Les employeurs doivent afficher des affiches sur le droit du travail pour informer les employés de leurs droits en vertu des lois fédérales et étatiques sur l'emploi. Vous risquez des sanctions et des poursuites si vous n'affichez pas ces affiches de conformité bien en vue. La bonne nouvelle est que des affiches sur le droit du travail sont disponibles auprès du ministère du Travail de votre État. Dans ce guide, vous comprendrez tout sur l'avis de conformité Labor Poster et comment l'utiliser pour votre entreprise, quel que soit votre emplacement, qui peut être l'Illinois, la Californie ou l'Ohio, entre autres États.
Que sont les affiches sur le droit du travail ?
Les affiches sur le droit du travail sont un besoin non négociable pour les entreprises de fonctionner, bien que toutes les entreprises n'exigent pas les mêmes affiches sur le droit du travail.
L'objectif des affiches sur le droit du travail est d'accroître l'efficacité d'une entreprise tout en rappelant aux employés qu'ils doivent respecter les règles, les obligations et les responsabilités du lieu de travail. Des affiches sur la législation du travail doivent être affichées bien en vue sur le lieu de travail au profit des employeurs et des employés.
L'exigence d'affiches sur le droit du travail est principalement déterminée par le cadre juridique de votre entreprise. Les propriétaires d'entreprises individuelles et de sociétés à responsabilité limitée sans travailleurs sont dispensés d'obtenir des affiches sur le droit du travail. Toutes les autres entreprises, institutions ou organisations avec des employés (y compris les SARL avec du personnel) doivent obtenir des affiches sur le droit du travail fédéral, étatique et, dans certaines circonstances, spécifiques à l'industrie à afficher bien en vue sur leur lieu de travail.
Chaque entreprise aux États-Unis est tenue par la loi de placer les affiches les plus récentes sur la législation du travail fédérale et étatique dans un endroit où les employés se rendent souvent. Ceci est nécessaire pour garantir que les employés lisent les affiches sur le droit du travail afin de comprendre leurs droits et obligations au travail.
Affiches sur la législation fédérale du travail
Les règles pour les affiches fédérales du droit du travail sont assez simples. Les affiches concernant les lois fédérales du travail comprennent la loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA), la loi sur les droits à l'emploi et au réemploi des services en uniforme (USERRA), le salaire minimum fédéral et la loi sur la protection du polygraphe des employés.
Il y en a quelques autres, comme la Family and Medical Leave Act (FMLA), mais celles énumérées ci-dessus sont les plus importantes. Le fait de ne pas placer tous les avis de conformité de l'affiche du travail dans les zones de travail appropriées constitue une violation des droits d'un employé et entraînera presque certainement des amendes substantielles.
Affiches sur le droit du travail de l'État
Les réglementations des États en matière d'affichage du droit du travail diffèrent les unes des autres. Nous fournirons deux exemples pour montrer comment les affiches sur le droit du travail diffèrent d'un État à l'autre.
À titre d'exemple, considérons la Californie, l'Illinois ou même l'Ohio. En plus des affiches fédérales et étatiques sur le droit du travail, toutes les entreprises de la Californie, de l'Illinois ou de l'Ohio doivent acheter l'affiche sur le salaire minimum de la Californie, de l'Illinois ou de l'Ohio, l'affiche de l'avis de paie, l'avis de congé pour voter pour les employés et une variété d'autres affiches d'avis de conformité au droit du travail. L'État de Californie, de l'Illinois ou de l'Ohio conseille en outre aux entreprises de recevoir un avis de retenue IRS (pour rappeler aux employés de déposer un nouveau formulaire W-4 auprès de leur employeur) ainsi que l'affiche de conformité du travail de 15 jours pour ralentir la propagation, qui précise le Normes américaines sur le lieu de travail sur les coronavirus.
En regardant les exigences des affiches de conformité au droit du travail de l'Alabama, nous pouvons voir qu'elles étaient légèrement différentes de celles requises en Californie, en Illinois ou en Ohio. Tous les employeurs de l'Alabama sont tenus d'afficher une affiche d'avis d'indemnisation des travailleurs, une affiche d'indemnisation du chômage «Votre assurance-emploi» et une affiche des lois sur le travail des enfants de l'Alabama. L'Alabama a également beaucoup plus d'affiches suggérées sur le droit du travail, telles que l'affiche sur la fraude en matière d'indemnisation des travailleurs, l'affiche sur la prévention de la violence au travail et l'affiche sur la traite des êtres humains en Alabama, que la Californie n'a pas sur sa liste.
