $ d'amende.
Réclamations des employés
Les employeurs qui enfreignent les règles sur les congés de maladie, volontairement ou non, s'exposent à de lourdes sanctions dans l'Oregon. Les poursuites contre les employés peuvent être extrêmement coûteuses pour les entreprises, tant sur le plan financier qu'en termes de réputation.
Lorsqu'un employé demande un congé de maladie, n'exercez pas de représailles, ne le harcelez pas, ne le disciplinez pas et ne le renvoyez pas. Prendre l'une de ces activités pourrait entraîner un cas de harcèlement ou de licenciement abusif de la part d'un employé.
Vous pouvez avoir une base raisonnable pour remettre en question l'utilisation des congés de maladie par un employé s'il a pris des congés excessifs ou s'il a abusé d'autres politiques. Attention cependant à bien documenter ces soucis afin d'avoir la preuve d'un réel problème.
Maintenir la cohérence et tenir des registres
Tenez des registres méticuleux de tous les problèmes liés aux RH. Maintenez la conformité légale en conservant un registre des congés de maladie accumulés et passés de chaque employé au moins tous les trimestres. Conservez également tous les dossiers relatifs aux congés de maladie d'un employé. Puisqu'il s'agit de dossiers médicaux, vous devez les conserver séparément du dossier personnel régulier de l'employé et les placer dans un dossier confidentiel à accès limité.
Soyez juste et cohérent avec votre politique en matière de congés de maladie, à la fois en termes de temps que vous accordez et de la manière dont vous répondez aux employés qui s'absentent. N'oubliez pas que ce que vous faites pour un employé doit être fait pour tous.
L'Oregon a-t-il une loi sur les congés de maladie payés ?
Tous les employés de l'Oregon ont droit à un congé de maladie en vertu de la loi de l'État. Si votre employeur compte 10 employés ou plus (6 ou plus s'il a un site à Portland), vous avez droit à des congés de maladie payés. Sinon, le temps de maladie est protégé mais non indemnisé.
Qu'est-ce que la nouvelle loi sur les congés de maladie de l'Oregon ?
Les entreprises privées comptant un ou plusieurs employés dans l'État de l'Oregon seront tenues de fournir jusqu'à 12 semaines de congés payés sur une période de 12 mois à compter du 1er janvier 2023.
Les jours de maladie se prolongent-ils dans l'Oregon ?
Oui, les entreprises sont tenues par la loi d'autoriser les employés à reporter jusqu'à 40 heures de congés de maladie non utilisés à l'année suivante.
Votre employeur peut-il vous demander pourquoi vous appelez malade ?
Lorsqu'un travailleur se déclare malade, il est loisible à l'employeur de s'enquérir de la cause de son absence.
Peuvent-ils dire non si vous appelez malade ?
Qu'ils le veuillent ou non, les patrons ne doivent pas refuser votre demande d'arrêt de travail.
En conclusion,
La plupart des entreprises sont en mesure d'éviter d'enfreindre la loi sur les congés de maladie de l'Oregon. Pour vous assurer que vous faites partie de ce groupe, sachez et comprenez ce que vous devez fournir à chaque employé et comment éviter tout problème.
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Bibliographie