Chaque État des États-Unis, que ce soit en Californie, en Illinois ou en Ohio, a tous ses propres réglementations sur les affiches de conformité au droit du travail, c'est pourquoi il est essentiel d'enquêter sur les affiches du droit du travail dans l'État où vous avez l'intention de faire des affaires avant. temps.
Affiches sur le droit du travail spécifiques à l'industrie
Une chose à garder à l'esprit est que selon le type de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin d'affiches spécifiques ou supplémentaires sur le droit du travail. Par exemple, les industries de l'agriculture et de la construction ont des réglementations de sécurité spécifiques à l'industrie qui devraient également être publiées sur des affiches sur la législation du travail, et des industries telles que les restaurants de service et la vente au détail ont des exigences de salaire minimum spécifiques à l'industrie, ce qui signifie que les restaurants et les magasins de détail doivent afficher une main-d'œuvre appropriée. des affiches juridiques qui correspondent aux lois et règlements de leur industrie.
Ce ne sont là que quelques exemples de la raison pour laquelle il est crucial de comprendre les affiches uniques que votre entreprise peut vouloir en fonction de l'industrie dans laquelle elle travaille.
Exigences relatives aux affiches sur le droit du travail
L'affiche d'avis de conformité au droit du travail doit être affichée dans chaque entreprise comptant au moins un salarié. Le DOL aide les entreprises à comprendre comment rester en conformité ; par exemple, vous pouvez utiliser son FirstStep Poster Advisor, qui vous pose quelques questions puis vous indique quelles affiches vous devez afficher.
À l'exception de la conformité FMLA, le DOL précise que les employés doivent être capables de lire et de comprendre les pancartes. Toutefois, cela ne s'applique qu'aux obligations fédérales. Chaque État a ses propres normes d'affichage des avis de conformité au droit du travail, dont nous discuterons plus en détail ci-dessous.
Informations véhiculées par les affiches de conformité
Les affiches affichant les lois fédérales et étatiques sur le travail contiennent des informations comparables. Dans la plupart des cas, ils semblent même être les mêmes. Cependant, la substance peut être très différente dans les États où les règles d'emploi diffèrent et dépassent les minimums fédéraux. Pour garantir la conformité, assurez-vous que vos affiches fournissent des informations sur les sujets suivants :
- Salaire minimum fédéral
- Salaire minimum de l'État
- Loi sur la non-discrimination en matière d'informations génétiques (GINA)
- Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA)
- Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC)
- Loi sur le congé familial et médical (FMLA)
- Loi sur les droits à l'emploi et au réemploi des services en uniforme (USERRA)
- Loi sur la protection du polygraphe des employés (EPPA)
Où les affiches doivent être placées
La conformité des affiches de travail nécessite d'afficher les affiches dans un endroit bien en vue où tous les employés peuvent les voir. La plupart des entreprises affichent des affiches sur le droit du travail dans une aire de repos ou une cafétéria. Étant donné que la plupart des employés fréquentent certaines sections de votre entreprise, les placer près du café ou de l'eau est une bonne idée.
Si vous avez de nombreux lieux de travail, vous aurez besoin d'affiches en double pour chacun. Pour être conformes, les organisations qui gèrent de grandes installations, comme un entrepôt, peuvent avoir besoin d'installer des affiches à plusieurs endroits.
Lorsque les affiches doivent être mises à jour
Bien que les règles du travail changent rarement, il est recommandé de mettre à jour vos affiches de conformité une fois par an. Les mises à jour de la réglementation du travail nécessiteront de modifier vos affiches de conformité dès que possible, surtout si les lois changent de manière significative, comme l'augmentation du salaire minimum ou le calcul des heures supplémentaires. Si la législation fédérale ou étatique change, de nouvelles affiches de conformité seront produites et vous devrez remplacer la vôtre.
Affiches de travail à distance
Étant donné que tant de personnes travaillent désormais à distance, le DOL a fourni des instructions révisées pour les affiches de conformité. La mise à jour contient des données sur la main-d'œuvre hybride et distante.
Vous devez constamment afficher des affiches physiques sur le droit du travail dans des environnements hybrides, où certains employés travaillent complètement à distance et d'autres entrent dans un bureau physique. Vos travailleurs à distance auront toujours besoin d'accéder aux affiches sur le droit du travail, c'est pourquoi il est recommandé mais pas obligatoire de fournir un accès électronique.
Si votre organisation est complètement distante, vous pouvez satisfaire aux exigences de détachement en donnant à vos employés un accès électronique si les conditions suivantes sont remplies :
- Chaque employé travaille à distance 100% du temps
- Vous fournissez régulièrement des informations aux employés par voie électronique
- Tous vos collaborateurs ont accès au détachement électronique
Si vous respectez toutes ces normes, vous êtes autorisé à distribuer des affiches électroniques sur le droit du travail. Vous devez cependant vous assurer que vos employés sont au courant de la position des affiches de conformité et qu'ils sont invités à revoir leurs droits. Sinon, le DOL peut vous juger non conforme.
Sanctions pour non-conformité
L'EEOC est chargée de faire appliquer et de punir les entreprises qui ne respectent pas les exigences du droit du travail en matière d'affichage. Si votre organisation omet d'afficher correctement les affiches sur le droit du travail, que ce soit par erreur ou intentionnellement, vous risquez des sanctions sévères :
- Infraction FMLA : 189 $
- Non-respect de l'OSHA : 14,502 XNUMX $
- Violation de l'EPPA : 23,011 XNUMX $
- Infraction à l'EEOC : 612 $
Selon la loi fédérale, ces pénalités sont ajustées chaque année en fonction de l'inflation. Bien que les entreprises soient normalement condamnées à une amende pour des infractions répétées, le gouvernement peut vous infliger une amende pour la première infraction, alors assurez-vous de respecter les règles.
La menace d'amendes gouvernementales n'est pas la seule raison pour ne pas bloguer. Les employés qui peuvent démontrer que les affiches n'ont pas été correctement affichées peuvent intenter une action en justice et percevoir des dommages-intérêts supplémentaires en raison de la non-conformité de votre entreprise.
La rémunération des heures supplémentaires est l'une des infractions les plus courantes en matière d'affichage du droit du travail. Si vous omettez d'informer vos employés des exigences fédérales et étatiques en matière d'heures supplémentaires, vous vous exposez à des amendes gouvernementales et à des poursuites judiciaires. Vos employés peuvent faire face à des sanctions supplémentaires en raison du non-respect de votre entreprise.
Qu'est-ce que la conformité des affiches de travail ?
Les affiches sur le droit du travail sont nécessaires pour les avis sur le droit du travail étatique et fédéral que les employeurs ayant un ou plusieurs employés doivent placer bien en vue dans un endroit fréquenté par tous les employés. Des pénalités, des amendes et des poursuites peuvent être imposées si les avis de droit du travail étatiques et fédéraux appropriés ne sont pas affichés.
La conformité des affiches du travail est-elle légitime ?
Il est en effet. Bien que le Département du travail des États-Unis exige que certaines alertes sur le lieu de travail soient affichées, le DOL fournit des copies électroniques gratuites des affiches nécessaires. Il ne devrait jamais être nécessaire de payer pour des affiches afin de se conformer aux normes DOL.
Qu'est-ce que la conformité des affiches du travail en Louisiane ?
Les réglementations fédérales et étatiques obligent les employeurs à publier des avis alertant les employés de leurs droits et protections lorsqu'ils effectuent des travaux pour leurs employeurs sur l'affiche du droit du travail Louisiana All-On-OneTM.
Quelles affiches Osha doivent être affichées ?
L'affiche gratuite OSHA Job Safety and Health: It's the Law qui informe les travailleurs de leurs droits en vertu de la loi sur la sécurité et la santé au travail. L'affiche doit être affichée sur le lieu de travail de tous les employeurs couverts. Les versions précédentes de l'affiche n'ont pas besoin d'être remplacées par les employeurs.
Pourquoi ai-je reçu un avis de conformité au droit du travail ?
Cet avis indique aux employés comment déposer une plainte s'ils estiment que leur employeur enfreint les règles d'égalité des chances en matière d'emploi.
Dois-je acheter une affiche sur le droit du travail de l'État ?
Le ministère du Travail fournit gratuitement les affiches essentielles. Les conditions d'affichage diffèrent selon l'état. Étant donné que toutes les entreprises ne sont pas couvertes par toutes les lois DOL, tous les employeurs peuvent ne pas être tenus de publier un avis spécifique.
En conclusion
Les affiches sur la législation du travail sont un autre problème de conformité dont les petites entreprises doivent être conscientes. Heureusement, se conformer aux affiches du droit du travail implique moins d'efforts que d'autres problèmes. Pour éviter des amendes coûteuses et des poursuites judiciaires contre les employés, assurez-vous d'avoir des affiches actualisées sur le droit du travail à la disposition de tous les employés.
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Bibliographie
